Pytania i odpowiedzi dotyczące konkursu ogłoszonego w Poddziałaniu 9.1.2 PO KL Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych 1. Jeśli gmina realizuje projekt w ramach Poddziałania 9.1.2, to czy sama szkoła z tej gminy może złożyć wniosek na obecny konkurs? Jeśli w szkołach w gminie były realizowane programy rozwojowe w ramach Poddziałania 9.1.2, to projekt może być złożony tylko dla szkół, w których programy takie nie były realizowane. Zgodnie z jednym z kryteriów dostępu Projektodawcą lub partnerem w projekcie jest organ prowadzący szkołę lub placówkę oświatową, której dotyczy projekt. W związku z czym projekt powinien być złożony nie bezpośrednio przez szkołę (która dotychczas nie otrzymała wsparcia), ale przez jej organ prowadzący. 2. Czy gmina może skierować wsparcie dla szkoły podstawowej, jeśli realizuje już projekt rozwojowy skierowany do gimnazjum? Tak, jeśli w tej szkole podstawowej nie był realizowany program rozwojowy z Poddziałania 9.1.2. 3. Jak liczyć 70% ogółu działań merytorycznych, które przyczyniają się do rozwoju kompetencji kluczowych? Zgodnie z definicją programu rozwojowego zawartą w SzOP PO KL działania określone w programie rozwojowym przyczyniają się do rozwoju kompetencji kluczowych stanowią co najmniej 70% ogółu działań merytorycznych podejmowanych w projekcie. Uznanie, czy powyższe kryterium jest spełnione, zależy od treści uzasadnienia przedstawionego we wniosku o dofinansowanie. Z uwagi na różnorodność form wsparcia w Poddziałaniu 9.1.2 każdy przypadek będzie traktowany indywidualnie, w zależności od informacji zawartych w treści wniosku. Należy jednak zwrócić szczególną uwagę na te formy wsparcia, które mogą powodować wątpliwości interpretacyjne dotyczące ich wpływu na rozwój kompetencji kluczowych. 4. Jak rozumieć trwałość zmian w funkcjonowaniu szkoły? Zgodnie z SzOP PO KL program rozwojowy powinien kompleksowo i trwale przyczyniać się do jakościowych zmian w funkcjonowaniu szkoły/placówki oświatowej i/lub rozszerzać ofertę edukacyjnej danej szkoły/placówki oświatowej (szkół/placówek oświatowych). Zgodnie ze stanowiskiem IZ program rozwojowy powinien koncentrować się na wywołaniu efektu trwałej zmiany pracy szkoły (np. wprowadzeniu nowych elementów nauczania, mechanizmów dostosowania oferty edukacyjnej do potrzeb rynku pracy
itp.). Efekt trwałej zmiany pracy szkoły może również wynikać z osiągniętych rezultatów miękkich programu rozwojowego (np. doświadczenie i kwalifikacje nauczycieli zdobyte podczas realizacji programu rozwojowego są wykorzystywane w dalszej działalności szkoły). W związku z tym możliwe jest rozszerzenie lub modyfikacja programów rozwojowych szkół i placówek oświatowych, w przypadku gdy posiadają one takie programy. 5. Czy wydatkiem kwalifikowanym w projekcie jest szkolenie dla nauczyciela? Przeprowadzenie szkolenia dla nauczyciela jest możliwe, jeśli jest niezbędne dla realizacji programu rozwojowego, co powinno być jasno wskazane w treści wniosku. Jeśli projekt uwzględnia elementy programu rozwojowego związane z wdrożeniem nowych, innowacyjnych form nauczania i oceniania cechujących się wyższą skutecznością niż formy tradycyjne lub wdrażanie programów i narzędzi efektywnego zarządzania placówką oświatową przyczyniających się do poprawy jakości nauczania i jest uzasadnione przeszkolenie nauczycieli, to projekt może zawierać takie działania. Należy jednak zwrócić uwagę na to, czy szkolenie jest niezbędne z punktu widzenia realizacji celów projektu i stanowi element programu rozwojowego. Podniesienie kwalifikacji i zdobycie doświadczenia przez nauczycieli w trakcie realizacji programu rozwojowego może być także potraktowane jako efekt trwałej zmiany pracy szkoły. Należy przy tym mieć na uwadze wymagania dotyczące programu rozwojowego, zgodnie z którymi co najmniej 70% ogółu działań merytorycznych w projekcie powinny stanowić działania przyczyniające się do rozwoju kompetencji kluczowych. 6. Czy istnieje możliwość, aby podmiot był równocześnie liderem i partnerem w ramach ogłoszonego konkursu (ale w różnych projektach)? Tak. 7. W ilu maksymalnie projektach dany podmiot może wziąć udział jako partner? W konkursie nie ma wymagań, które regulowałyby liczbę projektów, w jakich podmiot może występować jako partner. 8. Czy wydatki partnera muszą być uwzględnione w budżecie, aby jego obrót był brany pod uwagę podczas weryfikowania zgodności wniosku z ogólnym kryterium dotyczącym obrotu wnioskodawcy? Zgodnie z jednym z ogólnych kryteriów formalnych łączny roczny obrót projektodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) musi być równy lub wyższy od rocznych wydatków w projekcie. W związku z tym, aby obrót partnera mógł być brany pod uwagę, w budżecie projektu powinny być ujęte wydatki partnera. 9. Które wydatki gminy bierzemy pod uwagę przy podawaniu wartości obrotu? Określając wartość obrotu gminy, należy uwzględnić wszystkie wydatki gminy.
10. Czy w sytuacji, gdy wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł, podmiot musi stosować kwoty ryczałtowe? Tak. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wnioskodawca jest jednostką sektora finansów publicznych. Rozliczenie kosztów projektu w oparciu o kwoty ryczałtowe dotyczy projektu, którego całkowita wartość nie przekracza 100 tys. zł. 11. Czy wartość obecna wskaźnika pomiaru celu zawsze musi wynosić 0? Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie dla każdego wskaźnika należy określić na podstawie przeprowadzonej analizy problemu/problemów jego wartość obecną, czyli przed rozpoczęciem realizacji projektu oraz wartość docelową, której osiągnięcie będzie uznane za zrealizowanie danego celu. Wartość obecna i docelowa wskaźników powinny odnosić się do projektu opisywanego we wniosku o dofinansowanie i dotyczyć zakresu wsparcia projektowego. 12. Jak opisywać grupę docelową w projekcie czy należy opierać się na bieżącej liczebności uczniów czy brać pod uwagę liczbę uczniów w klasach młodszych (I III)? Przedstawiając założenia projektowe, Wnioskodawca powinien przedstawić analizę sytuacji problemowej, jaka obecnie występuje w szkole/placówce oświatowej. Planując działania w projekcie, można odnieść się do ewentualnych zmian liczebności uczniów, jeśli wnioskodawca dysponuje takimi informacjami i będą one miały wpływ na kształt projektu. 13. W którym miejscu we wniosku należy umieścić produkty? Zgodnie z Instrukcją opis produktów wytworzonych w wyniku realizacji projektu powinien być umieszczony w części 3.3. 14. Na ile szczegółowo należy opisać produkty (czy opis musi dotyczyć wszystkich szkół biorących udział w projekcie)? Zgodnie z Instrukcją w punkcie 3.3 należy wskazać produkty, które zostaną wytworzone w wyniku realizacji planowanych zadań. Produkty określają dobra i usługi, które powstaną w wyniku zadań realizowanych w ramach projektu. Produktem (skwantyfikowanym za pomocą wskaźnika produktu) może być np. liczba publikacji wytworzonych w ramach projektu, liczba udzielonych porad, liczba szkół, które zrealizowały programy rozwojowe, liczba godzin szkolenia przypadająca na jednego uczestnika. 15. Czy można zadania podzielić na szkoły? Zgodnie z Instrukcją w polu 3.3 należy wskazać poszczególne zadania, które będą realizowane w ramach projektu, zgodnie z przewidywaną kolejnością ich realizacji. W przypadku, gdy określone zadania realizowane są w ramach projektu równolegle porządek ich wskazywania w punkcie 3.3 jest nieistotny. Jeśli zatem projekt będzie realizowany jednocześnie w kilku szkołach, wnioskodawca sam może określić, według jakiego klucza będzie opisywał zadania każde z zadań może więc być
przypisane odrębnie dla innej szkoły. Ważne, aby były uwzględnione wszystkie zadania, jakie mają być zrealizowane, a przedstawiony opis był przejrzysty. Należy także pamiętać, że opis działań będzie stanowił podstawę do zweryfikowania, czy w projekcie działania ukierunkowane na rozwój kompetencji kluczowych stanowią co najmniej 70% ogółu działań merytorycznych. 16. Czy w opisie zadań powinien być zawarty również opis pomocy dydaktycznych? Zgodnie z Instrukcją w przypadku organizacji szkoleń konieczne jest podanie najważniejszych informacji dotyczących sposobu ich organizacji, w tym m.in. materiały szkoleniowe, jakie zostaną przekazane uczestnikom. W związku z tym również w przypadku pomocy dydaktycznych należy wskazać, jakie będą wykorzystane do realizacji zajęć. 17. Czy gmina, jako partner, może wskazać pracowników szkoły jako prowadzących zajęcia? Środki przekazane w ramach projektu mogą być przeznaczone na zakup usługi edukacyjnej polegającej na zorganizowaniu i przeprowadzeniu zajęć w ramach projektu. Gmina jako jednostka sektora finansów publicznych zobowiązana jest do stosowania ustawy PZP i jako zamawiający jest odpowiedzialna za wybór trybu postępowania. 18. Czy zlecenie organizacji wycieczki w biurze podróży jest zadaniem zleconym? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL jako zlecenie zadań merytorycznych należy rozumieć powierzenie podmiotowi zewnętrznemu (wykonawcy) realizacji istotnej części zadania lub jego całości. Co do zasady o zleceniu zadania merytorycznego mówimy wówczas, gdy Beneficjent przekazuje wykonanie zadania, w tym przeprowadzenie wszystkich niezbędnych czynności w ramach zadania, innemu podmiotowi. W takiej sytuacji Beneficjent wyłącza swoje własne bezpośrednie zaangażowanie w to zadanie i finansowanie kosztów administracyjnych związanych z realizacją zleconego zadania merytorycznego. W związku z tym jeśli organizacja wycieczki jest zlecana w całości, działanie to można uznać za zadanie zlecone. 19. Czy można realizować projekt poza granicami kraju? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL projekty mogą być realizowane wyłącznie na terytorium kraju. Natomiast w przypadku gdy jest to uzasadnione celem projektu, możliwe jest realizowanie projektu lub jego części poza granicami kraju. Jednak konieczne jest wskazanie we wniosku o dofinansowania możliwie szczegółowo planowanego miejsca realizacji projektu i przedstawienie odpowiedniego uzasadnienia. 20. Czy oprogramowanie powyżej 350 zł jest wydatkiem objętym crossfinancingiem? Zakup oprogramowania nigdy nie stanowi wydatku objętego regułą cross-financingu.
21. Czy nauczyciel w ciągu tygodnia może pojechać na wycieczkę jako opiekun w ramach projektu? Zatrudnianie nauczycieli w projektach powinno się odbywać zgodnie z obowiązującym prawem. Należy tu mieć na uwadze przede wszystkim zakaz podwójnego finansowania, to znaczy, aby koszty ponoszone w ramach projektu nie były finansowane dwukrotnie ze środków publicznych. Należy zatem zwrócić uwagę, czy działania przewidziane w projekcie nie kolidują się z zadaniami, jakie nauczyciele wykonują w ramach pensum finansowanego z Karty Nauczyciela. 22. Czy w ramach realizowanych zadań można zaplanować szkolenie dotyczące równości płci? W ramach projektu można zaplanować szkolenie z zakresu równości szans płci dla personelu projektu, jednak musi to być uzasadnione we wniosku. 23. Czy zlecenie audytu należy uzasadniać? Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego dotyczy dwóch przypadków: - gdy całkowita wartość projektu wynosi co najmniej 750 tys. PLN, - gdy całkowita wartość kilku projektów realizowanych przez Beneficjenta na podstawie umów o dofinansowanie zawartych z WUP Kraków w ramach Priorytetu wynosi co najmniej 1 mln PLN. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL wydatki związane ze zlecaniem zadań merytorycznych mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, że Wnioskodawca wskaże we wniosku zadania, które zamierza zlecać wykonawcom. Zgodnie z Instrukcją należy także wskazać przyczyny zlecania części projektu. Wymóg ten dotyczy wszystkich zadań zlecanych w projekcie. 24. Jaka jest średnia wartość audytu? Wartość audytu każdorazowo uzależniona jest od danego projektu, dlatego nie można mówić w przypadku takiego kosztu o średniej wartości audytu. Należy jednak pamiętać, że wszystkie koszty zaplanowane w projekcie jako środki publiczne powinny być oszacowane z uwzględnieniem zasady efektywnego zarządzania finansami, tj. w sposób racjonalny i efektywny. 25. W jakiej sytuacji stosujemy stawki jednostkowe? Stawki jednostkowe dotyczą usług szkoleń językowych i szkoleń komputerowych. W przypadku szkoleń językowych odnoszą się do szkoleń z języka angielskiego, francuskiego i niemieckiego. Stawka dotyczy szkoleń językowych, które realizowane są w wymiarze 60 godzin lekcyjnych lub ich wielokrotności dla grup o liczebności nieprzekraczającej 12 osób. Stawka obejmuje koszt wykładowcy oraz sali. W przypadku szkoleń komputerowych stawki jednostkowe mają zastosowanie dla szkoleń prowadzących do uzyskania kompetencji w zakresie Europejskiego Certyfikatu Umiejętności Komputerowych (ECDL) poziom Start i Core. Stawka obejmuje następujące koszty: wykładowca, sala z wyposażeniem, materiały dydaktyczne (w tym podręcznik).
Wykaz stawek dla poszczególnych województw zawarty jest w załącznikach do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. 26. Czy koszty zarządzania podlegają obniżeniu, gdy zostaje obniżona wartość projektu w trakcie jego realizacji? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL limity poziomu kosztów zarządzania dotyczą nie tylko etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny, ale również rozliczenia końcowego projektu. Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego wniosku o płatność należy zweryfikować, czy właściwy limit procentowy kosztów zarządzania określony w Wytycznych dla rozliczonej wartości projektu nie został przekroczony. W przypadku gdy w projekcie konieczne jest zastosowanie reguły proporcjonalności (np. nie osiągnięto założeń, powstały nieprawidłowości, zlikwidowano szkoły), co skutkuje zmniejszeniem wartości projektu w wysokości takiej, iż konieczne byłoby skorygowanie wysokości kosztów zarządzania projektem, Instytucja Wdrażająca stosuje najpierw regułę proporcjonalności, a następnie weryfikuje, czy koszty zarządzania nie przekraczają na końcowym etapie rozliczenia projektu limitów określonych w Wytycznych. 27. Czy koszty objęte cross-financingiem podlegają obniżeniu, gdy zostaje obniżona wartość projektu w trakcie jego realizacji? Czy należy zwrócić zakupione na początku urządzenia zaliczane do cross-financingu, jeśli później wartość projektu została obniżona? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL co do zasady Beneficjent jest uprawniony do ponoszenia wydatków w ramach cross-financingu do wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjenta obowiązuje wartość wydatków w ramach cross-financingu, a nie limit procentowy wskazany we wniosku. Należy jednak mieć na uwadze, że limit cross-financingu jest monitorowany na poziomie Priorytetu. Może zdarzyć się sytuacja, że w trakcie realizacji projektu w konsekwencji np. zgłoszenia oszczędności czy nieprawidłowości w projekcie, wartość projektu zostanie obniżona i nie będzie już możliwości przekroczenia limitu cross-financingu w danym projekcie. W sytuacji braku zgody na przekroczenie limitu cross-financingu nie dokonuje się zwrotu zakupionych urządzeń, lecz zwraca się środki będące równowartością kwoty, która przekroczyła limit. 28. W jaki sposób można zagospodarować oszczędności uzyskane w projekcie? Jeśli w projekcie pojawią się oszczędności i ich wartość przekroczy 10% wartości danego zadania, Beneficjent musi zgłosić do Instytucji Wdrażającej ten fakt. Jeśli jest taka potrzeba, może zawnioskować o wykorzystanie oszczędności. W sytuacji wystąpienia oszczędności w projekcie wynikających z przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zasady konkurencyjności przekraczających 10% środków alokowanych na dane zadanie, uwolnione środki mogą być wykorzystane przez Beneficjenta za zgodą WUP Kraków wyłącznie pod warunkiem, że będzie się to wiązało ze zwiększeniem wartości rezultatów i produktów/wskaźników odnoszących się do celów projektu określonych we wniosku o dofinansowanie projektu przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego, chyba że Beneficjent wykaże konieczność przeznaczenia oszczędności na pokrycie wydatków poniesionych w wysokości większej niż zaplanowana w wyniku znaczącego wzrostu cen. 29. Czy należy aneksować umowę w przypadku, gdy pojawiły się oszczędności lub wartość projektu została obniżona? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL przygotowanie aneksu do umowy jest konieczne w sytuacji, gdy zmiany te wpływają na treść umowy. Jeśli zatem oszczędności, jakie pojawiły się w trakcie realizacji projektu wpływają na obniżenie wartości projektu, należy aneksować umowę o dofinansowanie. 30. Czy można zatrudnić do projektu księgową, która jest zatrudniona w innej gminie, ale w chwili obecnej jest na urlopie wychowawczym? W PO KL nie ma uregulowań dotyczących zatrudniania osób na urlopach wychowawczych, w związku z czym zatrudnianie personelu w projekcie powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi w tym zakresie.