Załącznik do Uchwały Nr 1/2011 Komitetu Audytu z dnia 14 lutego 2011 r. w sprawie przyjęcia Sprawozdania z realizacji zadań Komitetu Audytu w roku 2010 SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI W ROKU 2010 ZADAŃ KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ, KTÓRYMI KIERUJE MINISTER INFRASTRUKTURY I. PODSTAWY FUNKCJONOWANIA Komitet Audytu dla działów administracji rządowej: budownictwo, gospodarka przestrzenna i mieszkaniowa, gospodarka morska, łączność i transport został powołany zarządzeniem Nr 20 Ministra Infrastruktury z dnia 12 maja 2010 r. w sprawie powołania Komitetu Audytu, zmienionym zarządzeniem Nr 36 Ministra Infrastruktury z dnia 6 października 2010 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie powołania Komitetu Audytu. Organizację i tryb pracy Komitetu Audytu określa regulamin, nadany przez Ministra Infrastruktury, na wniosek Przewodniczącego Komitetu Audytu, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 29 Ministra Infrastruktury z dnia 16 lipca 2010 r. w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu. Rok 2010 był pierwszym rokiem działania Komitetu Audytu. Komitet Audytu pracował na posiedzeniach, które prowadził Przewodniczący Komitetu Audytu. W roku 2010 odbyły się trzy posiedzenia Komitetu Audytu w następujących terminach: 5 lipca 2010 r. 30 sierpnia 2010 r. 5 listopada 2010 r., w trakcie których Komitet podjął 6 uchwał.
II. DZIAŁANIA KOMITETU AUDYTU W ramach poszczególnych zadań wymienionych w art. 289 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w 2010 r. Komitet Audytu podjął następujące działania: 1. Sygnalizowanie Ministrowi Infrastruktury istotnych ryzyk i słabości kontroli zarządczej w działach administracji rządowej, którymi kieruje, oraz proponowanie usprawnień kontroli zarządczej Plany audytu wewnętrznego na rok 2010 oraz sprawozdania jednostek w działach administracji rządowej, którymi kieruje Minister Infrastruktury, z wykonania planu audytu za rok 2009 zostały sporządzone zgodnie z wzorami wynikającymi z przepisów wykonawczych wydanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.). W związku z powyższym dokumenty te nie obejmowały kwestii niezbędnych do realizacji tego zadania Komitetu Audytu w 2010 roku. Komitet Audytu zapoznał się z analizą funkcjonowania audytu wewnętrznego w jednostkach w działach, przygotowaną przez Biuro Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Infrastruktury na podstawie zebranych planów audytu wewnętrznego na rok 2010 i sprawozdań z wykonania planów audytu wewnętrznego za rok 2009, oraz informacją na temat potencjalnych ryzyk w funkcjonowaniu audytu wewnętrznego w tych jednostkach. Członkowie Komitetu przeanalizowali, na podstawie otrzymanych materiałów, działania audytu wewnętrznego w ww. jednostkach oraz w Ministerstwie Infrastruktury, omawiając potencjalne źródła zagrożeń dla jego funkcjonowania. Zostały zidentyfikowane trzy zasadnicze źródła problemów: 1) nieobjęcie audytem wewnętrznym wszystkich obszarów działalności poszczególnych jednostek nie wszystkie jednostki zidentyfikowały obszary z podziałem na obszary działalności podstawowej i wspomagającej; 2) ogromna różnica pomiędzy cyklami audytu wewnętrznego w niektórych jednostkach cykl jest zbyt długi; 3) nieprzestrzeganie Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. 2
Generalnym problemem jest niewłaściwa identyfikacja przez komórki audytu wewnętrznego obszarów działalności jednostek, duża rozpiętość i zróżnicowanie sposobu identyfikacji obszarów działalności, identyfikacja obszarów w rozumieniu zbyt wąskim lub zbyt szerokim, bądź brak identyfikacji obszarów działalności podstawowej lub wspomagającej. Ustalono, że priorytetem jest przede wszystkim zidentyfikowanie wszystkich obszarów działalności w sposób, który odzwierciedlałby całą działalność poszczególnych jednostek. Przy identyfikacji obszarów ryzyka audytorzy wewnętrzni powinni przede wszystkim w większym stopniu uwzględniać działalność podstawową jednostki. Uzgodniono, że niezbędne jest zorganizowanie spotkania z audytorami wewnętrznymi wszystkich jednostek w działach, co umożliwi standaryzację tych obszarów, z podziałem na działalność podstawową i wspomagającą, a w konsekwencji przyczyni się do rozwiązania zidentyfikowanych problemów. Do zorganizowania spotkania z audytorami wewnętrznymi wszystkich jednostek w działach zostało zobowiązane Biuro Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Infrastruktury. Spotkanie odbyło się w siedzibie Ministerstwa Infrastruktury w dniu 27 października 2010 r. Komitet Audytu zapoznał się z informacją, przedstawioną przez Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego, dotyczącą spotkania z audytorami wewnętrznymi, na którym omówiono problemy wynikające z identyfikacji obszarów działalności jednostek, przekazano informacje na temat działań Komitetu Audytu oraz podjęto próbę ujednolicenia obszarów działalności podstawowej i wspomagającej wszystkich jednostek w działach. Członkowie Komitetu Audytu zapoznali się ze wzorem planu audytu wewnętrznego na rok 2011, opracowanym przez Biuro Audytu Wewnętrznego, omawiając zawarte we wzorze informacje i elementy wynikające z obowiązujących przepisów prawa w zakresie audytu wewnętrznego. Zaproponowano ujednolicenie skali określającej poziom ryzyka dla wszystkich jednostek. Komitet Audytu podjął uchwałę w sprawie ustalenia wzoru planu audytu wewnętrznego na rok 2011. 3
2. Wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego Komitet Audytu podjął uchwałę w sprawie wyznaczenia priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego na rok 2011. Komitet Audytu wyznaczył, jako priorytet do planu audytu wewnętrznego na rok 2011, badanie, w trakcie realizacji każdego zadania audytowego, procesu wyznaczania celów i wskaźników dla obszaru objętego zadaniem audytowym. 3. Przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia Sprawozdania z wykonania planu audytu za rok 2009 przesyłane przez komórki audytu wewnętrznego jednostek w działach nie pozwalały na wyodrębnienie istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia. Komitet Audytu rozpatrzył analizę informacji zawartych w sprawozdaniach z wykonania planu audytu za rok 2009, przygotowaną przez Biuro Audytu Wewnętrznego. 4. Przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej Komitet Audytu dokonał przeglądu sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok 2009 na podstawie analizy przygotowanej przez Biuro Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Infrastruktury. Wzór sprawozdania z wykonania planu audytu za rok 2009, zgodnie z obowiązującymi przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.), nie zawierał informacji na temat oceny kontroli zarządczej, w związku z tym zadanie to w odniesieniu do roku 2010 nie mogło być zrealizowane. 5. Monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego Członkowie Komitetu Audytu analizowali propozycje dotyczące zdefiniowania sposobu mierzenia efektywności pracy audytu wewnętrznego. Przedyskutowano propozycję dwóch standardowych mierników efektywności pracy audytu wewnętrznego. 4
Członkowie Komitetu Audytu zapoznali się również z informacjami nt. Programu zapewnienia i poprawy jakości, w tym ocen wewnętrznych i zewnętrznych obowiązujących w audycie wewnętrznym zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego. Ustalono, że poza wynikami z zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego przesyłanymi przez jednostki zobowiązane do prowadzenia audytu wewnętrznego, niezbędna jest samoocena pracy audytu wewnętrznego. Na potrzeby oceny pracy audytu wewnętrznego zaproponowano skorzystanie, po modyfikacji i dostosowaniu do obowiązujących przepisów w zakresie audytu wewnętrznego, z ankiety Ministerstwa Finansów zawartej w Wytycznych do samooceny audytu wewnętrznego w jednostce sektora finansów publicznych. Zasugerowano również stworzenie ankiety dla kierowników jednostek, w której ocenialiby prace komórki audytu wewnętrznego w danej jednostce po zakończeniu każdego roku kalendarzowego. Komitet Audytu podjął uchwałę w sprawie ustalenia jednolitego wzoru kwestionariusza samooceny komórki audytu wewnętrznego. Komitet Audytu zobowiązał Biuro Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Infrastruktury do przygotowania materiałów dotyczących monitorowania pracy audytu wewnętrznego oraz przedstawienia informacji na temat aktualnego stanu realizacji zadań zapewniających (czynności doradczych), czynności sprawdzających zaplanowanych w Planie audytu wewnętrznego na rok 2010 lub realizowanych poza planem według stanu na dzień 16 sierpnia 2010 r. w poszczególnych jednostkach w działach. Po analizie przesłanych przez jednostki materiałów dotyczących aktualnego stanu realizacji zadań audytowych, nie stwierdzono poważniejszych zagrożeń w realizacji Planów audytu wewnętrznego na rok 2010. Wyodrębniono jedynie jednostki, w których może istnieć potencjalne ryzyko w funkcjonowaniu audytu wewnętrznego. 6. Wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego Komitet Audytu podjął uchwałę w sprawie ustalenia procedury wyrażania zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego. 5
Ponadto członkowie Komitetu Audytu rozpatrzyli jeden wniosek o wyrażenie zgody na obniżenie dotychczasowego wymiaru czasu pracy audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce. Po głosowaniu nad wnioskiem zgoda została wyrażona w formie uchwały Komitetu Audytu. 7. Inne działania Komitetu Audytu Aby można było porównywać wyniki komórek audytu wewnętrznego z różnych jednostek, Komitet Audytu ustalił jednolity wzór planu audytu wewnętrznego na rok 2011, który wraz z informacją o wyznaczonym priorytecie oraz procedurą wyrażania zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego, jak również wzorem kwestionariusza samooceny audytu wewnętrznego, został przesłany do komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach administracji rządowej, którymi kieruje Minister Infrastruktury. Dodatkowo Przewodniczący Komitetu Audytu, zgodnie z dyspozycją Prezesa Rady Ministrów, wystosował pismo do jednostek zobowiązanych do prowadzenia audytu wewnętrznego, z informacją dotyczącą konieczności zwrócenia szczególnej uwagi, podczas planowania i przeprowadzania zadań w 2011 roku, na zagadnienie oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, a także na formułowanie rekomendacji w taki sposób, aby ich realizacja mogła przynieść wymierne oszczędności w wydatkach ze środków publicznych lub skuteczniejszą realizację dochodów budżetowych. Warszawa, dnia 14 lutego 2011 r. 6