Ryczałtowa metoda rozliczania kosztów ogólnych w ramach projektów w Poddziałaniu 1.3.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 Dział Finansowy NARODOWE CENTRUM BADAŃ I ROZWOJU
Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenia ryczałtowej metody rozliczania kosztów ogólnych w ramach nowych projektów z I i II osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka - tym samym wszyscy beneficjenci oraz konsorcjanci biznesowi, którzy podpisali umowy o dofinansowanie w ramach zeszłorocznego konkursu Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w Działaniu 1.3 PO IG, przechodzą na uproszczoną, ryczałtową metodę rozliczania kosztów ogólnych. 2
Koszty ogólne rozliczone ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent i konsorcjant biznesowy nie mają obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu realizacji projektu. 3
W ramach jednego projektu nie jest możliwe rozliczanie części kosztów ogólnych metodą ryczałtową, a pozostałej części na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. W przypadku rozliczania kosztów ogólnych metodą ryczałtową wypłata dofinansowania na pokrycie kosztów ogólnych uzależniona jest od ponoszenia wydatków innych niż koszty ogólne (wniosek o płatność nie może zawierać jedynie kategorii kosztów ogólnych występujących samodzielnie). 4
W związku z wprowadzeniem ryczałtowej metody rozliczania kosztów ogólnych konieczne jest wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie oraz Harmonogramu rzeczowo finansowego. Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie przekaże beneficjentom aneks do umowy o dofinansowanie oraz informację na temat koniecznych zmian w Harmonogramie. 5
Do momentu podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie wprowadzającego regulacje dotyczące rozliczania kosztów ogólnych metodą ryczałtową nie należy składać wniosków o płatność rozliczających poniesione koszty (refundacji oraz rozliczenia zaliczek). Weryfikacja już złożonych wniosków o płatność zostanie wstrzymana (nie dotyczy wniosków o płatność zaliczkową). 6
Procentowe wskaźniki kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem (dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych), zgodne z wykazanymi we wniosku o dofinansowanie (nie większe jednak niż 17% dla beneficjenta oraz 6% dla konsorcjanta biznesowego), zostaną określone w umowie o dofinansowanie. Wskaźniki te będą podstawą do rozliczania kosztów ogólnych we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia kosztów bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach PO IG. 7
Procentowy wskaźnik kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem to stosunek wykazanych w Harmonogramie rzeczowo - finansowym dołączonym do wniosku o dofinansowanie kwalifikowanych kosztów ogólnych do sumy kosztów kwalifikowanych wykazanych w pozostałych kategoriach. O wskaźnik ryczałtu kosztów ogólnych (%) = ----------------------- * 100 W+A+G+E+Op Wskaźnik ryczałtu kosztów ogólnych zostanie wyliczony oddzielnie dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych. 8
W przypadku zlecania przez beneficjenta lub konsorcjanta biznesowego realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz podstawa wyliczenia kwoty kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość zleconych zadań (poprzez pomniejszenia wartości kosztów bezpośrednich). Jako zlecenie zadań merytorycznych należy rozumieć powierzenie podmiotom zewnętrznym (wykonawcom) realizacji istotnej części zadania lub jego całości. 9
Na wysokość kosztów ogólnych rozliczonych ryczałtem mają wpływ nie tylko koszty bezpośrednie wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które dokonywane są w ramach projektu, np. w związku korektami finansowymi. W przypadku uznania (np. przez zespół kontrolny) za niekwalifikowany kosztu bezpośredniego, w stosunku do którego zostały naliczone ryczałtem koszty ogólne, odpowiedniemu pomniejszeniu ulegają także rozliczone koszty ogólne (kwota korekty zostaje odpowiednio powiększona o wskaźnik ryczałtu). 10
Rodzaje kosztów wskazane w katalogu kosztów ogólnych nie mogą zostać wykazane w ramach kosztów bezpośrednich projektu w trakcie sprawdzania wniosku o płatność zostanie zweryfikowane czy w zestawieniu poniesionych kosztów bezpośrednich nie zostały wykazane koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową. 11
Do kategorii kosztów ogólnych należą (jest to katalog zamknięty): koszty wynajmu lub utrzymania budynków niezbędnych dla realizacji projektu, tj.: koszty wynajmu, czynszu lub amortyzacji budynków administracyjnych, koszty mediów, koszty sprzątania i ochrony pomieszczeń, koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu; koszty administracyjne, tj.: opłaty za telefony, Internet, usługi pocztowe i kurierskie, opłaty skarbowe i notarialne, BHP, usługi bankowe, koszty ubezpieczeń majątkowych, zakup materiałów biurowych; 12
koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy personelu zarządzającego oraz personelu wsparcia; inne niż koszty wynagrodzeń koszty związane z zatrudnionym personelem tj. delegacje; koszty zakupu usług zewnętrznych, obejmujących usługi księgowe, audytu (w tym koszty usług w zakresie obowiązkowego audytu zewnętrznego), usługi prawne, które nie stanowią elementu stałej lub okresowej działalności beneficjenta lub konsorcjanta biznesowego, ani nie są związane z jego bieżącymi wydatkami operacyjnymi, zakup ogłoszeń prasowych, usługi drukarskie i usługi kopiowania dokumentów. 13
W niektórych, szczególnych przypadkach możliwa jest sytuacja w której ww. rodzaje kosztów, ze względu na swoje zastosowanie, nie są zaliczane do kosztów ogólnych i w związku z tym zostały ujęte w Harmonogramie finansowo rzeczowym w kategoriach innych niż koszty ogólne. W takim wypadku koszty te są wciąż ponoszone i rozliczone na podstawie dokumentów księgowych, jako koszty bezpośrednie. 14
Wykazywanie kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem we wniosku o płatność Generator wniosków o płatność oraz Karty rozliczenia zadań 15
Generator wniosków o płatność tabela 11 Zestawienie dokumentów Kwoty ryczałtu kosztów ogólnych dla badań przemysłowych i prac rozwojowych należy umieścić jako oddzielne pozycje na końcu tabeli nr 11 - Zestawienie dokumentów. 16
Karta rozliczenia zadania W Karcie rozliczenia zadania należy wykazywać tylko koszty bezpośrednie kwota ryczałtu, łączna kwota kosztów kwalifikowanych oraz dofinansowanie dla zadania zostaną wyliczone automatycznie. 17
Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla badań przemysłowych W Karcie podsumowania wydatków kwalifikowanych zostaną automatycznie podsumowane dofinansowanie oraz koszty kwalifikowane (łącznie z ryczałtem kosztów ogólnych) wykazane w poszczególnych zadaniach. UWAGA!!! Należy przygotować oddzielną Kartę podsumowania dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych. 18
Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla projektu W Karcie podsumowania wydatków kwalifikowanych dla projektu zostaną automatycznie podsumowane koszty kwalifikowane oraz dofinansowanie z Karty podsumowania wydatków kwalifikowanych dla badań przemysłowych oraz z Karty podsumowania wydatków kwalifikowanych dla prac rozwojowych 19
Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla projektu Kwota kosztów kwalifikowanych objętych bieżącym wnioskiem = Suma wydatków kwalifikowalnych tabeli 11 wniosku o płatność = Suma wydatków kwalifikowalnych tabeli 13 wniosku o płatność 20
Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla projektu Dofinansowanie wydatków objętych bieżącym wnioskiem = pkt. 10 wniosku o płatność (czyli wypłacone przez Instytucję Pośredniczącą dofinansowanie) 21
Generator wniosków o płatność pkt 9 i 10 Poz. 9 = Suma wydatków kwalifikowalnych wykazanych w tabeli nr 11 Poz. 10 = Kwota dofinansowania 22
UWAGA!!! Sumę kwot ryczałtu kosztów ogólnych wykazanych w tabeli 11 wniosku o płatność należy również podać w części sprawozdawczej wniosku o płatność w tabeli 13 Postęp rzeczowo-finansowy w pozycji: W tym wydatki związane z kosztami pośrednimi/ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo. 23
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ 24