Zała cznik nr 4 Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na dostawie i wdrożeniu Modułu płatności zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP w portalu ieczorna.pl w ramach realizacji projektu pn.: Stworzenie portalu dla teatrów, oper i obywateli do propagowania kultury i sztuki zawierający moduł finansowo-księgowy, fakturowania, formularzy i umów elektronicznych, w tym także rozliczenia z Profilu Młodego Twórcy. Moduł ERP będzie przeznaczony do obsługi rozliczeń dokonywanych z użytkownikami portalu ieczorna.pl. 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Modułu płatności zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP w portalu ieczorna.pl zwanego dalej Modułem ERP przeznaczonego do obsługi rozliczeń dokonywanych z użytkownikami serwisu ieczorna.pl w szczególności: - wykonanie analizy przedwdrożeniowej dla Modułu płatności ERP mającej na celu uzyskanie wiedzy niezbędnej do pełnego wdrożenia Modułu zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami zamawiającego, oraz określenie szczegółowej koncepcji wdrożenia; - wdrożenie i integrację Modułu płatności ERP z systemem zarządzania treścią CMS Drupal 7.x lub wyższy, na którym stworzono serwis internetowy ieczorna.pl; - dostawę licencji bezterminowych wdrożonego oprogramowania w uzgodnionym z Zamawiającym terminie; - opracowanie dokumentacji powdrożeniowej i pełnej dokumentacji dotyczącej wdrożenia Modułu płatności ERP; - przeprowadzenie testów zgodności pracy Modułu płatności ERP z założeniami określonymi w dokumentacji dotyczącej wdrożenia; - dostarczenie dokumentacji wdrożonego Modułu płatności ERP, instrukcji obsługi dla administratorów w wersji elektronicznej, w języku polskim, pozwalającej Zamawiającemu na samodzielne uczenie się obsługi poszczególnych funkcjonalności Modułu płatności ERP; - udzielenie Zamawiającemu wieczystych licencji na korzystanie z Modułu płatności ERP dla 2 użytkowników. Zamawiający zastrzega sobie, iż podana liczba użytkowników może ulec zmianie w wyniku przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej; - świadczenie opieki serwisowej na wdrożony Moduł płatności ERP i inne oprogramowanie niezbędne do prawidłowego działania Modułu przez okres określony w Umowie. 2. Zaoferowany Moduł płatności ERP musi spełniać wszystkie parametry wyszczególnione przez Zamawiającego jako warunki wymagane (oznaczone w kolumnie literą ) w punkcie 11. arunki i parametry wymagane i dodatkowe. 3. Pożądanym jest, by Moduł płatności ERP spełniał rozwiązania dodatkowe (oznaczone w kolumnie literą D ), które zostały wyszczególnione w punkcie 11. arunki i parametry wymagane i dodatkowe., za które zostaną przyznane dodatkowe punkty.
4. Zaoferowany Moduł płatności ERP musi być kompletny i gotowy do użytkowania. 5. Oprogramowanie Modułu płatności ERP musi być obsługiwane w języku polskim. 6. przypadku dostarczenia Modułu płatności ERP niespełniającego wymagań (wadliwego) oraz niespełniającego warunków zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania wymiany wadliwego lub niezgodnego z warunkami zamówienia przedmiotu umowy na nowy, wolny od wad oraz zgodny z opisem przedmiotu zamówienia 7. Instalację i uruchomienie systemu oraz przeglądy i serwis w okresie gwarancyjnym, zapewni ykonawca i koszty te winny być wliczone w cenę Moduł płatności ERP. 8. Odbioru przedmiotu zamówienia na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego dokona po konsultacji z przedstawicielem ykonawcy upoważniony pracownik Zamawiającego 9. Minimalne wymagane warunki opieki serwisowej i licencji: a) Opieka serwisowa ykonawca zapewni pełną funkcjonalność Modułu płatności ERP do dnia 31.05.2014 r. oraz bezpłatne dostarczanie nowych wersji oprogramowania do dnia 30.06.2014 r. w związku z adaptacją do przepisów obowiązującego prawa, wprowadzanie zmian do dokumentacji wynikających ze zmiany przepisów prawnych jak i zmian wymaganych przez Zamawiającego. Nowa wersja oprogramowania powinna być wdrożona na dzień przed wejściem zmian przepisów obowiązującego prawa. Ponadto wymagany jest następujący minimalny zakres usług serwisowych: - dostęp do internetowego systemu obsługi w sposób ciągły, 24 godziny na dobę, jako podstawowego kanału zgłaszania błędów Modułu płatności ERP oraz sugestii dotyczących optymalizacji działania Modułu płatności ERP; - udzielanie odpowiedzi na pytania związane z działaniem Modułu płatności ERP zgłoszone telefonicznie w wymiarze minimum 5 godzin miesięcznie; - identyfikacja i usuwanie błędów Modułu płatności ERP zgłoszonych przez Zamawiającego w następującym reżimie: naprawa błędu powodującego nieprawidłowe działanie Modułu płatności ERP uniemożliwiające prowadzenie pracy z wykorzystaniem tegoż Modułu w nieprzekraczalnym terminie 1 dzień roboczy; naprawa usterki Modułu płatności ERP powodującej nieprawidłowe działanie Modułu, które nie powodują uniemożliwienia dalszej pracy z wykorzystaniem Modułu w nieprzekraczalnym terminie 7 dni roboczych. - nadzór nad zgodnością Modułu płatności ERP z powszechnie obowiązującymi aktami prawa polskiego i wspólnotowego; - usuwanie błędów Modułu płatności ERP zidentyfikowanych przez ykonawcę; - dostarczanie nowych wersji funkcjonalności Modułu płatności ERP, bez ponoszenia dodatkowych opłat licencyjnych przez Zamawiającego w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. b) ymagania dotyczące licencji - ykonawca musi posiadać prawa autorskie lub umowę z producentem do dysponowania i modyfikacji kodów źródłowych bez utraty gwarancji i praw licencyjnych Modułu płatności ERP;
- Zamawiający dopuszcza wykorzystanie przez ykonawcę gotowych modułów opartych na tzw. licencji otwartego oprogramowania; - ykonawca zobowiązany jest do udzielenia Zamawiającemu licencji na korzystanie ze wszystkich zamówionych funkcjonalności Modułu płatności ERP na czas nieokreślony oraz dostarczenia licencji na czas nieokreślony na korzystanie z wszystkich innych programów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Modułu płatności ERP, do których ykonawca nie posiada praw autorskich. 10. Opis funkcjonalny przedmiotu zamówienia a) Struktura Modułu płatności ERP: b) Opis działania Modułu płatności ERP: Moduł płatności będzie wykorzystany do przeprowadzania rozliczeń z użytkownikami Portalu. szelkie transakcje będą w miarę możliwości organizacyjnych i prawnych dokonywały się automatycznie i na żądanie klienta. Ponadto moduł ten umożliwi tworzenie zestawień i prezentacji, aby dawać nioskodawcy pogląd na sytuację finansową przedsięwzięcia. Każdy użytkownik zakładający tzw. Profil Młodego Twórcy na wstępie będzie wypleniał formularz oraz akceptował umowę umożliwiającą mu korzystanie z serwisu i pobieranie wynagrodzenia za tworzone przez siebie treści. Dane z formularzy będą gromadzone w bazie danych użytkowników portalu ieczorna.pl. Baza ta musi pozwalać na przechowywanie danych ok. 2000 użytkowników z możliwością przyszłej rozbudowy co najmniej do 10000 użytkowników. Po elektronicznej akceptacji umowy i opłaceniu abonamentu może korzystać z dostępnych opcji konta. ramach tzw. Profilu Młodego Twórcy może publikować na portalu ieczorna.pl swoje treści i pobierać wynagrodzenie za ich odtwarzanie od innych użytkowników. Gdy użytkownik uzbiera określoną kwotę z prowizji, na jego panelu administracyjnym pojawi się przycisk umożliwiający zlecenie wypłaty pieniędzy przez co wygenerowane zostanie polecenie wypłaty dla administratorów portalu. łaściciel profilu będzie miał możliwość wystawienia faktury lub rachunku (w zależności od formy prawnej jaką posiada jaką umowę podpisał). Moduł płatności ERP musi posiadać możliwość dokonywania płatności elektronicznych za pośrednictwem kart płatniczych i tzw. eprzelewów z polskich banków za korzystanie z niektórych funkcjonalności dostępnych na portalu. Zleceniodawca musi posiadać możliwość dostępu poprzez panel administracyjny dla administratora portalu ieczorna.pl do informacji nt. aktywności użytkowników i rozliczeń dokonywanych na portalu ieczorna.pl w następujących ujęciach: - rozliczenia finansowe z poszczególnymi użytkownikami, - rozliczenia finansowe z tytułu korzystania z poszczególnych funkcjonalności portalu ieczorna.pl (np. płatne treści, abonamenty itp.)
Zleceniodawca musi mieć możliwość generowania zbiorczych zestawień okresowych i raportów finansowych ukazujących aktualną sytuację finansową przedsięwzięcia. c) Możliwość przyszłej rozbudowy Modułu płatności ERP o dodatkowe funkcjonalności tj.: - Moduł rezerwacji online umożliwiający dokonywanie przez Użytkowników portalu rezerwacji miejsc lub biletów na interesujący spektakl czy też sprawdzenie dostępności miejsc/sali koncertowej, studia nagrań itp. Moduł rezerwacji online będzie w przyszłości zintegrowany z funkcjonalnością Profilu producenckiego i będzie umożliwiał dokonanie rezerwacji w danym teatrze czy operze, która posiadać będzie konto w portalu ieczorna.pl. Użytkownik będzie mógł swobodnie dobrać termin, miejsce i dowiedzieć się wszelkich szczegółów bez konieczności kontaktu telefonicznego z recepcją. - Panel administracyjny dla użytkowników tzw. profilu profesjonalnego (instytucje kultury teatry, opery, galerie, domy kultury) pozwalającego m.in. na obsługę rozliczeń Użytkowników tzw. Profilu profesjonalnego za usługi świadczone przez portal ieczorna.pl. - hurtowa wysyłka e-maili do użytkowników z poziomu panelu administracyjnego dla administratorów portalu ieczorna.pl 11. arunki i parametry wymagane oraz dodatkowe skazane jest spełnienie przez stworzony Moduł płatności ERP wszystkich podanych poniżej warunków. arunki wymagane oznaczone literą muszą być spełnione. Ich niespełnienie skutkuje odrzuceniem oferty. Niespełnienie warunków dodatkowych oznaczonych literą D nie spowoduje odrzucenia oferty. Funkcjonalności wykazane przez ykonawcę jako spełnione stanowią element oferty i zostaną uwzględnione w umowie: arunki i parametry Integracja Modułu płatności ERP z systemem zarządzania treścią CMS Drupal 7.x lub wyższym, na którym stworzono portal ieczorna.pl Rodzaj warunku ( wymagany, D- dodatkowy) arunki techniczne umożliwiające stworzenie i przechowywanie bazy danych ok. 2000 użytkowników portalu ieczorna.pl z możliwością przyszłego zwiększenia liczby użytkowników co najmniej do 10000 użytkowników. Baza danych będzie tworzona na podstawie danych użykowników wpisywanych i modyfikowanych za pomocą formularza. Formularz danych użytkownika uzupełniany przy rejestracji. Możliwość uzupełnienia i modyfikacji danych po dokonaniu rejestracji.
Zdalna obsługa paneli administracyjnych bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerze Obsługa płatności internetowych za pośrednictwem kart płatniczych i tzw. eprzelewów z polskich banków Automatyczne generowanie dokumentów finansowych Możliwość generowania przez administratorów portalu okresowych zestawień i raportów finansowych yświetlanie informacji nt. rozliczeń dokonywanych z użytkownikami portalu (w tym także rozliczenia z Profilu Młodego Twórcy) Zgodność z aktualnymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa polskiego i prawa UE, a w szczególności zgodność z: - Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.); - Ustawa o rachunkowości z dnia 29.09.1994 (Dz. U. Nr 121, poz. 591 tekst jedn.); - Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z dnia 3 grudnia 2013 r.(dz. U. z 2013 r. poz. 1485); - Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26.07.1991 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 tekst jedn.); - Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15.02.1992 (Dz. U. Nr 21, poz. 86 tekst jedn.). Możliwość przyszłej rozbudowy Modułu płatności ERP o funkcjonalność Modułu rezerwacji online umożliwiającego dokonywanie przez Użytkowników portalu rezerwacji miejsc lub biletów na interesujący spektakl czy też sprawdzenie dostępności miejsc/sali koncertowej, studia nagrań itp. Możliwość przyszłej rozbudowy Modułu płatności ERP o panel administracyjny dla użytkowników tzw. profilu profesjonalnego (instytucje kultury teatry, opery, galerie, domy kultury) pozwalający m.in. na obsługę rozliczeń Użytkowników tzw. Profilu profesjonalnego za usługi świadczone przez portal ieczorna.pl. Możliwość przyszłej rozbudowy Modułu płatności ERP o funkcjonalność hurtowej wysyłki e-maili do użytkowników portalu ieczorna.pl z poziomu panelu administracyjnego dla administratorów D