Instrukcja użytkownika systemu BIP

Instrukcja użytkownika systemu BIP 1. Informacje o biuletynie 1.1. Mapa serwisu dział zawiera informacje o strukturze systemu BIP. Wszystkie elementy menu uporządkowane są w postaci hierarchicznej listy, w której każdy element jest aktywnym hyperlinkiem do opisywanej pozycji menu Rys. 1. Rys.1 Mapa serwisu przedstawiona w postaci linków do pozycji menu 1.2. Redakcja biuletynu dział zawiera podstawowe informacje o administratorze głównym oraz osobach upoważnionych do redagowania informacji zawartych w systemie BIP. Element ten posiada wyszukiwarkę, za pomocą której można odszukać poszczególnych redaktorów systemu Rys. 2. strona 1 z 18

Rys.2 Lista redaktorów BIP, wyszukiwarka Aby wyszukać danego redaktora, w pole Szukaj wystarczy wpisać imię lub/i nazwisko redaktora. 1.3. Słownik skrótów dział zawiera opis skrótów i pojęć używanych w systemie. Element ten posiada wyszukiwarkę, za pomocą której można odszukać poszczególny skrót Rys. 3. Rys.3 Lista skrótów Aby wyszukać dany skrót, w pole Szukaj wystarczy wpisać dowolną frazę opisującą skrót, np. część opisu skrótu lub sam skrót. 1.4. Historia zmian dział zawiera rejestr zmian wykonanych z poziomu panelu administracyjnego systemu BIP. Rejestr zmian wykonywany jest automatycznie przez system. Administrator nie ma wpływu na zapisywane w nim informacje Rys. 4. strona 2 z 18

Rys.4 Historia zmian systemu BIP Aby wyszukać wybrane zmiany za pomocą wyszukiwarki, należy odpowiednio wypełnić pola: typ zdarzenia, imię i nazwisko i/lub data od, data do. Wynik zostanie wyświetlony automatycznie po wypełnieniu wybranych pól. 1.5. Statystyka odwiedzin zawartość tej zakładki wyświetla statystykę odwiedzin strony BIP z uwzględnieniem wszystkich podstron. Zawarte w statystyce odwiedzin informacje rejestrowane są automatycznie przez system BIP. Zestawienie wyświetlane jest w postaci ilości odsłon oraz stosunku procentowego ilości odwiedzin danej zakładki w stosunku do całości serwisu. Domyślny sposób wyświetlania: od największej do najmniejszej ilości odwiedzin Rys. 5. strona 3 z 18

Rys.5 Statystyki odwiedzin BIP 2. Menu Podmiotowe Lewą stronę Biuletynu zajmuje kolumna zawierająca wykaz kategorii tematycznych, w których zestawione są informacje publiczne udostępniane w systemie BIP. Menu podzielone jest na 22 wymienione poniżej części: 2.1. Informacje podstawowe dział zawiera podstawowe informacje dotyczące Urzędu Rys. 6. Rys.6 Dane teleadresowe jednostki strona 4 z 18

W dziale dostępny jest również Statut Województwa Lubelskiego. 2.2. Sejmik Województwa Lubelskiego, Zarząd Województwa Lubelskiego działy zawierają informacje dotyczące: Sejmiku Województwa Lubelskiego (Kompetencje Sejmiku, Radni Województwa Lubelskiego, Posiedzenia Sejmiku, Protokoły sesji Sejmiku, Rejestr Uchwał Sejmiku, Uchwały Sejmiku, Stanowiska, oświadczenia i apele Sejmiku, Komisje Sejmiku, Protokoły Komisji Sejmiku, Interpelacje radnych) Zarządu Województwa Lubelskiego (Kompetencje Zarządu, Skład ZWL, Uchwały ZWL). 2.2.1 Radni Województwa Lubelskiego, Komisje Sejmiku, Skład ZWL działy zawierają informacje na temat składu osobowego Sejmiku WL, Komisji Sejmiku WL, Zarządu WL. Element pozwala na wyszukiwanie osób według kryteriów takich jak: kadencja lub przez wpisanie imienia i/lub nazwiska w pole szukaj Rys. 7. Rys.7 Lista osób Po kliknięciu w link zawierający imię i nazwisko wybranej osoby wyświetlone zostaną szczegółowe informacji, takie jak numer telefonu, numer faxu, e-mail, oświadczenia majątkowe Rys. 8. strona 5 z 18

Rys.8 Szczegółowe dane pracownika jednostki 2.2.2 Posiedzenia Sejmiku, Protokoły sesji Sejmiku, Uchwały Sejmiku, Rejestr Uchwał Sejmiku, Stanowiska, oświadczenia i apele Sejmiku, Protokoły Komisji Sejmiku, Interpelacje radnych, Uchwały ZWL działy zawierają publikacje dokumentów wraz z załącznikami w postaci listy nagłówków. Elementy posiadają wyszukiwarkę dokumentów. Menu 'Szukaj dokumentów' daje możliwość skorzystania z kryteriów wyszukiwania, takich jak: tytuł dokumentu, znak, osoba wytwarzająca, data wytworzenia dokumentu, dokładna data utworzenia dokumentu. Istnieje możliwość pogrupowania dokumentów wg daty posiedzeń Sejmiku Województwa Lubelskiego i Zarządu Województwa Lubelskiego Rys. 9. Rys.9 Lista dokumentów wraz z wyszukiwarką W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku Rys. 10. strona 6 z 18

Rys.10 Szczegółowe dane dokumentu 2.3. Urząd Marszałkowski 2.3.1 Marszałek Województwa Lubelskiego, Sekretarz Województwa Lubelskiego, Skarbnik Województwa Lubelskiego działy zawierają podstawowe informacje na temat Marszałka Województwa Lubelskiego, Sekretarza Województwa Lubelskiego oraz Skarbnika Województwa Lubelskiego (imię i nazwisko, dane teleadresowe, zakres obowiązków oraz złożone oświadczenia majątkowe). Dane wyświetlane są po kliknięciu w link zawierający imię i nazwisko wybranej osoby. 2.3.2 Struktura organizacyjna dział zawiera hierarchiczną listę struktury organizacyjnej Urzędu. W celu uzyskania szczegółowych informacji o wybranej komórce organizacyjnej należy wybrać z listy odpowiedni link z nazwą departamentu/kancelarii/biura Rys. 11. strona 7 z 18

Rys.11 Szczegółowe dane wydziału Element pozwala na wyświetlenie aktualnej listy pracowników zatrudnionych w danej komórce organizacyjnej. W tym celu należy rozwinąć przycisk 'Pracownicy' Rys. 12. Rys.12 Lista pracowników wydziału 2.3.3 Statut Urzędu Marszałkowskiego dział zawiera publikacje dokumentów wraz z załącznikami. 2.3.4 Regulaminy Urzędu Marszałkowskiego dział zawiera listę regulaminów obowiązujących w Urzędzie. W celu wyświetlenia zawartości regulaminów należy kliknąć w link zawierający ich nazwę - wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentów wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. strona 8 z 18

2.3.5 Zarządzenia Marszałka dział zawiera publikacje dokumentów wraz z załącznikami. Element posiada wyszukiwarkę dokumentów. Menu 'Szukaj dokumentów' daje możliwość skorzystania z kryteriów wyszukiwania, takich jak: tytuł dokumentu, znak, osoba wytwarzająca, data wytworzenia dokumentu, dokładna data utworzenia dokumentu. Istnieje możliwość sortowania dokumentów wg lat lub kadencji. W tym celu należy zaznaczyć pole 'Widok według daty posiedzeń organów jst' Rys. 13. Rys.13 Lista dokumentów wraz z wyszukiwarką W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. 2.3.6 Dokumentacja kontroli dział zawiera listę kontroli przeprowadzonych w Urzędzie i przez Urząd. W celu wyświetlenia zawartości kontroli należy kliknąć w link zawierający ich nazwę - wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentów wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. Element posiada wyszukiwarkę dokumentów patrz pkt 2.3.5. 2.3.7 Rejestry i ewidencje prowadzone w Urzędzie Marszałkowskim, Archiwum zakładowe Urzędu Marszałkowskiego działy zawierają publikacje informacji o rejestrach strona 9 z 18

prowadzonych przez Urząd oraz o archiwum zakładowym Urzędu. Element posiada wyszukiwarkę rejestrów. Wyszukiwanie może odbywać się według kryteriów takich jak: tytuł dokumentu, wydział Rys. 14. Rys.14 Rejestry wraz z wyszukiwarką 2.4. Programy, plany, strategie dział zawiera informacje oraz dokumenty o zamierzeniach długofalowych realizowanych przez Samorząd Województwa Lubelskiego. Dokumenty wraz z załącznikami publikowane są w postaci listy nagłówków. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. Element posiada wyszukiwarkę. 2.5. Załatwianie spraw 2.5.1 Stan spraw - wybór działu prowadzi do podstrony BIP z modułem wyszukiwarki spraw, który od stycznia 2004 roku umożliwia sprawdzenie stanu lub sposobu załatwienia indywidualnej sprawy realizowanej w Urzędzie. Po wpisaniu co najmniej jednego kryterium wyszukiwania (w odpowiednim polu formularza wyszukiwarki) lub wyborze przedziału czasowego, który ma zostać uwzględniony podczas wyszukiwania, każdy internauta ma szansę otrzymać podstawowe informacje na temat danej sprawy, którą Urząd się aktualnie zajmuje lub zajmował w przeszłości. 2.5.2 Sposoby Załatwiania spraw w Urzędzie Marszałkowskim dział zawiera informacje dotyczące sposobu przyjmowania i załatwiania spraw w Urzędzie Marszałkowskim. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. Element posiada wyszukiwarkę. 2.5.3 Decyzje z zakresu wydawania zezwoleń na przewóz osób, Stypendia działy zawierają informacje na temat wydawanych zezwoleń na przewóz osób oraz przyznawanych przez strona 10 z 18

Marszałka WL stypendiów. Dokumenty wraz z załącznikami publikowane są w postaci listy nagłówków. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. 2.6. Petycje dział zawiera informacje dotyczące sposobu przyjmowania i załatwiania petycji oraz informacje o złożonych petycjach zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach. W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat zagadnień opublikowanych w dziale Petycje należy wybrać z listy odpowiedni link z nazwą danej podkategorii. 2.7. Lobbing dział zawiera podstawowe informacje na temat działalności lobbingowej. W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat zagadnień opublikowanych w dziale Lobbing należy wybrać z listy odpowiedni link z nazwą danej podkategorii. 2.8. Transport dział zawiera rozkłady jazdy w ramach linii regularnych stanowiące załączniki do zezwoleń wydanych przez Marszałka WL, informacje na temat uzyskania wpisu do rejestr podmiotów prowadzących kursy z zakresu przewozu towarów niebezpiecznych oraz aktualne ogłoszenia. W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat zagadnień opublikowanych w dziale Transport należy wybrać z listy odpowiedni link z nazwą danej podkategorii. 2.9. Ochrona środowiska dział zawiera treści kluczowych programów i innych zamierzeń związanych z ochroną środowiska w województwie oraz wykazy danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie. W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat zagadnień opublikowanych w dziale Ochrona środowiska należy wybrać z listy odpowiedni link z nazwą danej podkategorii. 2.10. Współpraca zagraniczna Partnerzy Województwa Lubelskiego dział zawiera informacje oraz dokumenty dotyczące zawartych umów pomiędzy Województwem Lubelskim a regionami partnerskimi, które publikowane są w formie listy. 2.11. Wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne dział zawiera informacji dotyczące podległych jednostkach organizacyjnych. Element zawiera dane teleadresowe jednostek strona 11 z 18

organizacyjnych oraz rejestry zmian, czyli informacje o zmianach dokonywanych w poszczególnych wpisach Rys. 15. Rys.15 Informacje o jednostkach organizacyjnych Szczegółowe informacje dotyczące jednostki można uzyskać wybierając link 'więcej informacji' Rys. 16. Rys.16 Szczegółowe informacje jednostki organizacyjnej strona 12 z 18

2.12. Oświadczenia majątkowe dział zawiera oświadczenia majątkowe osób zobowiązanych do ich złożenia, tj.: radnych, członków zarządu województwa, skarbnika województwa, sekretarza województwa, kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, osób zarządzających i członków organów zarządzających wojewódzkimi osobami prawnymi oraz osób wydających decyzje administracyjne w imieniu marszałka województwa. Element umożliwia wyszukanie oświadczeń według kolejnych lat lub kadencji Rys. 17. Rys.17 Filtrowanie oświadczeń majątkowych W celu wyświetlenia treści oświadczenia majątkowego należy wybrać odpowiedni link z listy dostępnych oświadczeń. 2.13. Finanse i budżet województwa dział zawiera budżet Województwa Lubelskiego, sprawozdania z wykonania budżetu, opinie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, dane o stanie zadłużenia publicznego. Poszczególne podkategorie publikowane są w formie listy. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę. 2.14. Majątek - zawiera informacje o strukturze własności gruntów i nieruchomości, jakimi dysponuje Samorząd Województwa Lubelskiego oraz jego kapitałowym zaangażowaniu w spółkach prawa handlowego (ilość posiadanych akcji/udziałów oraz ich wartość nominalna). Ponadto zamieszczane są przetargi dotyczące nieruchomości do sprzedania. Poszczególne podkategorie publikowane są w formie listy. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę. 2.15. Zamówienia publiczne dział zawiera ogłoszenia o zamówieniach publicznych i informacje o wynikach postępowania. Element pozwala na wyszukiwanie przetargów na podstawie kryteriów takich jak: strona 13 z 18

przedział czasu lub stan przetargu (aktualne, wszystkie, archiwalne, unieważnione, rozstrzygnięte). Element ten pozwala na tzw. wyszukiwanie błyskawiczne przetargi wyszukiwane są na podstawie podanej frazy. W celu wyświetlenia szczegółowych informacji o przetargu należy wybrać link zawierający tytuł zamówienia publicznego Rys. 18. Rys.18 Lista przetargów 2.16. Ogłoszenia dział zawiera informacje na temat aktualności, praktyk, staży, ofert pracy oraz zamówień publicznych bez stosowania ustawy - PZP. Dokumenty wraz z załącznikami publikowane są w postaci listy nagłówków. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. 2.16.1 Oferty pracy stanowiska urzędnicze dział zawiera ogłoszenia ofert o pracę. Element umożliwia wyszukiwanie ofert pracy według kryteriów takich jak: wszystkie, aktualne, nieaktualne. Dodatkowo posiada funkcję wyszukiwania błyskawicznego według podanej frazy Rys. 19. strona 14 z 18

Rys.19 Lista ofert pracy Aby przejść do szczegółów wybranej oferty należy kliknąć link z nazwą stanowiska Rys. 20. Rys. 20 Szczegóły wybranej oferty pracy 2.17. Wybory samorządowe dział zawiera obwieszczenia i uchwały dotyczące wyborów samorządowych. Dokumenty wraz z załącznikami publikowane są w postaci listy nagłówków. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. strona 15 z 18

2.18. Ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego dział zawiera podstawowe informacje o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego. 3. Elementy każdej informacji publicznej Każda informacja publiczna, jaka została opublikowana w BIP, poza swą treścią w postaci tekstu, załączników, linków, zdjęć, tabel, itp., posiada stopkę informacyjną określającą: 1. tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji, 2. tożsamość osoby (redaktora), która wprowadziła informację do BIP, 3. oznaczenie czasu wytworzenia informacji i czasu jej udostępnienia w BIP, 4. dane o ostatnio przeprowadzonej zmianie jej treści: data zmiany, streszczenie na czym zmiana polegała, tożsamość osoby dokonującej zmiany, 5. rejestr wszystkich zmian jakim informacja była poddawana od momentu jej udostępnienia w BIP. 4. Informacje niejawne w BIP W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej, w Biuletynie Informacji Publicznej podajemy zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazujemy organ lub osobę, które dokonały wyłączenia. 5. Odnośniki funkcyjne wbudowanego syntezatora mowy, ikona umożliwia odsłuchanie treści zamieszczonych na stronie przy pomocy wydruk bieżącej zawartości strony, zapis bieżącego widoku strony do pliku *.pdf, zmiana wielkości wyświetlanej czcionki, strona 16 z 18

włączanie/wyłączanie wysokiego kontrastu, opcja przejścia do strony głównej systemu BIP (strona domowa), formularz kontaktowy (kontakt), informacje dla niepełnosprawnych (niepełnosprawni), ostatnio dodane dokumenty (ostatnio dodane), najczęściej oglądane dokumenty lub zakładki (najczęściej oglądane). System umożliwia wyszukiwanie zaawansowane z wyszczególnieniem kategorii: dokumenty, jednostki organizacyjne, przetargi, oferty pracy, oświadczenia. Odnośnik do strony www.bip.gov.pl zawierającej informacje dotyczące systemu BIP. - oznacza, że dany dokument można (klikając na ikonę) otworzyć w postaci dokumentu w formacie pdf, wydrukować lub/i zapisać dokument na dowolnym informatycznym nośniku danych. - oznacza, że dany dokument można (klikając na ikonę) otworzyć w postaci dokumentu w formacie doc, docx wydrukować lub/i zapisać dokument na dowolnym informatycznym nośniku danych. strona 17 z 18

- oznacza, że dany dokument można (klikając na ikonę) otworzyć w postaci dokumentu w formacie doc, docx, zip, xls, wydrukować lub/i zapisać dokument na dowolnym informatycznym nośniku danych. - oznacza, że dany dokument można (klikając na ikonę) otworzyć w postaci dokumentu w formacie pdf, wydrukować lub/i zapisać dokument na dowolnym informatycznym nośniku danych. - oznacza, że (klikając na ikonę) można uzyskać informacje na temat: jednostki odpowiedzialnej za informację, numeru dokumentu, osoby wytwarzającej (odpowiedzialnej za treść) informację, dacie wytworzenia (podpisania) informacji, osoby wprowadzającej informację na stronę BIP oraz dacie wprowadzenia informacji. rejestr zmian - oznacza, że (klikając na ikonę) można uzyskać informacje na temat zmian dokonanych w pierwotnej wersji dokumentu. Rejestr zmian zawiera informacje: data dokonanej edycji, osoba dokonująca zmiany oraz opis zmian. strona 18 z 18