1.3 PRACOWNICY I BIURO FUNDACJI Zgodnie z 26 ust. 7 Statutu, obsługę organizacyjną Fundacji zapewnia Biuro Fundacji. 1.3.1 Siedziba Biura Fundacji Siedziba Biura Fundacji AKTYWNI RAZEM mieści się w Łącku, przy ul. Lipowej 6, w pomieszczeniach dzierżawionych od Nadleśnictwa Łąck. Fundacja ma do dyspozycji łącznie 31,72 m 2 powierzchni użytkowej. Przewiduje się, że na czas realizacji LSR Fundacja wynajmie od Nadleśnictwa Łąck dodatkowo około 12 m 2 powierzchni biurowej. Fundacja posiada następujący majątek ruchomy: - 2 szafy i regały, - 1 szafa metalowa, - 3 stoły i biurka, - 3 krzesła, - 1 stacjonarny aparat telefoniczny z faksem, - 1 stacjonarny komputer osobisty z oprogramowaniem biurowym, - 2 laptopy, - 1 urządzenie wielofunkcyjne, - 1 zestaw multimedialny (rzutnik i ekran). Ponadto, Fundacja ma do dyspozycji następujące umeblowanie i sprzęt biurowy fundatora, tj. SGTPG: - 5 szaf i regałów, - 1 szafa metalowa, - 5 stołów i biurek, - 10 krzeseł, - 1 stacjonarny aparat telefoniczny z faksem, - 2 telefony komórkowe, - 3 stacjonarne komputery osobiste z oprogramowaniem biurowym, - 1 laptop. Fundacja nie posiada samochodów a pracownicy Biura Fundacji do celów służbowych korzystają z samochodów prywatnych. 1.3.2 Obecna kadra Biura Fundacji Obecnie kadrę Biura Fundacji stanowią trzy osoby zatrudnione w SGTPG i pracujące na rzecz Fundacji jako wolontariusze. Te osoby to: - Magdalena Kozłowska, Prezes Zarządu Fundacji i jednocześnie Kierownik Biura Fundacji, - Agnieszka Żukowska, starszy specjalista ds. Osi Leader, - Ilona Janiszewska, specjalista ds. Osi Leader, - Anna Stańczak, główna księgowa. Wszystkie trzy osoby posiadają wykształcenie wyższe i doświadczenie we wdrażaniu programów pomocowych, nabyte między innymi w trakcie realizacji przez Fundację
AKTYWNI RAZEM Schematu I oraz Schematu II Leader w latach 2006-2008. Życiorysy obecnej kadry Biura Fundacji przedstawiono w Załączniku 8. 1.3.3 Planowane wzmocnienie kadry Biura Fundacji Przewiduje się, że z chwilą zawarcia umowy na wdrażanie LSR kadra Biura Fundacji zostanie wzmocniona w następujący sposób: - Kierownik Biura Fundacji zostanie pełnoetatowym pracownikiem Fundacji, przy czym zakłada się, że dla możliwie najlepszej koordynacji działań Fundacji Kierownik Biura Fundacji będzie pełnił jednocześnie funkcję Prezesa Zarządu Fundacji - Główny Księgowy zostanie zatrudniony na umowę zlecenie - Starszy Specjalista ds. Osi Leader zostanie zatrudniony na pełnym etacie - Na stanowiskach specjalistów ds. Osi Leader, na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, zatrudnione zostaną dwie osoby. Tak więc przewiduje się, że w czasie wdrażania LSR Biuro Fundacji będzie łącznie liczyło 5 pracowników. 1.3.4 Opis stanowisk pracy Poniżej przedstawiono opisy stanowisk pracy przewidzianych w ramach realizacji LSR. Prezes Zarządu i Kierownik Biura Fundacji Podległość i zwierzchnictwo: Prezes Zarządu Fundacji i Kierownik Biura Fundacji odpowiada przed Radą Fundacji i podlega jej na zasadach określonych w Statucie Fundacji. Prezes Zarządu i Kierownik Biura Fundacji jest bezpośrednim przełożonym wszystkich pracowników Biura Fundacji. Obowiązki: 1) Obowiązki pracownicze wynikające z art. 100 i art. 211 Kodeksu Pracy 2) Wykonywanie obowiązków Prezesa Zarządu Fundacji wynikających ze Statutu Fundacji i Regulaminu Zarządu Fundacji 3) Realizowanie uchwał i postanowień Fundatora, Zarządu i Rady Fundacji 4) Realizowanie celów statutowych Fundacji. 5) Koordynacja prac Zarządu i Biura Fundacji 6) Współpraca z organami statutowymi Fundacji i reprezentowanie wobec nich Zarządu i Biura Fundacji 7) Aktywne uczestnictwo w spotkaniach związanych działalnością Fundacji 8) Zarządzanie wdrażaniem Lokalnej Strategii Rozwoju, w tym: - planowanie działań związanych z wdrażaniem LSR - kierowanie przygotowaniem i przeprowadzaniem konkursów związanych z naborem wniosków do LSR
- bieżąca i okresowa ocena skuteczności działań i procedur związanych z wdrażaniem LSR - kierowanie opracowywaniem i wdrażaniem usprawnień działalności Fundacji w ramach realizacji LSR 9) Zarządzanie pracą Biura Fundacji zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie nadzoru merytorycznego i formalnego, w tym: - nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań przez podległych pracowników. - dokonywanie podziału zadań, kompetencji i odpowiedzialności między podległych pracowników, koordynowanie ich pracą. - organizowanie stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy - egzekwowanie przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy - dbanie o sprawne funkcjonowanie Biura, dyscyplinę pracy, prawidłową i kulturalną obsługę interesantów. 10) Stała gotowość do podjęcia pracy w dniach i godzinach ustawowo wolnych od pracy. Uprawnienia: 1) Reprezentowanie Fundacji 2) Składanie oświadczeń woli w imieniu Fundacji wraz z osobą uprawnioną przez Zarząd 3) Podpisywanie wszelkich dokumentów Fundacji 4) Potwierdzanie pod względem merytorycznym dokumentów związanych z zawarciem transakcji zakupu materiałów i usług 5) Nadzór i kontrola pracowników oraz wydawanie poleceń służbowych 1) Rzetelne i terminowe wykonywanie przez Biuro Fundacji zadań wyznaczonych przez Radę Fundacji i Zarząd Fundacji, w tym sprawne wdrażanie Lokalnej Strategii Rozwoju 2) Przestrzeganie przepisów BHP i PPOŻ. Główny Księgowy Podległość: Główny Księgowy podlega bezpośrednio Kierownikowi Biura Fundacji. Obowiązki i uprawnienia: 1) Obowiązki pracownicze wynikające z art. 100 i art. 211 Kodeksu Pracy 2) Prowadzenie pełnej dokumentacji księgowej, na którą składają się: - książka dziennik główny wg syntetycznych zapisów miesięcznych, - analityka wszystkich kont finansowych wg wymogów sprawozdawczości,
- sporządzanie miesięcznych zestawień obrotów i sald. 3) Sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym wszystkich dowodów księgowych. 4) Dekretowanie, numerowanie i przechowywanie dokumentów księgowych. 5) Sporządzanie list płacy i zasiłków chorobowych. 6) Sporządzanie deklaracji podatkowych. 7) Sporządzanie deklaracji ZUS. 8) Prowadzenie rozliczeń finansowych Fundacji poprzez sporządzenie wszystkich przelewów. 9) Rozliczanie pobranych zaliczek. 10) Przedkładanie Zarządowi kwartalnych analiz sytuacji finansowej Fundacji. 11) Sporządzanie projektów budżetu Fundacji. 12) Sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu Fundacji. 13) Sporządzenie obowiązującej sprawozdawczości finansowej: bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa. 1) Rzetelne i terminowe wykonywanie swoich obowiązków i prac zleconych przez przełożonego. 2) Przestrzeganie przepisów BHP i P.POŻ. Starszy Specjalista ds. Osi Leader Podległość Starszy Specjalista ds. Osi Leader podlega bezpośrednio Kierownikowi Biura Fundacji. Obowiązki i uprawnienia 1) Doskonała znajomość aktów normatywnych regulujących działalność fundacji, wdrażanie Osi Leader oraz i innych aktów normatywnych związanych z działalnością statutową Fundacji. 2) Doskonała znajomość Statutu i Regulaminów Fundacji 3) Doskonała znajomość Lokalnej Strategii Rozwoju Nadwiślańskiego Pogranicza Mazowiecko-Kujawskiego 4) Przygotowywanie i przeprowadzanie, w zakresie zleconym przez Kierownika Biura Fundacji, konkursów związanych z naborem wniosków w ramach LSR 5) Prowadzenie, w zakresie zleconym przez Kierownika Biura Fundacji, dokumentacji konkursów związanych z naborem wniosków w ramach LSR 6) Pomoc potencjalnym wnioskodawcom w przygotowaniu wniosków o udzielenie pomocy w ramach LSR 7) Wsparcie merytoryczne specjalistów ds. Osi Leader 8) Przygotowywanie i udział w realizowaniu przez Fundację projektów z zakresu rozwoju obszarów wiejskich, ochrony środowiska, edukacji ekologicznej, kultury, sportu, turystyki
9) Udział w spotkaniach i innych formach współpracy Fundacji ze społecznościami lokalnymi oraz podmiotami zajmującymi się tematyką związaną z działalnością statutową Fundacji 10) Przygotowywanie korespondencji 11) Sporządzanie protokołów z posiedzeń organów Fundacji 12) Wykonywanie, w zakresie zleconym przez Kierownika Biura Fundacji, obowiązków innych pracowników Biura Fundacji w czasie ich nieobecności 13) Stała gotowość do podjęcia pracy w dniach i godzinach ustawowo wolnych od pracy. 14) Inne zadania zlecone przez Kierownika Biura. 1) Rzetelne i terminowe wykonywanie swoich obowiązków i prac zleconych przez przełożonego. 2) Przestrzeganie przepisów BHP i P.POŻ. Specjalista ds. Osi Leader Podległość Specjalista ds. Osi Leader podlega bezpośrednio Kierownikowi Biura Fundacji. Obowiązki i uprawnienia 1) Znajomość aktów normatywnych regulujących działalność fundacji, wdrażanie Osi Leader oraz i innych aktów normatywnych związanych z działalnością statutową Fundacji. 2) Znajomość Statutu i Regulaminów Fundacji 3) Znajomość Lokalnej Strategii Rozwoju Nadwiślańskiego Pogranicza Mazowiecko- Kujawskiego 4) Przygotowywanie i przeprowadzanie, w zakresie zleconym przez Kierownika Biura Fundacji, konkursów związanych z naborem wniosków w ramach LSR 5) Prowadzenie, w zakresie zleconym przez Kierownika Biura Fundacji, dokumentacji konkursów związanych z naborem wniosków w ramach LSR 6) Pomoc potencjalnym wnioskodawcom w przygotowaniu wniosków o udzielenie pomocy w ramach LSR 7) Przygotowywanie i udział w realizowaniu przez Fundację projektów z zakresu rozwoju obszarów wiejskich, ochrony środowiska, edukacji ekologicznej, kultury, sportu, turystyki 8) Udział w spotkaniach i innych formach współpracy Fundacji ze społecznościami lokalnymi oraz podmiotami zajmującymi się tematyką związaną z działalnością statutową Fundacji 9) Przygotowywanie korespondencji w zakresie zleconym przez Kierownika Biura Fundacji 10) Prowadzenie rejestru korespondencji (obowiązek jednego z dwóch specjalistów ds. Osi Leader) 11) Prowadzenie strony internetowej Fundacji (obowiązek jednego z dwóch specjalistów ds. Osi Leader)
12) Wykonywanie, w zakresie zleconym przez Kierownika Biura Fundacji, obowiązków innych pracowników Biura Fundacji w czasie ich nieobecności 13) Zapewnienie ciągłości zaopatrzenia Biura w artykuły niezbędne do jego funkcjonowania (m.in. artykuły biurowe, druki, sprzęt eksploatacyjny do urządzeń biurowych i inne) i organizowanie napraw sprzętu biurowego. 14) Stała gotowość do podjęcia pracy w dniach i godzinach ustawowo wolnych od pracy. 15) Inne zadania zlecone przez Kierownika Biura. 1) Rzetelne i terminowe wykonywanie swoich obowiązków i prac zleconych przez przełożonego. 2) Przestrzeganie przepisów BHP i P.POŻ. 1.3.5 Procedury naboru do pracy i wymagania wobec kandydatów do pracy Procedury naboru do pracy Zgodnie z 25 ust. 2 i 26 ust. 5 Statutu Fundacji, Prezesa Zarządu powołuje Fundator, tj. Stowarzyszenie Gmin Turystycznych Pojezierza Gostynińskiego (SGTPG) natomiast stosunek pracy z Prezesem Zarządu nawiązuje Przewodniczący Rady Fundacji. Zgodnie z 26 ust. 5 Statutu Fundacji, stosunek pracy z innymi osobami zatrudnionymi w Fundacji nawiązuje Prezes Zarządu. Przewiduje się, że wszystkie stanowiska pracy w Fundacji będą obsadzane w drodze konkursów, ogłaszanych przez Zarząd Fundacji. Procedura konkursowa będzie obejmowała: - ogłoszenie konkursu na stronach internetowych Stowarzyszenia Gmin Turystycznych Pojezierza Gostynińskiego/Fundacji AKTYWNI RAZEM - zebranie zgłoszeń, zawierających list motywacyjny, życiorys zawodowy, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i posiadanie prawa jazdy oraz kopie ewentualnych innych dokumentów wspierających - wybór kandydatów do rozmów kwalifikacyjnych - przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych - wybór kandydata, z którym zawarta zostanie umowa. W przypadku nie wyłonienia kandydata spełniającego wszystkie wymogi konkursu umowa zostanie zawarta z kandydatem, który, zdaniem pracodawcy, najlepiej odpowiada stawianym wymaganiom lub, jeżeli pracodawca uzna to za niezbędne, konkurs zostanie powtórzony z zastosowaniem innych metod ogłoszenia i/lub niższych wymagań wobec kandydatów.
Wymagania wobec kandydatów do pracy Prezes Zarządu i Kierownik Biura Fundacji - Wykształcenie wyższe - Dogłębna znajomość zagadnień prawnych i praktycznych związanych z wdrażaniem osi Leader - Praktyczne doświadczenie we wdrażaniu podejścia Leader - Dogłębna znajomość problemów rozwoju społeczno-gospodarczego obszaru objętego LSR - Praktyczne doświadczenie w pracy i/lub współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz samorządami - Doświadczenie w kierowaniu zespołami ludzkimi - Wysoka kultura osobista i łatwość nawiązywania kontaktów - Znajomość podstaw zarządzania finansami organizacji pozarządowych - Umiejętność obsługi programów biurowych - Prawo jazdy kategorii B - Pełna dyspozycyjność Główny Księgowy - Wykształcenie wyższe ekonomiczne lub pokrewne - 3-letnie doświadczenie w pracy na stanowisku głównego księgowego w przedsiębiorstwie lub instytucji prowadzącej pełną księgowość - Praktyczna znajomość zasad rozliczania projektów realizowanych ze środków Unii Europejskiej - Wysoka kultura osobista - Znajomość podstaw zarządzania finansami organizacji pozarządowych - Umiejętność obsługi programów księgowych i biurowych Starszy Specjalista ds. Osi Leader - Wykształcenie wyższe - Dogłębna znajomość problemów rozwoju społeczno-gospodarczego obszaru objętego LSR - Znajomość zagadnień prawnych i praktycznych związanych z wdrażaniem osi Leader - Praktyczne doświadczenie we wdrażaniu unijnych programów pomocowych - Praktyczne doświadczenie w pracy i/lub współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz samorządami - Wysoka kultura osobista, łatwość uczenia się i nawiązywania kontaktów - Umiejętność obsługi programów biurowych - Prawo jazdy kategorii B - Dyspozycyjność Specjalista ds. Osi Leader - Wykształcenie wyższe - Dobra znajomość realiów społeczno-gospodarczych obszaru objętego LSR - Wysoka kultura osobista, łatwość uczenia się i nawiązywania kontaktów - Umiejętność obsługi programów biurowych - Prawo jazdy kategorii B - Dyspozycyjność.