MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO-IV.431.24.2011 PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Tarnowskiej Jednostka kontrolowana: Urząd Miejski w Dąbrowie Tarnowskiej, Rynek 34, 33-200 Dąbrowa Tarnowska. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Stanisław Początek, Burmistrz Dąbrowy Tarnowskiej, wybrany na to stanowisko w dniu 12 listopada 2006 r. i ponownie 21 listopada 2010 r. w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z późn. zm.). Kontrolę przeprowadzili w dniach 24-25 listopada 2011 r. upoważnieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: 1) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk: Agnieszka Mocała Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upoważnienia WO-IV.0030.136.2011 z dnia 23 listopada 2011 r., 2) w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych: Marta Ślusarczyk Inspektor Wojewódzki w Oddziale Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi, nr upoważnienia WO-IV.0030.120.2011 z dnia 9 listopada 2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 17-20] Kontrolą z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych objęto okres od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r., natomiast z zakresu rejestracji stanu cywilnego okres od 1 stycznia 2009 r. do dnia kontroli, tj. 24 listopada 2011 r. Przedmiotem kontroli była realizacja spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności oraz dowodów osobistych. Kontrola obejmowała ponadto weryfikację informacji o liczbie spraw dotyczących realizacji zadań zleconych w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności i dowodów osobistych, prowadzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r., przekazanych przez Urząd Miejski w Dąbrowie Tarnowskiej na potrzeby obliczenia dotacji, a także sprawdzenie realizacji zaleceń wydanych w wyniku poprzedniej kontroli z powyższego zakresu.
Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia 2009 r. do 24 listopada 2011 r. Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej była Pani Magdalena Pinas zatrudniona na tym stanowisku w trybie art. 6a ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264), zwanej w dalszej części protokołu: p.a.s.c.. Pani Magdalena Pinas: - 8 lipca 2003 r. ukończyła studia licencjackie, kierunek: zarządzanie i marketing w Małopolskiej Wyższej Szkole Ekonomicznej w Tarnowie uzyskując tytuł: licencjata, - 28 lutego 2005 r. ukończyła uzupełniające studia magisterskie, kierunek zarządzanie i marketing w Małopolskiej Wyższej Szkole Ekonomicznej w Tarnowie (uzyskany tytuł: magister), - 21 lipca 2006 r. ukończyła studia podyplomowe na kierunku: zarządzanie i administracja publiczna na Wydziale Zarządzania w Małopolskiej Wyższej Szkole Ekonomicznej w Tarnowie, - 25 lutego 2011 r. ukończyła studia podyplomowe na kierunku: administracja publiczna w Wyższej Szkole Prawa i Administracji w Przemyślu Zamiejscowy Wydział Prawa i Administracji w Rzeszowie. Łączny staż pracy wymienionej na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub biurach jednostek samorządu terytorialnego wynosi 11 lat. Funkcję Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w okresie objętym kontrolą pełniła Pani Krystyna Krupa powołana uchwałą Rady Gminy i Miasta w Dąbrowie Tarnowskiej Nr I/6/90 z 4 czerwca 1990 r. W 2009 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej sporządzono ogółem: 684 akty urodzenia, 154 akty małżeństwa, 583 akty zgonu. W 2010 r. sporządzono: 639 aktów urodzenia, 143 akty małżeństwa, 617 aktów zgonu. W okresie od 1 stycznia do 24 listopada 2011 r. sporządzono: 520 aktów urodzenia, 126 aktów małżeństwa, 526 aktów zgonu. Akty stanu cywilnego w 2009 i 2010 r. sporządzone zostały w księgach stanu cywilnego, przy zastosowaniu systemu komputerowego. W 2011 r. akty sporządzono na luźnych kartach, które zostaną poddane oprawie. Akty stanu cywilnego zostały sporządzone bardzo starannie i czytelnie. Daty urodzenia, małżeństwa i zgonu wpisywano do aktów słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie: dzień, miesiąc, rok. Nazwy miejscowości położonych za granicą wpisywano w aktach stanu cywilnego w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Poddano kontroli akty urodzenia Nr 1-3/2010, 4-9/2010, 12-15/2010, 19/2010, 79/2010, 82/2010, 86/2010, 97/2010, 151/2010, 207/2010, 531/2010, 459/2010 wraz z aktami 2
zbiorowymi. Wszystkie skontrolowane akty zawierały dane określone w art. 40 ust. 2 p.a.s.c. Do akt zbiorowych włączano pisemne zgłoszenia urodzenia dzieci wystawione przez szpital oraz notatki urzędowe z treści aktów małżeństwa rodziców bądź aktu urodzenia matki w przypadku jeśli matka dziecka w chwili sporządzenia aktu urodzenia dziecka nie pozostawała w związku małżeńskim. Do akt zbiorowych aktów urodzenia Nr 19/2010 i 23/2010 załączono ponadto protokoły przyjęcia złożonych przed Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej w dniach sporządzenia aktów oświadczeń o uznaniu ojcostwa. W obydwu przypadkach w akcie wpisano dane dotyczące ojca dziecka zgodnie z treścią oświadczenia, zamieszczając odpowiednią adnotację w rubryce Uwagi. W przypadku aktu urodzenia Nr 79/2010 sporządzonego dla dziecka pozamałżeńskiego, którego ojcostwo nie zostało ustalone wpisano jako imię ojca - imię wskazane przez matkę dziecka oraz jako nazwisko ojca i jego nazwisko rodowe nazwisko matki z odpowiednią adnotacją w rubryce Uwagi. Do akt zbiorowych aktów urodzenia sporządzonych w trybie szczególnym tj. na podstawie decyzji o umiejscowieniu zagranicznych aktów stanu cywilnego (akty Nr 82/2010, 86/2010, 97/2010, 151/2010, 207/2010, 531/2010) lub decyzji o zarejestrowaniu w polskich księgach zdarzenia które nastąpiło za granicą (akt Nr 459/2010) załączono oryginały dokumentów zagranicznych wraz z ich tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych oraz egzemplarze decyzji stanowiących podstawę sporządzenia aktów, jak również decyzji o sprostowaniu i uzupełnieniu (w przypadku aktów Nr 82/2010, 86/2010, 97/2010) bądź (w przypadku aktów Nr 151/2010, 207/2010, 531/2010) o uzupełnieniu ich treści. W zakresie rejestracji małżeństw skontrolowano akty nr 2/2010, 6/2010, 9-11/2010, 13/2010, 16-33/2010, 43-46/2010, 38-48/2010, 50-54/2010, 113-118/2010, 120/2010, 137/2010, 143/2010, wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów małżeństwa zawieranych w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) zwanej dalej k.r.o. (akty nr 9-11/2010, 16-33/2010, 43-46/2010, 38-48/2010, 50-54/2010, 113-118/2010), stwierdzono zachowanie 5-dniowego terminu przekazywania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Na zaświadczeniach odnotowywano datę ich wpływu do Urzędu. Stwierdzono również zachowanie terminu ważności zaświadczeń. Akty małżeństwa sporządzano w dniu wpływu zaświadczeń. Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydawane przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej zawierały dane określone w art. 4 1 k.r.o. tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed Kierownikiem oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. W przypadku skontrolowanych aktów małżeństwa sporządzonych na podstawie decyzji o umiejscowieniu aktów zagranicznych w polskich księgach stanu cywilnego (akty nr 2/2010, 6/2010, 13/2010, 120/2010, 137/2010, 143/2010) do akt zbiorowych załączono oryginały dokumentów zagranicznych wraz z ich tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych, egzemplarze decyzji stanowiących podstawę sporządzenia aktów oraz decyzji o sprostowaniu i uzupełnieniu ich treści. Kontrola aktów zgonu nr 1-2/2010, 4-5/2010, 6-11/2010, 27-28/2010, 33/2010, 35/2010, 57/2010, 572-573/2010, 581/2010, 601/2010, 615/2010 oraz akt zbiorowych wykazała, że zgłoszenia zgonów dokonywane były najpóźniej w terminie 3 dni od dnia zgonu i przez osoby do tego upoważnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. Akty zgonów sporządzano w dniu zgłoszenia zgonu. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu 3
każdorazowo znajdowały się karty zgonu oraz w przypadku aktów nr 5/2010, 572/2010, 573/2010, 581/2010 dodatkowo zezwolenie Prokuratury Rejonowej w Dąbrowie Tarnowskiej na pochowanie zwłok. Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy treścią aktów zgonu a treścią kart zgonu na podstawie których akty zostały sporządzone. Dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego sporządzonych w danym roku kalendarzowym objętym kontrolą prowadzono odrębne skorowidze alfabetyczne. Poddano kontroli dokumentację spraw dotyczących wpisywania treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego (sprawy nr 5150/1/2010, 5150/3/2010, 5150/4/2010, 5150/5/2010, 5150/6/2010, 5150/8/2010, 5150/9/2010, 5150/11/2010 5150/60/2010, 5150/65/2010, 5150/71/2010, 5150/74/2010), sprostowania i uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego (sprawy nr 5135/1/2010, 5135/2/2010, 5135/3/2010, 5135/4/2010, 5135/5/2010, 5135/7/2010, 5135/76/2010, 5135/82/2010, 5135/90/2010, 5135/92/2010) oraz uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego (sprawy nr 5135/12/2010, 5135/17/2010, 5135/82/2010). W przypadku decyzji o wpisaniu zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego powoływano w treści decyzji jako podstawy prawne: art. 73 ust. 1 p.a.s.c. oraz art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), zwanej dalej k.p.a.. W wydanych decyzjach o uzupełnieniu i sprostowaniu treści aktów stanu cywilnego powoływano jako podstawy prawne odpowiednio art. 36 p.a.s.c., 28 p.a.s.c. oraz art. 104 k.p.a. Skontrolowane decyzje zostały wydane w terminach określonych w art. 35 k.p.a. i zawierały pouczenie o przysługującym prawie odwołania się do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej. Poddano kontroli dokumenty zgromadzone w teczkach aktowych 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego (sprawy Nr 5140/29/2010, 5140/42/2010, 5140/52/2010, 5140/96/2010, 5140/98/2010, 5140/100/2010, 5140/106/2010, 5140/107/2010, 5140/109/2010, 5140/117/2010, 5140/121/2010, 5140/144/2010, 5140/147/2010, 5140/150/2010) oraz w teczce aktowej 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego (sprawy Nr 5141/355/2010, 5141/1687/2010, 5141/1836/2010, 5141/1839/2010, 5141/1853/2010, 5141/1858/2010, 5141/1886/2010, 5141/1894/2010, 5141/1909/2010, 5141/1926/2010, 5141/1938/2010, 5141/1942/2010, 5141/1967/2010, 5141/1969/2010, 5141/1973/2010, 5141/3619). Stwierdzono, że na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców, a także podstawę żądania wydania odpisu aktu. W przypadku spraw nr 5141/355/2010 oraz 5141/1687/2010, 5141/3619 do akt załączono uwierzytelnione kopie uzasadniających interes prawny wnioskodawców wezwań Sądu Rejonowego w Dąbrowie Tarnowskiej oraz Sądu Rejonowego w Chrzanowie do przedłożenia odpisów skróconych aktów stanu cywilnego w związku z toczącymi się postępowaniami o stwierdzenie nabycia spadku. Tym samym ustalono, że w skontrolowanych sprawach o odpisy aktów stanu cywilnego wnioskowały osoby uprawnione do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., określającego krąg osób upoważnionych do występowania z wnioskiem. Zalecenie sformułowane w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG IX.0931-5-04 z 10 września 2004 r. Prowadzenie wyczerpującego postępowania wyjaśniającego, celem ustalenia interesu prawnego osób bądź instytucji występujących o odpis aktu stanu cywilnego, zgodnie z treścią 4
art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( ) zostało zatem wykonane. Wnioskodawcy potwierdzali fakt i datę doręczenia odpisów podpisem na podaniu lub, w przypadku doręczenia za pośrednictwem poczty, w aktach znajdowało się zwrotne potwierdzenie odbioru. Skontrolowano dokumentację dotyczącą zmian w aktach stanu cywilnego przekazywanych do organów ewidencji ludności oraz organów wydających dowody osobiste za rok 2010. Stwierdzono, że prowadzona była w formie rejestrów odpisów aktów stanu cywilnego przekazywanych do właściwych organów ewidencji ludności oraz zawiadomień do organów wydających dowody osobiste rejestrowanych w teczkach aktowych: 5131 Rejestracja małżeństw, księgi, akty skorowidze i akta zbiorowe, 5132 Rejestracja zgonów, księgi, akty skorowidze i akta zbiorowe. Poddano kontroli akta spraw Nr. 5158/2/2010, 5158/3/2010, 5158/8/2010, 5158/10/2010 dotyczących zmiany imion i nazwisk. Wnioski zostały złożone zgodnie z właściwością miejscową. W każdym przypadku podanie zawierało dane osoby, której zmiana dotyczyła, nazwisko lub imię na jakie miała nastąpić zmiana oraz uzasadnienie. Do wniosków załączono odpisy zupełne aktów urodzenia (w sprawie Nr 5158/2/2010 dotyczącej zmiany nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa - również odpis zupełny aktu małżeństwa) osób ubiegających się o zmianę oraz z zastrzeżeniem opisanym poniżej, uwierzytelnione kserokopie dokumentów stwierdzających ich tożsamość i polskie obywatelstwo. Do akt spraw Nr 5158/2/2010 oraz 5158/10/2010 dotyczących odpowiednio: zmiany nazwiska jednego z rodziców rozciągającej się na małoletnie dziecko oraz zmiany imienia małoletniego dziecka na wniosek jednego z rodziców, załączono oświadczenia drugiego z rodziców o wyrażeniu zgody na zmianę. złożone na piśmie przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej (w przypadku sprawy Nr 5158/2/2010) lub notariuszem (w sprawie Nr 5158/10/2010). W decyzjach powołano odpowiednio: art. 4 ust. 1, art. 9 oraz art. 12 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414), jak również art. 4 ust. 1, art. 9 oraz art. 12 w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy. Decyzje przekazano do akt zbiorowych aktów urodzenia osób, których zmiany dotyczyły, w przypadku sprawy nr 5158/2/2010 dotyczącej zmiany nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa - do akt zbiorowych aktu małżeństwa osoby ubiegającej się o zmianę. Do właściwego z uwagi na miejsce pobytu stałego wnioskodawców organu ewidencji ludności oraz organu który wydał dowody osobiste przekazano zawiadomienia o dokonanych zmianach. W przypadku sprawy Nr 5138/8/2010 z wnioskiem o zmianę imienia zwróciła się osoba pełnoletnia przedstawiając do wglądu legitymację szkolną. Powyższe uchybiało art. 11 ust. 5 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414), który stanowi, że przypadku złożenia wniosku osobiście lub za pośrednictwem konsula, wnioskodawca przedstawia do wglądu dokument stwierdzający tożsamość. Jakkolwiek w obowiązujących obecnie przepisach brak definicji dokumentu stwierdzającego tożsamość należy stwierdzić, iż podstawowe dane zawarte w takim dokumencie to: nazwisko i imiona osoby, data urodzenia, płeć, numer identyfikacyjny. Dokument taki może również zawierać: nazwisko rodowe, imiona rodziców, miejsce urodzenia, adres zameldowania, kolor oczu i inne. W Polsce podstawowymi dokumentami tożsamości są dowód osobisty i paszport dla obywateli polskich oraz karta pobytu dla cudzoziemców posiadających zezwolenie na dłuższy od turystycznego pobyt na terytorium RP. Stosownie do treści art. 34 ust. 1 pkt 1 5
ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) osoba będąca obywatelem polskim i zamieszkała w Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązana posiadać dowód osobisty od ukończenia 18 roku życia. W aktach sprawy stwierdzono ponadto brak dowodów przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (zobowiązanie do przedłożenia decyzji wojewody w przedmiocie stwierdzenia posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego wnioskodawcy) czy osoba wnioskująca o zmianę imienia spełnia przesłanki określone w art. 2 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, zatem czy decyzję wydano w stosunku do osoby uprawnionej. Zgodnie bowiem z cyt. przepisem ustawę stosuje się do: 1) obywateli polskich, 2) cudzoziemców nie posiadających obywatelstwa żadnego państwa, jeśli posiadają w Rzeczypospolitej Polskiej miejsce pobytu stałego, 3) cudzoziemców, którzy uzyskali w Polsce status uchodźcy. Ustalenie danych dotyczących numeru PESEL wnioskodawcy bez weryfikacji informacji zawartych w systemie nie jest równoznaczne z przeprowadzeniem postępowania wyjaśniającego w tym zakresie, gdyż zgodnie z art. 31 ust. 3 cyt. ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, numer PESEL nadaje się: 1) obywatelom polskim zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące, a także osobom ubiegającym się o wydanie dowodu osobistego; 2) cudzoziemcom zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące ( ); 3) obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu, z wyłączeniem osób, którym nadano ten numer na podstawie pkt. 1 i 2; 4) obywatelom polskim zamieszkałym za granicą, ubiegającym się o wydanie paszportu. Uchybienie zostało omówione z Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej w trakcie kontroli. W okresie od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2010 r. sprawy prowadzone były w następujących teczkach aktowych: 0717 Współdziałanie z innymi jednostkami i instytucjami, 5130 Rejestracja urodzeń, księgi akty skorowidze i akta zbiorowe, 5131 Rejestracja małżeństw, księgi akty skorowidze i akta zbiorowe, 5132 Rejestracja zgonów, księgi akty skorowidze i akta zbiorowe, 5133 Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą, 5135 Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, 5136 Postępowanie w sprawach wyniesienia ksiąg stanu cywilnego poza lokal urzędu stanu cywilnego., udostępniania ksiąg stanu cywilnego, sporządzania odpisu księgi stanu cywilnego, sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, 5145 Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia pożycia małżeńskiego, 5146 Decyzje na skrócenie terminu wyczekiwania na zawarcie małżeństwa, 5147 Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, 5150 Wpisywanie treści zagranicznych aktów s.c. do polskich ksiąg s.c., 5152 Odtwarzanie aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą, 5153 Statystyka urodzeń, małżeństw i zgonów, 5154 Sprawy przekazywane do rozstrzygnięcia sądom opiekuńczym, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego. 5157 Powiadomienia organów ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego. 5158 Zmiana imion i nazwisk. 6
Wobec obowiązywania od 1 stycznia 2011 r. nowego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) odstępuje się od oceny zgodności sposobu prowadzenia przez Urząd Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej w okresie od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2010 r. teczek aktowych, z przepisami instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). W 2011 r. w związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w okresie objętym kontrolą założono teczki aktowe: 5350 - Statystyka urodzeń, małżeństw i zgonów, 5352 - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego, 5353 - Wpisywanie aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg, 5354 - Zezwolenia na zawarcie małżeństwa do polskich ksiąg, 5355 - Zmian y imion i nazwisk, 5356 - Nadawanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie, 5360 - Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, 5361 - Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, 5362.1 - Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5362.2 - Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, 5362.3 - Odpisy wielojęzyczne aktów stanu cywilnego, 5362.4 - Odpisy wydawane bezpośrednio po sporządzeniu aktu stanu cywilnego, 5363.1 - Orzeczenia, decyzje i oświadczenia stanowiące podstawę sporządzenia wzmianek dodatkowych w treści aktów stanu cywilnego, 5363.2 - Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego, 5363.3 - Zawiadomienia o zmianach w aktach stanu cywilnego oraz o zgonie posiadacza dowodu osobistego, 5364 - Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego, 5365 - Profilaktyka i konserwacja akt stanu cywilnego, 1631 - Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Urząd Stanu Cywilnego w Dąbrowie Tarnowskiej składa się z 2 pomieszczeń usytuowanych na parterze budynku Urzędu Miasta w Dąbrowie Tarnowskiej: pokoju, w którym znajdują się stanowiska pracy Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego wraz z archiwum i równocześnie przyjmowane są strony, oraz sali ślubów. Księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczęcie są przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała Pani Magdalena Pinas. W okresie od 1 stycznia 2009 r. do 24 listopada 2011 r. Pani Magdalena Pinas sporządziła ogółem: -1040 aktów urodzenia (400 aktów w 2009 r., 325 aktów w 2010 r. oraz 315 aktów w okresie od 1 stycznia do 24 listopada 2011 r.), -345 aktów małżeństwa (125 aktów w 2009 r., 115 aktów w 2010 r. oraz 105 aktów w okresie od 1 stycznia do 24 listopada 2011 r.) -793 akty zgonu (161 aktów w 2009 r., 345 aktów w 2010 r. oraz 287 aktów w okresie od 1 stycznia do 24 listopada 2011 r.) 7
W okresie objętym kontrolą Pani Magdalena Pinas wydawała również decyzje i postanowienia z zakresu rejestracji stanu cywilnego, decyzje z zakresu zmiany imion i nazwisk, zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą, sporządzała protokoły przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa, protokoły przyjęcia oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki. II. Ewidencja ludności i dowody osobiste Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urząd Miejski w Dąbrowie Tarnowskiej, zwany w dalszej części niniejszego protokołu Urzędem, zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyżej ustawy. Sprawy z zakresu ewidencji ludności prowadzone były przez Pana Mariusza Ptaka inspektora ds. ewidencji ludności, sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez Panią Lidię Krawczyk inspektora ds. dowodów osobistych. Osoby te zastępowały się nawzajem. Badaniami kontrolnymi objęto terminowość przekazywania informacji o zmianie danych osobowych do Urzędu Skarbowego, Wojskowego Komendanta Uzupełnień oraz do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, prowadzenie postępowań administracyjnych; sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydawanie dowodów osobistych oraz prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. W wyniku kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w II kwartale 2006 r. nie wydano zaleceń, zatem nie zachodziła konieczność zbadania realizacji zaleceń pokontrolnych. Urząd w okresie objętym kontrolą prowadził ewidencję ludności w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkańców, zbioru danych byłych mieszkańców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy. Zbiór danych stałych mieszkańców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkańców w obowiązującym układzie terytorialnym z uwzględnieniem podziału według miejscowości i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkańców w systemie kartotecznym był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały się i nie zameldowały w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały się na stałe za granicę, oraz karty osób zmarłych i zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące prowadzony był w formie kartoteki ułożonej ze zgłoszeń meldunkowych w obowiązującym porządku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujących obowiązek zameldowania 8
na ten pobyt, czyli zgodnie z przepisem 28 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.). W systemie teleinformatycznym ewidencja ludności prowadzona była w oparciu o program firmy KORELACJA. Stwierdzono, iż zastosowany w Urzędzie program do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, określonych w art. 44 a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). W dniu 31 grudnia 2010 r. w Gminie Dąbrowa Tarnowska zameldowanych było 20855 stałych mieszkańców, w tym 6 cudzoziemców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesiące zameldowanych było 261 osób, w tym 5 cudzoziemców. Na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy zameldowane 3 osoby, w tym 3 cudzoziemców. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie przyjęto 360 zgłoszeń pobytu stałego, 265 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 319 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące oraz zameldowano 3 osób na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęło: 236 odpisów skróconych aktów urodzenia, 263 odpisy skrócone aktu małżeństwa, w tym 34 z adnotacją o rozwodzie, 173 odpisy skrócone aktów zgonu. W 254 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL. Wszystkie powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacja odbywała się także w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia służące do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolując wyrywkowo formularze zameldowanie na pobyt stały pod względem poprawności ich wypełnienia stwierdzono, że zgłoszenia te zawierały wymagane wpisy. Kontrolowany Urząd sporządzał i przekazywał do Urzędu Skarbowego w Dąbrowie Tarnowskiej wykazy zmarłych mieszkańców gminy. Sprawy te rejestrowane były w teczce znak: SAO 5112, Wykazy osób zmarłych dla urzędu skarbowego. Kontrola wykazała, że wykazy te przekazywane były z naruszeniem zachowaniem czternastodniowego terminu określonego w przepisie art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.). Kontrolowany Urząd zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu. Wysyłka zawiadomień rejestrowana była w teczce znak: SAO 5119. Okazane do kontroli 9
dokumenty zostały sprawdzone pod względem terminowości wysyłania ww. zawiadomień. Kontrola wykazała, że zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany wysyłane były do wojskowego komendanta uzupełnień z naruszeniem przepisu 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480 z późn. zm.), tj. powyżej 3 dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego. Zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych do Wojewody Małopolskiego przekazywane były z naruszeniem pięciodniowego terminu określonego w przepisie 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że wytypowane do kontroli zgłoszenia pobytu stałego, zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Wpływające wnioski o udostępnienie danych rejestrowane były w teczce o symbolu SAO 51180 i haśle: Udostępnianie danych osobowych. W teczce tej znajdowały się wnioski o udostępnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego oraz kopie udzielonych odpowiedzi. Poddano kontroli wnioski od numeru SAO 51180-100/2010 do numeru SOA 51180-120/2010. Wszystkie wnioski załatwiono prawidłowo, bez zbędnej zwłoki. Ustalono, iż wnioski złożone były na aktualnym formularzu, czyli zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353). Najczęściej o udostępnienie danych występowali komornicy sądowi, urzędy skarbowe oraz ZUS. W sytuacji, gdy Urząd nie był właściwy w sprawie, Burmistrz Dąbrowy Tarnowskiej przekazywał wniosek w drodze postanowienia wydanego w trybie art. 65 1 k.p.a. do organu właściwego. Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminów załatwiania spraw, uprawnień stron w postępowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności została założona teczka aktowa znak: SAO 51150 Decyzje dotyczące zameldowań oraz teczka aktowa SAO 51151 Decyzje dotyczące wymedlowań. W spisie spraw dla teczki SAO 51150 nie było zarejestrowanej żadnej sprawy, natomiast w spisie spraw dla teczki SAO 51151 zarejestrowanych było 5 spraw. Wszystkie sprawy zostały ostatecznie załatwione poprzez 10
wydanie decyzji przez Burmistrza Dąbrowy Tarnowskiej. W 4 przypadkach wydano decyzję o umorzeniu postępowania, w 1 - decyzję o wymeldowaniu. Do kontroli wytypowano 3 postępowania meldunkowe. Sprawy znak: SAO 51151/3/2010, SAO 51151/4/2010, SAO 51151/5/2010 wszczęte w przedmiocie wymeldowania zostały prawidłowo rozstrzygnięte poprzez wydanie decyzji. Sprawy SAO 51151/3/2010 oraz SAO 51151/4/2010 zakończono decyzją o umorzeniu postępowania, bowiem osoby objęte wnioskiem same dokonały wymeldowania. W obu sprawach stwierdzono brak aktu własności lokalu, co uniemożliwiało prawidłowe ustalenie stron postępowania, czym uchybiono przepisom art. 10 k.p.a. i art. 28 k.p.a. Sentencje powyższych decyzji nie wskazywały lokalu, z którego ma być osoba wymeldowana, naruszając tym samym przepis art. 107 1 k.p.a. Ponadto naruszano przepis art. 107 3 k.p.a., bowiem w uzasadnieniu prawnym decyzji nie przytoczono art. 105 1 k.p.a., który stanowi podstawę prawną wydania decyzji. Sprawa SAO 51151/5/2010 zakończono decyzją o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. W powyższej sprawie także stwierdzono brak aktu własności lokalu, co uniemożliwiało prawidłowe ustalenie stron postępowania, czym uchybiono art. 10 k.p.a. i art. 28 k.p.a. W sentencji decyzji nie wskazano lokalu, z którego wymeldowano osobę objętą wnioskiem, czym naruszono art. 107 1 k.p.a. Ponadto naruszano przepis art. 107 3 k.p.a., bowiem w uzasadnieniu faktycznym decyzji nie wskazano faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówiono wiarygodności i mocy dowodowej. Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Urząd posiadał 2 zestawy komputerowe do realizacji dowodów osobistych. Karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 3 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 1057 dowodów osobistych. Do wymiany pozostało jeszcze 564 książeczkowych dowodów osobistych. Według oświadczenia pracownicy liczba ta dotyczyła osób, które przebywają poza granicami kraju. Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy Dąbrowa Tarnowska, którzy ubiegali się o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wnioskach o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdującymi się w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie takiego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Podczas kontroli stwierdzono, że pracownik przyjmujący wnioski działał zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego 11
dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty był unieważniany i zwracany wnioskodawcy zgodnie z 22 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzędu za pośrednictwem Komendy Powiatowej Policji Dąbrowie Tarnowskiej. W kontrolowanym okresie Urząd pośredniczył w wydaniu 10 dowodów osobistych. Sprawy te przechowywane były w teczce aktowej znak: SAO 5126 Dokumentacja dotycząca pośrednictwa w wydawaniu dowodów osobistych. Na podstawie wydanych dowodów osobistych dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym stwierdzając, iż wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrola kopert dowodowych o numerach: ASJ 947548, ASJ 891324, ASJ 922655, ASJ 847747, ASJ 822670, ASJ 822669, ASJ 822658, ASN 598351, ASN 498354, ASN 541744 wykazała, że dokumentacja w tych kopertach była kompletna, a koperty dowodowe ułożone były według numeru zamówienia. Stwierdzono również, że na podstawie ww. kopert dowodowych wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.) - oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego. W okresie objętym kontrolą Urząd na żądanie otrzymał z innych urzędów gmin w celu połączenia dokumentacji 131 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 127 kopert dowodowych. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzędu wpłynęło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej, wezwanie to umieszczano zgodnie z 34 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, czyli w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej. Na podstawie sprawdzonych dokumentów stwierdzono, że wszystkie operacje związane z obiegiem dokumentacji, unieważnianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w związku z wymianą i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zarówno w systemie teleinformatycznym, jak i w systemie kartotecznym. 12
W okresie objętym kontrolą zostały założone teczki aktowe dla spraw z zakresu dowodów osobistych o znaku sprawy: SAO Rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych SAO 5123 Decyzje w sprawach dowodów osobistych, SAO 5125 Informacje, zawiadomienia, zaświadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych, SAO 5126 Dokumentacja dotycząca pośrednictwa w wydawaniu dowodów osobistych. W kontrolowanym okresie Urząd przekazywał zgłoszenia aktualizacyjne (NIP-3) naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w obowiązujących terminach, zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.), czyli w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia. W okresie objętym kontrolą zgłoszono w Urzędzie 44 utraty dowodu osobistego. Osobom zawiadamiającym o utracie dowodu osobistego Urząd zgodnie z przepisem 25 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384), wydawał stosowne zaświadczenia. W okresie objętym kontrolą aktualizacja dokumentacji dowodowej w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu dokonywana była w sposób prawidłowy. Dowody osobiste przesyłane z urzędów stanu cywilnego unieważniane były w SOO z datą zgonu osoby, czyli zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt 3 cyt. wyżej ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, który stanowi, że dowód osobisty podlega unieważnieniu z dniem zgonu jego posiadacza. Powyższe stwierdzono na podstawie odpisów skróconych aktów zgonu o numerach: 161/2010, 407/2010, 9/2010, 104/2010, 305/2010, 587/2010, 170/2010, 462/2010, 506/2010, 361/2010 wydanych przez USC w Dąbrowie Tarnowskiej. Dowody osobiste przesyłane z urzędów stanu cywilnego wraz z odpisami skróconymi aktów zgonu, w sytuacji gdy osoba zawiadamiająca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej, były unieważniane w SOO (w przypadku dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (w przypadku książeczkowych dowodów osobistych). Skasowane dowody osobiste wraz z odpisami skróconymi aktu zgonu zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. przechowywane były w kopercie dowodowej. W przypadku gdy skasowany dowód osobisty został przez kierownika urzędu stanu cywilnego zwrócony zgłaszającemu zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne zawiadomienie, o którym mowa w 32 ust. 7 cyt. rozporządzenia. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki ścisłego zarachowania oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkańcom Gminy Dąbrowa Tarnowska, a także karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w sejfie. III. Weryfikacja ilości prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania ilości spraw prowadzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r., dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, zadeklarowanych przez Urząd Miejski w Dąbrowie Tarnowskiej z faktyczną ilością prowadzonych spraw. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowiącej 13
załącznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano następujących ustaleń szczegółowych. Urząd Stanu Cywilnego: 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgony) ilość spraw zadeklarowana: 1424 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 1424 Sprawdzono ilość aktów sporządzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. księgach stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw, zgonów (670 aktów urodzenia, 156 aktów małżeństwa, 598 aktów zgonu). 2. Wydawanie decyzji administracyjnych (decyzje na podstawie art. 28, 34, 35, 36, 70,73, 87 p.a.s.c. oraz art. 4 k.r.o p.a.s.c.) ilość spraw zadeklarowana: 169 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 169 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw dotyczących wpisywania do polskich ksiąg stanu cywilnego treści aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą na podstawie art. 73 p.a.s.c. przechowywanych w teczce aktowej 5150 Wpisywanie treści zagranicznych aktów s.c. do polskich ksiąg s.c. oraz sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego na podstawie art. 28 i 36 p.a.s.c. przechowywanych w teczce aktowej 5135 Decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia stanu cywilnego, 5146 Decyzje na skrócenie terminu wyczekiwania na zawarcie małżeństwa, 5152 Odtwarzanie aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą, 3. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojęzycznych) ilość spraw zadeklarowana: 5601 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 5601 Ustalenia oparto na podstawie dokumentacji z teczek aktowych 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego. 4. Wydawanie zaświadczeń (o dokonanych w księgach wpisach lub ich braku) ilość spraw zadeklarowana: 10 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 10 Ustalenia oparto na podstawie dokumentacji z teczki aktowej 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, 5. Inne czynności kierownika USC (zaświadczenia na podstawie art. 71 p.a.s.c., zezwolenia wydane na podstawie art. 4¹ k.r.o., oświadczenia o uznaniu dziecka, oświadczenia o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, oświadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, oświadczenia o zmianie nazwiska dziecka na podstawie art. 51 p.a.s.c., sporządzanie wzmianek dodatkowych, sporządzanie przypisków w aktach stanu cywilnego, przekazywanie zawiadomień do innych usc celem sporządzenia przypisków). ilość spraw zadeklarowana: 1962 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 1962 Zweryfikowano na podstawie dokumentacji zawartej w teczkach aktowych 5133 Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą, 5147 Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego, 5157 Powiadomienia organów ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego. 14
6. Decyzje w sprawie imion i nazwisk: ilość spraw zadeklarowana: 12 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 12 Zweryfikowano na podstawie dokumentacji zawartej w teczce aktowej 5158 Zmiana imion i nazwisk 7. Wnioski o nadanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie ilość spraw zadeklarowana: 40 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 40 Ustalono na podstawie dokumentacji zawartej w teczce aktowej 5145 Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia pożycia małżeńskiego. 8. Zawiadamianie organów ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego (z wyłączeniem spraw dotyczących zmian imion i nazwisk) ilość spraw zadeklarowana: 752 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 752 Ustalono na podstawie rejestru odpisów aktów stanu cywilnego przekazywanych do organów ewidencji ludności i organów wydających dowody osobiste oraz dokumentacji z teczek aktowych 5131 Rejestracja małżeństw, księgi akty skorowidze i akta zbiorowe, 5132 Rejestracja zgonów, księgi akty skorowidze i akta zbiorowe. Ewidencja ludności/dowody osobiste Weryfikację oparto na podstawie prowadzonych w Urzędzie w okresie od 1 lipca 2009 r. do 31 grudnia 2009 r. oraz 1 stycznia 2010 r. do 30 czerwca 2010 r. teczek aktowych: SAO 5112 Wykazy osób zmarłych dla Urzędów Skarbowych, SAO 5113 Zgłoszenia: meldunkowe, dotyczące zameldowani i wymeldowania SAO 5114 Nadzór nad wykonaniem obowiązku meldunkowego SAO 51150 Decyzje dotyczące zameldowań, SAO 51151 Decyzje dotyczące wymeldowań, SAO 51180 Udostępnienie danych osobowych, SAO 5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów i urzędów, SAO 5120 Rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych, SAO 5122 Dokumentacja wydawanych dowód osobistych, SAO 5125 Informacje, zawiadomienia, zaświadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych - unieważnienie, SAO 5126 Dokumentacja dotycząca pośrednictwa w wydawaniu dowodów osobistych, oraz na podstawie przeliczonych zgłoszeń meldunkowych, odpisów aktów stanu cywilnego, wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydanych zaświadczeń oraz otrzymanych zawiadomień o utracie tych dokumentów. W wyniku kontroli stwierdzono rozbieżności następujące rozbieżności. W tabeli w części DOWODY OSOBISTE: w pozycji 1 Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego podano 1375 wniosków, a winno być 1064, w pozycji 2 Wydawanie dowodów osobistych podano 3685, a winno być 1958, 15
w pozycji 3 Przyjmowanie zgłoszeń o kradzieży lub zagubieniu dowodu, unieważnianie dowodów osobistych podano 1122 zdarzeń, a winny być 532, w pozycji 4 Udostępnienie danych osobowych z akt dowodowych podano 21 zdarzeń, a winno być 33. Różnice powstały w wyniku błędnego przeliczenia zdarzeń w poszczególnych zadaniach. Wyjaśnienia dotyczące opisanych wyżej rozbieżności zawarte są w oświadczeniu Sekretarza Gminy Dąbrowy Tarnowskiej. [Dowód: akta kontroli str. 21-22] Na tym kontrolę zakończono. Informację o niniejszej kontroli problemowej wpisano do książki kontroli Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Tarnowskiej. Poprzez zamieszczenie w protokole niżej wymienionych pouczeń kontrolujący informują o przysługującym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złożenia kontrolującym przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzeżeń co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjaśnienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał się z treścią protokołu. Do ustaleń zawartych w protokole wniesiono/ nie wniesiono 1 ) zastrzeżeń. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano Burmistrzowi Dąbrowy Tarnowskiej. Kontrolujący Kontrolowany Starszy Inspektor Wojewódzki BURMISTRZ (-) mgr Agnieszka Mocała (-) mgr inż. Stanisław Początek Inspektor Wojewódzki (-) mgr Marta Ślusarczyk Kraków, 13 GRU. 2011. Dąbrowa Tarnowska, 23.12.2011 r. 1 Niepotrzebne skreślić 16