ZAPYTANIE OFERTOWE na realizację trzech filmów krótkometrażowych w ramach projektu Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych Nr postępowania: 16/2014/TP, data: 22.12.2014 r. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych ul. Bitwy Warszawskiej 1920 roku 10, 02-366 Warszawa 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych jako podmiot realizujący w partnerstwie z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Polską Organizacją Pracodawców Osób Niepełnosprawnych oraz KARE, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON projekty systemowe, projekt pn. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ogłasza nabór ofert na usługę polegającą na realizacji trzech filmów krótkometrażowych w ramach ww. projektu. 3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) 92111250-9 Produkcja filmów informacyjnych. 4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY Do zakresu zadań wykonawcy należeć będzie: I. Realizacja trzech filmów krótkometrażowych w standardzie FUL HD 16:9: (1080p) oraz przekonwertowanie ich na format DVD: 1. 30- minutowy film instruktażowy obrazujący działania związane z aktywizacją społecznozawodową osób z niepełnosprawnościami. Film ma obrazować w szczególności całościowe ujęcie wsparcia podczas procesu zatrudnienia wspomaganego osoby z niepełnosprawnością oraz różnorodność branż i stanowisk pracy, na jakich zatrudniane są osoby z niepełnosprawnością. Do przygotowania filmu wykorzystane zostaną działania realizowane przez organizacje pozarządowe realizujące zatrudnienie wspomagane zgodne z definicją Europejskiej Unii Zatrudnienia Wspomaganego. a) Odbiorcami filmu będą przyszli lub obecni trenerzy pracy, osoby szkolące trenerów pracy, osoby zarządzające pracą trenerów pracy i innych specjalistów merytorycznych realizujących wsparcie zgodnie z metodologią zatrudnienia wspomaganego. b) Film ten powinien uwzględniać wszystkie aspekty procesu zatrudnienia wspomaganego. c) W filmie należy uwzględnić: 1
krótkie omówienie idei zatrudnienia wspomaganego oraz korzyści płynących z wykorzystania tej metody dla osób niepełnosprawnych i społeczeństwa; różne rodzaje niepełnosprawności i podkreślenie najważniejszych zasad komunikowania się z osobami wymagającymi alternatywnych form komunikacji; odpowiednio dobrane przykłady, które będą podkreślały, że nie rodzaj niepełnosprawności a poziom funkcjonowania osoby kwalifikuje ją do wsparcia trenera pracy; schemat ścieżki wsparcia osoby niepełnosprawnej (5 etapów zatrudnienia wspomaganego: zaangażowanie, tworzenie profilu zawodowego, znajdowanie pracy, zaangażowanie pracodawcy, wsparcie w miejscu pracy i po za nim); w filmie powinien być obraz i narrator. 2. 15- minutowy film informacyjny, którego odbiorcami będą potencjalni pracodawcy osób z niepełnosprawnościami (zatrudnianych przy wsparciu trenera pracy). a) Film ma za zadanie przedstawić pokrótce czym jest zatrudnienie wspomagane, jakie ma obowiązki trener pracy, jak wygląda współpraca z trenerem, pracodawcą, osobą z niepełnosprawnością. b) W filmie powinny zostać uwzględnione wypowiedzi trenerów pracy, osób niepełnosprawnych oraz pracodawców zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami przy wsparciu trenera pracy (należy uwzględnić rozmowy z bezpośrednimi przełożonymi, jak i współpracownikami). Film ten powinien zachęcać innych pracodawców do zatrudniania osób z niepełnosprawnościami przy wsparciu trenerów pracy, a także tłumaczyć na czym polega zatrudnienie wspomagane. c) W filmie należy przedstawić osoby z niepełnosprawnościami na ich stanowiskach pracy. 3. 15- minutowy film informacyjny, którego odbiorcami będą osoby z niepełnosprawnościami oraz ich rodziny i osoby z najbliższego otoczenia, w tym profesjonaliści na co dzień pracujący z osobami niepełnosprawnymi w placówkach dziennego pobytu. a) Film ma za zadanie przedstawić czym jest zatrudnienie wspomagane, jakie obowiązki ma trener pracy, jak wygląda współpraca z trenerem, pracodawcą, osobą z niepełnosprawnością i jej najbliższym otoczeniem. b) Film powinien zachęcać do współpracy z trenerem pracy zarówno osoby z niepełnosprawnościami, jak i ich najbliższych, a także kierownictwo placówek dziennego pobytu. c) Film powinien pokazywać przykłady dobrych praktyk we współpracy placówek z trenerami pracy. II. Realizacja trzech filmów krótkometrażowych będzie odbywać się w oparciu o scenariusz przygotowany przez Zamawiającego w konsultacji z Wykonawcą. Wykonawca w ramach zamówienia zobowiązany będzie do realizacji zdjęć filmowych we wskazanych przez Zamawiającego miejscach, ich montażu w systemie nieliniowym oraz całą postprodukcję (digitalizacja materiału, korekcja barwna, udźwiękowienie filmu wraz z 2 wersjami językowymi polska, angielska, ilustracja muzyczna, wykorzystanie narracji profesjonalnego lektora, z dodatkowymi opcjami odtworzenia filmów w wersjach: z napisami dla osób słabosłyszących, z tłumaczeniem na jęz. migowy (PJM) dla osób niesłyszących oraz z audiodeskrypcją dla osób niewidomych). 2
III. Każdy z filmów musi zawierać informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. IV. Opracowanie, skład i druk trzech folderów po 1000 sztuk każdy służących jako opakowanie na płytę: a. format gotowego wyrobu: 140 x 235 mm, b. arkusz, format po rozłożeniu: 560 x 235, 4 str., c. kolorystyka: 4 + 4, d. papier: kreda 300 mat, e. laminowany 2-str. Folia gloss 1+1, f. bigowanie, g. montaż folderka (falcowanie w ołtarzyk, przyklejanie gąbki mocującej DVD). V. Sporządzenie po 1000 kopii każdego z filmów na nośniku DVD5 wraz z nadrukiem i dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego. VI. Przygotowanie dokumentacji zdjęciowej z planu do każdego filmu. VII. Sporządzenie każdego z filmów w formacie HD (1080p MP4 H.264/AVC) do zamieszczenia w Internecie i dostarczenie na nośniku do siedziby Zamawiającego. VIII. Przekazanie bezterminowo prawa do wykorzystywania wykonanych filmów lub ich części na następujących polach eksploatacji: utrwalenie, kopiowanie, wprowadzenie do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych, wystawianie lub publiczną prezentację (na ekranie), w tym podczas seminariów i konferencji, wykorzystywanie w materiałach wydawniczych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audiowizualnych i komputerowych, prawo do korzystania z dzieł w całości lub z części oraz ich łączenia z innymi dziełami, opracowania poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, modyfikację, tłumaczenie na różne języki, zmianę barw, wielkości i treści całości lub ich części, publikacji i rozpowszechniania w całości lub w części za pomocą wizji lub fonii przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną, nadawanie za pośrednictwem satelity, równoległe i integralne nadawanie dzieła przez inną organizację radiową bądź telewizyjną, transmisję komputerową (sieć szerokiego dostępu, Internet) łącznie z utrwaleniem w pamięci RAM oraz zezwalaniem na tworzenie i nadawanie kompilacji. 5. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO Zamawiający zobowiązany będzie do: 1. przekazania Wykonawcy adresów realizacji nagrań; 2. przekazania Wykonawcy uzgodnionego scenariusza, 3. bieżącej współpracy przy realizacji zdjęć. 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania usługi: od dnia podpisania umowy do dnia 28.02.2014 r. 2. Miejsce wykonania zamówienia: woj. dolnośląskie, mazowieckie, podkarpackie, podlaskie, pomorskie. 3
7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: 1. posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w realizacji filmów krótkometrażowych; 2. wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizował co najmniej 4 (cztery) usługi - minimum 20-minutowe filmy dokumentalne z zakresu odpowiadającego przedmiotowi niniejszego zamówienia, w tym jedną o wartości nie mniejszej niż 80.000 zł. brutto oraz przedstawi wykaz dokumentów potwierdzających, że usługi zostały wykonane należycie. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 8. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Oferta. 2. Wykaz zrealizowanych co najmniej 4 usług, o których mowa w pkt 7.2 wraz z dokumentami potwierdzającym, że usługi zostały wykonane należycie, 3. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 5. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 9. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim. Kompletna oferta musi zawierać: 1) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, e-mail); 2) proponowaną cenę (netto i brutto) za wykonanie zamówienia; 3) wykaz zrealizowanych co najmniej 4 usług, o których mowa w pkt 7.2 wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane należycie; 4) kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 5) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania; 4
6) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania. 11. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Joanna Wojtyńska, Dyrektor Biura PFON, e-mail: joanna.wojtynska@pfon.org 12. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę (skan) należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@pfon.org w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12.01.2015 r. do godz. 14:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty. W temacie wiadomości należy wpisać Realizacja filmów - oferta". 13. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1. cena za realizację zamówienia max 70 pkt; 2. liczba wykonanych filmów krótkometrażowych z zakresu odpowiadającego przedmiotowi niniejszego zamówienia max 30 pkt. 14. SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt. 1. Punktacja dla kryterium cena za realizację zamówienia - ocena na podstawie ceny wskazanej przez Wykonawcę w ofercie. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 70. Oferta z najniższą ceną otrzyma 70 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: C = (C min / Co x ) x 70 pkt gdzie: C liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium ceny C min najniższa cena brutto spośród złożonych ofert Co x cena z oferty ocenianej 2. Punktacja dla kryterium liczba zrealizowanych filmów krótkometrażowych z zakresu odpowiadającego przedmiotowi niniejszego zamówienia - ocena na podstawie Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz wykazu zrealizowanych filmów przez Wykonawcę. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 30. Oferta z największą liczbą filmów otrzyma 30 punktów. 5
Punkty zostaną obliczone wg wzoru: F = (Fo x / F max) x 30 pkt. gdzie: F liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium liczby filmów Fo x liczba zrealizowanych filmów z oferty ocenianej F max największa liczba zrealizowanych filmów spośród złożonych ofert Suma punktów oferty zostanie obliczona według wzoru: S x = C + F gdzie: S x suma punktów oferty C punkty za kryterium cena za realizację zamówienia F punkty za kryterium liczba zrealizowanych filmów krótkometrażowych z zakresu odpowiadającego przedmiotowi niniejszego zamówienia. Suma punktów oferty zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród nich wybierze ofertę z niższą ceną. 15. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. 16. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 12.02.2015 r. 17. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. 18. FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych. 19. UWAGI KOŃCOWE a) Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami 6
wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. b) Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Polskiego Forum Osób Niepełnosprawnych do zawarcia umowy. PFON może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. 20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych 22.12.2014 r. (data i podpis) 7