Nowy wzór sprawozdania ograniczył liczbę umieszczanych w nim informacji. W dniu 1 maja 2008 r. zaczęło obowiązywać nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2008 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni (Dz. U. Nr 61, poz. 378) wydane na podstawie art. 53 ust. 6 ustawy z 30.6.2005 r. o finansach publicznych - Dz.U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm. (zwanej w dalszej części ustawą). Równocześnie traci moc Rozporządzenia Ministra Finansów z 24.6.2006 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 112, poz. 764; sprost. Dz. U. z 2006 r. Nr 198, poz. 1462). Nowo opublikowane Rozporządzenie wprowadza nowy wzór sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni (jego treść opisano poniżej). W porównaniu z zapisami poprzedniego Rozporządzenia nie nastąpiły znaczące zmiany w jego treści. Doprecyzowano jedynie zapis, iż kopie sprawozdania audytor wewnętrzny przekazuje kierownikom wszystkich jednostek, w których prowadził audyt wewnętrzny (wcześniej był nie do końca precyzyjny zapis 2, iż (cyt.): 1. Jeżeli audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce nadzorującej lub nadrzędnej prowadzi audyt wewnętrzny również w jednostkach nadzorowanych lub podległych, sporządza jedno sprawozdanie. 2. Kopie sprawozdania audytor wewnętrzny przekazuje kierownikom wszystkich jednostek, o których mowa w ust. 1"). W przypadku utworzenia w jednostce komórki audytu wewnętrznego (w której są zatrudnieni audytorzy i inne osoby) sprawozdanie podpisuje audytor wewnętrzny koordynujący działalność tej komórki. Sprawozdanie z wykonania planu audytu Nowo opublikowany wzór sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni znacząco różni się od poprzedniego wzoru. Zmieniona została zarówno treść, jak i 1 / 7
numeracja poszczególnych części sprawozdania. Nowy wzór sprawozdania można podzielić na dwie główne części zawierające informacje: I. formalne, II. merytoryczne. Część I dot. kwestii formalnych składa się z: 1. Nagłówka zawierającego miejsce do wpisania nazwy i adresu jednostki sektora finansów publicznych zatrudniającej audytora. 2. Określenia jednostek sektora finansów publicznych objętych audytem wewnętrznym - w tym punkcie należy wpisać nazwy jednostek objętych audytem, czyli jednostkę zatrudniającą audytora oraz jednostki objęte audytem na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy o finansach publicznych (tj. państwowe jednostki budżetowe działające poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, państwowe szkoły wyższe, w których nie zostały przekroczone kwoty określone w odpowiednim rozporządzeniu, sądy rejonowe, prokuratury rejonowe, jednostki organizacyjne Służby Więziennej podległe Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej, z wyjątkiem okręgowych inspektoratów Służby Więziennej, jednostki organizacyjne Służby Więziennej podległe dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej, zakłady budżetowe utworzone przez Ministra Sprawiedliwości, jednostki sektora finansów publicznych, w których audyt wewnętrzny prowadzi audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce nadrzędnej lub nadzorującej). 3. Podstawowych informacji o komórce audytu wewnętrznego - należy podać: - imiona i nazwiska wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego; - nazwy stanowisk; - numery telefonów; - adresy poczty elektronicznej; - wymiary czasów pracy (w etatach); - kwalifikacje zawodowe - wymienione w art. 58 pkt 5 ustawy (w wersji obowiązującej w dniu wejścia w życie omawianego Rozporządzenia) oraz w art. 23 ustawy z dnia 08.12.2006 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 249, poz. 2 / 7
1832), czyli certyfikaty: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control SelfAssessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub aplikacja kontrolerska i egzamin kontrolerski złożony z wynikiem pozytywnym przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Prezesa Najwyższej Izby Kontroli, lub egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli skarbowej złożony z wynikiem pozytywnym, lub uprawnienia biegłego rewidenta, lub złożony z pozytywnym wynikiem przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów egzamin na audytora wewnętrznego; - liczbę dni szkoleń w roku sprawozdawczym, w których brały udział poszczególne osoby; - informację, czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego (odpowiedź tak/nie); - stopki zawierającej miejsce na: wpisanie daty sporządzenia sprawozdania i podpis z pieczęcią audytora wewnętrznego (ewentualnie koordynatora komórki audytu wewnętrznego, w przypadku utworzenia w jednostce takowej komórki). W porównaniu do poprzedniego wzoru sprawozdania należy stwierdzić bardzo znaczące ograniczenie części dotyczącej Podstawowych informacji" o jednostce sektora finansów publicznych oraz komórce audytu wewnętrznego. W nowym wzorze sprawozdania pojawił się natomiast wymóg podania imion i nazwisk osób zatrudnionych w komórkach audytu wewnętrznego, ich kwalifikacji zawodowych oraz liczby dni szkoleń, w których wzięli udział, których to informacji nie wymagano dotychczas. Część II dot. kwestii merytorycznych składa się z opisu: 1. Przeprowadzonych zadań audytowych w roku sprawozdawczym - w tej tabeli należy zawrzeć informacje dot. wszystkich przeprowadzonych zadań zapewniających i czynności doradczych (nawet jeśli nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego), z uwzględnieniem: 1. tematu zadania audytowego; 2. określenia rodzaju zadania: zapewniające albo czynności doradcze; 3 / 7
3. uszczegółowienia, czy audyt miał charakter zlecony; 4. podania typu obszaru działalności w którym przeprowadzono zadanie audytowe (podstawowa - obejmująca działalność merytoryczną, statutową, charakterystyczną dla danej jednostki, lub też wspomagająca - obejmująca ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką, zapewniająca sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne); 5. uszczegółowienia, czy zadanie dotyczyło obszaru działalności związanego z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy. Są to środki: - przeznaczone na realizację programów przedakcesyjnych; - pochodzące z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rybołówstwa; - Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej Sekcja Gwarancji", Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji, Europejskiego Funduszu Rolniczego Rozwoju Obszarów Wiejskich, - niepodlegające zwrotowi pochodzące z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA): a) Norweskiego Mechanizmu Finansowego, b) Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, c) Szwajcarskiego Mechanizmu Finansowego, - inne pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA); - opisu obszaru działalności wspomagającej (jeśli w kolumnie 5 przedmiotowej części sprawozdania wskazano typ działalności: wspomagająca) wpisując odpowiednio jeden z następujących obszarów: Gospodarka finansowa", Zakupy", Zarządzanie mieniem", Bezpieczeństwo", Systemy informatyczne", Zarządzanie". - liczby audytorów wewnętrznych (w etatach) przeprowadzających zadanie audytowe (z podziałem na planowaną i wykonaną); - czasu (w dniach) przeprowadzania zadania audytowego (z podziałem na planowany i wykonany); - informacji, czy powołano rzeczoznawcę. Znacząco przemodelowano dotychczasową tabelę 2 dotyczącą informacji nt. przeprowadzonych zadań audytowych. Zrezygnowano z określania rodzaju zadań wg podziału na audyt: F - finansowy, Z - zgodności, D - działalności, IT - systemów informatycznych, które to pojęcia nie miały określonych jednoznacznie definicji, na rzecz podziału zadań wg kryteriów określonych w ustawie (tj. zadanie zapewniające lub czynność 4 / 7
doradcza). Zrezygnowano również z konieczności podawania terminów przeprowadzania audytów i określania wykorzystanych zasobów ludzkich (w osobodniach), na rzecz podawania w nowym sprawozdaniu liczby audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadania audytowe (w etatach) oraz czasu przeprowadzania zadania audytowego (w dniach). Ponadto zrezygnowano z podawania obszarów ryzyka dla poszczególnych zadań audytowych. W aktualnym wzorze sprawozdania należy natomiast podać: - czy dane zadanie audytowe miało charakter zlecony (czy też nie), - typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe oraz - opis obszaru działalności wspomagającej. Ponadto dotychczas żądano informacji, czy dane zadanie audytowe dotyczyło środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy. Natomiast w nowej wersji sprawozdania należy wskazać, czy dany obszar działalności objęty zadaniem audytowym związany jest z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy. Wspomniany art. 5 ust. 3 ustawy doprecyzowuje, co zalicza się do środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy. Zatem w nowym wzorze sprawozdania w tabeli 3 kolumnie 6 należy uwzględnić jedynie środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA). Dotychczas należało również uwzględniać inne niż wyżej wymienione środki pochodzące ze źródeł zagranicznych, niepodlegające zwrotowi 1. Wydanych zaleceń lub opinii w ramach przeprowadzonych zadań audytowych zawierającego: 1. temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej (należy wpisać wszystkie, nawet te nie ujęte w planie audytu wewnętrznego); 2. określenie rodzaju zadania (zapewniające albo czynności doradcze); 3. opis efektów przeprowadzenia zadania audytowego - należy wpisać odpowiednio jeden z następujących efektów: - zapewnienie o prawidłowości działania; - wzrost efektywności i skuteczności działania, - zwiększenie bezpieczeństwa zasobów, - doprowadzenie do działania zgodnego z prawem, 5 / 7
- identyfikacja znaczącego ryzyka, - zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej, - wykrycie znaczącej nieprawidłowości, - charakterystykę podstawowych zaleceń lub opinii i wniosków; - opis ryzyk, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski. Tabela 5 Ocena efektów zrealizowanych zadań audytowych" (w porównaniu do występującej w starym wzorze sprawozdania tabeli nr 3) została rozbudowana o dwie kolumny dotyczące: informacji o rodzaju przeprowadzonego zadania oraz ryzykach, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski. 1. Przeprowadzonych czynności sprawdzających w roku sprawozdawczym zawierającego: 1. temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające; 2. czas (w dniach) przeprowadzenia czynności sprawdzających; 3. liczbę audytorów wewnętrznych (w etatach) przeprowadzających czynności sprawdzające. Występująca w starym wzorze tabela dot. przeprowadzonych czynności sprawdzających została całkowicie zmieniona i aktualnie informuje jedynie o czasie przeprowadzenia czynności sprawdzających i liczbie audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności. 1. Niezrealizowanych zaplanowanych zadań audytowych określającego: 1. temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej; 2. rodzaj zadania (zapewniające albo czynności doradcze); 3. przyczyny niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej. Tabela ta nieznacznie uległa zmianie i zamiast informacji czy niezrealizowane zadanie dotyczyło środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy, do jej treści należy wpisać charakter zadania (zapewniające lub czynność doradcza). 6 / 7
4. Istotnych informacji dotyczących prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym (w tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dot. audytu wewnętrznego). Przedmiotowa część została dodana w nowym wzorze sprawozdania. Podsumowując, należy stwierdzić, iż nowy wzór sprawozdania ograniczył liczbę umieszczanych w nim informacji. Zrezygnowano z umieszczania w nim informacji nieprzydatnych dla Ministerstwa Finansów, a przysparzających audytorom dodatkowej pracy. Ponadto zwiększono liczbę kolumn, gdzie odpowiedź należy wybrać z podanej listy. Umożliwi to większą jednorodność i porównywalność informacji zawartych w sprawozdaniach otrzymywanych przez Ministerstwo. Podstawy prawne: - Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost. zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 560). - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2008 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni (Dz. U. Nr 61, poz. 378). - Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 112, poz. 764; sprost. Dz. U. z 2006 r. Nr 198, poz. 1462). 7 / 7