Procesy informacyjne zarządzania Interpretacja i wykorzystanie informacji w procesie informacyjnym dr inż. Janusz Górczyński 1
Interpretacja informacji (1) Interpretacja informacji polega na przypisaniu wiadomości pola semantycznego w danym języku, którego dokonuje odbiorca informacji. Interpretacja informacji jest procesem odwrotnym do generowania informacji, polega na odtworzeniu pola znaczeniowego znaków wykorzystanych do opisania wiadomości. Poprawność przebiegu fazy interpretacji informacji zależy od spełnienia kilku warunków: 1. identyfikacji języka, w jakim wiadomość jest skonstruowana. Użytkownik informacji powinien wiedzieć, jaki język został wybrany przez generatora informacji do jej opisania (np. kod programu prezentowany jest w C#). 2
Interpretacja informacji (2) Inny przykład to odbiór konferencji prasowej prezesa NBP. Poprawna interpretacja informacji zależy od tego, czy wiemy jakiego języka używa prelegent, czy jest to język czysto ekonomiczny, czy też język polityczny. 2. identyfikacji systemu (społecznego, ekonomicznego czy technicznego), którego informacja dotyczy. Wiadomość może dotyczyć konkretnego zdarzenia politycznego, wyrobu, usługi, kraju itd. Przykładowo informacja o problemach pewnego producenta samochodów powinna być tak skonstruowana, aby jej odbiorca nie odniósł wrażenia, że chodzi o wszystkie samochody tego producenta, jeżeli poprawnie dotyczy ona jednego czy dwóch modeli. 3
Interpretacja informacji (3) 3. identyfikacji systemu informacyjnego, w którym informacja została utworzona. Wiadomość może być efektem przeprowadzonych badań naukowych, może być wygenerowana przez środki masowego przekazu, może być efektem ewidencjonowania procesów gospodarczych itd. Wiedza o systemie, w którym informacja powstała decyduje o ocenie jakości i przydatności tej informacji dla użytkownika. 4. wyboru języka, w jakim informacja będzie interpretowana. Z reguły użytkownik końcowy interpretuje przekazaną informację w innym języku niż użyty do jej wygenerowania. Przykładowo informacja wyrażona w języku statystycznym może być interpretowana w języku potocznym. Może to prowadzić do nieporozumień. 4
Interpretacja informacji (4) 5. identyfikacji systemu, w ramach którego informacja jest wykorzystywana. Interpretacja wiadomości zależy od systemu, czyli od tego, kto i w jakim celu interpretuje wiadomość. Przykładowo wiadomość w postaci recenzji teatralnej inaczej będzie interpretowana przez publiczność, inaczej przez właściciela teatru (może mu służyć do podjęcia decyzji co do losów danej sztuki), a jeszcze inaczej przez środowisko autorskie. Inny przykład: informacja o braku energii elektrycznej inaczej będzie odbierana przez nauczyciela informatyki, a inaczej przez uczniów. 5
Zagrożenia procesów interpretacji informacji (1) Spełnienie podanych wcześniej 5 warunków jest warunkiem sine qua non poprawnej interpretacji informacji. Niespełnienie któregoś z tych warunków jest zagrożeniem dla poprawności interpretacji. W praktyce odbiorcy informacji formułują pewne założenia co do tych warunków. W często powtarzających się sytuacjach, dla wiadomości typowych przyjmuje się, że warunki 1-5 są spełnione. Zdarza się, że przyjęcie takiego założenia nie jest uprawnione, w konsekwencji odbiorca spotkał się z manipulacją informacją. Przykładowo często spotykamy się z reklamą, której forma ma postać informacji naukowej, z reguły wspomaganej występowaniem w niej osób z tytułami naukowymi. 6
Zagrożenia procesów interpretacji informacji (2) Globalizacja procesów informacyjnych jest jednym z czynników stanowiących zagrożenie do poprawnej interpretacji informacji. Zagrożenie to spowodowane jest tym, że odbiorca informacji nie ma możliwości weryfikacji i oceny jakości informacji, nie ma żadnego wpływu na zakres przekazywanej mu informacji. Jako przykład takiej sytuacji można podać problem oceny decyzji politycznej, społecznej czy ekonomicznej rządu, która w znacznym stopniu zależy od tego, kto zarządza środkami masowego przekazu, kto decyduje o tym, kto przez te środki przekazu będzie recenzował podjętą decyzję. Istotne jest, czy będzie to bezstronny komentator czy też polityk związany z partią rządzącą czy z opozycją itd. 7
Zagrożenia procesów interpretacji informacji (3) W praktyce nadawca informacji i jej odbiorca używają z reguły innych języków. Poprawnie zaprojektowany system informacyjny powinien dysponować kompletem translatorów pozwalających na odwzorowanie informacji w językach, jakie są używane w tym systemie. Skonstruowanie dobrych translatorów nie jest łatwym zadaniem, szczególnie wtedy, gdy istnieją wpływowe grupy zawodowe zainteresowane tym, aby takie translatory nie powstały. Grupom tym zależy na tym, aby końcowy odbiorca informacji nie mógł jej samodzielnie zinterpretować bez pomocy specjalnego systemu tłumaczącego, którym są różnego rodzaju doradcy i konsultanci. 8
Zagrożenia procesów interpretacji informacji (4) W praktyce takiej (w ochronie monopolu danego języka) celują środowiska prawnicze, urzędnicze (dla których język jest narzędziem utrwalania biurokracji), grupy zawodowe związane z usługami finansowymi (np. dotacje UE), podatkowymi, celnymi itd. Za swoje usługi środowiska te pobierają znaczące opłaty. Monopol na translację jest ważnym i skutecznym instrumentem manipulowania informacją. Przykładem takiej sytuacji może być monopol na interpretację polityki pieniężnej kraju, z reguły leżący w gestii prezesa NPB. Innym przykładem jest rozwój tzw. prawa powielaczowego. Jeszcze innym sytuacja posłów przed podjęciem decyzji o przyjęciu czy nie budżetu państwa większość z nich musi podjąć decyzję na podstawie rekomendacji wąskiej grupy specjalistów. 9
Znaczenie materialnego nośnika informacji Rodzaj nośnika materialnego może odbiorcy ułatwić lub utrudnić interpretację informacji. Związane jest to z takimi elementami jak: 1) trwałości materialnego nośnika informacji; 2) technicznymi warunkami odbioru informacji; 3) kosztów finansowych odbioru nośnika informacji; 4) organizacji odbioru nośnika informacji. 10
Wykorzystywanie informacji w procesie informacyjnym (1) Końcową fazą każdego procesu informacyjnego jest wykorzystanie informacji. Osobę fizyczną lub podmiot wykorzystujący informację powstałą w procesie informacyjnym nazywamy finalnym użytkownikiem informacji w tym procesie. Użytkownikiem finalnym jest zawsze podmiot, który potrafi dokonać interpretacji informacji, czyli odtworzenia treści informacji otrzymanej w ramach danego procesu informacyjnego. Finalnym użytkownikiem jest zawsze system o celowym działaniu, czyli konkretny człowiek lub grupa ludzi. Dbając o poprawne funkcjonowanie procesu informacyjnego powinniśmy identyfikować konkretnych ludzi wykorzystujących informacje generowane w tym procesie. 11
Wykorzystywanie informacji w procesie informacyjnym (2) W praktyce dokładna identyfikacja konkretnych ludzi jako odbiorców informacji nie jest łatwa, co najwyżej możemy się ograniczyć nie do pojedynczych osób, lecz do zbiorowości tych osób. Przykładowo przeznaczamy informację nie dla pojedynczego studenta lecz do grupy studentów, np. zaocznych. Finalny użytkownik jest zawsze systemem o celowym działaniu. Cel jego działania określa zakres informacji użytecznej jak i sposób jej wykorzystania. Znajomość celów użytkownika informacji jest warunkiem koniecznym identyfikacji użytkownika. Bez tej znajomości nie potrafimy zidentyfikować finalnego użytkownika informacji. 12
Wykorzystywanie informacji w procesie informacyjnym (3) Identyfikacja finalnego użytkownika informacji obejmuje następujące jego aspekty: a. Identyfikację systemów o celowym działaniu (osób lub ich grup) będących finalnymi odbiorcami informacji; b. Określenie czasu, w jakim systemy te są finalnymi odbiorcami informacji; c. Określenie potrzeb informacyjnych odbiorców informacji, czyli zakresu informacji, jaki odbiorcy ci zamierzają lub powinni wykorzystać w określonym czasie; d. Identyfikację celów użytkowników finalnych; 13
Wykorzystywanie informacji w procesie informacyjnym (4) e. Określenie innych zbiorów informacji pozyskanych z innych procesów, które użytkownik finalny wykorzystuje razem z informacjami pozyskiwanymi z danego procesu; f. Określenie technologii i organizacji niezbędnych do wykorzystania informacji. Znajomość wymienionych wyżej 6 aspektów daje wystarczające, choć nie zawsze jednoznaczne określenie finalnego użytkownika informacji generowanej w danym procesie informacyjnym. Stopień niejednoznaczności zależy między innymi od funkcji konkretnego procesu informacyjnego, rodzaju informacji jak i klasy użytkownika finalnego. 14
Rodzaje użytkowników finalnych (1) W literaturze przedmiotu wyróżnia się trzy rodzaje finalnych użytkowników informacji: a) Użytkownik indywidualny; b) Użytkownik korporatywny; c) Użytkownik zbiorowy. Użytkownik indywidualny to człowiek, zbiór osób, jednostka organizacyjna lub zbiór jednostek organizacyjnych o zdefiniowanych potrzebach informacyjnych i zdefiniowanych sposobach wykorzystania informacji traktowany przez proces informacyjny jako jeden odbiorca informacji. Proces informacyjny widzi takiego odbiorcę jako jeden system o celowym działaniu. Zakłada się, że informacja przekazana użytkownikowi indywidualnemu dociera do wszystkich jego składowych (osób, organizacji). 15
Rodzaje użytkowników finalnych (2) Użytkownik korporatywny, jest zbiorowością użytkowników indywidualnych, którego potrzeby informacyjne są złożeniem potrzeb informacyjnych użytkowników indywidualnych tworzących tę zbiorowość. Proces informacyjny powinien postrzegać użytkownika korporatywnego jako takiego, który wykorzystuje przekazaną informację do różnych celów i w różny sposób. Zakłada się, że przekazanie informacji użytkownikowi korporatywnemu jest równoznaczne z przekazaniem informacji wszystkim użytkownikom indywidualnym wchodzącym w jego skład. Proces informacyjny powinien jednak uwzględniać fakt, że wykorzystanie informacji przez podmioty tego użytkownika może wymagać różnych form, technologii czy organizacji związanych z przekazaniem informacji. 16
Rodzaje użytkowników finalnych (3) Przykładem użytkownika korporatywnego mogą być choćby przedsiębiorstwa czy organizacje społeczne, także uczelnie wyższe. Generalnie dotyczy to jednostek, które są duże i mają rozbudowaną strukturę organizacyjną. Użytkownik zbiorowy, pod tym pojęciem rozumiemy zbiorowość użytkowników indywidualnych o tych samych lub podobnych potrzebach informacyjnych i tych samych sposobach korzystania z informacji. Każdy z tych użytkowników informacji jest oddzielnym odbiorcą informacji, tym samym powinien otrzymać własny zbiór informacji. Innym wyróżnikiem tej grupy użytkowników jest to, że wykorzystanie informacji jest także cechą indywidualną. Przykładem mogą być np. studenci w trakcie wykładu, może to być elektorat pewnej partii czy np. użytkownicy SQL Server. 17
Błędy identyfikacji użytkownika finalnego W trakcie identyfikacji użytkownika finalnego mogą się zdarzyć błędy związane z: a. postrzeganiem użytkownika korporatywnego czy zbiorowego jako użytkownika indywidualnego; b. postrzeganiem użytkownika indywidualnego jako części użytkownika korporatywnego; c. pojedynczy użytkownik indywidualny jest traktowany jako reprezentant wszystkich użytkowników korporatywnych czy zbiorowych; d. użytkownik zbiorowy jest mylony z użytkownikiem korporatywnym. Jest to najczęściej popełniany błąd, a jego skutki są dość poważne i związane z tym, że informacja może nie dotrzeć do wszystkich użytkowników. 18