Załącznik nr 1 do Zarządzenia B.0050.41.2016 PODRĘCZNIK ORGANIZACYJNY JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT pn. Zwiększenie różnorodności biologicznej elementem zrównoważonego rozwoju obszaru miasta Ożarów Mazowiecki
KIEROWNIK JEDNOSTKI REALIZAUJĄCEJ PROJEKT Zapewnienie prawidłowej realizacji i rozliczenia Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu. 1. Odpowiedzialność za ostateczne brzmienie wszystkich załączników do Umowy o dofinansowanie, które zatwierdza swoim podpisem. Dotyczy to także aktualizacji załączników. 2. Zatwierdzanie i podpisywanie lub poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości Projektu: protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, świadectwa przyjęcia, świadectwa wykonania lub protokoły końcowego odbioru i przekazania do eksploatacji, przejściowe świadectwa płatności, protokoły konieczności łącznie z protokołami negocjacji, dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych efektów ekologicznych, raport końcowy itp. 3. Odpowiedzialność przed Beneficjentem za prawidłowe zrealizowanie i rozliczenie Projektu zgodnie z Umową o dofinansowanie oraz decyzjami Instytucji Wdrażającej. 4. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielanie zamówień publicznych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, a przede wszystkim za przygotowanie i publikację ogłoszeń, przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), w tym kryteriów oceny ofert. 5. Odpowiedzialność za poprawność i kompletność umów z wykonawcą, które opatruje swoją parafą. 6. Odpowiedzialność za wymagane przepisami warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu zgodnie z zasadami określonymi w Umowie o dofinansowanie. 7. Monitoring rzeczowego i finansowego postępu w realizacji Projektu oraz zgodność realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, 8. Co najmniej raz na trzy miesiące sporządzanie, zatwierdzanie, podpisanie i przekazanie do Instytucji Wdrażającej wniosku o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym dołączonym do zatwierdzonej Umowy o dofinansowaniu, biorąc pod uwagę datę podpisania Umowy. 9. Odpowiedzialność za wyniki kontroli dotyczącej realizacji Umowy o dofinansowanie zawartej z Instytucją Wdrażającą. 10. Reprezentacja Beneficjenta przed organami kontrolującymi wykonywanie Projektu, w tym również odpowiada za kontrolę Umowy o dofinansowanie zawartej z Instytucja Wdrażającą. Kierownik JRP jest odpowiedzialny za: udostępnianie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim. Kierownik JRP jest uprawniony do: podpisywania korespondencji i dokumentów przygotowywanych w JRP, Zatwierdzanie i podpisywanie, poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie 2
zakresu rzeczowego części lub całości projektu Cel działalności: KOORDYNATOR PROJEKTU Zapewnienie prawidłowej pracy i funkcjonowania Jednostki Realizującej Projekt. Nadzór i kontrola nad pracownikami JRP, koordynacja realizacji projektu opracowywanie i wdrażanie procedur. Monitorowanie postępu prac zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym. Identyfikacja zagrożeń w realizacji projektu i informowanie Kierownika JRP o nieprawidłowościach. Zapewnienie nadzoru nad działaniami informacyjnymi i promocyjnymi. 1. Przestrzeganie instrukcji i procedur wdrażania projektu zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i przepisami. 2. Organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór nad pracami JRP. 3. Bezpośredni nadzór nad prawidłową realizacja zadań zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu zawartą z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 4. Nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzanie sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji projektu. 5. Nadzór nad przygotowaniem niezbędnych materiałów i analiz. 6. Nadzór nad przygotowaniem Harmonogramów Realizacji Projektu, Planów Płatności Harmonogramów Rzeczowo Finansowych. 7. Nadzór nad sporządzaniem, weryfikacja i zatwierdzanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ogłaszanych w ramach projektu. 8. Udział w pracach komisji przetargowych. 9. Przygotowanie i nadzór nad wdrożeniem wewnętrznych regulacji określających organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków komisji przetargowych. 10. Niezwłoczne informowanie Kierownika JRP o istniejących bądź przewidywanych zagrożeniach mających wpływ na właściwe wykonanie Projektu oraz przedkładanie propozycji rozwiązań. 11. Zapewnienie właściwej komunikacji w ramach realizowanego projektu. 12. Zapewnienie działań na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania i realizacji Projektu. 13. Zapewnienie wglądu do dokumentacji upoważnionym instytucjom. 14. Nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzaniem Raportów Monitorujących Projekt. 15. Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Kierownika JRP. 3
Koordynator Projektu jest odpowiedzialny za: udostępnianie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim. Koordynator Projektu jest uprawniony do: podpisywania korespondencji i dokumentów przygotowywanych w JRP, występowania z wnioskami organizacyjnymi i personalnymi dotyczącymi pracowników JRP. 4
SPECJALISTA DS. KSIĘGOWOŚCI I ROZLICZEŃ Zapewnienie prowadzenia właściwej rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w zakresie realizacji Projektu oraz prawidłowego rozliczenia realizowanych zadań współfinansowanych z Funduszu Spójności. 1. Nadzór nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym, 2. Obserwacja prognoz przepływów finansowych, 3. Współpraca ze Specjelistą ds. Technicnych w celu sporządzania i aktualizowania Planów finansowania Projektu oraz monitorowania ich realizacji, 4. Prowadzenie sprawozdawczości i monitorowanie finansowe Projektu zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej, Planem finansowania Projektu i planami inwestycyjnymi przy użyciu komputerowej bazy, 5. Sporządzanie Wniosków o płatność oraz dokonywanie ich uzupełnień, poprawek i wyjaśnień., 6. Współpraca z WFOŚiGW w zakresie kontroli finansowo-księgowej Projektu, 7. Prowadzenie rejestru zweryfikowanych i zapłaconych faktur, 8. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoring kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych, 9. Tworzenie koncepcji i ustalenie zasad rachunkowości finansowej przy realizacji Projektu. 10. Zapewnienie prowadzenia ksiąg rachunkowych. 11. Zapewnienie kompletowania i przechowywania dokumentacji księgowej. 12. Zapewnienie dostępności dokumentacji księgowej przy postepowaniach kontrolnych prowadzonych przez Instytucję Wdrażającą bądź Instytucje Pośredniczące oraz wszelkim organom kontroli zewnętrznej. 13. Sprawowanie kontroli nad prawidłowym prowadzeniem księgowości oraz sporządzaniem wyników poniesionych kosztów w ramach Projektu. 14. Opracowanie i aktualizowanie systemu rozliczania inwestycji współfinansowanych ze środków UE. 15. Rozliczanie zaliczek płatności przejściowych, pożyczek pomostowych. 16. Monitorowanie operacji finansowych na rachunkach bankowych, prowadzonych dla Projektu. Specjalista ds. Księgowości i Rozliczeń jest odpowiedzialny za: udostępnianie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim. Specjalista ds. Księgowości i Rozliczeń jest uprawniony do podpisywania korespondencji i dokumentów zgodnie z zakresem obowiązków 5
SPECJALISTA ds. ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Zapewnienie właściwej organizacji i udzielania zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 1. Przygotowanie projektów zarządzeń wewnętrznych JRP w zakresie: organizacji udzielania zamówień publicznych, powoływania Komisji Przetargowych do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, sporządzania sprawozdawczości z udzielonych zamówień publicznych. 2. Analizowanie planów zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi w ramach realizowanego Projektu. 3. Kompletowanie i weryfikowanie materiałów źródłowych stanowiących podstawę do wszczęcia procedury i wyboru trybu przetargowego (przetargu nieograniczonego, negocjacji z zachowaniem konkurencji i etc.). 4. Przygotowywanie umów z Wykonawcami wyłonionymi w drodze przeprowadzonych postępowań. 5. Prowadzenie ewidencji udzielonych w ramach Projektu zamówień publicznych w postaci Rejestru wykonawców. 6. Prowadzenie procedury związanej z rozpatrywaniem wniosków odwoławczych. 7. Wnioskowanie o powołanie Komisji Przetargowych. 8. Przeprowadzanie analiz rynku Wykonawców i wybranych cen usług/dostaw/robót budowlanych. 9. Przekazywanie wszelkich koniecznych dokumentów na potrzeby kontroli zamówień publicznych prowadzonej m.in. przez Instytucję Wdrażającą. Specjalista ds. Zamówień Publicznych jest odpowiedzialny za: udostępnienie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP. Specjalista ds. Zamówień Publicznych jest uprawniony do podpisywania dokumentów zgodnie z zakresem obowiązków. 6
SPECJALISTA ds. TECHNICZNYCH Zapewnienie prawidłowej realizacji Projektu w zakresie nadzoru nad wykonywaniem prac budowlanych. 1. Nadzór nad realizacją Projektu od strony technicznej oraz jego monitorowanie w ścisłej współpracy z Kierownikiem JRP. 2. Weryfikacja części technicznej dokumentacji przetargowej i udział w Komisjach Przetargowych. 3. Udział w pracach Komisji Przetargowych w przygotowaniu postępowań przetargowych tworzenie Specyfikacji Technicznej. 4. Przygotowanie i nadzorowanie kontraktów na usługi i roboty budowlane. 5. Udział w odbiorach i rozruchach. 6. Odbiór merytoryczny dokumentacji technicznej dla Projektu od Wykonawców. 7. Sporządzanie raportów dla Kierownika JRP nt. realizacji Projektu. 8. Nadzór nad przestrzeganiem i aktualizacja Harmonogramu prac budowlanych w ramach Projektu. 9. Zabezpieczenie wykonania robót budowlanych zgodnie z Polskim Prawem Budowlanym, warunkami kontraktowymi FIDIC (żółta i czerwona książka) oraz Harmonogramem Rzeczowo Finansowym. 10. Przygotowanie dokumentacji inwestycyjnej, uzgodnień, kosztorysów i kosztorysów w zakresie realizacji kontraktów/zadań przewidzianych Projektem. 11. Współpraca w zakresie przygotowania niezbędnej dokumentacji w celu ogłoszenia przetargu dla planowanych inwestycji. 12. Współpraca z właściwymi instytucjami i urzędami w zakresie pozyskiwania niezbędnych uzgodnień i pozwoleń na realizację inwestycji/kontraktów/ zadań w ramach Projektu. Specjalista ds. Technicznych jest odpowiedzialny za: udostępnienie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP. 7
SPECJALISTA ds. ORGANIZACJI I PROMOCJI Zapewnienie właściwej działalności promocyjnej i informacyjnej w zakresie realizowanego Projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności. Budowanie pozytywnego wizerunku Instytucji wspierających realizację Projektu. 1. Współpraca przy sporządzaniu wniosków o płatność i Harmonogramu Realizacji Projektu. 2. Organizacja spotkań roboczych i odpraw JRP wraz z protokołowaniem celów i nadzorem nad ich realizacją oraz sygnalizowanie zagrożeń ich wykonania do kierownika JRP. 3. Prowadzenie ewidencji wewnętrznej korespondencji JRP. 4. Opracowywanie informacji prasowych, medialnych i informacyjno promocyjnych dotyczących realizacji Projektu. 5. Organizowanie spotkań w celu zwiększenia świadomości społecznej dotyczącej korzyści wynikających z realizacji Projektu. 6. Przygotowywanie sprawozdań związanych z oceną potrzeb i osiągniętych rezultatów w wyniku prowadzonych zadań inwestycyjnych. 7. Dokumentowanie działań informacyjnych i promocyjnych poprzez zbieranie informacji w formie materiałów prasowych, zdjęć, wydruków internetowych oraz nagrań. 8. Prowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych zgodnie z aktualnymi wytycznymi w zakresie Zasad promocji Projektów dla Beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Specjalista ds. Promocji i Informacji jest odpowiedzialny za: udostępnienie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP. 8
SPECJALISTA DS. ZIELENI MIEJSKIEJ Zapewnienie właściwego i skutecznego procesu przygotowania dokumentacji i uruchamiania nowych inwestycji i właściwej realizacji bieżących inwestycji koordynacja zadań. Zapewnienie ciągłości realizowanych inwestycji w zakresie wymaganej dokumentacji i spraw formalno prawnych. 1. Koordynacja zadań/kontraktów inwestycyjnych w zakresie ich realizacji. 2. Kompletowanie dokumentacji. 3. Współpraca przy prowadzeniu rejestru wykonawców. 4. Tworzenie harmonogramów z postępów w realizacji zadań inwestycyjnych. 5. Składanie sprawozdań i raportów ze stopnia realizacji prowadzonych zadań inwestycyjnych Kierownikowi JRP. 6. Raportowanie zagrożeń związanych z możliwością nie dotrzymania harmonogramu Kierownikowi JRP. 7. Udział w odbiorach i naradach koordynacyjnych. 8. Przygotowanie protokołów odbioru częściowego oraz końcowego. 9. Przygotowanie zestawienia zakresu rzeczowego projektu. Specjalista ds. Zieleni miejskiej jest odpowiedzialny za: udostępnienie wszystkich niezbędnych do pracy informacji pracownikom JRP. 9