Do Wykonawców Wrocław, 01.02.2016 r. CUI-DOAZ.331.1.2016 CUI/ZP/PN/1/2016/9/19 Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: Obsługę serwisową sprzętu komputerowego w 2016 roku Działając na podst. art. 38 ust. 1, 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), Zamawiający udziela odpowiedzi na pytanie zadane w dniu 29.01.2016r. oraz zmienia treść SIWZ: Pytanie 1. Wykonawca prosi o potwierdzenie, że realizacja usługi będzie miała miejsce we Wrocławiu. Wykonawca prosi o wskazanie ilości lokalizacji wraz z adresami w jakich ma być świadczona usługa serwisowa. Odpowiedź na pytanie 1 Realizacja usługi będzie miała miejsce tylko na terenie Wrocławia. Obejmie ona 16 lokalizacji Urzędu Miejskiego Wrocławia i251 jednostek organizacyjnych Gminy Wrocław (głównie oświatowych). Ich adresy zostaną podane Wykonawcy na etapie podpisywania umowy. Pytanie 2. Wykonawca prosi o wyjaśnienie do czego służy załącznik nr 3 umowy. Odpowiedź na pytanie 2 Załącznik nr 3 do umowy podaje Szacunkową informację dotyczącą sprzętu komputerowego, który będzie objęty umową serwisową, czyli szacunkową informację o sprzęcie podlegającemu serwisowaniu. CENTRUM USŁUG INFORMATYCZNYCH W E W R O C Ł A W I U ul. Namysłowska 8; 50-304 Wrocław tel. +48 71 777 90 32 cui@cui.wroclaw.pl; www.cui.wroclaw.pl
Pytanie 3. Wykonawca prosi o informacje jaki jest poziom usterkowości urządzeń wymienionych w SIWZ pkt III.3. Odpowiedź na pytanie 3 W 2015 roku w ramach umowy serwisowej zarejestrowano 572 interwencje (w tym naprawy, konserwacje, ekspertyzy, reklamacje) co daje średnio 47,7 interwencji na miesiąc. Pytanie 4 dotyczy wzoru umowy Wykonawca wnosi o usunięcie z wzoru umowy sformułowania: wyłonionym w wyniku postępowania przeprowadzonego z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) ze względu na art. 4 pkt 8 tej ustawy, ocenie jest to bardzo duże ryzyko związane z tym zamówieniem." Wykonawca zwraca uwagę, że zamówienie udzielane jest w trybie przetargu nieograniczonego, który ogłoszony został w Biuletynie Zamówień Publicznych, zatem nie jest to postępowanie prowadzone w oparciu o zwolnienie ze stosowania przepisów ustawy Pzp, które przewidziane zostało w przepisie art. 4 pkt 8 tejże ustawy. Odpowiedź na pytanie 4 Działając na podstawie art. 38 ust 4 ustawy Pzp Zamawiający zmienia treść SIWZ poprzez zastąpienie treści projektu umowy: wyłonionym w wyniku postępowania przeprowadzonego z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) ze względu na art. 4 pkt 8 tej ustawy, ocenie jest to bardzo duże ryzyko związane z tym zamówieniem.", na następujący: wyłonionym w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego ( znak postępowania: CUI/ZP/PN/ /2016) zorganizowanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj.dz. U. z 2015 r., poz. 2164) Pytanie 5 dotyczy wzoru umowy Wykonawca wnosi o uzupełnienie wzoru umowy o postanowienia dotyczące dopuszczalnych zmian w umowie. Zwracamy uwagę, że Zamawiający zawarł warunki dopuszczalności zmian umowy w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SIWZ, natomiast nie powtórzył ich we wzorze umowy. Jeśli Zamawiający nie zdecyduje się na uzu- Strona 2/11
pełnienie wzoru umowy na obecnym etapie postępowania, Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że na etapie zawierania Kontraktu, strony podpiszą umowę, która będzie uzupełniona o postanowienia dotyczące dopuszczalnych zmian umowy zgodnie z postanowieniami SIWZ i ogłoszenia o zamówieniu. Odpowiedź na pytanie 5 Zgodnie z treścią art. 144 ust. 1 ustawy Pzp, przewidywane zmiany do umowy muszą zostać przewidziane w SIWZ lub ogłoszeniu o zamówieniu, nie ma zatem obowiązku by zmiany do umowy zawieranej w trybie ustawy Pzp były również uwidaczniane w samej umowie, by miały skutek prawny dla stron umowy. Pytanie 6, dotyczy wzoru umowy Wykonawca prosi o potwierdzenie, że w 3 ust. 1 wzoru umowy prawidłowa data to 31 stycznia 2017r. Odpowiedź na pytanie 6 Działając na podstawie art. 38 ust 4 ustawy Pzp Zamawiający zmienia treść SIWZ poprzez zastąpienie treści projektu umowy w 3 ust. 1: Umowę zawiera się na czas określony od dnia podpisania do wyczerpania wartości brutto zamówienia określonej w 9 ust. 2 umowy jednak nie dłużej niż do dnia 31 stycznia 2016 r., na następującą: Umowę zawiera się na czas określony od dnia podpisania do wyczerpania wartości brutto zamówienia określonej w 9 ust. 2 umowy jednak nie dłużej niż do dnia 31 stycznia 2017 r. Pytanie 7 dotyczy wzoru umowy Wykonawca prosi o potwierdzenie, że usługą serwisową świadczoną przez Wykonawcę będą objęte tylko urządzenia wskazane w wykazie zamieszczonym od strony nr 3 SIWZ. Wykonawca prosi również o potwierdzenie, ze przedmiotowy wykaz uwzględnia już urządzenia, które miałyby zostać objęte opieką na podstawie postanowień 5 ust. 2 i 3 wzoru umowy. Odpowiedź na pytanie 7 Na stronie nr 3 SIWZ podano wykaz sprzętu pogwarancyjnego, który aktualnie przewidziany jest do serwisu w 2016 roku. W 5 ust. 2 i 3 wzoru umowy opisano przypadki, w których wykaz sprzętu może zostać rozszerzony. Strona 3/11
Pytanie 8, dotyczy wzoru umowy Wykonawca prosi o potwierdzenie, że wartość umowy określona w 9 ust. 2 jest równa kwocie jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Odpowiedź na pytanie 8 Tak, wartość umowy określona w 9 ust. 2 jest równa kwocie jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Pytanie 9, dotyczy wzoru umowy Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z wnioskiem o obniżenie poziomu kary umownej zastrzeżonej w 12 ust. 1 pkt 1 Umowy (kara na poziomie 10%) do poziomu 1%. Wniosek Wykonawcy nie wynika z obawy powodowanej brakiem możliwości zapewnienia wysokiego poziomu usług, ale wynika z woli dostosowania poziomu kar do zakresu przedmiotu świadczenia i wagi ewentualnych naruszeń umowy. Przy obecnym brzmieniu przedmiotowego postanowienia, istnieje realne ryzyko, że stosunkowo niewielkie uchybienia w realizacji przedmiotu umowy pozbawią wykonawcy całego wynagrodzenia za dany miesiąc świadczenia usług. Odpowiedź na pytanie 9 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę kar z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Pytanie 10, dotyczy wzoru umowy Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z wnioskiem o obniżenie poziomu kary umownej zastrzeżonej w 12 ust. 1 pkt 2 Umowy (kara na poziomie 30%) do poziomu 5%. Wniosek Wykonawcy nie wynika z obawy powodowanej brakiem możliwości zapewnienia wysokiego poziomu usług, ale wynika z woli dostosowania poziomu kar do zakresu przedmiotu świadczenia i wagi ewentualnych naruszeń umowy. Wykonawca zwraca uwagę, że sporządzenie zestawienia to czynność materialno-techniczna, która nie wpływa w istotny sposób na interesy Zamawiającego. Odpowiedź na pytanie 10 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę kary za nieprawidłowe rozliczenie z Zamawiającym. Pytanie 11 dotyczy wzoru umowy Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z wnioskiem o zmianę postanowienia 12 ust. 6 wzoru umowy w ten sposób, aby po zmianie przybrało ono następujące Strona 4/11
brzmienie: 6. W przypadku, gdy wartość poniesionej przez Zamawiającego szkody z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przekracza wysokość kar umownych, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jednakże całkowita odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy ograniczona jest do wysokości wartości Umowy, określonej w 9 ust. 2." Odpowiedź na pytanie 11 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu Pytanie 12 dotyczy wzoru umowy Wykonawca wnosi o wyjaśnienie od jakiej kwoty należy obliczyć 5% w celu ustalenia koniecznego do ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy: 1. Czy ma to być 5% z Ceny oferty obliczonej zgodnie z wzorem podanym w SIWZ, 2. Czy ma to być 5% z wartości umowy, określonej w 9 ust. 2 wzoru umowy. Jeżeli Zamawiający oczekuje wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy liczonego od wartości umowy, określonej w 9 ust. 2 wzoru umowy Wykonawca wnosi o podanie kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Informacja jaka to kwota jest niezbędna do ustalenia w jakiej wysokości Wykonawca będzie musiał wnieść ZNW (i jakie poniesie w związku z tym koszty). Odpowiedź na pytanie 12 Zamawiający oczekuje wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy liczonego od wartości umowy, określonej w 9 ust. 2 wzoru umowy. Kwota jaką Zamawiający przeznaczy na zamówienie zostanie podana podczas otwarcia ofert. Pytanie 13 dotyczy wzoru umowy Wykonawca prosi o wyjaśnienie, w jakim znaczeniu Załącznik nr 3 do Umowy zawiera szacunkową informację dotyczącą sprzętu komputerowego, który będzie objęty umową serwisową. Czy to oznacza, że wykaz sprzętu, który stanowił będzie załącznik do umowy nie będzie wykazem wyczerpującym? Jeżeli tak, to Wykonawca prosi o wyjaśnienie o jakie urządzenia i na jakich zasadach wykaz może zostać uzupełniony. Strona 5/11
Wykonawca zwraca uwagę, że nie może objąć opieką serwisową urządzeń, jeżeli nie wie dokładnie ile i jakie będą to urządzenia Odpowiedź na pytanie 13 Udzielono odpowiedzi w pytaniu nr 2 i nr 7 Pytanie 14 dotyczy pkt 2 załącznika nr 1 do umowy: Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że zgłoszenia serwisowe dokonane po godzinie 15:45 w dni robocze lub dokonane w dzień nieroboczy będą uważane za złożone w pierwszym dniu roboczym o godzinie 7:45 przypadającym po dniu dokonania zgłoszenia. Odpowiedź na pytanie 14 Tak, zgłoszenia serwisowe dokonane po godzinie 15:45 w dni robocze (rozumiane jak w pkt 2 załącznika nr 1 do umowy ) będą uważane za złożone w pierwszym dniu roboczym o godzinie 7:45 przypadającym po dniu dokonania zgłoszenia Pytanie 15 dotyczy wzoru umowy 1 Prośba o doprecyzowanie co Zamawiający ma na myśli używając stwierdzenia usterek oprogramowania - firmware'u? Odpowiedź na pytanie 15 Konieczność wgrania firmware'u Pytanie 16 dotyczy wzoru umowy 5 Pkt 2. Czy sprzęt który jest w chwili obecnej objęty rękojmią lub gwarancją jest wykazany w zamówieniu? Odpowiedź na pytanie 16 Ze względu na dużą ilość, ujęto już 1499 sztuk komputerów Compaq 6000 Pro SFF, które tracą gwarancję w lipcu 2016r. Pytanie 17 dotyczy wzoru umowy 6 Prośba o podanie konkretnych lokalizacji. Prośba o podanie statystyki zgłoszeń z poprzedniego roku z podziałem na lokalizacje i priorytety. Odpowiedź na pytanie 17 W 2015r odnotowano naprawy w podanych poniżej ilościach: Bogusławskiego 8,10 50 Kotlarska 41 39 Strona 6/11
Przejście Żelaźnicze 1 5 Rynek 13 8 Rynek Ratusz 7-9 5 Strzegomska 148 18 Sukiennice 65 Świdnicka 53 22 Włodkowica 20 10 Zapolskiej 4 193 Bernardyńska 5 3 Karkonoska 45 1 Kromera 44 40 Namysłowska 8 8 Nowy Targ 1-8 105 Naprawy priorytetowe nie przekroczyły 10% Pytanie 18, dotyczące 11 Pkt. 1 wzoru umowy Czy po wymianie uszkodzonej części następuje automatyczne przedłużenie gwarancji" na kolejne 12 miesięcy? Odpowiedź na pytanie 18, dotyczące 11 Pkt. 1 wzoru umowy Wykonawca udziela gwarancji na użyte do naprawy części na okres 12 miesięcy od dnia odbioru przez Zamawiającego naprawionego sprzętu. Pytanie 18, dotyczące 11 Pkt. 4 wzoru umowy Kto odpowiada (Zamawiający czy Wykonawca) za uzyskanie zgody od producenta na zastosowanie części zamiennych? Odpowiedź na pytanie 18, dotyczące 11 Pkt. 4 wzoru umowy W przypadku niedostępności na rynku nowych oryginalnych części, Wykonawca wystąpi do Zamawiającego o zgodę na użycie zamienników. Za ich kompatybilność odpowiada Wykonawca. Pytanie 19 dotyczy wzoru umowy 12 Załącznik nr 1 Pkt.2 Czyszczenie sprzętu uznawane jest za awarię. W jaki sposób Zamawiający stwierdzi, że sprzęt został wyczyszczony? Strona 7/11
Prosimy o wykreślenie czynności czyszczenia jako awarii lub doprecyzowanie o który rodzaj sprzętu Zamawiający uznaj jako awarię jeśli wymaga ono wyczyszczenia które spowoduje powrót do prawidłowej funkcjonalności sprzętu - np. tylko drukarki, skanery, urządzenia wielofunkcyjne... Odpowiedź na pytanie 19 Jako usługę serwisową, awarią nazwano wadę sprzętu, konieczność modernizacji sprzętu, konieczność konserwacji sprzętu lub konieczność czyszczenia sprzętu. Sprzęt powinien być wyczyszczony przy dokonywanej naprawie oraz przy zgłoszeniu sprzętu do czyszczenia. Pytanie 20 Dotyczy załącznika nr 1 do umowy: Pkt 6. b) Wg punktu naprawa ma się zakończyć do 8h od zgłoszenia lub zostanie podstawiony sprzęt zastępczy. Czy jeśli podczas pierwszej wizyty serwisowej sprzęt komputerowy nie zostanie naprawiony to czy Wykonawca ma obowiązek podstawienia sprzętu zastępczego? c) Prosimy o wydłużenie czasu reakcji z 4h do 8h oraz prosimy o podanie ilości drukarek sieciowych? Odpowiedź na pytanie 20 Pkt 6. b) to obsługa dla kategorii priorytetowej. Zgodnie z umową: - dla drukarek lokalnych: gwarantowany czas reakcji do 8 godzin roboczych z jednoczesnym podstawieniem drukarki zastępczej o równoważnym lub lepszym standardzie, gwarantowany czas naprawy do 4 dni roboczych, - dla pozostałego sprzętu komputerowego: gwarantowany czas reakcji do 8 godzin roboczych, gwarantowany czas naprawy do 2 dni roboczych, Wykonawca zobowiązany jest do dotrzymania tych czasów. W ofercie Wykonawca oświadcza, że organizacja i funkcjonowanie firmy zapewniają dotarcie na miejsce usterki lub awarii w czasie nie dłuższym niż 4 godziny od zgłoszenia. Drukarki sieciowe mają wpływ na pracę dużej grupy użytkowników, stąd wymóg czasu reakcji z 4h. Zamawiający nie wyraża zgody na jego wydłużenie. Typ i ilość drukarek sieciowych jest podany w SIWZ w wykazie sprzętu, który będzie podlegał serwisowaniu. Pytanie 21 Dotyczy załącznika nr 1 do umowy: Strona 8/11
Pkt 8. b) Prośba o określenie miejsca składowania wycofanego sprzętu oraz co dzieje się z ze sprzętem zastępczym Wykonawcy w przypadku braku akceptacji naprawy? Odpowiedź na pytanie 21 W przypadku, gdy Zamawiający nie zaakceptuje zwiększonego kosztu naprawy, Wykonawca sporządzi i dołączy stosowną opinię techniczną do dokumentu zgłoszenia awarii i dostarczy nie naprawiony sprzęt komputerowy do miejsca wskazanego przez Zamawiającego. Niniejsze miejsce to jedna z obsługiwanych lokalizacji. Wykonawca zabiera sprzęt zastępczy. Pytanie 22 Dotyczy załącznika nr 1 do umowy: Pkt 12. Czy w przypadku reklamacji ze strony Zamawiającego liczony jest czas naprawy czy czas reakcji? Odpowiedź na pytanie 22 W przypadku reklamacji ze strony Zamawiającego liczony jest czas naprawy opisany we wspomnianym pkt 12. Pytanie 23 Dotyczy zapisów SIWZ Prośba o podanie PN dla komputerów -np HP dc7600 może występować w kilku wersjach -bez tej informacji Wykonawca nie ma możliwości zrobienia poprawnej wyceny przykładowo chodzi o model- HP EliteBookxxxx?? Odpowiedź na pytanie 23 Zamawiający podał w SIWZ informację na temat ilości sprzętu, który ma być serwisowany oraz struktury tego sprzętu. Z punktu widzenia wyceny ryczałtu nie ma znaczenia, w jakiej konfiguracji jest np. komputer dc7600 (generalnie są to komputery CMT). Natomiast części, które mogą ulegać wymianie są podane w Cenniku części. Pytanie 24 Dot. SIWZ zał nr 1.1 Wykonawca prosi o wskazanie part number nw. sprzętu. Bez konkretnego pn niemożliwe jest przygotowanie rzetelnej wyceny formularza cenowego. - Dysk 500GB SATA II 7200rpm - Dysk 500GB SATA III 7200rpm - Pamięć 2 GBDDR SDRAM PC3200 (400MHz) kompatybilna z HPd230, HP d330 i HP dc7100 - Pamięć 2 GB DDR2 SDRAM PC2-4200 (533MHz) kompatybilna z HP dc7600 Strona 9/11
- Pamięć 2 GB DDR2 SDRAM PC2-5300 (667MHz) kompatybilna z HP dc7700 - Pamięć 2 GB DDR2 SDRAM PC2-6400 (800MHz) kompatybilna z HP dc7800 - Pamięć 2 GBDDR3 SDRAM PC3-10600 (1333MHz) kompatybilna z HP dc8000 i HP dc8200, HP Compaq 6000 Pro - Zasilacz do HP d230 - Zasilacz do HP d330 - Zasilacz do HP dc7100, dc 7600, dc7700, dc7800, HP 8000, HP 8200, HP Compaq 6000 Pro (min. 365 W) - Karta graficzna PCI Express 256MB (VGA, DVI) - Napęd DVD-ROM 16x/48x z taśmą połączeniową/sata - Nagrywarka DVD z taśmą połączeniową/sata - Napęd DVD-ROM z taśmą połączeniową/ide - Płyta główna do HP dc7600 - Płyta główna do HP dc7700 - Płyta główna do HP dc7800 - Płyta główna do HP dc8000 - Płyta główna do HP dc8200 Odpowiedź na pytanie 24 Zamawiający nie podaje PN dla wskazanych elementów, gdyż nie jest w stanie podać wszystkich elementów istniejących na rynku, które są kompatybilne z użytkowanym przez Zamawiającego sprzętem komputerowym (istnieje szeroki ich asortyment). Z punktu widzenia Zamawiającego istotnym jest, by ww. elementy były kompatybilne z posiadanym przez Zamawiającego sprzętem, ten zaś jest wskazany. Pytanie 25 Dot. SIWZ załącznika 1.1 Wykonawca rozesłał zapytania ofertowe do 5 firm dostarczających części komputerowe. Nw. części są EOL (end of life) i są niezamawialne. Wykonawca wnioskuje o wykreślenie nw. części, które są niemożliwe do uzyskania. Ewentualnie Wykonawca prosi o podanie listy zamienników wraz z part numberem p/n części nazwa części nazwa części RG5-4590 Heating element Element grzewczy niezamawialne RG5-4605 Formater Płyta główna niezamawialne RG0-1029 Engine controller PCB Kontroler niezamawialne RG5-1701 Fuser Unit Zespół utrwalania niezamawialne Strona 10/11
RA0-1198 Delivery roller Rolka transportująca niezamawialne RG5-4448 Fuser Unit Zespół utrwalania niezamawialne C3972-67902 Maintenance Kit Zestaw remontowy niezamawialne CC375-60001 Formatter Formater niezamawialne RG5-4133 Fuser Unit Zespół utrwalania niezamawialne RG5-5569 Fuser Assembly Zespół utrwalania niezamawialne RG5-5570 Fuser film Assembly Rolka utrwalania niezamawialne RG5-5591 Laser Laser niezamawialne RM1-0355 Fuser Assembly Zespół utrwalania niezamawialne CB441-69005 Formatter Płyta główna niezamawialne RG5-3821 Lower tray logic Układ elektroniczny podajnika niezamawialne RG5-2648 Exit roller Rolka wyjścia niezamawialne RG5-2642 Czujnik papieru niezamawialne Odpowiedź na pytanie 25 W ZAŁĄCZNIKU NR 1.1 do SIWZ Zamawiający umieścił części do użytkowanych urządzeń, które się dotychczas psuły lub potencjalnie mogą się popsuć. Zadaniem Wykonawcy będzie serwisowanie tych urządzeń, w tym wymiana uszkodzonych części. Wykonawca powinien posiadać wiedzę na temat części, które mogą ulec uszkodzeniu. Jeżeli Wykonawca ma dostęp do wskazanych części pod innym PN, powinien wskazać te PN w Ofercie przy zachowaniu wskazanych funkcjonalności. Dariusz Dauksz Zastępca Dyrektora Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu Sprawę prowadzi: Piotr Schmidt Sporządziła: Emilia Sokolnicka Strona 11/11