ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata 2007-2013 Seminarium informacyjno-promocyjne dla Beneficjentów działania 111 Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 25 września 2013 roku
Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie.
W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: Faktury VAT / rachunki / noty księgowe, Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat,
Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy, Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, Samozatrudnienie powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem.
Zatrudnienie Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę, Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia, Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy, gdy pracownik podmiotu zostaje dodatkowo zatrudniony do realizacji operacji.
Zatrudnienie Ewidencja godzin i zadań zrealizowanych w ramach wszystkich operacji, z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku operacji na podstawie jednego stosunku pracy. Z Ewidencji godzin i zadań powinno wynikać: jakie zadania, w ramach jakiej umowy, w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia.
Polecenia wyjazdu służbowego: pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu, osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży),
Lista obecności uczestników szkolenia z potwierdzeniem otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie Potwierdzenie otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie należy dokonywać poprzez: wpisanie ilości przejechanych kilometrów związanych z dojazdem na szkolenia, własnoręczny podpis uczestnika szkolenia. Dokumentem potwierdzającym wydanie gotówki uczestnikom szkolenia może być dokument KW.
Dojazdy uczestników szkoleń Beneficjent powinien rozliczać się z uczestnikami szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych). przedział odległość Kwota do zwrotu kosztów dojazdu uczestnikom na każdy dzień szkolenia 1 powyżej 1km do 5 km 5 zł 2 powyżej 5 do 10 km 10 zł 3 powyżej 10 do 20 km 30 zł 4 powyżej 20 do 50 km 40 zł 5 powyżej 50 km Stawka ustalana indywidualnie na podstawie faktycznie przejechanych km.
Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą, Wraz z notą księgową należy przedłożyć: oficjalny cennik beneficjenta, lub zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych.
zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, powinno określać co najmniej: faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej, kwotę do refundacji, opis zdarzenia gospodarczego, nr faktury, kwotę brutto, datę wystawienia. Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji.
Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie dokumentu powinny zawierać opis z następującymi informacjami: Numer umowy o przyznanie pomocy, Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu, Numer odrębnego kąta, albo numer pozycji w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej.
Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.).
Dowody zapłaty Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości.
Dowody zapłaty Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej. Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej.
Dowody zapłaty W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną. Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej.
Dowody zapłaty ZUS i US Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego, Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Zaświadczenie nie powinno być wystawione wcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku.
Wyodrębniona ewidencja księgowa Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z 21.10.2005, str. 1) dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji.
Wyodrębniona ewidencja księgowa Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z operacją Beneficjentów można podzielić na dwie grupy: Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowego albo odpowiedniego kodu rachunkowego), pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (sporządzanie techniką komputerową w postaci zestawienia faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na formularzu udostępnionym przez Fundację).
Wyodrębniona ewidencja księgowa W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który: nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub nie został ujęty w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty.
Dziękuję Państwu za uwagę