Podręcznik Użytkownika 360 Księgowość Magazyn Wprowadź bilanse otwarcia, transakcje magazynowe bez faktur (przychodzące, wychodzące, przesunięcia międzymagazynowe) oraz generuj różnego rodzaju raporty odzwierciedlające stan magazynowy. Spis treści Kilka magazynów (Pakiet PRO)... 2 Operacje magazynowe... 2 Wprowadzenie transakcji zakupu materiałów i towarów do magazynu... 2 Bilans otwarcia towarów w magazynie... 2 Rejestracja towarów i materiałów jako kosztów... 4 Produkcja w 360 Księgowość... 4 Produkt / wyrób gotowy... 4 Materiały do produkcji... 4 Produkcja wydanie i przyjęcie do magazynu... 5 Miesięczne rozliczenie produkcji... 6 Przesunięcia pomiędzy magazynami... 6 Faktury Korygujące dotyczące operacji magazynowych... 7 Pozycje magazynowe... 7 Lista magazynowa... 7 Raport szczegółowy z przepływu towarów... 8 Raport z monitorowania zapasów... 8 Raport z analizy towarów w magazynie... 9 Przeliczanie kosztu netto... 9 Przeliczanie stanu w magazynie... 10 1
Kilka magazynów (Pakiet PRO) W pakiecie PRO oprogramowania 360 księgowość możliwe jest prowadzenie kilku magazynów jednocześnie. Aby dodać magazyn, przejdź do Ustawienia > Ustawienia pozostałe > Magazyny > Nowy magazyn. Kliknij w Nowy magazyn oraz wprowadź dane. Kod kod magazynu. Nazwa dodaj nazwę magazynu. Prefiks dokumentu przyjęcia do magazynu, wydania z magazynu oraz przesunięć międzymagazynowych dodaj przedrostek numeracji dokumentów magazynowych. Kolejne przyjęcie, rozchód, przesunięcie nr określ kolejny numer operacji magazynowych. Operacje magazynowe W module magazyn można wprowadzić dane składające się na bilans otwarcia, zarejestrować towary, o ile nie zostały wprowadzone już poprzez fakturę zakupu, zarejestrować wyroby gotowe, wprowadzić materiały przeznaczone do produkcji jako koszty oraz różnice inwentaryzacyjne. Zużycie własne materiałów wprowadza się jako koszt. Wprowadzenie transakcji zakupu materiałów i towarów do magazynu Towary wprowadzamy w menu Zakupy > Faktury i inne dowody sprzedaży lub w menu Sprzedaż > Faktury i inne dowody sprzedaży. Wybierz towar, który jest oznaczony jako pozycja magazynowa w wierszu artykułu na fakturze. Używając tego rodzaju artykułu na fakturze zakupu, po zapisaniu faktury towar pojawi się w magazynie. Ważne! Faktura zakupu jest równoznaczna z dokumentem przyjęcia do magazynu. Po użyciu pozycji magazynowej na fakturze sprzedaży towar zostanie zdjęty ze stanu magazynowego, a koszty sprzedaży zaksięgują się automatycznie. Metoda wyceny magazynu FIFO jest używana do kalkulacji kosztu netto towarów w magazynie. Aby być pewnym, że wartość magazynu jest poprawna, należy stworzyć dla każdego towaru oddzielną pozycję magazynową, wprowadzić właściwe i poprawne dane ilościowe za każdym razem, kiedy tworzymy faktury lub transakcje magazynowe. Bilans otwarcia towarów w magazynie Bilans otwarcia jest wprowadzany w menu Magazyn > Transakcja magazynowa > Nowa transakcja magazynowa. Wybierz datę następującą po bilansie otwarcia jako dzień przyjęcia 2
do magazynu. Na przykład, kiedy twój Bilans Otwarcia jest wprowadzony na dzień 31.12.2016, datą wprowadzenia towarów do magazynu będzie 01.01.2017. Zobacz podręcznik Zaczynamy, rozdziały Wprowadzanie bilansu otwarcia oraz Import danych. W przypadku przychodu (PZ), wprowadź wszystkie towary w jednym dokumencie wraz z ilościami i wartościami oraz wybierz konto aktywów, do którego te towary w magazynie są przypisane - 34000. Aby użyć tych towarów w transakcjach magazynowych, rodzaj tego towaru musi być zdefiniowany w karcie produktu jako pozycja magazynowa. Wybierz towar (lub dodaj bezpośrednio w wierszu artykułu) dodając transakcję magazynową, uzupełnij ilość towaru, cenę 1 sztuki towaru oraz sprawdź konto (program podpowiada zdefiniowane już konto kosztów sprzedaży). Zapis bilansu otwarcia jako przyjęcia do magazynu tworzy automatyczny wpis na konta (Debet magazyn, Kredyt Magazyn). Kiedy wprowadzasz bilanse otwarcia towarów magazynowych jako salda, musisz zrobić wpis na kontach w menu Ustawienia > Ustawienia finansów > Bilans otwarcia. Aby sprawdzić i porównać bilans otwarcia danego magazynu, gdzie wartości zostały wprowadzone poprzez dokumenty przyjęcia PZ wraz z bilansem otwarcia w Księdze Głównej, należy sporządzić Raport z monitorowania zapasów na dzień przeliczenia magazynu. W tym celu należy przejść do menu Magazyn > Raport z monitorowania zapasów. Wybieramy konto magazynu (34000) i klikamy otrzymaj raport. Jest możliwe wyróżnienie działu firmy, centrum kosztów oraz projektu w dokumentach magazynowych. Działy, centra kosztów oraz projekty muszą być uprzednio zdefiniowane w menu Ustawienia > Ustawienia pozostałe. 3
Rejestracja towarów i materiałów jako kosztów W przypadku różnic inwentaryzacyjnych powstałych podczas inwentaryzacji, należy sporządzić dokument magazynowy o odpowiednim rodzaju. Dodajemy nową transakcję magazynową, informację w polu Notatki, a także wybieramy artykuł, ilość oraz konto, które będzie obciążone wartością likwidowanych towarów lub materiałów. Produkcja w 360 Księgowość Produkcja jest rejestrowana poprzez dokumenty magazynowe przychodowe oraz rozchodowe. Produkt / wyrób gotowy Aby zarejestrować produkt gotowy należy stworzyć produkt w menu Magazyn > Produkty i Usługi > Nowa pozycja magazynowa. Uzupełniamy kod oraz nazwę wyrobu gotowego, rodzaj produktu to pozycja magazynowa. W polu Aktywny w wybieramy Sprzedaż + Zakupy. Domyślny magazyn wyroby gotowe (w pakiecie Pro możemy mieć kilka magazynów). Uzupełniamy cenę sprzedaży oraz jednostkę miary, na końcu wybieramy konto, na jakim mają się księgować operacje związane z tym produktem. W domyślnym planie kont jest jedno konto odpowiadające za produkty gotowe, tj. 60100. Materiały do produkcji Aby stworzyć dokument wydania materiału do produkcji na początku należy stworzyć magazyn materiałów produkcyjnych w menu Ustawienia > Ustawienia ogólne > Magazyny. Należy również dodać materiały, które będą na tym magazynie księgowane w menu Magazyn > Produkty i Usługi > Nowa pozycja magazynowa. 4
Dane w karcie produktu dotyczące materiału produkcyjnego muszą być oznaczone jako pozycja magazynowa, aktywna w Sprzedaż + Zakupy, przypisane powinny być do stworzonego magazynu materiałów produkcyjnych oraz powinny mieć uzupełnioną ostatnią cenę zakupu (lub ta zostanie naniesiona podczas księgowania faktury zakupu), konto zapasów w planie kont to 31000 Materiały. Należy również wybrać odpowiednie konto kosztowe w rubryce Wartość sprzedanych artykułów. Produkcja wydanie i przyjęcie do magazynu Dokument rozchodowy (WZ) zawiera materiał do produkcji oraz koszt dodatkowy poniesiony podczas produkcji danego Wyrobu gotowego. Po zapisaniu dokumentu rozchodowego możesz zobaczyć koszt materiałów wydanych z magazynu. W tym celu należy kliknąć ikonę Transakcja w górnym prawym rogu. 5
Ważne! W oparciu o sumę rozchodu z magazynu, określ cenę pojedynczego produktu gotowego. W tym celu podziel sumę zużytych materiałów i podziel przez ilość produktów, a otrzymasz koszt jednostkowy wyrobu gotowego. Wprowadzenie wyrobu gotowego do magazynu powstaje na dokumencie przychodowym PW (prefiksy definiuje się w karcie magazynu w menu Ustawienia > Ustawienia ogólne > Magazyny). Wybierz wyprodukowany produkt z listy, wpisz ilość oraz wyliczony wcześniej koszt jednostkowy jako cenę. Aby rozliczać produkcję w naszym programie należy stworzyć odrębne konto na rozliczenie produkcji. Może to być konto zespołu 4 przeznaczone tylko i wyłącznie do rozliczenia produkcji. Np. konto 48000 Rozliczenie produkcji i to konto powinno występować we wszystkich operacjach magazynowych dotyczących produkcji. Saldo tego konta wykazywane na koniec miesiąca lub roku wskazywałoby na posiadanie produkcji niezakończonej. Miesięczne rozliczenie produkcji Na koniec miesiąca przeksięgowuje się obroty konta 48000 (dotyczące faktur sprzedaży) na koszt własny sprzedaży wyrobów gotowych, w 360 Księgowość jest to Wartość sprzedanych towarów - razem 70500. Przesunięcia pomiędzy magazynami Dodaj przesunięcie międzymagazynowe jako Nową transakcję. Opcja przesunięcia międzymagazynowego pojawia się w momencie, kiedy są dodane co najmniej dwa magazyny w menu Ustawienia. Wybierz przesunięcie międzymagazynowe jako typ operacji, określ z którego magazynu zostaje przesunięty towar i do którego trafi. Dodaj towary lub materiały, które chcesz przesunąć. 6
Faktury Korygujące dotyczące operacji magazynowych Aby wystawić korektę faktury sprzedaży dotyczącej pozycji magazynowych musisz wejść w fakturę, którą chcesz skorygować, a następnie kliknąć Utwórz korektę. Program automatycznie podpowie taką ilość, jaka była na fakturze, ale ze znakiem minus kredytując poprzednią fakturę. Jeśli chcesz skorygować tylko część ilości, zmień na inną ilość dodając nowy wiersz z tym samym artykułem. Wybierz (zaznaczenie na czerwono na zdjęciu poniżej) fakturę do skorygowania, a ukaże nam się tabela z produktem oraz ceną zakupu (lub wytworzenia), następnie klikamy Zapisz. W ten sposób produkty wracają na stan magazynowy. Kiedy chcesz wystawić fakturę korektę do zakupu magazynowego, musisz określić ilość, jaką chcesz skorygować w wierszu artykułu (liczba musi być ujemna), wpisz cenę jeśli jej nie ma i Zapisz dokument. Pozycje magazynowe Zapoznaj się z podręcznikiem Artykuły. Lista magazynowa Poprzez przygotowanie raportu lista magazynowa możesz monitorować bieżący stan towarów w magazynie lub w magazynach razem (jeśli jest więcej niż jeden) i dla każdego z osobna. Wpisz datę oraz wybierz magazyn, który chcesz sprawdzić. Aby zobaczyć listę magazynową wszystkich magazynów, pole wyboru magazynu pozostaw puste. 7
Raport pokazuje stan magazynu według towarów, ilość towaru w magazynie, cenę jednostkową oraz sumuje stan w magazynie. Raport szczegółowy z przepływu towarów Raport szczegółowy z przepływu towarów daje nam wgląd w transakcje magazynowe w poszczególnych magazynach i dla poszczególnych artykułów, jak również ich ilości oraz wartości. Aby przygotować raport, należy wybrać pozycję magazynową z listy rozwijalnej, magazyn jeśli jest ich więcej niż jeden) oraz określić okres, za jaki chcemy sprawdzić ruchy w magazynie. Raport szczegółowy z przemieszczeń w magazynie zawiera wszystkie operacje dla danej pozycji magazynowej przyjęcia i rozchody z ilością oraz ceną. Wartość netto magazynu jest przeliczana według zasady FIFO, pierwsze przyszło pierwsze wyszło. Kolumna pozostała ilość pokazuje kalkulację ceny zgodnie z metodą FIFO. Ta kolumna pokazuje faktury zakupu oraz przyjęcia do magazynu tworzące nadwyżkę magazynową. Suma końcowa na raporcie szczegółowym z ruchów w magazynie jest równa pozostałej ilości w magazynie. Raport z monitorowania zapasów Przyjęcia oraz rozchody tworzą automatycznie zapisy księgowe na koncie magazynowym przypisanym do pozycji magazynowej. Jeśli konta w pozycjach magazynowych oraz w dokumentach magazynowych są poprawnie zdefiniowane, to wartość konta magazynowego w Księdze Głównej musi być tożsama z wartością konta na raporcie z monitorowania zapasów. 8
Raport z monitorowania zapasów może być przygotowany dla wszystkich kont aktywów lub dla wybranego Konta Księgi Głównej. Raport z analizy towarów w magazynie Raport z analizy towarów w magazynie umożliwia generowanie różnego rodzaju raportów o towarach w magazynie. Wprowadź datę końcową okresu, który będzie podstawą do sporządzenia raportu, długość okresu w miesiącach oraz ilość okresów w raporcie. Przygotuj raport klikając ikonę otrzymaj raport. Następuje generacja raportu według Twoich kryteriów. Raport może być zapisany jako plik PDF lub plik XLS. Wystarczy kliknąć w odpowiednią ikonę w górnym prawym rogu ekranu części wydruku raportu.. Wszystkie wybrane filtry pojawią się w górnej Przeliczanie kosztu netto Kolejność wprowadzania dokumentów powiązanych z pozycjami magazynowymi nie jest istotna, ponieważ przelicz koszt netto przelicza koszt netto pozycji magazynowych zgodnie z metodą FIFO. Możesz wystawić fakturę sprzedaży lub zarejestrować dokument magazynowy kosztowy przed zarejestrowaniem towarów w magazynie. Ważne jest, aby przeliczyć koszt netto przed wykonaniem raportów, tak aby program mógł odnaleźć poprawne wartości towarów i skorygować zysk z faktur sprzedaży oraz przeliczyć poprawną wartość magazynu. Możesz wybrać artykuł i określić datę rekalkulacji kosztu netto program przelicza wartość zaczynając od tego właśnie wybranego produktu. Możesz przeliczyć koszt netto wszystkich 9
artykułów w magazynie w tym samym czasie. W takim przypadku nie wybieraj artykułu i zostaw to miejsce puste. Określ tylko datę początkową kalkulacji. Ważne! Jeżeli zrobiłeś już końcowe sprawozdania finansowe za zakończony rok, nie przeliczaj kosztu netto z datą zakończonego już roku. Zalecamy kalkulację kosztu netto co najmniej raz w miesiącu przed wykonaniem finansowych raportów miesięcznych. Przeliczanie stanu w magazynie Faktury sprzedaży mogą być wystawiane również dla artykułów, których nie ma jeszcze w magazynie. Dowody przyjęcia do magazynu możesz wpisać później. Ważne jest, aby wykonać komendę przelicz stan w magazynie przed sporządzeniem kolejnych raportów magazynowych. Zalecamy przeliczyć stan w magazynie co najmniej raz w miesiącu przed wykonaniem miesięcznych finansowych raportów końcowych. 10