ID.272.1.2017 Załącznik nr 8 WZÓR UMOWA NR Zawarta w dniu 2017 r. w Zgorzelcu pomiędzy Powiatem Zgorzeleckim z siedzibą przy ul. Boh. II Armii Wojska Polskiego 8 a, 59-900 Zgorzelec, posiadającym NIP 615-18- 11-188, REGON 230821351, reprezentowanym przez Zarząd Powiatu, w imieniu, którego działają: 1.. 2.. zwanym dalej Zamawiającym, przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu., a.. z siedzibą przy., wpisaną do, posiadającą NIP., REGON......, reprezentowaną przez :......, zwaną dalej Wykonawcą, W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy zgodnie z przepisami zawartymi w dziale III rozdziale 6 art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.), strony zgodnie postanawiają: 1 Przedmiotem umowy w zakresie usług pocztowych jest: 1. Świadczenie przez Wykonawcę usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Zgorzelcu zwanego dalej Starostwem w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek według kategorii ekonomiczna lub priorytetowa oraz zwracania przesyłek do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. 2. Usługi pocztowe, o których mowa w niniejszej umowie realizowane będą na zasadach określonych w: - ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 1113 ze zm.) oraz powiązanych aktach wykonawczych, - innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy oraz postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 3. Do zakresu przedmiotu zamówienia należy zaliczyć: a) usługi pocztowe w obrocie krajowym dla przesyłek listowych o wadze do 2000 g oraz paczek pocztowych do 10 kg i w obrocie zagranicznym dla przesyłek listowych o wadze do 2000 g oraz paczek pocztowych do 20kg, w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania. b) doręczanie zwrotów przesyłek listowych nie doręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz zwrot potwierdzeń odbioru do siedziby Zamawiającego. c) usługę odbioru z siedziby oraz dostawy przesyłek do siedziby Zamawiającego. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Strona 1 z 6
4. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przesyłki listowe nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, b) przesyłki listowe nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, c) przesyłki listowe rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii oraz najszybszej kategorii ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru i bez zwrotnego potwierdzenia odbioru, w obrocie krajowym i zagranicznym; d) przesyłki listowe rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru i bez zwrotnego potwierdzenia odbioru, w obrocie krajowym i zagranicznym; e) paczki pocztowe nie będące przesyłkami najszybszej kategorii oraz najszybszej kategorii z potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru, w obrocie krajowym; f) paczki pocztowe nie będące przesyłkami najszybszej kategorii oraz najszybszej kategorii z potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru, w obrocie zagranicznym; g) paczki z doręczeniem na adres do 24h i paczki z doręczeniem na adres do 48h w obrocie krajowym z potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru, usługą za pobraniem oraz z usługą dokumentów zwrotnych. 2 Strony ustalają, iż wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 przez Wykonawcę odbywać się będzie na następujących warunkach: 1. Przesyłki nadawane przez Starostwo dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą, na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej. 2. Starostwo będzie umieszczało na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru) na stronie adresowej przesyłki. 3. Starostwo będzie umieszczało na przesyłkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci nadruku na kopercie lub odcisku pieczęci o treści ustalonej przez Wykonawcę. 4. Starostwo będzie korzystało wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 5. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania bezpłatnie Zamawiającemu druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych, z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do przesyłek nadawanych i doręczanych w trybie specjalnym, Zamawiający będzie wykorzystywał własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru. 6. Starostwo będzie nadawało przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie pocztowych książek nadawczych. 7. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowowartościowego nadanych przesyłek. 8. Pocztowe książki nadawcze sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, po jednym dla Starostwa i Wykonawcy. 9. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć osobiście wszystkie przychodzące za jego pośrednictwem przesyłki pocztowe i zwracać niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru do Starostwa. 10. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru ze Starostwa z zastrzeżeniem, że przesyłki będą przygotowywane i zaadresowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. 2013 poz. 545) oraz opatrzone znakiem opłaty lub wydrukiem o treści ustalonej w niniejszej umowie, zastępującym opłatę pocztową. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Strona 2 z 6
11. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia, każdego dnia roboczego (oprócz sobót, niedziel i świąt) w godzinach od 10:30 do 11:00. 12. Wszelkie oznaczenia (numery nadawcze) przesyłek rejestrowanych muszą być zapewnione na przesyłkach przez Wykonawcę. 13. Wykonawca będzie doręczał do Starostwa pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie. Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest do Starostwa wraz z adnotacją na kopercie dotycząca przyczyny nieodebrania przesyłki przez adresata oraz podpisem doręczyciela. 14. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki listowe krajowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek. 3 Starostwo zobowiązuje się do umieszczania na stronie adresowej nadawanych przesyłek listowych: 1. W obrocie krajowym w miejscu przeznaczonym na znak opłaty, napisu /nadruku/:........ 2. W obrocie zagranicznym - w miejscu przeznaczonym na znak opłaty, napisu /nadruku/:... 4 1. Przesyłki, o których mowa w 1 ust. 4, będą nadawane w placówkach wymienionych w załączniku nr. stanowiący integralną część umowy, 2. Zwrotne przesyłki, o których mowa w 1, będą doręczane przez placówki wymienione w załączniku nr stanowiący integralną część umowy, 3. Przesyłki pocztowe, o których mowa w 1 umowy będą odbierane z siedziby Zamawiającego, tj.: ul. Boh. II AWP 8 a, 59-900 Zgorzelec, w uzgodnione między stronami dni robocze tj. pięć razy w tygodniu od poniedziałku do piątku, w godzinach: 10.30 do 11.00. 4. W przypadku, gdy na dzień tygodnia wymieniony w ust. 3 przypadnie dzień ustawowo wolny od pracy, bądź dzień świąteczny, usługa będzie świadczona w pierwszy dzień roboczy następujący po dniu wolnym od pracy. 5. Starostwo zobowiązuje się do: a) powiadomienia o dodatkowych dniach wolnych od pracy innych niż ustawowo wolne od pracy lub święta, co najmniej 2 dni przed planowaną datą odbioru przesyłek pocztowych. b) wypełnienia odpowiednich dla danej usługi dokumentów nadawczych i zestawień, oraz przygotowania przesyłek pocztowych przed uzgodnionym w ust. 3 terminem przyjazdu Wykonawcy Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Strona 3 z 6
6. Starostwo nie uczestniczy w wypełnianiu dokumentów i przygotowaniu przesyłek pocztowych do wysyłki 6. Starostwo wypełnia zestawienie ilościowe, przygotowanych do nadania przesyłek pocztowych, w dwóch egzemplarzach, osobno dla przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym. 7. Wydanie przesyłek pocztowych może nastąpić tylko po okazaniu upoważnienia przez przedstawiciela Wykonawcy, wraz z dokumentem tożsamości. 8. Wykonawca kwituje ilości odebranych przesyłek pocztowych na oryginale zestawienia, o którym mowa w ust. 7. Oryginał zestawienia pozostaje u Zamawiającego. 9. Data i godzina pokwitowania odbioru przesyłek na formularzu nie jest datą i godziną nadania przesyłek. 10. Pokwitowane przez placówkę pocztową dokumenty nadawcze i zestawienia, o których mowa w ust. 5 pkt b) niniejszego paragrafu Wykonawca przekazuje Starostwu w następnym dniu świadczenia usługi. 11. W przypadku nadawania przez Starostwo przesyłek pocztowych w opakowaniach zbiorczych, łączna masa brutto jednego opakowania wraz z zawartością nie może przekroczyć 10 kg. 12. Starostwo zobowiązuje się do poinformowania właściwej placówki pocztowej świadczącej usługę, co najmniej jeden dzień przed odbiorem przesyłek pocztowych o tym, że całkowita masa przesyłek pocztowych przeznaczonych do odbioru przekroczy 10 kg. 13. Waga, wymiary, zawartość, opakowanie i sposób adresowania przesyłek pocztowych, powinny spełniać warunki obowiązujące przy ich nadawaniu w placówce pocztowej, określone w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. 2013 poz. 545). 14. Starostwo upoważnia Wykonawcę do przyjmowania przesyłek pocztowych przez pracowników placówek pocztowych pod jego nieobecność w placówce nadania. 15. Za wszelkie różnice między stanem wskazanym przez Starostwo a stanem faktycznym nadanych przesyłek pocztowych oraz pocztowej książki nadawczej, odpowiedzialność ponosi Zamawiający, który zobowiązuje się przyjąć ustalenia stwierdzone przez pracowników Wykonawcy. 16. Dopuszcza się stosowanie pocztowej książki nadawczej własnego nakładu (wydruk komputerowy) pod warunkiem, że nadruk poszczególnych rubryk jest zgodny z drukiem nakładu pocztowego i została udzielona zgoda przez Wykonawcę na jej stosowanie. Książki własnego nakładu mogą mieć dodatkowe rubryki, przeznaczone do wpisów potrzebnych wyłącznie nadawcom, pod warunkiem umieszczenia adnotacji. Nie przyjmuje odpowiedzialności za treść rubryk.. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 11.03.2017 r. do dnia 10.03.2020 r. 5 6 1. Strony ustalają, że wynagrodzenie całkowite za wykonanie przedmiotu umowy zgodnie ze złożoną ofertą wynosić będzie... zł brutto, z tym, że jest to wartość szacunkowa, która może ulec zmianie. Wartość ta jednak nie może przekraczać kwoty określonej w art. 138g ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zmianami) 2. Podstawą rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą stanowić będą ceny jednostkowe brutto za przesyłki pocztowe, zgodne z formularzem cenowym stanowiącym załącznik nr., który jest integralną częścią umowy oraz faktyczna ilość przesyłek nadanych i zwróconych w okresie rozliczeniowym od Zamawiającego, wynikająca Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Strona 4 z 6
z rejestrów Zamawiającego. Do ustalonego w ten sposób wynagrodzenia zostanie doliczony koszt usługi dostawy i odbioru określony w Formularzu cenowym. 3. Zamawiający zastrzega, iż ilość poszczególnych przesyłek w stosunku do określonych w formularzu cenowym może ulec zmianie. 4. Rozliczenia finansowe między Stronami z tytułu realizacji przedmiotu umowy dokonywane będą z dołu, tj. w terminie późniejszym niż dzień nadania przesyłek, z zastrzeżeniem, iż obliczenia dokonuje się w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego. 5. Okres rozliczeniowy opłaty z dołu za usługi objęte przedmiotem zamówienia ustala się na miesiąc kalendarzowy. 6. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy wystawi fakturę VAT w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 7. Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w terminie 14 dni od daty dostarczenia przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego poprawnej faktury VAT. Płatności będą dokonywane przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę w fakturze VAT. 8. Płatność dokonana będzie w formie przelewu na konto Wykonawcy nr prowadzone przez Zamawiający, jako odbiorcę na fakturze wskazuje: Powiat Zgorzelecki z siedzibą w Zgorzelcu, ul. Bohaterów II Armii Wojska Polskiego 8a, 59-900 Zgorzelec, NIP 615-18- 11-188. 7 1. Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto określonego w 6 ust. 1 niniejszej umowy, w przypadku, gdy Zamawiający odstąpi od umowy w całości lub w części lub wypowie z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca lub w przypadku, gdy Wykonawca odstąpi od umowy w całości lub w części z własnej winy. 2. Zapłata kar umownych nie wyklucza dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego. 3. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie zgodnie z przepisami ustawy Prawo Pocztowe. 4. Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe za opóźnienie z tytułu niedotrzymania umówionego terminu płatności wynagrodzenia. 5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% brutto opłaty miesięcznej (określonej w formularzu cenowym) przesyłek za usługę odbioru z siedziby Zamawiającego, za każde jednodniowe opóźnienie w odbiorze przesyłek pocztowych. 6. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnione odebranie przesyłek lub ich nieodebranie w przypadku działania siły wyższej, która uniemożliwi ich odbiór, przewóz i nadanie. 7. W przypadku nienależytego wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu do usunięcia naruszenia. 8. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy zgodnie z trybami przewidzianymi w ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 1113 ze zm.). 9. Stronom przysługuje prawo rozwiązania niniejszej umowy bez wypowiedzenia w przypadku naruszenia przez Strony któregokolwiek z postanowień niniejszej umowy po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu do usunięcia naruszenia. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Strona 5 z 6
8 1. Zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonał wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia okoliczności, powodujących konieczność wprowadzenia zmian, w tym m.in. niżej wymienionych okoliczności: 1) zmiana nazw, adresów oraz godzin dostarczania przesyłek, jeżeli będą one wynikać ze zmian organizacyjnych w strukturze Zamawiającego lub Wykonawcy; 2) zmiana wysokości opłat, określonych w zestawieniu cen z formularza cenowego, w przypadku, gdy zmiana ta nastąpi zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności ustawą Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 1113 ze zm.). Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu niezwłocznie nowy cennik. Data obowiązywania cennika określona jest w stosownym akcie prawnym Wykonawcy; 3) Zmiany wynagrodzenia, (jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę) w przypadkach: a)jeżeli w trakcie trwania umowy ulegną zmianie przepisy ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie stawki VAT dla usług pocztowych, zmianie ulega wyłącznie cena brutto, cena netto pozostaje bez zmian. b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1265) o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. 9 1. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku, gdy środki finansowe określone w umowie nie zostaną w pełni wykorzystane. 2. Zamawiający nie wyraża zgody na zbycie wierzytelności przez Wykonawcę w żadnej formie prawnej. 10 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące, w tym przepisy Kodeksu cywilnego z dnia 17 lutego 2016 r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zmianami), ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 1113 ze zm.) oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zmianami) 11 Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z przeznaczeniem trzy egzemplarze dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Strona 6 z 6