Instrukcja użytkownika systemu BIP

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika systemu BIP 1. Informacje o biuletynie 1.1. Mapa serwisu - zawiera informacje o strukturze systemu BIP. Wszystkie elementy menu uporządkowane są w postaci hierarchicznej listy, w której każdy element jest aktywnym hyperlinkiem do opisywanej pozycji menu Rys. 1. Rys.1 Mapa serwisu przedstawiona w postaci linków do pozycji menu 1.2. Redakcja biuletynu zawiera podstawowe informacje o osobach upoważnionych do redagowania informacji zawartych w systemie BIP. Element ten posiada wyszukiwarkę, za pomocą której można odszukać poszczególnych redaktorów systemu Rys. 2. strona 1 z 19

2 Rys.2 Lista redaktorów BIP, wyszukiwarka Aby wyszukać wybranego redaktora za pomocą wyszukiwarki, w pole Szukaj wystarczy wpisać dowolną frazę opisującą dane redaktora, np. imię, nazwisko czy adres Słownik skrótów zawiera opis skrótów i pojęć używanych w systemie. Element ten posiada wyszukiwarkę, za pomocą której można odszukać poszczególny skrót Rys. 3. Rys.3 Lista skrótów Aby wyszukać wybrany skrót za pomocą wyszukiwarki, w pole Szukaj wystarczy wpisać dowolną frazę opisującą skrót, np. część opisu skrótu lub sam skrót Historia zmian element zawiera rejestr zmian wykonanych z poziomu panelu administracyjnego systemu BIP. Umożliwia wyszukanie zdarzeń według osoby dokonującej zmian, typu zdarzenia oraz daty wykonania zmiany. Rejestr zmian wykonywany jest automatycznie przez system i administrator nie ma wpływu na zapisywane w nim informacje Rys. 4. strona 2 z 19

3 Rys.4 Historia zmian systemu BIP Aby wyszukać wybrane zmiany za pomocą wyszukiwarki, należy odpowiednio wypełnić pola: typ zdarzenia, imię i nazwisko i/lub data od, data do. Wynik zostanie wyświetlony automatycznie po wypełnieniu wybranych pól Statystyka odwiedzin zawartość tej zakładki wyświetla statystykę odwiedzin strony BIP z uwzględnieniem wszystkich podstron. Zawarte w statystyce odwiedzin informacje rejestrowane są automatycznie przez system BIP. Zestawienie wyświetlane jest w postaci ilości odsłon oraz stosunku procentowego ilości odwiedzin danej zakładki w stosunku do całości serwisu. Domyślny sposób wyświetlania: od największej do najmniejszej ilości odwiedzin Rys. 5. strona 3 z 19

4 Rys.5 Statystyki odwiedzin BIP 2. Menu Podmiotowe Lewą stronę Biuletynu zajmuje kolumna zawierająca wykaz kategorii tematycznych, w których zestawione są informacje publiczne udostępniane na BIP. Menu podzielone jest na 17 wymienionych poniżej części: 2.1. Informacje podstawowe zawiera podstawowe informacje dotyczące Urzędu, takie jak dane teleadresowe Rys. 6. Rys.6 Dane teleadresowe jednostki W dziale dostępny jest również Statut Województwa Lubelskiego. strona 4 z 19

5 2.2. Organy Województwa - zawiera informacje dotyczące: Sejmiku Województwa Lubelskiego (Kompetencje Sejmiku, Radni Województwa Lubelskiego, Posiedzenia Sejmiku, Protokoły sesji Sejmiku, Uchwały Sejmiku, Stanowiska, oświadczenia i apele Sejmiku, Komisje Sejmiku, Protokoły Komisji Sejmiku, Interpelacje radnych) Zarządu Województwa Lubelskiego (Kompetencje Zarządu, Skład ZWL, Uchwały ZWL, oraz Regulamin Pracy ZWL) Radni Województwa Lubelskiego, Komisje Sejmiku, Skład ZWL zawierają informacje o osobach pełniących funkcje publiczne. Element pozwala na wyszukiwanie osób według kryteriów takich jak: kadencja lub przez wpisanie dowolnej frazy w pole szukaj Rys. 7. Rys.7 Lista osób W celu wyświetlenia szczegółowych informacji (w tym oświadczeń majątkowych) dotyczących osób pełniących funkcję publiczną, należy kliknąć w link zawierający imię i nazwisko pracownika Rys. 8. Rys.8 Szczegółowe dane pracownika jednostki strona 5 z 19

6 2.2.2 Posiedzenia Sejmiku, Protokoły sesji Sejmiku, Uchwały Sejmiku, Stanowiska, oświadczenia i apele Sejmiku, Protokoły Komisji Sejmiku, Interpelacje radnych, Uchwały ZWL oraz Regulamin Pracy ZWL zawierają publikacje dokumentów wraz z załącznikami w postaci listy nagłówków. Elementy posiadają wyszukiwarkę dokumentów. Po rozwinięciu menu 'Szukaj dokumentów' można skorzystać z kryteriów wyszukiwania, takich jak: tytuł dokumentu, znak, osoba wytwarzająca, data wytworzenia dokumentu, stan dokumentu (aktualny, nieaktualny, dokładna data utworzenia dokumentu) Rys. 9. Rys.9 Lista dokumentów wraz z wyszukiwarką W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku Rys. 10. Rys.10 Szczegółowe dane dokumentu strona 6 z 19

7 2.3. Urząd Marszałkowski Marszałek Województwa Lubelskiego, Sekretarz Województwa Lubelskiego, Skarbnik Województwa Lubelskiego - zawierają podstawowe informacje na temat urzędującego Marszałka Województwa Lubelskiego, Sekretarza Województwa oraz Skarbnika Województwa (imię i nazwisko, dane teleadresowe, zakres obowiązków oraz złożone oświadczenia majątkowe). W celu wyświetlenia szczegółowych informacji (w tym oświadczeń majątkowych) dotyczących osób pełniących funkcję publiczną, należy kliknąć w link zawierający imię i nazwisko pracownika Struktura organizacyjna zawiera hierarchiczną listę struktury organizacyjnej Urzędu. W celu uzyskania szczegółowych informacji o wybranej komórce organizacyjnej należy wybrać z listy odpowiedni link z nazwą wydziału. Zostanie wyświetlona szczegółowa informacja na temat wydziału Rys. 11. Rys.11 Szczegółowe dane wydziału Element pozwala na wyświetlenie listy bieżących pracowników danej komórki organizacyjnej. W tym celu należy rozwinąć przycisk 'Pracownicy' Rys. 12. strona 7 z 19

8 Rys.12 Lista pracowników wydziału Statut Urzędu Marszałkowskiego zawiera publikacje dokumentów wraz z załącznikami Regulaminy Urzędu Marszałkowskiego zawiera listę regulaminów obowiązujących w Urzędzie. W celu wyświetlenia zawartości regulaminów należy kliknąć w link zawierający ich nazwę - wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentów wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku Zarządzenia Marszałka - zawiera publikacje dokumentów wraz z załącznikami. Element posiada wyszukiwarkę dokumentów. Po rozwinięciu menu 'Szukaj dokumentów' można skorzystać z kryteriów wyszukiwania, takich jak: tytuł dokumentu, znak, osoba wytwarzająca, data wytworzenia dokumentu, stan dokumentu (aktualny, nieaktualny), wydział, dokładna data utworzenia dokumentu Rys. 13. strona 8 z 19

9 Rys.13 Lista dokumentów wraz z wyszukiwarką W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku patrz pkt Dokumentacja kontroli - zawiera listę kontroli przeprowadzonych w Urzędzie i przez Urząd. W celu wyświetlenia zawartości kontroli należy kliknąć w link zawierający ich nazwę - wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentów wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. Element posiada wyszukiwarkę dokumentów patrz pkt Rejestry, ewidencje i archiwa prowadzone w Urzędzie Marszałkowskim - zawiera publikacje informacji o rejestrach prowadzonych przez Urząd. Element posiada wyszukiwarkę rejestrów. Wyszukiwanie może odbywać się według kryteriów takich jak: tytuł dokumentu, wydział Rys. 14. strona 9 z 19

10 Rys.14 Rejestry wraz z wyszukiwarką 2.4 Programy, plany, strategie - zawiera informacje oraz dokumenty o zamierzeniach długofalowych realizowanych przez Samorząd Województwa Lubelskiego. Dokumenty wraz z załącznikami publikowane są w postaci listy nagłówków. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. Element posiada wyszukiwarkę rejestrów patrz pkt Współpraca zagraniczna Partnerzy Województwa Lubelskiego - zawiera informacje oraz dokumenty dotyczące zawartych umów pomiędzy Województwem Lubelskim a regionami partnerskimi, które publikowane są w formie listy. W celu wyświetlenia zawartości umów należy kliknąć w link zawierający nazwę regionu partnerskiego, z którym umowa została zawarta. 2.6 Załatwianie spraw Sprawy - wybór działu Stan spraw prowadzi do podstrony BIP z modułem wyszukiwarki spraw, który od stycznia 2004 roku umożliwia sprawdzenie stanu lub sposobu załatwienia indywidualnej sprawy realizowanej w Urzędzie. Po wpisaniu co najmniej jednego kryterium wyszukiwania (w odpowiednim polu formularza wyszukiwarki) lub wyborze przedziału czasowego, który ma zostać uwzględniony podczas wyszukiwania, każdy internauta ma szansę otrzymać podstawowe informacje na temat danej sprawy, którą Urząd się aktualnie zajmuje lub zajmował w przeszłości Sposoby Załatwiania spraw w Urzędzie Marszałkowskim zawiera informacje dotyczące sposobu przyjmowania i załatwiania spraw w Urzędzie Marszałkowskim. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. Element posiada wyszukiwarkę. Wyszukiwanie może odbywać się według kryteriów takich jak: tytuł dokumentu, znak, wydział Rys. 15. strona 10 z 19

11 Rys.15 Sposoby załatwiania spraw wraz z wyszukiwarką Decyzje z zakresu wydawania zezwoleń na przewóz osób, Stypendia zawiera informacje oraz dokumenty na temat wydawanych zezwoleń na przewóz osób oraz przyznawanych stypendiach. Dokumenty wraz z załącznikami publikowane są w postaci listy nagłówków. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku. 2.7 Ochrona środowiska zawiera treści kluczowych programów i innych zamierzeń związanych z ochroną środowiska w województwie oraz wykazy danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie. W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat zagadnień opublikowanych w dziale Ochrona środowiska należy wybrać z listy odpowiedni link z nazwą danej podkategorii. 2.8 Wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne zawiera publikacje informacji o podległych jednostkach organizacyjnych. Element zawiera dane teleadresowe jednostek organizacyjnych oraz rejestry zmian, czyli informacje o zmianach dokonywanych w poszczególnych wpisach Rys. 16. strona 11 z 19

12 Rys.16 Informacje o jednostkach organizacyjnych Szczegółowe informacje dotyczące jednostki można uzyskać wybierając link 'więcej informacji'. Widok ten zawiera załączniki, informacje o pracownikach danej jednostki oraz listę dokumentów Rys. 17. Rys.17 Szczegółowe informacje jednostki organizacyjnej strona 12 z 19

13 2.9. Oświadczenia majątkowe zawiera informacje dotyczące oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do ich złożenia, tj.: radnych, członków zarządu województwa, skarbnika województwa, sekretarza województwa, kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, osób zarządzających i członków organów zarządzających wojewódzkimi osobami prawnymi oraz osób wydających decyzje administracyjne w imieniu marszałka województwa. Element umożliwia wyszukanie oświadczeń według kolejnych lat lub kadencji Rys. 18. Rys.18 Filtrowanie oświadczeń majątkowych Oświadczenia majątkowe każdego pracownika dostępne są również w informacjach o osobach zatrudnionych w jednostce Rys. 19. Rys.19 Widok oświadczeń majątkowych w liście osób W celu wyświetlenia treści oświadczenia majątkowego należy wybrać odpowiedni link z listy dostępnych oświadczeń. strona 13 z 19

14 2.10. Finanse i budżet województwa zawiera projekty uchwał budżetowych, ich treści wraz z szeregiem załączników, sprawozdań rocznych wykonania budżetów oraz sprawozdań kwartalnych o stanie wykonania danego budżetu, kopie opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, dotyczących w szczególności oceny możliwości sfinansowania deficytu budżetowego, oceny prognozy kształtowania się długu publicznego Samorządu Województwa Lubelskiego oraz opinii projektów uchwał budżetowych, dane o stanie zadłużenia publicznego. Poszczególne podkategorie publikowane są w formie listy. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę Majątek - zawiera informacje o strukturze własności gruntów i nieruchomości, jakimi dysponuje Samorząd Województwa Lubelskiego oraz jego kapitałowym zaangażowaniu w spółkach prawa handlowego (ilość posiadanych akcji/udziałów oraz ich wartość nominalna). Ponadto umieszczone są przetargi dotyczące nieruchomości do sprzedania. Poszczególne podkategorie publikowane są w formie listy. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę Zamówienia publiczne - zawiera publikacje informacji o zamówieniach publicznych prowadzonych w danej jednostce prowadzącej BIP. Element pozwala na wyszukiwanie przetargów na podstawie kryteriów takich jak: przedział czasu lub stan przetargu (aktualne, wszystkie, archiwalne, unieważnione, rozstrzygnięte). Element ten pozwala na tzw. wyszukiwanie błyskawiczne przetargi wyszukiwane są na podstawie podanej frazy. W celu wyświetlenia szczegółowych informacji o przetargu należy wybrać link zawierający tytuł zamówienia publicznego Rys. 20. Rys.20 Lista przetargów strona 14 z 19

15 2.13. Ogłoszenia zawiera informacje na temat aktualności, praktyk, staży, ofert pracy oraz zamówień publicznych bez stosowania ustawy - PZP. Dokumenty wraz z załącznikami publikowane są w postaci listy nagłówków. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku Oferty pracy stanowiska urzędnicze - zawiera informacje o ofertach pracy na stanowiska urzędnicze. Element umożliwia wyszukiwanie ofert pracy według kryteriów takich jak: wszystkie, aktualne, nieaktualne. Dodatkowo posiada funkcję wyszukiwania błyskawicznego według podanej frazy Rys. 21. Rys.21 Lista ofert pracy Aby przejść do szczegółów wybranej oferty pracy należy kliknąć link z nazwą stanowiska. Wyświetlone zostaną szczegóły oferty, będzie dostępna także lista wszystkich kandydatów ubiegających się o pracę na danym stanowisku Rys. 22. strona 15 z 19

16 Rys. 22 Szczegóły wybranej oferty pracy Wybory samorządowe - zawiera obwieszczenia i uchwały dotyczące wyborów samorządowych. Dokumenty wraz z załącznikami publikowane są w postaci listy nagłówków. W celu wyświetlenia zawartości dokumentu należy kliknąć w link zawierający jego nazwę wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące dokumentu wraz z bezpośrednim odnośnikiem do treści dołączonego pliku Ponowne wykorzystywanie informacji publicznej - zawiera informacje dotyczące zasad udostępnienia informacji publicznej w celu ponownego wykorzystywania. 3. Elementy każdej informacji publicznej Każda informacja publiczna, jaka została opublikowana w BIP, poza swą treścią w postaci tekstu, załączników, linków, zdjęć, tabel, itp., posiada na swym końcu stopkę informacyjną określającą: 1. tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji, 2. tożsamość osoby (redaktora), która wprowadziła informację do BIP, 3. oznaczenie czasu wytworzenia informacji i czasu jej udostępnienia w BIP, strona 16 z 19

17 4. dane o ostatnio przeprowadzonej zmianie jej treści: data zmiany, streszczenie na czym zmiana polegała, tożsamość osoby dokonującej zmiany, 5. rejestr wszystkich zmian jakim informacja była poddawana od momentu jej udostępnienia w BIP. 4. Informacje niejawne w BIP W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej, w Biuletynie Informacji Publicznej podajemy zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazujemy organ lub osobę, które dokonały wyłączenia, a w przypadku jeżeli ograniczenie nastąpiło ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy - podmiot w interesie, którego dokonano wyłączenia jawności. 5. Odnośniki funkcyjne wbudowanego syntezatora mowy, ikona umożliwia odsłuchanie treści zamieszczonych na stronie przy pomocy wydruk bieżącej zawartości strony, zapis bieżącego widoku strony do pliku *.pdf, zmiana wielkości wyświetlanej czcionki, włączanie/wyłączanie wysokiego kontrastu, opcja przejścia do strony głównej systemu BIP (strona domowa), formularz kontaktowy (kontakt), strona 17 z 19

18 informacje dla niepełnosprawnych (niepełnosprawni), ostatnio dodane dokumenty (ostatnio dodane), najczęściej oglądane dokumenty lub zakładki (najczęściej oglądane). System umożliwia również wyszukiwanie treści na stronie z wyborem odpowiedniego filtru (dokumenty, jednostki, przetargi, oferty pracy oraz oświadczenia). System umożliwia wyszukiwanie zaawansowane z wyszczególnieniem kategorii: dokumenty, przetargi, oferty pracy, osoby, jednostki organizacyjne Rys. 23. Rys.23 Wyszukiwanie zaawansowane strona 18 z 19

19 Odnośnik do strony zawierającej informacje dotyczące systemu BIP. - oznacza, że dany dokument można (klikając na ikonę) otworzyć w postaci dokumentu w formacie pdf i wydrukować, zapisać dokument na dowolnym informatycznym nośniku danych. - oznacza, że dany dokument można (klikając na ikonę) otworzyć w postaci dokumentu w formacie doc, wydrukować lub/i zapisać dokument na dowolnym informatycznym nośniku danych. - oznacza że dany dokument można (klikając na ikonę) otworzyć w postaci dokumentu w formacie doc, zip, xls, wydrukować lub/i zapisać dokument na dowolnym informatycznym nośniku danych. - oznacza, że dany dokument można (klikając na ikonę) otworzyć w postaci dokumentu w formacie pdf, wydrukować lub/i zapisać dokument na dowolnym informatycznym nośniku danych. - oznacza, że (klikając na ikonę) można uzyskać informacje na temat: jednostki odpowiedzialnej za informację, numeru dokumentu, osoby wytwarzającej (odpowiedzialnej za treść) informację, dacie wytworzenia (podpisania) informacji, osoby wprowadzającej informację na stronę BIP oraz dacie wprowadzenia informacji. rejestr zmian - oznacza, że (klikając na ikonę) można uzyskać informacje na temat zmian dokonanych w pierwotnej wersji dokumentu. Rejestr zmian zawiera informacje na temat: daty dokonanej edycji, osoby dokonującej zmiany oraz opisu zmian. strona 19 z 19