Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Partnerskie Projekty LdV Zasady finansowania działań podejmowanych w trakcie realizacji projektu
Spis treści 1. Ogólne zasady finansowe 2. Kursy walutowe w projekcie 3. Aspekty finansowe 4. Dokumentowanie projektu ze szczególnym uwzględnieniem wyjazdów zagranicznych
Ogólne zasady finansowe Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego powinien być w stanie udowodnić, że działanie dla którego udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych wydatków Jeżeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie zrealizowane w zadawalający sposób, pełna kwota dofinansowania zostanie zatwierdzona. W przypadku niepełnej realizacji, wymagany będzie zwrot (części) udzielonego dofinansowania na podstawie kryteriów określonych dla tego typu projektu. W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może zaakceptować brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie spowodowane jest działaniem siły wyższej.
Ogólne zasady finansowe 80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało po podpisaniu umowy finansowej Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję raportu końcowego. Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.
Ogólne zasady finansowe Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu środków - sugerujemy rozważne wykorzystywanie dofinansowania Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na realizację poszczególnych działań w projekcie Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z realizowanym projektem, zgodne z planem pracy i celami danego projektu, tj. wszelkie środki finansowe, jakie zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane wyłącznie na działania służące prawidłowej realizacji projektu.
Ogólne zasady finansowe Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalności oraz ponoszenie kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie trwania projektu od 1 sierpnia 2012r. do 31 lipca 2014r. Zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy.
Kursy walutowe w projekcie Po jakim kursie rozliczać wydatki? Narodowa Agencja sugeruje aby koszty poniesione w walucie obcej rozliczać zgodnie z obowiązującą polityką kursową, przyjętą w danej instytucji.
Kursy walutowe w projekcie Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać? Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po kursie aktualnym banku NA. Jest to niezależne od NA. Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np. z dnia składania wniosku do OP/instytucji o zabezpieczenie tej kwoty w budżecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości dokonywać korekty tego planu. Tylko w ten sposób można uniknąć znacznych różnic kursowych. Jeśli różnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP / instytucji, jeśli ujemna - stratę (koszt) OP/instytucji.
Aspekty finansowe Dieta Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r./29 stycznia 2013 r. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady: 1) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) za niepełną dobę: a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety, c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Aspekty finansowe Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków: 1) śniadanie - 15% diety, 2) obiad - 30% diety, 3) kolacja - 30% diety, 4) inne wydatki - 25% diety. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany fakturą (rachunkiem). W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków do 25% limitu.
Aspekty finansowe Rozliczenia uczniów / słuchaczy Ponieważ zarówno przepisy unijne jak i krajowe nie określają zasad przyznawania diet dla uczniów, sugerujemy rozliczanie kosztów dla uczniów wg wydatków rzeczywistych. Uczniowie / słuchacze mogą być rozliczani również na podstawie uchwały OP mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej W ramach programu nie funkcjonuje pojęcie "kieszonkowe dla uczniów".
Aspekty finansowe Zakwaterowanie uczniów Ogólna zasada - uczniowie są zakwaterowani u rodzin uczniów szkoły partnerskiej. Przyjmując szkołę partnerską w Polsce, Państwo również zapewniają zakwaterowanie u rodzin swoich uczniów, uczniom przyjeżdżającym. Należy pamiętać, że goszczenie uczniów zagranicznych jest dla rodziców uczniów sporym obciążeniem, dlatego nie można na nich nakładać żadnych dodatkowych kosztów pobytu uczestnikówobcokrajowców. Jeśli zakwaterowanie u rodzin nie jest możliwe szkoła powinna posiadać wyjaśnienie od szkoły partnerskiej o braku możliwości zakwaterowania uczniów u rodzin szkoły goszczącej. Na tej podstawie mogą Państwo rozliczyć koszty zakwaterowania i wyżywienia, mające pokrycie w otrzymanych fakturach.
Ważne!!! Dodatkowe obciążenia finansowe rodziców uczniów uczestniczących w projekcie W związku z interwencjami oraz pytaniami rodziców kierowanymi do Narodowej Agencji przypominamy, że niedopuszczalne jest obciążanie rodzin, goszczących w swych domach zagranicznych uczniów, kosztami dodatkowych atrakcji takich jak np. odpłatne wycieczki.
Aspekty finansowe Opłata za partnerów stanowisko KE Stanowisko KE i NA w sprawie finansowania projektów jest następujące: każdy beneficjent pokrywa z własnego dofinansowania działania w ramach projektu realizowane przez swoich pracowników i uczniów. Unikamy w ten sposób podwójnego finansowania niektórych działań oraz ewentualnych nieporozumień w grupach partnerskich. Jeśli uzgodniliście Państwo inne warunki, określające np. kto za kogo płaci i w którym momencie i jest to akceptowane przez wszystkie organizacje biorące udział w projekcie a koszty rozkładają się równomiernie to NA może zaakceptować takie rozwiązanie. Należy jednak pamiętać, ze potwierdzenie takich ustaleń w formie pisemnej musi znaleźć się w dokumentacji projektu. Ryzyko wycofania się któregoś z partnerów z ustaleń jest ryzykiem danej grupy partnerskiej i ewentualne dodatkowe koszty winny być pokryte z innych źródeł niż otrzymane dofinansowanie.
Aspekty finansowe Inne koszty podczas podróży zagranicznej np. wizyta w muzeum, wycieczka itp. czy jest to koszt uprawniony? Jest to uzależnione od tego jaki jest cel wycieczki i czy była ona przewidziana w programie spotkania wyjazdowego. Jeśli jest to jedno z działań dotyczących realizacji projektu to mogą Państwo pokryć ten koszt z otrzymanego dofinansowania, jeśli jednak wycieczka stanowi wypełnienie wolnego czasu podczas trwania spotkania czyli tzw. atrakcja - koszt ten powinien być pokryty z innych źródeł niż dofinansowanie. Z przyznanego grantu można zakupić podstawowe ubezpieczenie podczas wyjazdu do partnera.
Aspekty finansowe Zakup sprzętu Jeśli sprzęt jest niezbędny do realizacji zaplanowanych działań, a szkoła takiego sprzętu nie posiada na swoim stanie, lub posiada w stopniu uniemożliwiającym jego wykorzystanie na rzecz projektu można dokonać zakupu sprzętu elektronicznego w ramach projektu np. aparatów cyfrowych, kamer, tablic interaktywnych itp. Zakup sprzętu nie powinien być dokonany kosztem zaplanowanych działań. Jeśli chodzi o zakup innych sprzętów trwałych to można dokonać zakupu gablot lub tablic korkowych, które posłużą do prezentacji efektów pracy oraz promocji. Zakup biurek, krzeseł, regałów powinien być poczyniony z innych źródeł niż otrzymane dofinansowanie.
Aspekty finansowe Odsetki W domyśle i zgodnie z ustawą o dochodach jednostek terytorialnych odsetki wygenerowane na koncie OP/instytucji są dochodem własnym OP/instytucji i nie podlegają zwrotowi do Narodowej Agencji. Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania można wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie różnic kursowych, prowizji lub utrzymanie konta
Aspekty finansowe Wynagrodzenie Księgowa, koordynator bądź inny pracownik instytucji zaangażowani w projekt mogą otrzymać wynagrodzenie na podstawie np. Umowy o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie tzw. nadgodzin. Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/ Dyrektor instytucji Gadżety NA nie narzuca żadnych limitów finansowych na wyprodukowanie np. gadżetów, produktów końcowych. Należy jednak pamiętać o zasadzie ekonomiczności w wydatkowaniu przyznanego grantu.
Aspekty finansowe Faktury zagraniczne Faktura zagraniczna powinna być przetłumaczona na język polski. Nie wymagane jest tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego. Może to zrobić pracownik, który odebrał fakturę wystawioną w języku obcym. Nagrody w konkursach Koszty nagród dla laureatów konkursów nie jest uprawniony w ramach dofinansowania i powinien być pokryty z innych źródeł. Sugerujemy jednak, aby "nagrodzić" wszystkich uczniów/słuchaczy biorących udział w projekcie przekazując im wyprodukowane prze siebie gadżety w ramach realizowanego projektu (np. długopisy, notesy, smycze z logo Projektu Leonardo).
Dokumentowanie projektu W związku z realizowanym projektem powinien być prowadzony w instytucji, w dowolnej formie Dzienniku Projektu. Zawiera on wszelkie informacje dotyczące podejmowanych działań, oraz dokumenty takie jak: zgody rodziców na udział uczniów w projekcie, regulamin wyboru uczniów do udziału w projekcie, regulaminy organizowanych konkursów dotyczących projektu, protokoły ze spotkań z rodzicami, a także imienne potwierdzenia wyjazdu zagranicznego itp.
Dokumentowanie wyjazdów Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu, dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to: 1. Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego. Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien zawierać: Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji, Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania, Okres trwania wizyty roboczej, Miejsce spotkania, Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej partnera goszczącego.
Dokumentowanie wyjazdów 2. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów: Pociąg bilety, Samolot karty pokładowe, ewentualnie bilety, Samochód osobowy prywatny oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego Samochód osobowy służbowy oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego Wynajęty autokar faktura plus ewentualnie lista uczestników Własny autokar oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu oraz ewentualnie lista uczestników Autobus rejsowy bilety, Prom bilety, Inny środek transportu do uzgodnienia z pracownikiem NA.
Dokumentowanie wyjazdów Zalecane opisywanie dowodów źródłowych : Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy: krótki opis czego dotyczy dany wydatek nr umowy, źródło finansowania wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w ramach umowy nr zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,
Aspekty finansowe W sprawach finansowych prosimy o kontakt z Katarzyną Markowską e-mail: kmarkowska@frse.org.pl Telefon: 224-631-146 lub z Katarzyną Kuklą e-mail: kkukla@frse.org.pl Telefon: 224-631-141
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Dziękuję za uwagę