I. Przedmiot zapytania nr WP.SPEC.SZKOL.1 Warszawa 20.01.2014 r. 1. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). 2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79342320-2 Usługi w zakresie obsługi klientów 80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe W związku z realizacją projektu o numerze POKL.09.06.02-14-209/12 i tytule Projekt na miarę potrzeb szkolenia komputerowe i językowe dla mazowieckich bezrobotnych (dalej Projekt) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego i z budżetu Państwa, SYSTEMA Sp. z o.o. (zwana dalej Zamawiającym) zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty na realizację zadania polegającego na wykonywaniu zadań Specjalisty ds. szkoleń i kontaktu z uczestnikami 3. Zadania polegają między innymi na: a. organizacji oraz dbaniu o jakość i logistykę szkoleń b. planowaniu i przeprowadzaniu wizyt kontrolnych na miejscu szkoleń c. planowaniu egzaminów ECDL CORE oraz egzaminów TOEIC d. kontaktach z Beneficjentami Ostatecznymi oraz podwykonawcami szkoleń e. nadzorowaniu wykonawców szkoleń, dzierżawców sal i innych podwykonawców merytorycznych f. dbaniu o dokumentację szkoleniową (ankiety, listy obecności, dzienniki szkoleniowe) oraz dokumentację uczestników projektu, w tym prowadzeniu tejże dokumentacji na platformie EFSArt.eu g. bieżącej współpracy z personelem projektu i uczestnikami szkoleń przy realizacji zadań projektowych - uczestnikami szkoleń będzie minimum 320 osób bezrobotnych z terenu woj. mazowieckiego. II. Obowiązki Wykonawcy: 4. Zadanie należy realizować zgodnie z bieżącymi wytycznymi Zamawiającego, w terminie od 07.02.2014 do 31.05.2015 roku, w średniej miesięcznej liczbie godzin oszacowanej przez Zamawiającego na 120 (słownie: sto dwadzieścia). a. Wykonawca nie może przekraczać miesięcznych limitów godzin pracy określonych w obowiązujących Zasadach Finansowania PO KL. POKL.09.06.02-14-209/12 Strona 1 z 5
b. Bez pisemnej zgody Zamawiającego Wykonawca nie może brać udziału w żadnym projekcie współfinansowanym ze środków publicznych w tym również ze środków Unii Europejskiej. Wspomniany wymóg uzyskania zgody ma na celu unikniecie kwestii spornych związanych z ryzykiem podwójnego finansowania niniejszej umowy ze środków publicznych. 5. Zadanie należy realizować na sprzęcie zapewnionym przez Wykonawcę w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. 6. Wykonawca musi wykonać zadanie osobiście i nie może go zlecić innej osobie ani żadnej instytucji. 7. Dokumentację z wykonanego zadania należy prowadzić na platformie do zarządzania projektami EFSArt.eu 8. Podczas wykonywania zadania należy informować uczestników projektu o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską oraz zapewnić odpowiednie oznakowanie sal szkoleniowych materiałami otrzymanymi od Zamawiającego. 9. Wykonawca zapewni wgląd do wszystkich dokumentów związanych bezpośrednio i pośrednio z realizowanym zadaniem, w szczególności do dokumentów finansowych, na każde żądanie Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego. Wgląd do ww. dokumentów musi być zapewniony przez Wykonawcę i na jego koszt w ciągu 2 dni kalendarzowych od dnia żądania. 10. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za monitoring limitu godzin przeznaczonych na wykonanie zadania w trakcie miesiąca. 11. Bez względu na zrealizowaną liczbę godzin w miesiącu cena za każdą godzinę realizacji zadania musi być stała zgodna z ofertą. 12. Zamawiający ma prawo do wprowadzania zmian w średniej miesięcznej liczbie godzin w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego, wynikających z właściwej realizacji projektu, przy zachowaniu ceny zgodnej ze złożoną ofertą Wykonawcy. 13. Wykonawca może żądać wynagrodzenia wyłącznie za te godziny, które zostały zaakceptowane przez Zamawiającego poprzez złożenie przez niego podpisu na karcie czasu pracy lub rachunku/fakturze Wykonawcy. 14. Wykonawca zobowiązuje się na bieżąco śledzić zmiany w dokumentach PO KL publikowane na stronach www.efs.gov.pl. III. Wymogi formalne stawiane przed Wykonawcą: 15. Zgodnie z Zasadami Finansowania PO KL o zamówienie ubiegać się mogą wyłącznie osoby nieprowadzące działalności gospodarczej lub prowadzące działalność gospodarczą, pod warunkiem wykonywania zadania osobiście. 16. Wszyscy Wykonawcy winni spełniać łącznie następujące warunki: a. posiadać wykształcenie wyższe (kopia dyplomu), b. posiadać udokumentowane doświadczenie minimum 12 m-cy pracy na podobnym stanowisku dot. obsługi szkoleń i kontaktu z beneficjentami (kopia umowy lub świadectwa pracy lub zaświadczenie odpowiedniej instytucji) POKL.09.06.02-14-209/12 Strona 2 z 5
c. przedstawić CV o takiej treści, aby Zamawiający mógł jednoznacznie stwierdzić czy Wykonawca posiada wystarczające kwalifikacje i doświadczenie do wykonania zadania d. wpłacić na konto Zamawiającego w Banku Millennium S.A. rachunek numer 08 1160 2202 0000 0001 0400 4448 przed terminem składania ofert wadium w wysokości 6.000 zł (słownie: sześć tysięcy złotych i 00/100). 17. W przypadku wyłonienia Wykonawcy wadium zostanie zamienione na kaucję, której zadaniem będzie zabezpieczenie roszczeń w przypadku niewywiązania się lub niedbałego wykonania przyszłej umowy. Wykonawcy niewyłonieni w trakcie niniejszego postępowania otrzymają zwrot wadium po zakończeniu postępowania. 18. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2000,00 złotych (słownie: dwa tysiące złotych i 00/100) za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. 19. Kara umowna potrącana będzie z kaucji. Po każdym przypadku potrącenia kwoty kary umownej, kwotę kaucji należy uzupełnić do pierwotnej wartości 6000,00 zł w ciągu 7 dni od daty potrącenia o czym Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego (mail). IV. Sposób wyłonienia Wykonawcy oraz opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty Postępowanie mające na celu wyłonienie Wykonawcy przebiegać będzie dwuetapowo: ETAP I. 1. Potencjalni Wykonawcy składają ofertę na załączonym formularzu. 2. Zamawiający weryfikuje pod względem formalnym złożone oferty i informuje mailowo o wynikach weryfikacji formalnej. 3. Wykonawcy, którzy spełnili wymogi formalne zapraszani są do udziału w etapie drugim. ETAP II. 1. O wyborze Wykonawcy zadecyduje aukcja elektroniczna przeprowadzona na platformie EFSArt w terminie określonym przez Zamawiającego. 2. Zakwalifikowani do etapu 2 Wykonawcy otrzymają hasło dostępu do platformy EFSArt i zostaną poinformowani o przebiegu aukcji (mail). 3. Planowany termin rozpoczęcia aukcji to 6 lutego 2014 r. (czwartek) godzina 10:00 4. Aukcja potrwa 20 minut. POKL.09.06.02-14-209/12 Strona 3 z 5
5. Najniższa oferta cenowa złożona przez Wykonawcę w 2. etapie postępowania jest ceną ostateczną dla danego Wykonawcy. 6. Wszyscy Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie (mail) o przebiegu postępowania. 7. Jeżeli zaoferowane ceny będą równe to o kolejności zadecyduje wcześniejszy termin wpływu wadium na konto bankowe. 8. Postępowanie uznaje się za nierozstrzygnięte jeżeli w 2. etapie nie wpłynie żadna oferta cenowa. Kryterium wyboru: Stała cena za godzinę realizacji zadania uwzględniająca wszystkie składki, pochodne i należne podatki wymagane przez aktualne przepisy prawa. Wyłączenia z udziału w postępowaniu: Z możliwości realizacji zamówienia wykluczani będą Wykonawcy powiązani z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań. Terminy i opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta powinna zostać przygotowana w wersji papierowej, w języku polskim na załączonym formularzu. 2. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę a wszystkie jej strony parafowane. 3. Do oferty należy dołączyć podpisaną na każdej stronie przez Wykonawcę treść niniejszego zapytania. 4. Oferta musi zawierać: a. pełne dane adresowe Wykonawcy tj. kontakt telefoniczny i mailowy POKL.09.06.02-14-209/12 Strona 4 z 5
b. kopię dyplomu ukończenia studiów c. dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego 12-miesięcznego doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku d. CV Wykonawcy e. kopię przelewu bankowego potwierdzającą wpłatę wadium 5. Ofertę należy dostarczyć w wersji papierowej, pocztą, osobiście lub kurierem w nieprzekraczalnym terminie do dnia 04.02.2014 r. (wtorek) do godziny 10:00. Oferty dostarczone po tym terminie lub przygotowane niezgodnie z opisem nie będą rozpatrywane. 6. Ofertę w zaklejonej kopercie z dopiskiem Postępowanie nr WP.SPEC.SZKOL.1 nie otwierać przed godziną 10:00 dnia 04.02.2014 r.(wtorek) należy dostarczyć do siedziby Spółki: SYSTEMA Sp. z o.o. ul. 1 Maja 5 pok. 13 33-300 Nowy Sącz 7. Osoba do kontaktów: Pan Waldemar Żak, e-mail: office@systema.pl Załączniki: 1. Formularz oferty POKL.09.06.02-14-209/12 Strona 5 z 5