ZARZĄDZENIE NR 92.293.2016 WÓJTA GMINY WIĄZOWNA z dnia 28 czerwca 2016 r. w sprawie zasad obiegu dokumentacji przy wykorzystaniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 446), w związku z art. 2 ust. 2 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1114 z późn. zm.) oraz 39 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 14 poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. W Urzędzie Gminy Wiązowna, zwanym dalej Urzędem, podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw jest system tradycyjny, wspomagany przez system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). 2. Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i dokumentów oraz pracy w systemie EZD określa Instrukcja obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Wiązowna, stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia. 3. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci do podpisu organów Gminy Wiązowna określa załącznik nr 2 do zarządzenia. 4. Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy Urzędu. 5. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy. 6. Traci moc Zarządzenie nr 24.39.2011 Wójta Gminy Wiązowna z dnia 28 lutego 2011 r. w sprawie zasad prowadzenia czynności kancelaryjnych, znakowania spraw i zakładania dokumentów. 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 1
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 92.293.2016 Wójta Gminy Wiązowna z dnia 28 czerwca 2016 r. INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW W URZĘDZIE GMINY WIĄZOWNA Rozdział 1. Postanowienia ogólne 1. Instrukcja obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Wiązowna, zwana dalej Instrukcją, ma na celu określenie zasad prawidłowego, szybkiego obiegu dokumentów i korespondencji, ustalenie zasad techniki kancelaryjnej i sposobu postępowania z korespondencją i dokumentami, oraz terminowego załatwiania spraw. 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają: 1) Gmina Gmina Wiązowna; 2) Wójt Wójt Gminy Wiązowna; 3) Zastępca Wójta Zastępca Wójta Gminy Wiązowna; 4) Sekretarz Sekretarz Gminy Wiązowna; 5) Urząd Urząd Gminy Wiązowna; 6) BOM Biuro Obsługi Mieszkańca; 7) EZD system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją; 8) JRWA Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt; 9) epuap elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej; 10) Źródło aplikacja do obsługi Systemu Rejestrów Państwowych; 10) komórka organizacyjna wydział lub samodzielne stanowisko, utworzone w Urzędzie w celu wykonywania określonych czynności. 3. Każdy pracownik Urzędu zobowiązany jest do wykonywania czynności kancelaryjnych przy pomocy EZD, zgodnie z postanowieniami zarządzenia. Rozdział 2. Przyjmowanie korespondencji 4. 1. Korespondencję wpływającą do Urzędu, bez względu na formę w jakiej została złożona, przyjmuje, wprowadza do EZD oraz dokonuje wstępnej dekretacji BOM. 2. Przyjmując pisma BOM: 1) potwierdza odebranie korespondencji z poczty lub firmy kurierskiej; 2) otwiera korespondencję; 3) sprawdza, czy pismo nie zostało mylnie skierowane, w przypadku mylnie skierowanych pism pracownik BOM odsyła je zgodnie z właściwością miejscową, rzeczową i funkcjonalną; 4) na prośbę składającego potwierdza otrzymanie pisma; 5) dokonuje wstępnej dekretacji na piśmie; 6) wprowadza do EZD. 5. 1. Rejestracji w EZD nie podlegają: 1) publikacje (gazety, książki, afisze, czasopisma, ogłoszenia itp.); 2) zaproszenia, podziękowania, życzenia, oferty szkoleniowe, handlowe itp.; Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 1
3) zwrotne potwierdzenia odbioru, które po przystawieniu daty wpływu do Urzędu dołącza się do akt właściwej sprawy; 4) inne, nie mające cech dokumentu. 2. Zgłoszenia meldunkowe, wnioski o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, korespondencja dotycząca rejestracji urodzeń, małżeństw, zgonów rejestrowane są w Źródle. 6. 1. Po zarejestrowaniu i wprowadzeniu do EZD bezpośrednio do komórek organizacyjnych właściwych do załatwienia sprawy przekazywane są: 1) informacje i deklaracje w sprawie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego (IN i DN), deklaracje na podatek od środków transportowych (DT -1) oraz wnioski o zwrot podatku akcyzowego; 2) wnioski o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego i wnioski o wydanie zaświadczeń meldunkowych; 3) wnioski o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG ); 4) deklaracje o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi. 2. Skanowaniu nie podlegają: 1) dokumenty zawierające dane, których przetwarzanie zgodnie z art. 27 Ustawy o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. 2015 r. poz. 2135, z późn. zm.) jest zabronione z zastrzeżeniem ust. 2. ww. ustawy; 2) dokumenty trwale zszyte (np. akty notarialne, pisma zbindowane, itp.); 3) zawiadomienia o wpisach do Ksiąg Wieczystych; 4) dokumenty w formacie większym niż A4; 5) korespondencja zawierająca więcej niż 30 stron w takim przypadku do EZD wprowadzane jest wyłącznie pismo przewodnie. 7. 1. BOM nie otwiera korespondencji, która: 1) jest przesyłką wartościową, która przekazywana jest adresatowi lub jednostce organizacyjnej gminy za pokwitowaniem; 2) jest adresowana do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych; 3) jest oznaczona jako oferta w ramach prowadzonych w Urzędzie procedur zamówień publicznych, naborów lub konkursów i innych postępowań ofertowych, które po zarejestrowaniu BOM przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej do załatwienia sprawy; 4) posiada adnotacje na przesyłce, że zawiera informacje niejawne, do których stosowane są odrębne przepisy. 2. Korespondencję z sądów i z kancelarii komorniczych BOM dodatkowo rejestruje w spisie sygnatur sądowych, dostępnych dla ogółu pracowników Urzędu. 3. Kopie wszelkiej korespondencji dotyczącej spraw sądowych lub administracyjnych, których stroną jest Gmina Wiązowna, wpływającej do Urzędu winny być niezwłocznie przekazane kancelarii prawnej obsługującej Urząd. 4. Pisma wpływające do Urzędu za pomocą systemu epuap oraz emailem, bez wydrukowania rejestruje się w EZD. 5. Podania składane ustnie do protokołu lub korespondencję wnoszoną bezpośrednio na poszczególnych stanowiskach pracy należy przekazać do BOM w celu zarejestrowania i włączenia do obiegu dokumentów. 6. W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii. Rozdział 3. Dekretacja i załatwienie sprawy 8. 1. Przekazywanie rozdysponowanej korespondencji odbywa się raz dziennie do godz. 15.30 w sekretariacie, gdzie po dokonaniu dekretacji przez Wójta, Zastępcę Wójta lub Sekretarza przekazywana jest kierownikom komórek organizacyjnych lub pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach. Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 2
2. Korespondencję skierowaną do niewłaściwej komórki organizacyjnej należy bezzwłocznie zwrócić do BOM, po uprzednim przedekretowaniu przez osoby wymienione w pkt. 1. 3. W Urzędzie obowiązuje dwustopniowy system dekretacji: 1) do kierowników komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy, 2) do pracowników odpowiedzialnych za załatwienie sprawy. 4. W przypadku korespondencji w sprawach dotyczących zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, BOM przekazuje korespondencję do dekretacji Wójtowi, Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi. 5. W przypadku błędnej dekretacji, zmiany dokonuje dekretujący, a podczas jego nieobecności jedna z osób wymienionych w pkt. 4. 9. 1. Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych na swoich stanowiskach: 1) przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ w EZD; 2) rejestrują sprawę zgodnie z JRWA; 3) rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych i ewentualnie wzywają do ich usunięcia; 4) przygotowują projekt odpowiedzi/decyzji/postanowienia/zaświadczenia do akceptacji bądź do podpisu osoby upoważnionej; 5) dołączają odpowiedź do danej sprawy w EZD; 6) dołączają pismo do teczki aktowej w EZD poprzez określenie symbolu JRWA (w przypadku nowej sprawy) lub dołączenie jej do istniejącej sprawy (w przypadku pisma dotyczącego sprawy rozpatrywanej); 7) wysyłają odpowiedź do adresata; 8) odnotowują sposób wysyłki pisma i skuteczności jej doręczenia; 9) w przypadku pism nie tworzących akt sprawy pracownicy zapoznają się z ich treścią i odnotowują ten fakt w EZD. 2. Procedura załatwiania spraw jest taka sama dla systemu tradycyjnego i EZD. Rozdział 4. Zasady wysyłania korespondencji 10. 1. Wysyłka korespondencji odbywa się za pomocą EZD. 2. Przygotowanie korespondencji do wysyłki odbywa się w komórkach organizacyjnych, dotyczy to także adresowania kopert oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy przygotowujący korespondencję do wysyłki mają za zadanie dokonanie właściwej oceny i podziału przesyłek na: 1) zwykłe; 2) zwykłe priorytetowe; 3) polecone; 4) polecone priorytetowe; 5) polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru; 6) polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru; 7) paczki pocztowe; 8) przesyłki kurierskie; 9) inne, w zależności od rodzaju przesyłki. 11. 1. Do korespondencji wychodzącej z Urzędu należy stosować blankiety papieru firmowego, określonego odrębnym zarządzeniem. Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 3
2. Wzorów, o których mowa w pkt.4, nie stosuje się do decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów, wydawanych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, a także do pism sporządzanych według wymogów wynikających z odrębnych przepisów. 3. Korespondencja wychodząca powinna zawierać: 1) miejsce i datę sporządzenia; 2) znak sprawy; 3) dane adresata; 4) treść; 5) informację o prowadzącym sprawę. 4. Korespondencję adresowaną do jednego adresata, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, wysyła się w jednej kopercie (opakowaniu). 5. Kopia korespondencji wychodzącej powinna być opatrzona pieczęcią: Wykonał., Sprawdził., Data., z umieszczeniem w niej właściwych danych. 6. Na kopertach przeznaczonych do wysyłki należy umieścić dane adresata, znak sprawy, dane nadawcy i dyspozycje odnośnie do rodzaju przesyłki oraz numer nadawczy nadawany przez system EZD. 7. Wysyłka korespondencji odbywa się za pośrednictwem BOM, z zastrzeżeniem pkt. 8. 8. Wójt może upoważnić inną niż wym. w pkt. 7 komórkę organizacyjną do wysyłki korespondencji zgodnie z instrukcją. 9. Korespondencję wychodzącą rejestruje się w systemie EZD, w którym określa się również rodzaj korespondencji. 10. Przygotowane przesyłki, które mają zostać wysłane danego dnia, należy złożyć w BOM do godziny 11.00. 11. W szczególnych przypadkach, korespondencję złożoną po godzinie 11.00 wysyła się tego samego dnia. 12. BOM wysyła korespondencję zgodnie z dyspozycją zamieszczoną na kopercie (paczce). Brak dyspozycji powoduje zwrot korespondencji do komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę. 13. BOM prowadzi dzienne rejestry wysyłanej korespondencji. W odniesieniu do przesyłek zwykłych prowadzony jest wyłącznie rejestr ilościowy. Rozdział 5. Obieg korespondencji wewnętrznej 12. 1. Korespondencję wewnętrzną pomiędzy komórkami organizacyjnymi przekazuje się bezpośrednio do danej komórki organizacyjnej. 2. Korespondencja wewnętrzna, o której mowa w ust. 1, podlega rejestracji w poszczególnych komórkach organizacyjnych. 3. Obieg korespondencji wewnętrznej, opisany w niniejszym zarządzeniu, nie ma zastosowania do korespondencji: 1) stanowiącej informacje niejawne, 2) w sprawach kadrowo płacowych pracowników Urzędu, 3) dotyczącej wewnętrznych aktów prawnych. 4. Obieg dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie uregulowany jest odrębnym zarządzeniem Wójta. Rozdział 6. Obieg upoważnień 13. 1. Obieg upoważnień w Urzędzie odbywa się bezpośrednio pomiędzy komórkami organizacyjnymi, biorącymi udział w ich przygotowaniu i zatwierdzaniu. Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 4
2. Komórka organizacyjna, której pracownik ma otrzymać upoważnienie, przygotowuje projekt upoważnienia (wraz z podstawą prawną), konsultuje z prawnikiem prawidłowość upoważnienia pod względem formalno prawnym i przekazuje je do Wójta Gminy, jego Zastępcy lub Sekretarza, celem podpisania. 3. Komórka ds. kadr rejestruje upoważnienie i nadaje mu numer. 4. Do obiegu upoważnień dla przedstawicieli innych jednostek organizacyjnych Gminy postanowienia ust. 1 3 stosuje się odpowiednio. Rozdział 7. Oznaczenie aktów normatywnych organów Gminy 14. 1. Zarządzenia Wójta Gminy oznacza się następująco: 00.11.2222, gdzie: 1) 00 oznacza kolejne zarządzenie w danym roku, 2) 11 oznacza kolejne zarządzenie w danej kadencji, 3) 2222 oznacza rok w którym wydano zarządzenie. 2. Uchwały Rady Gminy oznacza się następująco: 00.V.2222, gdzie: 1) 00 oznacza kolejną uchwałę w danym roku, 2) V oznacza nr sesji danej kadencji, na której podjęto uchwałę, 3) 2222 oznacza rok, w którym podjęto uchwałę. Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 5
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 92.293.2016 Wójta Gminy Wiązowna z dnia 28 czerwca 2016 r. WZORY PIECZĘCI URZĘDOWYCH, NAGŁÓWKOWYCH ORAZ PIECZĘCI DO PODPISU I. Wzory pieczęci urzędowych 1. Wzory pieczęci urzędowych pieczęć metalowa, tłoczona okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis: URZĄD GMINY WIĄZOWNA lub WÓJT GMINY WIĄZOWNA 2. Wzory pieczęci urzędowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Urzędu Stanu Cywilnego pieczęć metalowa, tłoczona okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis: 3. II. Wzory pieczęci nagłówkowych i podpisowych URZĄD STANU CYWILNEGO W WIĄZOWNIE lub KIEROWNIK URZĘDU STANU CYWILNEGO W WIĄZOWNIE 1. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Rady Gminy Wiązowna oraz Przewodniczącego Rady Gminy Wiązowna: 1) nagłówkowe: 2) podpisowe: RADA GMINY WIĄZOWNA PRZEWODNICZĄCY RADY PRZEWODNICZĄCY RADY GMINY WIĄZOWNA WICEPRZEWODNICZĄCY RADY 2. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Wójta Gminy: 1) nagłówkowe: WÓJT GMINY WIĄZOWNA Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 1
URZĄD GMINY GMINA WIĄZOWNA NIP 5320000234 2) podpisowe: WÓJT GMINY WIĄZOWNA WÓJT GMINY 3. Wzór pieczęci podpisowej stosowanej w sprawach należących do kompetencji Zastępcy Wójta: ZASTĘPCA WÓJTA 4. Wzór pieczęci podpisowej stosowanej w sprawach należących do kompetencji Sekretarza: SEKRETARZ GMINY 5. Wzór pieczęci podpisowej stosowanej w sprawach należących do kompetencji Skarbnika: SKARBNIK GMINY 6. Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych w sprawach załatwianych z upoważnienia Wójta: 1) nagłówkowe: WÓJT GMINY WIĄZOWNA URZĄD GMINY GMINA WIĄZOWNA NIP 5320000234 Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 2
2) podpisowe z up. WÓJTA z up. WÓJTA Zastępca Wójta Sekretarz Gminy z up. WÓJTA z up. WÓJTA Skarbnik Gminy stanowisko pracy 7. Wzory pieczęci nagłówkowych dla Urzędu Gminy oraz komórek organizacyjnych urzędu: URZĄD GMINY GMINA WIĄZOWNA NIP 5320000234 URZĄD STANU CYWILNEGO w Wiązownie KIEROWNIK URZĘDU STANU CYWILNEGO w Wiązownie URZĄD GMINY WIĄZOWNA Nazwa wydziału, 8. Wzory pieczęci imiennych pozostałych: STANOWISKO PRACY Id: 9D09073A-D204-416E-A14C-36ABF5CEC997. Podpisany Strona 3