Instrukcje złożenia wniosku o dofinansowanie działań Mobilność-konsorcja w programie Erasmus na rok akademicki 2013/14 Dotyczy: wyjazdów studentów na praktykę realizowanych przez konsorcja w roku akademickim 2013/14 Przed rozpoczęciem wypełniana wniosku on-line zalecamy zapoznanie się z dokumentami dostępnymi na stronie internetowej NA (www.erasmus.org.pl: Konkursy wniosków)/ Działania typu Mobilnośćkonsorcja : Zaproszenie do składania wniosków 2013; Przewodnik programu Uczenie się przez całe życie na rok 2013; Kryteria i zasady oceny wniosków Mobilność-konsorcja złożonych przez konsorcja w programie Erasmus na rok 2013/14; Wersja prezentacyjna wniosku. CZĘŚĆ A INFORAMCJE OGÓLNE Zakres działań, o które uczelnia może wnioskować w roku 2013/14 to: - SMP wyjazdy studentów na praktykę; - OM organizacja wyjazdów studentów i/lub pracowników. O realizację poszczególnych działań zdecentralizowanych mogą ubiegać się: SMP konsorcja, które planują organizację wyjazdów studentów na praktykę w roku 2013/14; minimalny skład konsorcjum to instytucja koordynująca (szkoła wyższa lub inna instytucja) i jedna szkoła wyższa uprawniona do realizacji wyjazdów studentów na praktykę. Fundusze OM przyznawane są konsorcjum, które wnioskują o wyjazdy studentów na praktykę. POPRAWNOŚĆ ZŁOŻENIA WNIOSKU Podstawowe elementy (pełen wykaz w Kryteria i zasady oceny wniosku Mobilność-konsorcja złożonego w programie Erasmus na rok akademicki 2013/14 dostępny na stronie www.erasmus.org.pl): 1. do 8 marca 2013 r. włącznie wniosek złożono on-line przez stronę http://online.frse.org.pl (decyduje data i godzina wygenerowana automatycznie przez system). 2. do 8 marca 2013 r. włącznie wysłano pocztą wydruk złożonego wniosku (decyduje data stempla pocztowego) 2 egzemplarze. Załącznikiem do wniosku są kopie umów intencyjnych od wszystkich uczelni wchodzących w skład konsorcjum. Zalecamy wysłanie formularza wniosku pocztą poleconą i zachowanie dowodu nadania przesyłki z czytelną datą w celu udokumentowania daty nadania wniosku w kwestiach spornych; Przesyłkę należy wysłać na adres: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Program Erasmus ul. Mokotowska 43 00-551 Warszawa z dopiskiem: ERA/2013/KON 1/8
Uwaga! Wniosek złożony elektronicznie i/lub mający datę stempla pocztowego późniejszą niż 8 marca 2013 roku zostanie odrzucony ze względów formalnych (co wykluczy konsorcjum z przyznania dofinansowania na rok 2013/14). Dodatkowo: Wniosek będzie uznany za niekompletny, jeżeli: a) wydruk wniosku nie będzie opatrzony pieczęciami i podpisami upoważnionych osób we wskazanych na wydruku miejscach i/lub zostanie nadesłany wydruk roboczej wersji wniosku; b) do wydruku wniosku nie będą dołączone kopie listów intencyjnych od wszystkich uczelni wchodzących w skład konsorcjum; Jedno konsorcjum składa tylko jeden wniosek. Jeśli zdarzy się, że konsorcjum złoży więcej niż jeden wniosek (on-line i/lub wydruk), jest ono zobowiązane do nadesłania do NA w trybie pilnym pisma informującego o tym, który wniosek jest właściwy. CZĘŚĆ B INFORAMCJE SZCZEGÓŁOWE Etap I. Sprawdzenie ustawień przeglądarki internetowej I.1. Proszę sprawdzić czy na komputerze, na którym będzie wypełniany wniosek zainstalowana jest przeglądarka Mozilla Firefox jest ona niezbędna do złożenia wniosku! Jeśli tak => proszę sprawdzić czy jest to wersja od 3.0. do 3.6. (nie starsza) Aby rozwiązać ten problem zalecamy zainstalować przygotowaną przez FRSE wersję aplikacji. UWAGA. Złożenie wniosku w przeglądarce Internet Explorer nie jest możliwe ze względów technicznych! Jeżeli procedura instalacji przebiegła prawidłowo otworzy się ekran logowania (Ekran nr 1). Etap II. Rejestracja do systemu on-line II.1. Osoby po raz pierwszy odwiedzające serwis proszone są o rejestrację (stworzenie konta). Proszę wybrać Zarejestruj się teraz lub Stwórz teraz konto. Osoby korzystające z serwisu w przeszłości nie tworzą nowego konto, a jedynie logują się. 2/8
Ekran nr 1: Ekran nr 2: Na podany przez Państwa przy rejestracji adres email zostanie automatycznie wysłana wiadomość z prośbą o potwierdzenie założenia konta w wiadomości będzie znajdował się link aktywujący konto, który należy otworzyć w przeglądarce Mozilla Firefox. Po aktywacji konta otworzy się o strona serwisu http://online.frse.org.pl z komunikatem Konto jest aktywne (Ekran nr 3). Teraz należy się zalogować. Ekran nr 3: 3/8
Etap III. Złożenie wniosku Konkurs wniosków 2013 r. III.1. Po zalogowaniu się proszę kliknąć link Wybieram w wierszu z programem Erasmus (Ekran nr 4): Ekran nr 4: III.2. W nowym oknie jest możliwość wejścia do pięciu różnych sekcji (Ekran nr 5): a) Start b) Wnioski to wykaz aktualnie dostępnych formularzy wniosków c) Moje dokumenty to podgląd do wniosku/ów, zapisanego jako roboczy ( Szkice ), oraz już złożonych wniosków ( Dokumenty ) d) Ustawienia pozwala na edycję danych posiadacza konta. e) Pomoc Ekran nr 5: 4/8
III.3. W celu rozpoczęcia wypełniania wniosku proszę wybrać Wnioski i link Wypełnij w wierszu z wnioskiem ERA_MOB-KON_2013 (Ekran nr 6). Ekran nr 6: III.4. Otworzy się formularz wniosku (Ekran nr 7). Ekran nr 7: 5/8
III.5. Wniosek ERA_MOB-KON_2013 podzielony jest na zakładki (Przeznaczenie, Wnioskodawca, Informacje ogólne, Dane kontaktowe, Instytucje partnerskie, Certyfikat, Cele, Oświadczenie). Zalecamy, aby po wpisaniu informacji do danej zakładki kliknąć przycisk Zapisz jako szkic widoczny w lewej, górnej części ekranu. Wyświetli się wówczas nowy ekran i pytanie Co dalej? (Ekran nr 8). UWAGA. W celu usprawnienia pracy z wnioskiem zalecamy sprawdzenie czy wniosek poprawnie się zapisuje od razu na początku pracy (tzn. po zalogowaniu się do serwisu), np. po wypełnieniu jednego pola w wybranej przez siebie zakładce. Jeżeli po kliknięciu na Zapisz jako szkic nie wyświetli się Ekran nr 7 oznacza to, że wniosek nie zapisuje się poprawnie na serwerze FRSE. Należy wówczas postąpić wg wskazówek opisanych w punkcie I.1. Ekran nr 8: III.6. Szkic zapisze się w Moje dokumenty. Po wpisaniu informacji do kolejnej zakładki i ponownym kliknięciu Zapisz jako szkic, szkic wniosku w Moje dokumenty zostanie zaktualizowany. III.7. Wniosek może być wypełniany etapami. Przerywając pracę proszę najpierw wybrać Zapisz jako szkic, a następnie Wyloguj, w przeciwnym wypadku wpisane dane nie zostaną zapisane. III.8. Chcąc kontynuować pracę z wnioskiem należy ponownie wejść do serwisu http://online.frse.org.pl, zalogować się (Ekran nr 3), wybrać Moje dokumenty i Edytuj w tabeli szkicu wniosku. Szkic można: wielokrotnie edytować, wielokrotnie wydrukować w wersji roboczej (w tle dokumentu będzie stosowny napis szkic ), usunąć ta operacja jest nieodwracalna (!). III.9. Po wypełnieniu całego wniosku i sprawdzeniu poprawności wpisanych danych proszę wybrać Wyślij dokument. Pojawi się wówczas pytanie Czy jesteś pewien, że chcesz wysłać dokument?. Jeśli chcą Państwo wysłać dokument proszę wybrać Tak, wyślij dokument (Ekran nr 9): 6/8
Ekran nr 9: Następuje automatyczne sprawdzenie wpisów w wybranych polach. Jeśli są one poprawnie wypełnione, wniosek zmienia format na pdf i zostaje zapisany w Dokumenty. Zwracamy uwagę, iż nie ma możliwości usunięcia wniosku, który znajdzie się w Dokumentach (Ekran nr 10). Ekran nr 10: III.10. Jeśli wybrane pola nie są poprawnie uzupełnione pojawi się komunikat, a pola wymagające korekty zostaną oznaczone czerwonym kolorem (Ekran nr 11). Należy skorygować błędne wpisy, uzupełnić braki i jeszcze raz sprawdzić wpisane dane 7/8
Ekran nr 11: III.11. Jeśli wniosek zostanie wysłany, pojawi się komunikat potwierdzający oraz pytanie Co dalej? (Ekran nr 12). Ekran nr 12: III.12. Proszę kliknąć na Wydrukuj dokument. Otworzy się wówczas plik ze złożonym wnioskiem w formacie pdf. III.13. Dokument należy wydrukować w 2 egz. najlepiej dwustronnie, sprawdzić poprawność danych, podpisać, opieczętować i przysłać pocztą poleconą do NA (patrz część A Informacje ogólne). Warszawa, 5 lutego 2013 8/8