Katowice, 2014 r. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Katowice, 2014 r. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

PROJEKT REALIZOWANY OD STYCZNIA 2011 ROKU Śląski Związek Gmin i Powiatów to stowarzyszenie, którego misją jest słuŝba na rzecz społeczności lokalnych i samorządów terytorialnych województwa śląskiego. Przewodniczącym Związku jest Prezydent Gliwic, pan Zygmunt Frankiewicz. W ramach Związku zrzeszonych jest obecnie 117 gmin i 8 powiatów regionu śląskiego. Ponad dwudziestoletnia działalność Śląskiego Związku opiera się na idei współpracy z innymi organizacjami, które wspólnie ze Związkiem realizują przedsięwzięcia słuŝące stymulowaniu rozwoju regionu.

Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku wprowadziła obowiązek zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej rozumianej jako ogół działań podejmowanych dla realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy Kontrola zarządcza to między innymi: - ustalanie celów i wskaźników efektywności - monitorowanie procesów Jednostka sektora finansów publicznych BudŜet zadaniowy Prawdopodobnie w efekcie ustawowego obowiązku konieczne będzie wdrożenie budżetów zadaniowych Budżet zadaniowy to między innymi: proces hierarchizacji zadań, definiowanie celów i wskaźników efektywności - monitorowanie procesów WdroŜone systemy zarządzania (w projekcie urząd gminy, urząd miasta na prawach powiatu, starostwo powiatowe) Dobre praktyki Ogółem 20,3 % jednostek wdrożyło systemy zarządzania jakością Systemy zarządzania to między innymi : - ustalanie celów i wskaźników efektywności - monitorowanie procesów Niesystemowe próby wymiany wiedzy, sprowadzające się do porównywania ad hoc w przypadku: - konkursów na najlepsze innowacje i dobre praktyki - konieczności modernizacji wybranego procesu - projektowania przebiegu procesów, np.: po zmianach prawnych

Benchmarkingto metoda porównywania własnych rozwiązań z najlepszymi oraz ich udoskonalania przez uczenie się od innych i wykorzystywanie najlepszych doświadczeń Kontrola Zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy

Podniesienie jakości usług publicznych poprzez wzrost efektywności funkcjonujących w jednostkach systemów zarządzania z uwzględnieniem benchmarkingu

BIELSKO-BIAŁA BYDGOSZCZ BYTOM CHORZOW CZESTOCHOWA DĄBROWA GÓRNICZA GLIWICE JAWORZNO KALISZ KROSNO LUBLIN MYSŁOWICE PIOTRKÓW TRYBNALSKI RUDA ŚLĄSKA RYBNIK SOSNOWIEC TARNOBRZEG TARNÓW TYCHY ZABRZE śory

CZECHOWICE-DZIEDZICE CZELADŹ JAWORZE KALETY KOCHANOWICE KONOPISKA LĘDZINY LUBLINIEC ORNONTOWICE PAWŁOWICE PILCHOWICE RADLIN RADZIONKÓW SKOCZÓW

POWIAT BIERUŃSKO-LĘDZIŃSKI POWIAT PIOTRKOWSKI POWIAT ZAWIERCIAŃSKI

Po omówieniu stosowanych rozwiązań, zachęcamy do doskonalenia Co roku, na podstawie opracowanej ankiety, zbieramy dane z urzędów o realizowanych usługach dla klientów. Przeprowadzamy w urzędach badanie opinii klientów o poziomie świadczonych usług Po zidentyfikowaniu dobrych rozwiązań, organizujemy spotkania urzędników w celu wymiany dobrych praktyk W oparciu o pozyskane dane, analizujemy załatwianie spraw w urzędach W jednostkach osiągających najlepsze wyniki sprawdzamy co stoi za sukcesem

Postępowanie administracyjne Opieka nad dziećmi do lat 3 Realizacja usług społecznych w trybie ustawy o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie Gospodarka odpadami Oświata Zarządzanie zasobami ludzkimi Podatki lokalne Oświetlenie Organizacja urzędu

Wskaźniki skuteczności pokazujące stopień realizacji zakładanych celów Wskaźniki efektywności określające stosunek do nakładów osiąganych i wydatkowanych w danym działaniu Wskaźniki terminowości obrazujące czas wykonania danej usługi i stopień zgodności osiąganych rezultatów z przepisami prawnymi (terminami ustawowymi), Wskaźniki satysfakcji klientów (uŝytkowników, mieszkańców) odzwierciedlające stopień zadowolenia klientów w poszczególnych zakresach tematycznych - na podstawie badań opinii mieszkańców przeprowadzanych na terenie jednostek samorządowych uczestniczących w projekcie

na zlecenie Śląskiego Związku Gmin i Powiatów obejmujące kaŝdą jednostkę uczestniczącą w projekcie technika wywiadu osobistego w oparciu o kwestionariusz ankiety na próbie 1068 osób w kaŝdej jednostce efekt: raporty jednostkowe oraz zbiorcze uśrednione

Dane benchmarkingowe są wprowadzane do narzędzia informatycznego dostępnego online. Narzędzie to, umoŝliwia przechowywanie danych oraz ich analizę poprzez automatyczne przeliczanie danych wg ustalonych wskaźników wraz z prezentacją wyników w postaci tabel i wykresów.

Cel ogólny: Zwiększenie efektywności zlecania realizacji usług społecznych. CEL Cel operacyjny dla potrzeb benchmarkingu: Corocznie spadek kosztów obsługi zadania w stosunku do przyznanych dotacji o co najmniej 2 %.

Wskaźnik satysfakcji klienta Wskaźnik oparty na wynikach badań satysfakcji klientów urzędów na reprezentatywnej próbie Wskaźnik pokazuje stopień zaspokojenia potrzeb mieszkańców poprzez działalność organizacji pozarządowych Im wyŝszy jest wartość tym wyŝszy poziom satysfakcji klientów

Wskaźnik skuteczności realizacji dotacji Wskaźnik skuteczności realizacji dotacji jest stosunkiem wykorzystanych środków przeznaczonych na działalność poŝytku publicznego i wolontariatu do środków przyznanych na ten cel. Wskaźnik pokazuje odsetek wykorzystanych środków przez organizacje, z którymi zawarto umowy. Im wyŝsza jest wartość tym sprawniejsze wykorzystanie środków.

Wskaźnik efektywności realizacji zadań Wskaźnik efektywności realizacji zadań jest stosunkiem kosztów obsługi zlecania zadań działalności poŝytku publicznego i wolontariatu do środków przyznanych na ten cel Wskaźnik pokazuje koszty obsługi zadania w stosunku do środków przeznaczanych na ten cel Im niŝsza jest wartość tego wskaźnika tym sprawniejsza realizacji tego zadania

5,0 4,9 4,5 4,3 4,3 4,0 3,5 3,0 3,1 3,2 2,8 3,0 3,5 3,4 2,5 2,0 1,5 2,5 1,7 2,5 2,3 1,6 2,2 1,9 1,5 2,1 2,1 1,0 0,9 0,8 0,5 0,0

74% 76% 84% 87% 100% 90% 80% 70% Odsetek mieszkańców deklarujących zaspokojenie potrzeb poprzez działalność organizacji pozarządowych 9% 14% 15% 15% 12% 33% 50% 45% 20% 21% 35% 40% 36% 23% 51% 34% 38% 49% 40% 43% 23% 41% 30% 43% 44% 38% 20% 35% 27% 63% 59% 56% 59% 56% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2013 2014

140 120 125 100 80 60 40 20 0 57 33 36 37 39 25 19 15 15 9 13 16 17 26 26 27 31 23 69 66 40 32 65 61 44 49 52 56 54 47 33 34 41 44 47 59 57 52 liczba umów / 1 etat liczba ofert / 1 etat 63

Skomasowanie większości aktywności urzędu na rzecz organizacji pozarządowych w jednym miejscu - w ramach jednej komórki organizacyjnej, odrębnej lub wskazanej w ramach wydziałów istniejących. Uproszczenie procedur związanych z ocenami ofert. Działania urzędu ograniczające do minimum liczbę konkursów, w których brak ofert lub oferty posiadają błędy formalne, m. in. szkolenia dla organizacji pozarządowych, działalność informacyjna itp.

Innowacyjne zlecanie zadań publicznych (Punkt Opieki nad Osobami Nietrzeźwymi w Tarnowie), Budżet obywatelski, Mapa organizacji pozarządowych (Bielsko Biała) celem było zaprezentowanie mieszkańcom w sposób jasny i czytelny działających na terenie miasta Bielska Białej organizacji, Systemowa kontrola udzielnych dotacji publicznych poprzez kontrolę w miejscu realizacji zadania (np. imprezy kulturalne, koncerty, treningi, zawody sportowe).

Wskaźniki ułatwiają kierownikom urzędów uzyskanie odpowiedzi na podstawowe pytania kontroli zarządczej: czy cele i zadania w procesach poddanych benchmarkingowi są realizowane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy? Projekt dostarcza kierownikom urzędów danych porównawczych, jako tło do oceny wyników osiąganych w wybranym urzędzie. Efektem globalnym projektu jest wzrost jakości i efektywności świadczenia usług publicznych w urzędach objętych benchmarkingiem.

RYWALIZACJA RANKING WYMIANA DOBRYCH PRAKTYK

01.05.2015 r. rozpoczęcie przedsięwzięcia Benchmarking- Kontynuacja 30.04.2015 r. zakończenie projektu Benchmarking 01.05.2015-31.12.2015 IV cykl 01.01.2016-31.12.2016 V cykl? pozyskanie środków zewnętrznych i ew. wcześniejsze zakończenie przedsięwzięcia Benchmarking- Kontynuacja

Śląski Związek Gmin i Powiatów (lider) Benchmarking Kontynuacja Związek Miast Polskich

Ścieżka 2 grupa innowacji samorządowych Ścieżka 1 grupa regularnego benchmarkingu

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego