MAH Office 3.0 Informacje ogólne Instalacja i tworzenie raportów w systemie MAH Raporty przykładowe Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 1
MAH Office informacje ogólne Sposób działania MAH Office jest specjalnym dodatkiem do programu MS Excel pozwalający na pobierania z serwera raportów w ściśle zdefiniowanej formie bezpośrednio do programu MS Excel. Dane wynikowe już w trybie off-line można dowolnie obrabiać w arkuszu przy użyciu wszystkich dostępnych narzędzi MS Excel. Dane pobierane z serwera są ściśle ograniczone przez definicję raportu i profil użytkownika, tak więc mamy pełną kontrolę jakie dane otrzymuje użytkownik. Na komputerze użytkownika nie ma żadnych innych danych niż te pobrane w formie raportu. MAH Office korzysta z dowolnego połączenia internetowego na komputerze użytkownika. Wymagania systemowe to : system Windows Vista/7/8 oraz MS Excel 2007/2010/2013 w dowolnej wersji językowej. Aplikacja MAH Office dostępna jest także w angielskiej wersji językowej. Dane do aplikacji przesyłane są szyfrowanym kanałem https. Poszczególne raporty pogrupowane są w sekcje np. Aktywność, Badanie półki, Zamówienia, itp. Lista grup i raportów widoczna w menu MAH definiowana jest na serwerze przez administratora systemu dla każdego indywidualnie. Aktualizacja tej listy jest automatyczna i dotyczy różnych profili użytkowników np. Tradycja lub kanał nowoczesny mogą mieć zupełnie inne zestawy raportów. Definicje raportów znajdują się na serwerze i nie mogą być zmieniane przez użytkownika. Zakres pobieranych danych jest zdefiniowany w uprawnieniach użytkownika ( konkretne terytorium, region, typ przedstawiciela) Dla każdego raportu indywidualnie można wybrać konkretne parametry typu: daty, wybór przedstawiciela, sieci itp. Raport jest generowany na serwerze i przesyłany do MS Excel w poszczególne komórki. Po pobraniu raportu do dalszej pracy nie jest potrzebne połączenie internetowe. ( tryb off-line) Obecnie do dyspozycji użytkowników jest parędziesiąt gotowych raportów z możliwością ich modyfikacji lub stworzenia nowych. Analogiczne raporty dostępne są przez przeglądarkę internetową aplikacja MAH Reports.net 2/5/2013 Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 2
MAH Office 3.0 instalacja programu Co nowego w wersji 3.0 Wersja 3.0 pozwala na używanie list wyboru wielokrotnego, ustalać dowolnie szerokość kolumn W wersji 3.0 poprawione zostało wyświetlanie waluty, hiperlinków do zdjęć i ogólnie formatowanie komórek, poprawione zostało współdziałanie z obcojęzycznymi wersjami windows i Excel. Wymagania programowe i instalacja aplikacji wersji MAH Office 3.0 Do poprawnego działania aplikacji MAH Office 3.0 niezbędny jest komputer wyposażony w system operacyjny MS Windows Vista/7/8 oraz aplikację ME Excel z pakietu MS Office 2007/2010/2013 PL/GB Uwaga: 1. Wtyczka MAH Office działa tylko z programem MS Excel 2. Instalacje wtyczki należy wykonywać na koncie o uprawnieniach administracyjnych. Późniejsze używanie nie wymaga już takich uprawnień. 3. Drugim warunkiem jest posiadanie wersji MS Excel z możliwością używania dodatków czyli wtyczek ( plug-ins ) do Excela. Niektóre wersje typu for Home users lub podobne nie obsługują wtyczek w Excelu. Czasami Użytkownik ma również zblokowane używanie dodatków w MS Excel 4. MAH Office 3.0 (32) bit jest przeznaczony dla 32-biowej wersji MS Excel oraz 32 lub 64 bitowej wersji systemu Windows. 5. Wersja MAH Office 3.0 (64) bit jest przeznaczony tylko i wyłącznie do 64 bitowych wersji Excel i Windows. Plik instalacyjny można pobrać ze strony https://www.mah.pl/mahoffice.html 1. Jeżeli na komputerze zainstalowana jest już poprzednia wersja MAH Office należy ją odinstalować w Panelu Sterowania systemu Windows. 2. Pobrać plik instalacyjny MAHOffice 3.0 i zapisać do dowolnej lokalizacji komputer i uruchomić go. Jeżeli chcemy, aby wtyczka była dostępna na innych kontach użytkownika niż to, na którym instalujemy należy wybrać odpowiednią opcję w programie instalacyjnym. (everyone). 3. Po instalacji należy uruchomić program MS Excel i powinno pojawić się menu MAH w menu Dodatki. 4. W szczególnych przypadkach korzystania z kanałów VPN należy do folderu z programem MAH Office ( c:\programfiles\glen\mahoffice) skopiować tekstowy plik config.ip, gdzie należy podać adres IP kanału VPN, przez, który łączymy się z serwerami MAH. 5. Należy pobrać listę raportów korzystając z własnego loginu. 6. Wykonywane w MAH Office raporty korzystają z danych zawartych na serwerze centralnym, gdzie znajduje się całość informacji o pracy przedstawicieli handlowych. Z tego względu korzystanie z raportów wymaga aktywnego połączenia z Internetem. Dodatkowo niezbędne jest podanie nazwy użytkownika i hasła, zarówno przy pobieraniu listy dostępnych raportów jak i generowaniu wybranego raportu. 7. Starsza wersja wtyczki 2.66 służy do generowania raportów dla systemu MAH w wersji Windows. Zasadniczo działa tak samo. Prosimy o kontakt w celu pobrania pliku. 2/5/2013 Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 3
MAH Office pierwsze uruchomienie Po instalacji programu w menu MS Excel pojawi się nowa pozycja w menu Dodatki/MAH na razie bez listy raportów. Przy pierwszym uruchomieniu MS Excel pojawi się komunikat o braku lokalnego pliku danych. Jeżeli nie pobierzemy listy raportów program będzie wyświetlał ten komunikat przy każdym następnym uruchomieniu MS Excel. Aby pobrać listę raportów należy podać swój login i hasło. Ten sam login będzie używany również do generowania raportów z serwera. Definicje raportów i listy raportów znajdują się na serwerze centralnym. Wszystkie aktualizacje listy raportów i samych raportów odbywają się także na serwerze centralnym. Przy pierwszym użyciu aplikacji MAH Office oraz ewentualnych przyszłych modyfikacjach należy pobrać listę raportów z serwera. MAH/MAH Office/Aktualizuj listę raportów ręczna aktualizacja listy raportów np. dodanie nowego raportu lub zmiana typów parametrów raportów MAH/MAH Office/wyczyść pliki tymczasowe służy do kasowania list wyboru parametrów przy zmianie loginu MAH/MAH Offce/Zmień język (English) Ręczna zmiana interfejsu wtyczki na angielską MAH/MAH Office/O programie informacja o wersji programu 2/5/2013 Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 4
MAH Office- generowanie raportów 1. Aby wygenerować raport należy wybrać go z listy raportów. Przy pierwszej próbie utworzenia raportu musimy podać login i hasło. Kolejne raporty wykonywane w bieżącej sesji nie będą wymagały powtórnego logowania podobnie jak i aktualizacja listy raportów. 2. Po wpisaniu loginu i hasła pojawia się okno parametrów raportu. Parametry raportów zależne są od konkretnego raportu. Na większości z nich mamy do wybory zakres dat oraz imię i nazwisko przedstawiciela (pozycja Podwładni). Mogą też być inne parametry do wyboru. 3. Lista wyboru np. podwładnych może mieć opcję wyboru wielokrotnego. Wówczas wybór wielokrotny realizuje się z klawiszem Cltr 4. W przypadku wybrania pozycji [ ] na liście wyboru raport pokaże danych wszystkich użytkowników, którzy są udostępnieni dla danego użytkownika. Inne możliwe parametry raportu też mogą być dowolnymi listami wyboru ( np. typ wizyt, typ zamówienia, grupa itp.) 5. Okna planszy raportów można skalować przeciągając w prawym dolnym rogu okienka. Po tytułem raportu może znaleźć się krótki opis raportu. 2/5/2013 Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 5
MAH Office podgląd raportów 1. Raz wpisane hasło pozwala uruchamiać wszystkie dostępne raporty az do zamknięcia programu MS Excel. 2. Każdy wykonywany raport umieszczony jest w oddzielnym arkuszu w skoroszycie. Połączenie z baza jest tylko w chwili pobierania danych. 3. Raporty wykonywane za dłuższe okresy, posiadające wiele kolumn oraz przy wolnym łączu internetowym mogą pobierać się dość długo. Wówczas należy zmniejszyć rozmiar danych ograniczając raport. 4. Po wygenerowaniu raportów można zapisać plik skoroszytu na dysku komputera użytkownika i dalej obrabiać dane używając narzędzi programu MS Excel. Można tworzyć tabele przestawne, sumy częściowe, wykresy, makra itp. 2/5/2013 Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 6
MAH Office typowe błędy 1. Każdorazowy błąd wykonania raportu sygnalizowany jest odpowiednim komunikatem. Na dole okna z komunikatem najczęściej pojawi się numer, błędu, który należy podać w przypadku kontaktu z Centrum Wsparcia Systemu MAH. 2. Typowymi błędami są np. brak aktywnego połączenia z Internetem, błąd autoryzacji komputera użytkownika czy niepoprawne dane logowania (złe hasło lub login jak na ekranie poniżej po lewej stronie.) 3. Po prawej stronie błąd polegający na ogół na niewłaściwym formacie raport. 4. W przypadku występowania innych błędów należy zawsze najpierw usunąć pliki tymczasowe ( MAH/MAH Office/Usuń pliki tymczasowe ) a następnie zaktualizować listę raportów ( MAH/MAH Office/Aktualizuj listę raportów ). 5. Za każdym razem należy zrobić zrzutkę z ekranu w przypadku występowania błędu i przesłać ją na adres support@mah.pl 2/5/2013 Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 7
MAH Office przykładowa lista raportów Przykładowe raporty 1. Aktywność przedstawicieli pokazuje poziom liczby wizyt, skuteczność wizyt, wartości zamówień w danym okresie czasu uwzględniają ewentualne dni wolne i inne przerwy w pracy. W zależności od wersji raportu możemy grupować wartość zamówień według grupy produktów, typu zamówień itp. 2. Rozliczenie trasówki pokazuje zaplanowane i zrealizowane pozycje z trasówki. Możemy podejrzeć tylko zaplanowane trasówki wybierając daty w przyszłości lub realizację wybierając datę wcześniejszą. Raport pozwala ocenić wykonanie trasówki i skuteczność planowania 3. Przegląd wizyt PH kontrolny przegląd wszystkich wizyt i zdarzeń w danym okresie czasu z dokładną datą i godziną wykonania wizyty, wartością zamówień itp. W tym raporcie jeden wiersz to zawsze jedna wizyta lub zdarzenie. 4. Przegląd zdjęć PH raport ogólny pokazujący tylko te wizyty w danym okresie czasu, w czasie który zostało wykonane choć jedno zdjęcie z wizyty. Podany jest typ i opis zdjęcia oraz link do zdjęcia na serwerze do obejrzenia. 5. Przegląd wizyt z GPS raport pokazujący wizyty z podanie ich współrzędnych GPS w stosunku do pozycji sklepu odwiedzanego. Podgląd pozycji na mapie. 6. Szczegóły wizyt PH (zamówienia) pokazane są szczegóły zamówień u danych kontrahentów z podaniem daty, godziny, dostawcy, liczby sztuk, wartości. itp. Filtrując raport według produkt możemy zobaczyć, który kontrahent zamówił dany produkt w zadanym okresie. 7. Przeceny i spłaty (Kontrahenci) raport pokazuje kontrahentów u których dokonaliśmy zwrotów, przecen oraz spłat towarów z podanie produktów, liczby i wartości produktów z podaniem daty operacji oraz saldo końcowe danego kontrahenta. 8. Przeceny spłaty (Produkty) raport agregujący dane z przecen, zwrotów i spłat według produktów z podaniem ilości, wartości itp. 9. Dystrybucja numeryczna numeryczny poziom obecności produktów u kontrahentów w stosunku do liczby odwiedzonych kontrahentów. Raport pozwala porównywać przedstawicieli pod kątem poziomu obecności towarów na półkach. 10. Kontrahenci vs Obecność produktów uniwersalny raport pozwalający zobaczyć gdzie jest najlepsze zatowarowanie względem produktu, grupy, wszystkich towarów. Pozwala tworzyć listy najlepszych kontrahentów 11. Zdjęcia z badania półki wizualizacja fotograficzna badania półki 12. Zamówione produkty zestawienie wszystkich zamówionych produktów w danym okresie, ilośc, wartość, podziała na ph, regiony 13. Zamówienia do dystrybutorów zestawienie zamówień do dystrybutorów z podanie kontrahenta, datą wartością i produktami. Wybór dystrybutora z listy 2/5/2013 Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 8
MAH Office podgląd wizyt na mapie cyfrowej Przegląd wizyt GPS - raport pokazujący zestawienie wizyt z monitoringiem GPS. Pokazywane są wizyty wraz z odczytanymi współrzędnymi wizyty oraz współrzędnymi kontrahenta. Kolorem pomarańczowym zaznaczone są wizyty, które zostały wykonane w odległości między kontrahentem i lokalizacją wizyty większej niż wybrany parametr np. 1 km. Takie wizyty można podejrzeć na mapie naciskając link Zobacz na mapie 2/5/2013 Glen sp. z o.o. support@mah.pl, tel 124226428, 12 4260264 10