Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Niniejszy dokument precyzuje szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia poprzez określenie: 1. wymagań w zakresie usług realizowanych w ramach przedmiotu zamówienia, 2. wymagań w zakresie dokumentacji, która ma być wytwarzana w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, 3. wymagań w zakresie formuły realizacyjnej, 4. wymagań w zakresie zlecania i akceptacji usług, 5. miejsca realizacji zamówienia i innych wymagań. 1 Wymagania w zakresie usług realizowanych w ramach przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych w zakresie przygotowania i zarządzania realizacją projektu pn. Informatyzacja JST z zastosowaniem technologii przetwarzania w chmurze, projektu pn. epuap2 oraz projektu pn. System Informatyczny Powiadamiania Ratunkowego. 2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie wykonywał usługi obejmujące: 1) Doradztwo strategiczne m. in. w zakresie planowania projektów, analizy wymagań, opracowania architektury, opracowania dokumentacji oraz ewentualnych zmian w przepisach prawa dotyczących obszarów działania prowadzonych projektów; 2) Wsparcie zespołów wykonawczych Zamawiającego w zakresie zarządzania programami, portfelami projektów oraz projektem i zorganizowania Biura Projektu oraz wykonywanie prac zleconych przez biuro projektu Zamawiającego, w tym w szczególności: opracowanie niezbędnej dokumentacji, wsparcie w toku udzielania zamówień publicznych w trakcie realizacji projektów, wsparcie w zakresie pozyskiwania i kontroli finansów projektowych w tym pozyskiwanie funduszy pomocowych UE, wsparcie w zakresie strategii komunikacji, wsparcie w toku odbiorów produktów wytwarzanych w ramach poszczególnych projektów. 3. Usługi doradztwa strategicznego oraz wsparcia zespołów wykonawczych Zamawiającego realizowane przez Wykonawcę polegać będą na udziale po stronie Zamawiającego w pracach w poniższych obszarach: 1) Inicjowanie projektu a) Dopracowanie wizji i koncepcji projektu; b) Definiowanie celów biznesowych we współpracy z zamawiającym; c) Organizacja projektu; d) Opracowanie dokumentacji dla zamówień realizowanych w ramach projektu;
e) Przeprowadzenie procedury zamówień publicznych (w tym: odpowiedzi na pytania, negocjacje, etc.). 2) Realizacja projektu a) Planowanie, harmonogramowanie; b) Definiowanie wymagań; c) Ocena postępów prac d) Przeglądy jakości; e) Plany testów i testy; f) Odbiory produktów i etapów; 3) Zamykanie projektu a) W tym: zaprojektowanie utrzymania, przekazanie do utrzymania. 4. W ramach usług Doradztwa strategicznego, Wykonawca będzie wykonywał określone poniżej usługi: 1) definiowanie we współpracy z Zamawiającym celów biznesowych oraz koordynacja ich realizacji w ramach wspieranych projektów informatycznych zgodnie z założeniami Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa oraz Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2) określenie standardów i wymagań w zakresie narzędzi wykorzystywanych w poszczególnych obszarach zarządzania projektami oraz monitorowanie stosowania przyjętych standardów, 3) identyfikacja ograniczeń projektowych natury technicznej, prawnej i organizacyjnej związanych z realizacją projektu, 4) wsparcie Zamawiającego w zakresie planowania oraz przygotowywania projektów do realizacji, w tym: a) opracowywanie, uaktualnianie i przygotowywanie projektów strategicznych dokumentów projektowych (np.: master plany, studia wykonalności), zgodnie z wytycznymi, które ich dotyczą, b) analiza wymagań i opracowanie propozycji założeń architektury dla systemów teleinformatycznych wdrażanych w ramach wspieranych projektów informatycznych, w zakresie architektury biznesowej, architektury danych, architektury aplikacji oraz architektury technicznej, c) zbieranie danych źródłowych i opracowywanie projektów dokumentów analitycznych na temat procesów oraz systemów działających w poszczególnych urzędach, czy jednostkach zaangażowanych w realizację, bądź wdrożenie produktów projektu, 5) opracowanie propozycji szczegółowego Planu Realizacji Projektu, zawierającego miedzy innymi: a) raport wstępny, przedstawiający informacje na temat podejścia i koncepcji zakładanych działań, metodyki prac, szczegółowego harmonogramu w odniesieniu do wszystkich działań, częstotliwości spotkań roboczych etc., b) raport końcowy, sporządzony i dostarczony nie później niż dwa miesiące po zakończeniu realizacji Projektu opisujący w sposób kompletny wszystkie przeprowadzone działania oraz wnioski i rekomendacje, jak również inne istotne, uzgodnione elementy, 6) opracowanie propozycji harmonogramu (planu bazowego) realizacji projektu z punktu widzenia Zamawiającego i dokonanie jego konfrontacji z dokumentami
normującymi jego realizację (np. Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, porozumienia o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 Priorytet VII Społeczeństwo informacyjne Budowa elektronicznej administracji, tj.: Informatyzacja JST z zastosowaniem technologii przetwarzania w chmurze nr POIG.07.01.00-00-054/12-00 z dnia 05.04.2013 r.; - epuap2 nr POIG.07.01.00-00-004/08-00 z dnia 03.06.2008 r. z późniejszymi zmianami; System Informatyczny Powiadamiania Ratunkowego nr POIG.07.01.00-00- 024/09-00 z dnia 30.07.2010 r. z późniejszymi zmianami); 7) monitorowanie realizacji Projektów w aspekcie osiągnięcia określonych celów biznesowych Zamawiającego, 8) opracowanie dokumentacji oraz ewentualnych propozycji zmian w przepisach prawa dotyczących obszarów działania prowadzonych projektów, 5. W ramach usług Wsparcia zespołów wykonawczych Zamawiającego w zakresie zarządzania projektami i organizacji biura projektów, Wykonawca będzie wykonywał określone poniżej usługi: 1) stworzenie procedur działania oraz prowadzenie Biura Projektów, odpowiedzialnego za zarządzanie wspieranymi projektami informatycznymi, z uwzględnieniem m.in. skali projektów realizowanych przez Zamawiającego i zależności między tymi projektami, 2) stworzenie propozycji struktury organizacyjnej projektu wraz ze wskazaniem dostępnych na rynku szkoleń, które powinny zostać ukończone przez członków zespołu projektowego po stronie Zamawiającego, 3) udział w opracowywaniu procedur i dokumentów obejmujących: a) opracowywanie i zarządzanie szczegółowymi planami poszczególnych etapów/podprojektów zawierających m.in. podział na etapy, harmonogram, propozycje planu wydatków, b) opracowywanie dla projektu i każdego podprojektu katalogu produktów (w tym produkty zarządcze i specjalistyczne) i usług realizowanych w jego ramach, 4) opracowanie propozycji planu kontroli jakości, włączając opracowanie standardów tworzenia dokumentacji, 5) przeglądy i opiniowanie dokumentacji, 6) komunikację oraz wymianę informacji i doświadczeń pomiędzy poszczególnymi jednostkami zaangażowanymi w realizację projektów, 7) świadczenie konsultacji w zakresie zarządzania projektem dla pracowników Zamawiającego, 8) realizowanie prac związanych z obsługą projektu: a) przygotowywanie projektów niezbędnych raportów i dokumentów dla Komitetu Sterującego, a w szczególności raportów okresowych z realizacji projektu, raportu o ważnych wydarzeniach, raportów nadzwyczajnych, b) pomoc w zakresie prowadzenia repozytoriów projektowych w systemie wskazanym przez Zamawiającego, c) przygotowywanie propozycji materiałów na spotkania Komitetu Sterującego,
d) uczestniczenie we wskazanych przez Zamawiającego spotkaniach projektowych oraz przygotowywanie projektów dokumentów zbierających ustalenia i uzgodnienia, 9) udział w realizowaniu stałych zadań projektowych: a) udział w zbieraniu od interesariuszy, w szczególności od przedstawicieli ze wskazanych jednostek samorządu terytorialnego, Departamentów MAiC oraz Departamentów MSW w tym jednostek podległych MSW, wymagań dla projektu, b) udział w zarządzaniu ryzykiem, opracowywanie i prowadzenie w systemie informatycznym rejestrów ryzyk i zagadnień c) udział w przygotowywaniu okresowych sprawozdań, d) udział w zarządzaniu zmianami, e) udział w zarządzaniu zagadnieniami projektowymi f) udział w zarządzaniu konfiguracją, g) udział w planowaniu, harmonogramowaniu oraz rozliczaniu zadań. 10) wsparcie Zamawiającego w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia: a) Przygotowywanie i opiniowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) dla zadań realizowanych w ramach projektu, a w szczególności: i Określanie warunków udziału w postępowaniu i sposobu ich oceny, w szczególności kryteriów podmiotowych, ii Określanie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, iii formułowanie propozycji dotyczących opisu przedmiotu zamówienia, iv v określanie miar jakości, określanie kryteriów oceny ofert wraz z podaniem ich znaczenia i sposobu oceny ofert, vi formułowanie istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranych umów w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy lub wzoru umowy, vii przewidywanie w SIWZ możliwości dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy oraz określenie warunków takich zmian, b) rekomendacja trybu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnego z ustawą Prawo zamówień publicznych, c) zapewnienie wsparcia w zakresie udzielania wyjaśnień dotyczących treści SIWZ, a także w zakresie zmian treści SIWZ d) zapewnienie wsparcia w negocjacjach, o ile przyjęty tryb postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie wymagał prowadzenia negocjacji z potencjalnymi Wykonawcami zadań realizowanych w ramach projektu, e) świadczenie usługi wsparcia prawnego na potrzeby wszelkich działań związanych z postępowaniami o udzielenie zamówienia dla projektu, na każdym etapie postępowania, w tym wsparcie Zamawiającego w wystąpieniach przed Krajową Izbą Odwoławczą i Sądem Okręgowym, przygotowywanie projektów odpowiedzi Zamawiającego na potrzeby postępowań odwoławczych,
11) opracowywanie projektów wskazanej przez Zamawiającego dokumentacji przygotowawczej do projektu, a w szczególności: a) projektów wniosków o dofinansowanie projektu, zgodnych z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, dla projektów dofinansowywanych w ramach VII osi POIG, b) propozycji umów z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego o dofinansowywanie projektu, c) propozycji aneksów do umów o dofinansowanie projektu a także innej dokumentacji związanej z uzgodnieniami z Instytucją Zarządzającą 12) wsparcie Zamawiającego w procesach związanych z planowaniem i rozliczaniem środków z programów pomocowych Unii Europejskiej, a w szczególności: a) wsparcie w zakresie planowania przepływów finansowych w kontraktach realizowanych w ramach wspieranych projektów informatycznych, z uwzględnieniem założeń zawartych w porozumieniu o dofinansowanie, w tym: w harmonogramie rzeczowo-finansowym, b) wsparcie w prowadzeniu wszelkich rozliczeń w projekcie zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Rozwoju Regionalnego i innych instytucji pośredniczących w zarządzaniu środkami z EFRR, które dotyczą projektu, c) przygotowywanie projektów niezbędnych do wniosków o płatność, sprawozdań, oświadczeń, etc., d) przygotowywanie dokumentacji zamykającej projekt zgodnie z wymaganiami MRR, 13) przegląd dokumentacji projektowej pod kątem weryfikacji jej kompletności i zgodności z wytycznymi obowiązującymi dla projektów finansowanych z POIG a także z zapisami umów zawartych w ramach realizacji określonych projektów. 6. W ramach usług Wsparcia zespołów wykonawczych Zamawiającego w zakresie asysty technicznej, Wykonawca będzie wykonywał określone poniżej usługi zapewniające Zamawiającemu pełną kontrolę nad procesem produkcyjnym realizowanym przez Wykonawców Kontraktów, z zastrzeżeniem, że w razie wątpliwości wszelkie decyzje w zakresie rozwiązań architektury i procesu wytwórczego Systemu, podejmują upoważnieni przedstawiciele Zamawiającego. W ramach usług asysty technicznej Wykonawca będzie realizował takie zadania jak: 1) udział w opracowywaniu standardów dokumentacji technicznej, dokumentacji wsparcia oraz dokumentacji operacyjnej 2) udział członków Zespołu Wykonawczego w spotkaniach roboczych z Wykonawcami Kontraktów oraz występowanie w charakterze doradców oraz ekspertów po stronie Zamawiającego 3) wsparcie Zamawiającego w zakresie kontroli jakości obejmujące: a) kontrolę realizacji wdrożeń, b) kontrolę testów i odbiorów oraz wsparcie Zamawiającego we wszystkich testach i odbiorach): i stosowanie procedur zarządzania projektem zdefiniowanych w ramach realizacji projektu/podprojektów, ii stosowanie standardów zdefiniowanych w ramach projektu/podprojektów, iii stosowanie terminologii zdefiniowanej w ramach projektu/podprojektów, iv stosowanie standardów metodyki wdrożenia,
v weryfikacja kryteriów ukończenia etapu projektu, c) kontrolę i audyt kodu źródłowego, d) raportowanie problemów dotyczących niezgodności, 4) wsparcie podczas odbiorów produktów projektu - weryfikacja techniczna w zakresie zgodności z przyjętymi normami, standardami oraz z opracowaną specyfikacją wymagań. 5) przygotowanie oceny oraz projektu opinii produktów dostarczanych w ramach projektu przez Wykonawcę/Wykonawców, w szczególności dotyczących: a) definicji wymagań funkcjonalnych oraz niefunkcjonalnych, b) dokumentacji technicznej wraz ze specyfikacjami technicznymi oraz modelami analitycznymi, c) dokumentacji testów odbiorczych wraz ze scenariuszami testowymi, d) scenariuszy wdrożeniowych oraz harmonogramów ich realizacji, e) dokumentacji bezpieczeństwa,, f) innej dokumentacji dostarczanej przez Wykonawcę/Wykonawców w ramach realizacji projektu, zidentyfikowanej na etapie przygotowania do realizacji projektu, 6) przedstawianie Zamawiającemu rekomendacji dotyczącej akceptacji produktu wraz z uzasadnieniem przyjęcia bądź odrzucenia danego produktu 7) kontrolę i audyt kodu źródłowego 8) audyt oraz wsparcie Zamawiającego w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i niezawodności Systemów w odniesieniu do produktów i usług realizowanych w ramach projektów 9) raportowanie problemów dotyczących niezgodności, w szczególności dotyczących integracji rozwiązań od różnych dostawców oraz proponowanie działań mających na celu usunięcie zauważonych problemów 10) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów aktów prawnych, mających znaczenie dla wdrożenia i funkcjonowania produktów dostarczanych w wyniku realizacji projektu
2 Wymagania w zakresie dokumentacji 1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przygotowywał, zgodnie z ogólnie akceptowalnymi standardami w dziedzinie dokumentowania, dokumentację bezpośrednio związaną z realizowanym przedmiotem zamówienia, przy czym poszczególne dokumenty powinny być tworzone zgodnie z opracowanymi Planami i szablonami przygotowanymi przez Wykonawcę i zaakceptowanymi przez Zamawiającego. 2. Zamawiający wymaga, aby dokumenty tworzone w ramach realizacji projektu charakteryzowały się wysoką jakością, na którą będą miały wpływ, takie czynniki jak: 1) struktura dokumentu, rozumiana jako podział danego dokumentu na rozdziały, podrozdziały i sekcje, w czytelny i zrozumiały sposób. 2) zachowanie standardów, a także sposób pisania, rozumianych jako zachowanie spójnej struktury, formy i sposobu pisania dla poszczególnych dokumentów oraz fragmentów tego samego dokumentu. 3) kompletność dokumentu, rozumiana jako pełne, bez wyraźnych, ewidentnych braków przedstawienie omawianego problemu obejmujące całość z danego zakresu rozpatrywanego zagadnienia. 4) spójność i niesprzeczność dokumentu, rozumianych jako zapewnienie wzajemnej zgodności pomiędzy wszystkimi rodzajami informacji umieszczonymi w dokumencie, jak i brak logicznych sprzeczności pomiędzy informacjami zawartymi we wszystkich przekazanych dokumentach oraz we fragmentach tego samego dokumentu. 3. Zamawiający wymaga, aby cała dokumentacja podlegała jego akceptacji, a także, aby: 1) była dostarczana w języku polskim, w wersji elektronicznej, w formacie Word i PDF (na płycie CD-ROM lub DVD) i/lub drukowanej, co najmniej w 3 egzemplarzach z tym, że rodzaj wersji (elektronicznej i/lub papierowej) Zamawiający określi osobno w stosunku do każdego z dokumentów, 2) w przypadku wprowadzania zmian do wcześniej przekazanych bądź udostępnionych zamawiającemu dokumentów Wykonawca dostarczy nowe dokumenty również w takim formacie, w którym zmiany te są wyraźnie widoczne w tekście (zalecane format Microsoft Word w trybie rejestracji zmian) 3) została opracowana i dostarczona dodatkowa wersja dokumentów w języku angielskim, o ile zostało to wyspecyfikowane w zlecenie, na podstawie którego zostały opracowywane te dokumenty. 4. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) Oznakowania dokumentacji, którą wytworzy w ramach realizowanej umowy (przygotowane szablony zostaną przedstawione do akceptacji Zamawiającego). Przez oznakowanie rozumie się: przygotowanie projektu graficznego dokumentacji do akceptacji Zamawiającego, jej wydruk oraz przekazanie Zamawiającemu. Wytyczne dotyczące oznakowania dokumentacji wytworzonej w ramach realizowanej umowy muszą być zgodne z wytycznymi określone w Przewodniku w zakresie promocji projektów współfinansowanych w ramach Programu
Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007 2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu. 2) Układ logotypów powinien zawierać: - Logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, - Logo projektu, - Logo Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska i odwołaniem słownym do EFRR, 3) Znaki graficzne powinny być czytelne i wyraźne, przy zachowaniu zasad opisanych w załącznikach do Przewodnika, dotyczących samego znaku graficznego i możliwości jego zestawiania z innymi znakami. Zamawiający na etapie postępowania szczegółowego określi Logo projektu którym zostanie oznaczona dokumentacja.
3 Wymagania w zakresie formuły realizacyjnej 3.1 Wymagania ogólne w zakresie metodyki prowadzenia prac 1. W celu zapewnienia prawidłowego przebiegu przedmiotu prac, zgodnie z ogólnie akceptowalnymi standardami w dziedzinie zarządzania projektami, wymaga się od Wykonawcy, aby: 1) organizacja projektu i jego etapów, 2) procesy kierujące projektem, 3) struktura i zawartość planów projektu, 4) techniki zarządzania projektem, 5) zestaw elementów sterujących zarządzaniem i jakością, w tym cała tworzona dokumentacja, były oparte o ogólnie znaną metodykę projektową (np. PRINCE2, PMI/PMBOK) lub inną pokrewną, wskazaną przez Zamawiającego lub zaproponowaną przez Wykonawcę i zaakceptowaną przez Zamawiającego, uwzględniającą konkretne techniki, narzędzia i notacje, a także zapewniającą osiągnięcie zamierzonych celów jakościowych przy jednoczesnej minimalizacji możliwości niepowodzenia projektu. 2. W przypadku wykorzystywania przez Wykonawcę innej metodyki zarządzania projektem niż PRINCE2, czy PMI/PMBOK, wymaga się, aby uwzględniała ona, co najmniej następujące elementy: 1) sposób zarządzania projektem, w tym proces kontroli postępu prac w zakresie kosztów, pracochłonności i zgodności z harmonogramem, a także częstotliwość punktów kontrolnych, raportowanie o postępach w realizacji projektu oraz sposób zarządzania problemami w realizacji projektu, 2) proces przygotowania planu realizacji projektu i planu jakości projektu, 3) politykę jakości projektu zawierającą wymagania jakościowe oraz kryteria jakości (np. związane z testowaniem), 4) analizę ryzyka przed rozpoczęciem projektu i zarządzanie ryzykiem w trakcie jego realizacji, 5) kontrolę jakości, w tym audyty wewnętrzne i zewnętrzne projektu oraz przeglądy projektu, 6) sposób zarządzania konfiguracją, w tym identyfikacja elementów konfiguracji, kontrola wersji, informowanie uczestników projektu o zmianach, 7) sposób zarządzania zmianami, w tym rodzaje modyfikacji (poprawki, aktualizacje, rozbudowa, udoskonalenia) oraz procedury kontroli zmian, 8) analizę ryzyka przed rozpoczęciem projektu i zarządzanie ryzykiem w trakcie jego realizacji, 9) bezpieczeństwo realizacji projektu, w tym poufność - dokumenty wrażliwe, deklaracje poufności dla uczestników projektu oraz sposób rejestracji dostępu do dokumentów wrażliwych. 3. Wykonawca powinien przedstawić ustanowione i udokumentowane działania, jakie należy wykonać, w celu osiągnięcia zamierzonych celów przedsięwzięcia w terminie, przy określonych kosztach, wymaganej jakości i poziomie wykonania. Wymaga się, aby działania te, jak i cały projekt, zostały podzielone na etapy, które występują jeden po
drugim i pozwolą lepiej sterować projektem oraz ograniczyć ryzyko niepowodzenia projektu. Ponadto, wymaga się, aby dla każdego etapu Wykonawca przedstawił udokumentowane procedury zapewniające, że: 1) postępowanie ze wszystkimi zagadnieniami projektowymi, szczególnie w zakresie wprowadzanych zmian, będzie pod kontrolą, 2) na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, jak i całego przedsięwzięcia będą dokonywane sprawdzenia w zakresie jakości wykonywanych prac, na podstawie ustanowionych i udokumentowanych procedur sterowania i weryfikacji projektu, w celu spełnienia postawionych wymagań, przy czym, procedury sterowania i weryfikacji, w tym przyjęta metodyka prowadzenia projektu, powinny być regularnie poddawane ocenie na podstawie obiektywnych kryteriów, 3) projekt będzie prowadzony w sposób skuteczny i efektywny, a wszystkie zmiany będą przed ich wprowadzeniem zidentyfikowane, udokumentowane, poddane przeglądom i zatwierdzone przez Zamawiającego. 3.2 Wymagania w zakresie jakości W celu zapewnienia wysokiej jakości realizowanych prac, jak również produktu, który ma powstać w ramach wykonania przedmiotu zamówienia, wymaga się, aby Wykonawca w ramach realizacji zawartej umowy (analiza zlecenia) przedstawił: 1. udokumentowany system jakości, który powinien stanowić środek zapewniający zgodność produktu z określonymi wymaganiami, w postaci ustanowionych procedur identyfikowania, gromadzenia, oznaczania, dostępu, porządkowania, przechowywania i obsługi zapisów dotyczących jakości oraz dysponowania nimi, przy czym należy również określić, w jaki sposób zostaną spełnione wymagania dotyczące jakości i tym samym jak zostanie zapewniona wysoka jakość produktu, 2. plan jakości zapewniający spełnienie określonych wymagań dotyczących produktu, a także zapewniał jakość między realizowanym projektem, wszelkimi wprowadzonymi procedurami oraz odpowiednią dokumentacją, 3. procedury wykonywania przeglądu systemu jakości w ustalonych odstępach czasu, w celu zapewnienia skuteczności i efektywności w zakresie spełnienia postawionych wymagań w stosunku do produktu, który ma powstać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. 3.3 Wymagania w zakresie kontroli W celu zapewnienia wysokiej jakości produktu, który ma powstać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, wymaga się, aby Wykonawca przedstawił: 1. udokumentowane procedury kontrolowania i przeglądów wyników zarówno powstającego produktu, jak i realizowanych prac, w tym tworzonej dokumentacji pod względem spełnienia narzuconych standardów oraz zdefiniowanych kryteriów jakościowych, przy czym przeglądy wyników realizacji projektu powinny być zależne od przyjętej metodyki prowadzenia projektu, a także etapów realizacji projektu, 2. udokumentowane procedury pozwalające na przeprowadzenie walidacji przedsięwzięcia, w celu zapewnienia, że produkt wytworzony w ramach realizacji przedmiotu zamówienia spełnia określone potrzeby i wymagania.
4 Wymagania w zakresie zlecania i akceptacji usług 4.1 Kwalifikacje zespołu 1. Wymagane kwalifikacje, w stosunku do każdego ze specjalistów, zostały sprecyzowane w pkt. 6.2 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Wykonawca zabezpieczy w zespole kompetencje niezbędne do tego, żeby wszystkie usługi i zadania wykonywane w ramach realizacji zamówienia mogły być prawidłowo wykonywane przez zespół Wykonawcy niezależnie od tego, czy dokumentacja, która dotyczy danej usługi lub zadania jest dostępna w języku polskim, czy języku angielskim. 3. W celu zapewnienia możliwości realizacji zadań związanych z opisanymi przez Zamawiającego usługami Wykonawca zabezpieczy na czas trwania umowy zespół, w skład którego będą wchodziły osoby o kompetencjach określonych w dokumencie głównym SIWZ. Podana w tabeli liczba osób określa minimalną liczbę osób, które w tym samym momencie mogą (o ile takie będzie żądanie Zamawiającego) realizować prace dla Zamawiającego. Rola Liczba osób Kierownik Projektu 6 Ekspert ds. Programów 2 Architekt 15 Analityk 15 Ekspert ds. jakości 2 Ekspert ds. bezpieczeństwa 2 Ekspert ds. wdrożenia i utrzymania 2 Ekspert ds. rozliczeń 2 Ekspert ds. wytwarzania oprogramowania 2 Ekspert ds. szkoleń 2 Prawnik 2 Ekspert ds. wsparcia użytkowników 2 Ekspert ds. wsparcia projektów 10 Ekspert ds. zarządzania zakresem projektu 4 Ekspert ds. zamówień publicznych 4 Ekspert ds. ochrony danych osobowych 2 Ekspert ds. testów 20 Ekspert ds. inwestycji teleinformatycznych 2 4. Dopuszcza się, aby jedna osoba fizyczna pełniła kilka ról wymienionych w powyższej tabeli, przy czym: 1) Jedna osoba może obsadzać nie więcej niż 4 (cztery) role na raz. Spełnianie wymagań do każdej z ról musi być wykazane osobno. 2) Osoba taka w procesie zlecania zadań, o którym mowa w rozdziale 4.2 może być obsadzona wyłącznie w jednej roli przewidzianej w danym zleceniu.
4.2 Zlecanie zadań 1. Przekazanie i odbiór zleconych przez Zamawiającego prac, będzie odbywało się wg następujących zasad: 1) Zamawiający przekaże Wykonawcy pisemne wstępne zlecenie określające zakres, pożądany termin oraz inne istotne dla zadania parametry; wzór formularza zleceniowego usług zostanie określony w umowie wykonawczej; 2) w terminie 3 dni roboczych od doręczenia zlecenia Wykonawca przekaże do Zamawiającego pisemną analizę zawierającą: a) określenie szczegółowego przedmiotu zlecenia wraz z oferowanym terminem jego dostarczenia; b) tabelę z wykazem specjalistów zaangażowanych w realizację zlecenia, kalendarz alokacji osób (co najmniej z dokładnością do tygodni) oraz liczbą osobogodzin, które każdy z nich przeznaczy na realizację zlecenia (z podziałem na tygodnie), 3) Zamawiający najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania pisemnej analizy Wykonawcy: a) poinformuje pisemnie Wykonawcę o udzieleniu mu zlecenia, albo b) zobowiąże Wykonawcę do uzupełnienia/poprawienia analizy w ciągu dwóch dni roboczych i ponownie rozpatrzy je zgodnie z opisaną tu procedurą, c) poinformuje Wykonawcę o nieudzieleniu mu zlecenia. 4) Jeżeli w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania pisemnej analizy Wykonawcy Zamawiający nie udzieli Wykonawcy odpowiedzi, przyjmuje się, że Zamawiający zrezygnował z realizacji zlecenia. 5) W przypadku, jeżeli Wykonawca nie przystąpi do realizacji zlecenia w terminie określonym w zleceniu, a opóźnienie w przystąpieniu do realizacji zlecenia trwa dłużej niż 5 dni roboczych lub wykonuje zlecenie w sposób nienależyty, Zamawiający może odstąpić od realizacji zlecenia z powodu okoliczności za które odpowiada Wykonawca, żądając kary umownej. 2. odbiór zrealizowanego przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia odbędzie się Protokołem Odbioru na podstawie przeprowadzonych procedur weryfikacji wykonania zlecenia, w tym bez żadnych uwag lub zastrzeżeń ze strony Zamawiającego. 3. Strony ustalają iż: 1) odbioru dokona Zamawiający przy udziale Wykonawcy; 2) Zamawiający zobowiązuje się zapoznać z dostarczonym przedmiotem zamówienia w ciągu 14 (czternastu) dni roboczych licząc od dnia następnego po dniu przekazania przedmiotu zamówienia, 3) W przypadku braku zastrzeżeń strony podpiszą protokół odbioru. 4) Jeżeli Zamawiający uzależni przyjecie przedmiotu zamówienia od dokonania zmian lub uzupełnień, lub zgłosi inne uwagi, Wykonawca zobowiązany jest w terminie ustalonym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 7 dni, dokonać żądanych zmian lub uzupełnień i zawiadomić o tym Zamawiającego w formie pisemnej. 5) W wypadku jeżeli wykonawca w określonym terminie nie dokona zmian, uzupełnień lub nie uwzględni wszystkich uwag Zamawiającego, bądź naniesione uwagi nie będą zgodne z wytycznymi Zamawiającego, Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy i żądać kary umownej, o której mowa w 6 ust.3 Umowy.
4. Zamawiający dokona odbioru przedmiotu zamówienia w terminie 7 (siedem) dni jeżeli zostaną uwzględnione wszystkie uwagi. 5. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wraz z poprawionym przedmiotem zamówienia oddzielny dokument zawierający szczegółowe wskazanie i zakres wprowadzonych zmian lub uzupełnień w wersji elektronicznej poprawionego przedmiotu zamówienia. Zmiany muszą być nanoszone w trybie rejestracji zmian. 6. Odbiór przedmiotu zamówienia, zostanie potwierdzony Protokołem Odbioru podpisanym przez Wykonawcę i Zamawiającego. 7. Protokół Odbioru przedmiotu zamówienia zawierać będzie, co najmniej: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) miejsce i datę odbioru, 3) imiona i nazwiska przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy podpisujących protokół. 8. W przypadku zaangażowania w realizację zlecenia zasobów innych niż zadeklarowane przez Wykonawcę w formularzu analizy zlecenia: 1) Zlecający nie ponosi kosztów dodatkowych zaangażowanych zasobów jak również nie ponosi kosztów dodatkowych osobogodzin przeznaczonych na realizację zlecenia. 2) Zlecający ma prawo odliczyć od limitu przypisanego dla danej roli, osobogodziny nie wykorzystane na realizację zlecenia. 9. Płatność za wykonane zlecenia będzie dokonana na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT wraz z protokołem odbioru wykonania zlecenia podpisanym bez zastrzeżeń przez Zamawiającego. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność przelewem na numer konta podany na fakturze w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury. 10. Dla potrzeb niniejszego zamówienia dni robocze definiuje się jako dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. 11. Osobami uprawnionymi do potwierdzenia dokonania zlecania i odbioru wykonanych prac są: Imię nazwisko, stanowisko, nr tel. Imię nazwisko, stanowisko, nr tel. 12. Stawki określone w Załączniku nr 2 uwzględniają wszelkie koszty, które ponosi Wykonawca w celu realizacji przedmiotu umowy. 5 Miejsce realizacji zamówienia i inne wymagania 13. Zamawiający w każdym zleceniu określi miejsca realizacji zamówienia, jednak zakłada, że: 1) zadania zdefiniowane dla Wykonawcy (np. przygotowywanie opracowań, opiniowanie dokumentacji) będą realizowane głównie w siedzibie Wykonawcy, 2) dopuszcza się realizację zadań w siedzibie Zamawiającego, 3) biuro projektu będzie zlokalizowane w siedzibie Zamawiającego, 2. W realizacji przedmiotu zamówienia, opisanego niniejszym dokumentem, Zamawiający wymaga dostosowania się do następujących warunków postępowania: 1) językiem do korespondencji/ komunikacji będzie język polski, 2) wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający oraz Wykonawca przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku formy faksu oraz drogi elektronicznej wymagane jest niezwłoczne potwierdzenie pisemne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
3) oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane za pomocą faksu lub drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu i została niezwłocznie potwierdzona na piśmie przez przekazującego, 4) osobami uprawnionymi do kontaktu z osobami od strony Wykonawcy właściwymi w zakresie merytorycznym w odniesieniu do przedmiotu zamówienia są: Imię nazwisko, stanowisko, nr tel. Imię nazwisko, stanowisko, nr tel.