SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Zamawiający: Województwo Łódzkie Al. Piłsudskiego Łódź Telefon: (42) Zamówienie na: Wykonanie usługi audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2009, zwanego dalej RPD PT PO KL. Zamówienie współfinansowane jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. I. Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie prowadzone jest z wyłączeniem ustawy Prawo zamówień publicznych z dn r. (Dz. U. z 2010 roku Nr 113 poz. 759) na podst. art. 4 pkt. 8 ze względu na fakt, że szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwoty II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2009, zwanego dalej RPD PT PO KL. 2. RPD PT PO KL realizowany był przez następujące instytucje: a. Instytucję Pośredniczącą Urząd Marszałkowski w Łodzi, zwaną dalej IP b. Instytucję Pośredniczącą II stopnia Wojewódzki Urząd Pracy w Łodzi, zwaną dalej IPII. 3. Kod wg Wspólnego Słownika Zamówień CPV : Usługi audytu. 4. Szczegółowe informacje o rodzajach działań podejmowanych w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawiera dokument Zasady realizacji Pomocy technicznej 1

2 w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki", który znajduje się na stronie internetowej 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 3 do projektu umowy. 6. Projekt umowy stanowi załącznik nr 1 do Specyfikacji warunków zamówienia. III. Termin wykonania zamówienia Termin wykonania przedmiotu zamówienia: 20 dni kalendarzowych od daty akceptacji przez Zamawiającego programu audytu. Zamawiający zaakceptuje przedstawiony przez Wykonawcę program audytu zawierający szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji zadania, wskazanie osób do wywiadów, w terminie 2 dni od jego otrzymania lub przedstawi uwagi. IV. Warunki ubiegania się o udzielenie zamówienia 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone przepisami art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, tj.: w okresie ostatnich trzech lat przed dniem zamieszczenia ogłoszenia o naborze na wykonawcę audytu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali minimum trzy usługi, których przedmiotem było wykonanie audytu zewnętrznego projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej, o wartości audytowanego projektu nie mniejszej niż ,00 zł (słownie: jeden milion złotych) brutto każdy, wyznaczą, do realizacji zamówienia co najmniej 4-osobowy zespół, w skład którego wejdą osoby, z których każda spełniać będzie łącznie warunki a) i b) lub łącznie warunki a) i c): a. przed dniem wszczęcia postępowania uczestniczyła w realizacji usług przynajmniej trzech audytów zewnętrznych projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej, o wartości audytowanego projektu nie mniejszej niż ,00 zł (słownie: jeden milion złotych) brutto każdy, b. posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego, zgodnie z art. 58 pkt 5 ustawy z dnia 29 grudnia 2006r. (Dz. U. Nr 249, poz. 1832) o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw, tj. osoba, która: 2

3 - posiada jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub - ukończyła aplikację kontrolerską i złożyła egzamin kontrolerski z wynikiem pozytywnym przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Prezesa Najwyższej Izby Kontroli, lub - złożyła z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli skarbowej, lub - posiada uprawnienia biegłego rewidenta, c. w latach zdała przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego. Zamawiający wymaga, aby w skład 4-osobowego zespołu wchodziła co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta. 3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Warunek ten spełnią ci Wykonawcy, którzy posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności aktualne na dzień złożenia oferty, gdzie minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia wynosi ,00 (słownie: pięćset tysięcy złotych) lub jej równowartość wyrażoną w innej walucie. W celu obliczenia równowartości kwoty ubezpieczenia, Zamawiający zastosuje średni kurs NBP na dzień zamieszczenia ogłoszenia. 4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana zgodnie z formułą spełnia /nie spełnia, na podstawie dokumentów i oświadczeń załączonych przez Wykonawcę do oferty. V. Wykaz dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu 1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków stawianych Wykonawcom przez Zamawiającego, Wykonawca złoży następujące dokumenty: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości 3

4 wykonania decyzji właściwego organu wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert oryginał lub kopia dokumentu/-ów poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę/-y uprawnioną/-e do reprezentowania Wykonawcy; 3) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, określonych przepisami art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych; 4) oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienie na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych; 5) wykaz minimum trzech usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem zamieszczenia ogłoszenia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, których przedmiotem było wykonanie audytu zewnętrznego projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej o wartości audytowanego projektu nie mniejszej niż zł (słownie: jeden milion złotych) brutto każdy, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców; 6) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, zgodnie z warunkami wymienionymi w rozdziale IV ust.1 pkt. 2; 7) potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, o których mowa w rozdziale IV ust. 1 pkt. 2 lit. b i/lub lit. c; 8) polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. 2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymagane jest złożenie: 1) dokumentu, którym Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (oryginał lub notarialnie poświadczona za zgodność z oryginałem kopia). Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający może żądać, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców; 2) dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt. 1, 2 i 8 przez każdego z tych Wykonawców; 3) dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt. 3, 4, 5, 6 i 7 łącznie dla wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną. VI. Sposób przygotowania i zawartość ofert 1. Oferta musi być sporządzona czytelnie (komputerowo, na maszynie do pisania lub ręcznie nieścieralnym atramentem), w języku polskim oraz musi być podpisana przez osobę/-y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli podpis jest nieczytelny, konieczna jest również pieczątka imienna). 4

5 2. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej zawierającej: cenę za wykonanie usługi; liczbę technik audytu i ich opisu, które będą zastosowane podczas realizacji audytu (Wykonawca jest zobowiązany do wskazania minimum jednej techniki); zaproponowany sposób doboru próby; zaproponowany poziom ufności zastosowany do badania (przy założeniu, że poziom ufności wynosi minimum 60 %) oraz zaproponowany próg istotności (przy założeniu, że próg istotności wynosi maksimum 2%); wskazanie, zgodnie z którym/-i standardem/-ami zostanie przeprowadzony audyt; termin wykonania usługi. Do oferty należy załączyć dokumenty i oświadczenia wyszczególnione w rozdziale V Specyfikacji warunków zamówienia. 3. Dokumenty przedstawione w formie kopii muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy i opatrzone podpisem osoby upoważnionej (jeżeli podpis jest nieczytelny, konieczna jest również pieczątka imienna). 4. Wszelkie poprawki dokonywane w ofercie muszą być naniesione w sposób czytelny, opatrzone datą dokonania poprawki oraz opatrzone podpisem osoby upoważnionej (jeżeli podpis jest nieczytelny, konieczna jest również pieczątka imienna). 5. Zaleca się, aby każda zapisana strona oferty wraz z załącznikami była ponumerowana i parafowana przez osobę upoważnioną oraz by oferta była zabezpieczona przed dekompletacją (zszyta, zbindowana, itp.). 6. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy złożyć w zamkniętej, nieprzezroczystej kopercie, opatrzonej danymi Wykonawcy (nazwa, adres, telefon, telefax) oraz napisem: Oferta wykonania audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok VII. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Łodzi Al. Piłsudskiego 8, Urząd Marszałkowski w Łodzi, Sekretariat Departamentu ds. PO Kapitał Ludzki lub przesłać pocztą/kurierem (za termin złożenia oferty przyjmuje się wówczas fizyczne dotarcie oferty do Zamawiającego) w terminie do dnia 12 lipca 2010 roku, do godziny VIII. Sposób obliczenia ceny 1. Cena ofertowa winna zostać określona przez Wykonawcę w polskich złotych. 2. Cenę ofertową (wartość brutto oferty) należy wyliczyć zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, póz. 535). 3. Przy wyliczaniu wartości cen poszczególnych elementów należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia ceny. Jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza niż 5, to przy zaokrągleniu drugiej cyfry nie zmienia się, jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest równa 5 lub większa, to drugą cyfrę należy zaokrąglić w górę. 5

6 4. Cena ofertowa powinna obejmować koszt wykonania usługi, zysk Wykonawcy, wymagane przepisami prawa obciążenia fiskalne oraz wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 5. Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia nie ulegnie zmianie przez cały okres realizacji zamówienia. IX. Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert Dla całości przedmiotu zamówienia: L.p. Kryterium Waga Punkty 1 Cena 30% 30 pkt 2 Liczba technik audytu, które będą zastosowane podczas realizacji audytu 30% 30 pkt 3 Zaproponowany sposób doboru próby 25% 25 pkt 4 Zaproponowany poziom ufności zastosowany do badania 15% 15 pkt gdzie: 1) Cena" - waga 30%: Nie podlegająca odrzuceniu oferta z najniższą zaoferowaną ceną otrzyma 30 punktów. Pozostałe oferty proporcjonalnie mniej punktów - ocena ofert zostanie wyliczona wg wzoru: gdzie: Wartość punktowa = 30 x (c min / cb) c min - najniższa cena spośród ofert nie odrzuconych, cb - cena oferty badanej; 2) Liczba technik audytu, które będą zastosowane podczas realizacji audytu" waga 30%: Nie podlegająca odrzuceniu oferta z największą zaproponowaną liczbą technik audytu otrzyma 30 punktów. Pozostałe oferty proporcjonalnie mniej punktów - ocena ofert zostanie wyliczona wg wzoru: gdzie: Wartość punktowa = 30 x (tb /1 max) tb - liczba technik stosowanych podczas realizacji audytu zawartych w badanej ofercie, t max - największa zaproponowana liczba technik stosowanych do audytu spośród ofert nie podlegających odrzuceniu; 3) Zaproponowany sposób doboru próby" - waga 25%: Zamawiający przyzna do 25 pkt w następujący sposób: a) 25 pkt. w przypadku weryfikowania całości dokumentacji w obszarze objętym audytem, b) 15 pkt w przypadku zastosowania statystycznych metod doboru próby, c) 10 pkt w przypadku zastosowania niestatystycznych metod doboru próby; 6

7 gdzie: 4) Zaproponowany wskaźnik poziomu ufności, wyrażony w procentach" - waga 15% (minimum stanowi wskaźnik poziomu ufności na poziomie 60%): Wartość punktowa = 15 x (pu b / pu max) pu b - wskaźnik poziomu ufności wyrażony w % zawarty w badanej ofercie, pu max - najwyższy wskaźnik ufności wyrażony w % zawarty w złożonych ofertach. Ocenę końcową oferty stanowi suma punktów uzyskanych przez ofertę Wykonawcy w czterech ww. określonych kryteriach. Oferta z największą ilością punktów zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. X. Formalności, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający: a) zamieści na stronie internetowej informację o: - wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z porównaniem złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację - Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone b) zawiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana o terminie i miejscu zawarcia umowy, przy czym umowa zostanie zawarta w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia zawiadomienia o wyborze oferty. 7