ZARZĄD POWIATU ŻARSKIEGO 68-200 Żary, Al. Jana Pawła II 5, tel. (068) 479 0633, fax: (068) 479 0601, e-mail: poczta@powiatzary.pl, www.powiatzary.pl WO.0065-145 /09 Żary, 12.08.2009 r. Pani Elżbieta Maćko Dyrektor Specjalnego Ośrodka Szkolno- Wychowawczego w Lubsku WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach od 9 lipca do 21 lipca 2009 r. została przeprowadzona kontrola doraźna w Specjalnym Ośrodku Szkolono-Wychowawczym w Lubsku zgodnie z Uchwałą Zarządu Powiatu Żarskiego Nr 536/2006 z dnia 16 sierpnia 2006r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych powiatu, oraz Uchwałą Zarządu Powiatu Nr 321/2009 z dnia 30 czerwca 2009r. w sprawie przeprowadzenia kontroli poza planem kontroli na rok 2009. Zgodnie z 25 Uchwały Zarządu Powiatu Żarskiego Nr 536/2006 z dnia 16 sierpnia 2006r.w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych powiatu, kontrolujący ocenia, iż określone zagadnienia objęte kontrolą nie są wykonywane w pełni zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zgodnie z 2 ust.7 i ust.8 Uchwały Nr XX/111/2008 Rady Powiatu Żarskiego z dnia 10 kwietnia 2008r. w sprawie regulaminu przyznawania nagród nauczycielom i wychowawcom zatrudnionym w szkołach, placówkach opiekuńczo-wychowawczych oraz oświatowych jednostkach organizacyjnych prowadzonych przez Powiat Żarski nagrody dla nauczycieli są przyznawane z uwzględnieniem opinii rady pedagogicznej. Zgodnie z 2 ust.13 opinia powinna stanowić załącznik do wniosku w sprawie nagród. Zgodnie z protokołem Rady Pedagogicznej z dnia 25.09.2009r. Rada pozytywnie zaopiniowała propozycje Pani Dyrektor w sprawie nagród. W roku 2008 jednostka wydała na rozmowy telefoniczne: 1. Telekomunikacja Polska S.A. 655,79 (dotyczy neo.57695244273, 068 2722553)
2. Telefonia Dialog S.A. 7 353,45 (dotyczy pięciu numerów :068 3720316, 068 4765300, 068 4765301, 068 4772780, 068 4772781, ). Koszt rozmów telefonicznych połączenia do sieci komórkowych z telefonu stacjonarnego w roku 2008 wynosi 2 571,37. 3. PTK Centertel Sp.z o.o. 5 237,59 (dotyczy dwóch numerów : 506118330, 512134919) W roku 2009 jednostka wydała na rozmowy telefoniczne: 1. Telekomunikacja Polska S.A. 430,20 (dotyczy neo.57695244273, 068 2722553) 2. Telefonia Dialog S.A. 4 133,69 (dotyczy pięciu numerów :068 3720316, 068 4765300, 068 4765301, 068 4772780, 068 4772781, ). Koszt rozmów telefonicznych połączenia do sieci komórkowych z telefonu stacjonarnego w roku 2009 wynosi 1682,50. 3. PTK Centertel Sp.z o.o. 2 827,81 (dotyczy dwóch numerów: 506118330, 512134919) Rozliczenia w ramach rozmów prywatnych są dokonywane z operatorem PTK Centertel Sp. z o.o. W roku 2008 zwrot za prywatne rozmowy telefoniczne wynosił 112,09. W roku 2009 do momentu kontroli zwrot wynosił 86,42. W roku 2007 zostało wprowadzone w życie w dniu 18.12.2007r. Zarządzenie Nr 15/2007 Dyrektora jednostki w sprawie procedury dotyczącej rozliczania należności za rozmowy prywatne przeprowadzane z telefonów służbowych. Zgodnie z przyjętą procedurą Sekretarz szkoły powinien ostatniego każdego miesiąca dokonywać wydruki wykonanych połączeń z telefonów szkolnych celem ich rozliczenia. Zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektora jednostki nie wiedział on, iż ten obowiązek nie jest wykonywany przez Sekretarza szkoły. W jednostce są użytkowane dwa samochody : Ford transit FZA 3P40 Volkswagen T-4 FZA C738 W jednostce są prowadzone karty drogowe dla obu pojazdów na podstawie których rozliczany jest zakup i zużycie paliwa. Paliwo w momencie zakupu jest ujmowane na koncie 310 i sporządzane są miesięczne rozliczenia na podstawie kart drogowych w oparciu o ceny ujęte w ewidencji. Rozliczenie imprez okolicznościowych w ramach środków jednostki. Poddano rozliczeniu następujące imprezy : 1. Integracyjny Międzynarodowy Festiwal Artystyczny Dzieci i Młodzieży Specjalnej Troski Polska Niemcy Dzieci Europy Lubsko 2009 Zgodnie z umową zawartą w dniu 22.05.2009r. ze Stowarzyszeniem Lubuskie Prezentacje Wokalne Dzieci i Młodzieży Specjalnej Troski jednostka miała świadczyć usługi wyżywienia i zakwaterowania uczestników, personelu i sędziów. Stawka żywieniowa całodobowa wynosiła od 50,00 do 60,00. Przychód dotyczący wyżywienia wynosił 12 825,00. Koszt artykułów żywnościowych 6 134,79.
Stawka za zakwaterowanie wynosiła od 55,00 do 60,00. Przychód dotyczący zakwaterowania to kwota 8 980,00. Brak w dokumentacji kalkulacji kosztów dotyczących mediów ( zużycia wody, prądu, gazu), kosztów środków czystości. Zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektora jednostki jednostka nie ponosiła dodatkowych kosztów osobowych oraz związanych z transportem dotyczących obsługi festiwalu. Na dzień kontroli nie jest jeszcze zapłacona kwota 2 200,00. 2. Bal Charytatywny w dniu 07.02.2009 r. Została zawarta umowa najmu lokalu z dnia 05.02.2009 r. ze Stowarzyszeniem Przyjaciół Dzieci Niepełnosprawnych Serce za Uśmiech. Zgodnie z 3 umowy najemca zobowiązuje się po rozliczeniu kosztów przekazać pozyskane środki z balu na dofinansowanie uczestnictwa wskazanych przez Radę Pedagogiczną uczniów tutejszej placówki w turnusie rehabilitacyjnym w Kołobrzegu. Zgodnie z 4 umowy pozyskane środki zostaną przetransferowane na konto dochodów własnych Ośrodka. Najemca zobowiązał się do pełnego pokrycia kosztów związanych z zaangażowaniem i wykorzystaniem mediów oraz ich rozliczeniem płatnością z wynajmującym poprzez wpłatę na konto dochodów budżetowych wynajmującego. W kuchni jednostki było przygotowywane wyżywienie z powierzonych materiałów przez Stowarzyszenie Przyjaciół Dzieci Niepełnosprawnych Serce za Uśmiech. W dniu 27.02.2009r. nastąpiła płatność na podstawie kwitariusza przychodowego nr 735322 z dnia 27.02.2009r. ujętego w raporcie kasowym nr 11/2009 sporządzonego za okres od 12 do 27 lutego 2009r. w kwocie 200,00. Środki te zostały odprowadzone na konto Powiatu Żarskiego w dniu 27.02.2009r. (wyciąg bankowy nr 33 z dnia 27.02.2009r.). Żadne inne środki nie wpłynęły na konto jednostki w związku z rozliczeniem balu charytatywnego. W dniu 16.07 2009r. został wystawiony rachunek dodatkowy za media na kwotę 200,00. Zgodnie z informacją złożoną przez Dyrektora jednostki i Prezesa stowarzyszenia środki uzyskane z balu w kwocie 5316,00 zostały przekazane bezpośrednio organizatorowi turnusu rehabilitacyjnego. 3. Lubski Festiwal Artystyczny 12-14.05.2009r. Zgodnie z umową zawartą ze Stowarzyszeniem Przyjaciół Dzieci Niepełnosprawnych w dniu 11.05.2009r. jednostka zobowiązała się zapewnić dla zamawiającego w dniach od 12.05.2009r. do 14.05.2009r. wyżywienie dla 280 osób według rzeczywistego kosztu wyliczonego po rozliczeniu imprezy. Na dokumentach rozchodów magazynowych brak rozliczenia osobowego i określenia stawki żywieniowej. Łączna wartość wydanych artykułów żywnościowych wynosiła 5758,73, która został zrefundowana w dniu 16.07.2009r. zgodnie z wyciągiem bankowym nr 60. Uczestnicy korzystali również z noclegów. Brak rozliczenia za
noclegi. W dniu 16 lipca 2009r. został wystawiony rachunek na kwotę 392,00 dotyczący kosztów udostępnienia pomieszczeń. 4. Turnus rehabilitacyjny 01.06.2009r. do 14.06.2009r. Zgodnie z kartami drogowymi za okres od 01.06.2009r. do 14.06.2009r. (numery kart od 532976 do 532986) w związku z turnusem rehabilitacyjnym w Kołobrzegu zrealizowano 1269 kilometrów co daje kwotę 479,00. W wyciągu bankowym nr 45 z dnia 10.06.2009r. nastąpiła płatność za pobyt na turnusie rehabilitacyjnym w kwocie 2 889,00. Podczas kontroli stwierdzono, iż faktura na kwotę 1518,00 jest błędnie wystawiona na ośrodek. Faktura powinna być rozliczona na stowarzyszenie, które rzeczywiście rozliczało turnus. Płatność w kwocie 1 371,00 błędnie nastąpiła z rachunku dochodów własnych. W dniu 22.06.2009r. nastąpił zwrot kwoty 1 371,00 w wyciągu bankowym nr 49. W dniu 16.07.2009r. nastąpiła wpłata za paliwo w kwocie 479,00 oraz 1 518,00 ze środków stowarzyszenia. Ze środków dochodów własnych jednostka pokryła koszty zakupu napoi i jabłek na kwotę 35,93 oraz środków czystości na kwotę 99,70. W jednostce obowiązuje Zarządzenie Nr 14/2007 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno- Wychowawczego w Lubsku z dnia 12 grudnia 2007r. w sprawie ustalenia wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, którym pracownik odbywa podróż służbową. Weryfikacji podlegały delegacje dyrektora jednostki, wicedyrektora, kierownika internatu. Szczegółowej weryfikacji poddano polecenia wyjazdów służbowych za okres od 01.01.2009r. do 30.06.2009r. W roku 2009 do dnia 30 czerwca jednostka zgodnie z prowadzonymi arkuszami ewidencyjnymi wydanych poleceń wyjazdu wystawiła 62 delegacje w tym delegacje wystawione na kadrę kierowniczą jednostki : 1. Dyrektor jednostki 9 W raporcie kasowym nr 13 sporządzonym za okres od 4 do 6 marca 2009r. w pozycji 8 jest rozliczona delegacja służbowa z dnia 10.02.2009r. Zgodnie z rozliczeniem dotyczy nauczania indywidualnego w miejscowości Golin. Według zestawienia przebiegu kilometrów wyjazdy w miesiącu lutym nastąpiły w dniach 2,3,9,10 jest to zgodne z ewidencją godzin w dzienniku nauczania indywidualnego. W pozycji 7 jest ujęta delegacja bez daty wydania polecenia służbowego. W raporcie kasowym nr 15 sporządzonym za okres od 12 do 17 marca 2009r. w pozycji 12 jest rozliczona podróż służbowa z dnia 9.02.2009r. W pozycji 13 jest ujęte rozliczenie podróży służbowej z dnia 2.02.2009r. W pozycji 14 jest ujęte rozliczenie podróży służbowych dotyczących nauczania indywidualnego za okres od 2-31 marca 2009r.
2. Kierownik internatu 18 W raporcie kasowym nr 19 sporządzonym za okres od 1 do 7 kwietnia2009r. w pozycji 3 jest ujęte rozliczenie delegacji służbowej z dnia 20.03.2009r. pod datą 7.04.2009r., w pozycji 4 jest ujęte rozliczenie podróży służbowej z dnia 9.03.2009r., w pozycji 5 jest ujęte rozliczenie za podróże służbowe w związku z nauczaniem indywidualnym. Zgodnie z ewidencją godzin w dzienniku nauczania indywidualnego zajęcia odbyły się w ciągu 13 dni w rozliczeniu ujęto 12 dni. W raporcie kasowym nr 31 za okres od dnia 20 do 24 czerwca 2009r. w pozycji 23 jest rozliczona podróż służbowa dotycząca nauczania indywidualnego daty ujęte w rozliczeniu delegacji są niezgodne z datami ujętymi w dzienniku indywidualnego nauczania. W ewidencji jednostki brak delegacji, które nie miały skutków finansowych, a stanowiły dowód realizacji wydanego polecenia wyjazdu. Delegacje nie były w pełni wypełniane zgodnie ze specyfikacją druku obowiązującego w jednostce. Ujawnione nieprawidłowości wskazują na konieczność: 1. Ścisłego przestrzegania zapisów Uchwały Nr XX/111/2008 Rady Powiatu Żarskiego z dnia 10 kwietnia 2008r. w sprawie regulaminu przyznawania nagród nauczycielom i wychowawcom zatrudnionym w szkołach, placówkach opiekuńczo-wychowawczych oraz oświatowych jednostkach organizacyjnych prowadzonych przez Powiat Żarski poprzez sporządzanie propozycji nagród w stosunku do poszczególnych nauczycieli w celu zaopiniowania przez radę pedagogiczną. Opinia rady pedagogicznej powinna być załącznikiem do wniosku. 2. Przestrzegania wprowadzonego w życie w dniu 18.12.2007r. Zarządzenia Nr 15/2007 Dyrektora jednostki w sprawie procedury dotyczącej rozliczania należności za rozmowy prywatne przeprowadzane z telefonów służbowych. Szczególnemu nadzorowi poddać rozmowy telefoniczne wykonywane z telefonu stacjonarnego do sieci komórkowych oraz w ramach połączeń w sieci komórkowej. 3. W przypadku świadczonych usług dokonywania kalkulacji kosztów dotyczących mediów (zużycia wody, prądu, gazu itp.) celem prawidłowego rozliczenia. 4. W umowach dotyczących rozliczenia imprez wprowadzać zapisy dotyczące terminu rozliczenia i formy rozliczenia kosztów. 5. Terminowego rozliczania zakończonych imprez szkolnych. 6. Przestrzegania zasad określonych w zawartych umowach. 7. Na dokumentach rozchodowych z magazynu związanych z organizacją imprez szczegółowo rozliczać poszczególne posiłki.
8. Rozliczania podróży służbowych zgodnie z 8a Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r., Nr 236, poz. 1990 z poź. zm.) 9. Rozliczania podróży służbowych dotyczących nauczania indywidualnego zgodnie z prowadzoną dokumentacją ujętą w dzienniku nauczania indywidualnego. 10. Wypełniania delegacji zgodnie z przyjętą formą druku. 11. Zweryfikowania zasadności funkcjonowania wszystkich numerów telefonicznych. Informacje o realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedstawić w terminie 14 dni zgodnie z 25 ust.4 Uchwały Zarządu Powiatu Nr 536/2006 z dnia 16 sierpnia 2006r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych powiatu. Marek Cieślak Starosta Żarski