Zapytanie ofertowe nr 16/2014

Związek Miast Polskich ul. Robocza 42 61-517 Poznań Poznań, 5 listopada 2014 r. Zapytanie ofertowe nr 16/2014 Przedmiot zapytania dotyczy świadczenia usług eksperta ds. architektury krajobrazu - w formie konsultacji dla partnerstwa samorządowego: 1) Partnerstwa Zagłębia Dąbrowskiego realizującego projekt pn. Zagłębiowski Park Linearny - Rewitalizacja Obszaru Funkcjonalnego Doliny Rzek Przemszy i Brynicy; Działania te są elementem realizacji komponentu pn. Bezpośrednia pomoc doradczo-szkoleniowa dla JST w Projekcie Predefiniowanym: Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego, współfinansowanym ze środków MF EOG 2009-2014. Podstawa niniejsze postępowanie, w sprawie zamówienia o szacunkowej wartości nieprzekraczającej kwoty, która stanowi równowartość wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy Pzp, jest prowadzone zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, obowiązującymi od dnia 30 kwietnia 2014 roku. Niniejsze zapytanie ofertowe jest skierowane do wytypowanych wykonawców. Opublikowano je również na stronie internetowej Zamawiającego (www.zmp.poznan.pl) w zakładce zamówienia publiczne. Stanowi to zaproszenie do składania ofert przez wszystkich potencjalnych Wykonawców zainteresowanych niniejszym zapytaniem. Oznaczenie (do określenia przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. z późniejszymi zmianami). 71210000-3 - Doradcze usługi architektoniczne; 71420000-8 Architektoniczne usługi zagospodarowania terenu; 71421000-5 - Usługi wkomponowywania ogrodów w krajobraz; 71222000 Usługi architektoniczne w zakresie przestrzeni. I. Opis przedmiotu zapytania ofertowego 1. Informacje wyjściowe Związek Miast Polskich, w ramach realizacji II Fazy Projektu Predefiniowanego (http://www.miastapolskie.pl/strona-72-projekt_norweski_2.html), pomaga partnerstwom międzysamorządowym w realizacji projektów finansowanych przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju w ramach Programu Grantowego EOG i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna. Celem tych projektów jest przygotowanie opracowań strategicznych, operacyjnych, studiów wykonalności i dokumentacji 1

technicznej przedsięwzięć nakierowanych na rozwiązanie ważnych problemów w skali międzygminnej. Realizując zadania związane z wykonaniem umowy grantowej z Ministerstwem Infrastruktury i Rozwoju, finansowanej ze środków MF EOG lub POPT, niżej wymienione partnerstwa zidentyfikowały potrzebę uzyskania krótkoterminowej konsultacji ze strony eksperta ds. architektury krajobrazu. Jego wsparcie pomoże tym partnerstwom zamówić opracowania, które pozwolą starać się o uzyskanie środków UE w ramach nowej perspektywy i, począwszy od 2016 r., podjąć konkretne działania realizacyjne w zakresie wybranych inwestycji. 2. Ogólny opis zakresu usług Przedmiotem zapytania ofertowego jest dostarczenie usług eksperta ds. architektury krajobrazu, który udzieli konsultacji: 1) Partnerstwu Zagłębia Dąbrowskiego; Zakończenie prac nastąpi nie później niż 15 grudnia 2015 r. Zamawiający nie wyklucza możliwości zwiększenia zakresu czasowego umowy o nie więcej niż 50%, gdyby pojawiło się takie zapotrzebowanie ze strony tych lub innych partnerstw. 3. Szczegółowy opis zakresu usług 3.1. (zadanie 1) Partnerstwo gmin Zagłębia Dąbrowskiego Partnerstwo Zagłębia Dąbrowskiego składa się z 2 miast na prawach powiatu (Dąbrowa Górnicza i Sosnowiec), 4 gmin miejskich i miejsko-wiejskich (Sławków, Będzin, Siewierz i Psary) oraz powiatu będzińskiego stanowiących wspólny obszar funkcjonalny. W skład partnerstwa wchodzi również 9 lokalnych organizacji pozarządowych, Zagłębiowska Izba Gospodarcza oraz lokalna uczelnia prywatna. 3.1.1. Opis potrzeb Partnerstwo Zagłębia Dąbrowskiego realizuje projekt pn. Zagłębiowski Park Linearny - Rewitalizacja Obszaru Funkcjonalnego Doliny Rzek Przemszy i Brynicy. Celem projektu jest podjęcie działań, które poprzez szereg przekształceń przestrzennych rozpoczną proces zmiany wizerunku poprzemysłowego charakteru obszaru Zagłębia i przyczynią się do wyeliminowania jego wielu problemów, wynikających ze skutków transformacji gospodarczej. Zamysłem twórców projektu jest połączenie całego OF jednym korytarzem ekologicznym, przebiegającym dolinami rzek Przemszy i Brynicy. Efektem podjętej współpracy będzie stworzenie linearnej, zielonej infrastruktury Zagłębia Dąbrowskiego, która rozpocznie systemowe przekształcania zaniedbanych i zdegradowanych obszarów. W celu rozwiązania zidentyfikowanych wspólnych problemów w OF - w ramach projektu podjęte zostaną n/w działania: - Opracowanie i wdrożenia Planu rozwoju instytucjonalnego partnerstwa; - Przeprowadzenie konsultacji społecznych; - Opracowanie strategii obszaru funkcjonalnego Zielona Infrastruktura Zagłębia Dąbrowskiego; - Opracowanie dokumentacji, w tym koncepcji urbanistyczno-architektonicznej Zagłębiowskiego Parku Linearnego Doliny Przemszy i Brynicy. 2

Produktami projektu będą dokumenty strategiczne, koncepcyjne oraz wykonawcze będące podstawą przygotowania oraz kompleksowej realizacji zespołu Parku Linearnego Doliny Przemszy i Brynicy, w tym m.in. Strategia obszaru funkcjonalnego - Zielona infrastruktura Zagłębia Dąbrowskiego, Plan rozwoju partnerstwa Gmin Zagłębia Dąbrowskiego, Koncepcja urbanistycznoarchitektoniczna oraz dokumentacja projektowa Zagłębiowskiego Parku Linearnego. Szerszy opis projektu na stronie internetowej http://www.parklinearny.pl/). W chwili obecnej partnerstwo przygotowuje się do przeprowadzenia konkursu architektonicznego na wykonawcę koncepcji architektoniczno-urbanistycznej zagospodarowania poszczególnych terenów zieleni, składających się na Zagłębiowski Park Linearny. Związek Miast Polskich, jako operator Projektu Predefiniowanego, poszukuje eksperta o specjalności architekt krajobrazu, w celu wsparcia Partnerstwa w zakresie opracowania koncepcji urbanistyczno-architektonicznej oraz dokumentacji projektowej Zagłębiowskiego Parku Linearnego, w wymiarze 6 dni pracy. 3.1.2. Zakres prac eksperta Szczegółowe zadania: - Udział w spotkaniach w sprawie opracowania koncepcji urbanistyczno-architektonicznej oraz dokumentacji projektowej Zagłębiowskiego Parku Linearnego (listopad 2014 - luty 2015); - Wsparcie przy realizacji konkursu na opracowanie koncepcji urbanistyczno-architektonicznej oraz w negocjacjach ze zwycięzcą konkursu w sprawie zawarcia umowy na opracowanie dokumentacji projektowej Zagłębiowskiego Parku Linearnego (luty 2015); - Wsparcie przy odbiorach dokumentacji projektowej Zagłębiowskiego Parku Linearnego (grudzień 2015). 3.1.3. Podstawa rozliczenia usług eksperta Opracowanie krótkiego raportu (min. 2-3 strony), prezentującego opis zrealizowanych działań oraz kluczowe wnioski konsultanta. Potwierdzenie przez Lidera Partnerstwa faktu wykonania zakontraktowanej usługi (w formie oświadczenia przekazanego, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, do biura ZMP). 3.1.4. Minimalne wymogi odnośnie kwalifikacji eksperta - Personel bezpośrednio wykonujący usługę musi posiadać wykształcenie: architekt krajobrazu ze stopniem co najmniej doktora; - Proponowany ekspert powinien wykazać się uczestnictwem - w okresie ostatnich 7 lat - w co najmniej 2 sądach konkursowych z tej dziedziny lub dziedziny tożsamej rodzajowo oraz doświadczeniem w przygotowaniu co najmniej 5 dokumentacji wykonawczych dot. rewitalizacji terenów zieleni, lub tożsamej rodzajowo. 3.1.5. Uwarunkowania logistyczno-organizacyjne świadczenia usług Przyjmuje się, że Wykonawca poświeci na wykonanie zadania 6 osobo-dni pracy, w tym 4 dni w formie konsultacji na miejscu w siedzibie partnerstwa (3 wizyty). Łączne wynagrodzenie Wykonawcy będzie obejmować: (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu), oraz (b) dojazd na miejsce i ewentualnie nocleg. Obie kwoty muszą być wskazane odrębnie na formularzu ofertowym i w tej formie zostaną przeniesione do umowy z wybranym wykonawcą. 3

Zakłada się, że Wykonawca wyłoniony w niniejszym postępowaniu, wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielem partnerstwa (imiennie wskazanym przez Zamawiającego w umowie podpisanej z Wykonawcą). Usługa musi zostać wykonana nie później niż do dnia 15 grudnia 2015 r. Szczegółowy zakres i daty wizyt w terenie zostaną uzgodnione bezpośrednio między partnerstwem i ekspertem po podpisaniu umowy na realizację zadania. Uzgodnienia te nie mogą zmieniać łącznej liczby zakontraktowanych dni doradztwa, ani końcowego terminu dostarczenia usługi. II. Wymagania formalne wobec wykonawców Wykazanie spełnienia wymogów odnośnie kwalifikacji ekspertów Personel Wykonawcy bezpośrednio świadczący usługę musi posiadać kwalifikacje merytoryczne i doświadczenie zgodne z charakterem zlecanych prac. Wymogi w tym zakresie zostały przedstawione w Szczegółowym opisie zakresu usług w pkt 3.1.4 i 3.2.4 powyżej. Ciężar wykazania spełnienia w/w wymogów leży po stronie oferentów. Nie spełnienie minimalnych wymogów określonych przez Zamawiającego stanowi o podstawach wykluczenia i tym samym odrzucenia oferty. Jeżeli Wykonawca dysponuje osobą posiadającą uprawnienia, która ma miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, musi wykazać, że osoba ta legitymuje się kwalifikacjami odpowiadającymi wymaganym uprawnieniom w kraju zamieszkania, jeśli takie w tym kraju obowiązują, z uwzględnieniem prawa do wykonywania określonych zawodów regulowanych lub określonych działalności, jeżeli te kwalifikacje zostały uznane na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 18 marca 2008 r. o zasadach uznawania kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (Dz. U. Nr 63, poz. 394 z p. zm.). W przypadku planowanego udziału podwykonawcy w realizacji zadania, Zamawiający wymaga zawarcia w treści oferty informacji o tym fakcie. III. Wytyczne dla wykonawców dot. przygotowania treści oferty Oferta powinna zawierać poniższe informacje: 1. Cenę usługi (wypełniony Formularz ofertowy - załącznik nr 1 składany indywidualnie dla każdego z wyżej wymienionych zadań), obejmujący odrębnie: (a) wynagrodzenie za pracę personelu; (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. Ocenie będzie poddawana łączna cena części (a) i (b) - odrębnie dla każdego zadania (nr 1 i nr 2) 2. Oświadczenie wskazujące, jakie powiązania kapitałowe lub osobowe łączą Wykonawcę z Zamawiającym (wzór załącznik nr 2 do formularza ofertowego); oraz 3. Dokumenty potwierdzające posiadanie odpowiednich kwalifikacji [kopie dyplomów, certyfikatów, uprawnień, itp.], oraz 4. Zestawienie tabelaryczne wykonanych usług lub świadczonej pracy dokumentujące praktyczne doświadczenia w zakresie objętym zamówieniem (wzór załącznik nr 3 do formularza ofertowego) Jeżeli podmiot/osoba ubiegająca się o zamówienie prowadzi działalność gospodarczą, niezbędne jest załączenie aktualnego wypisu z Centralnego Rejestru Dział. Gospodarczej lub KRS (max 3 mies. od daty wystawienia może być wypis internetowy). 4

Załączniki zawierające kopie poświadczenia kwalifikacji oraz zestawienie wykonanych usług mogą być wspólne dla wszystkich zadań, których wykonanie proponuje Oferent. IV. Zasady współpracy, które będą zawarte umowie 1. Usługa będzie realizowana na podstawie umowy pisemnej, uwzględniającej wymogi zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług/i bezpośrednio przez osobę/y wymienioną/e w ofercie, które mogą się wykazać kwalifikacjami wymaganymi przez Zamawiającego. Zmiany tym zakresie wymagają zapewnienia osoby o przygotowaniu zawodowym wymaganym w niniejszej procedurze oraz pisemnej zgody Zamawiającego. V. Proces i kryteria wyboru Wykonawcy 1. Oferty będą najpierw poddane ocenie formalnej ze względu na (a) kompletność oferty, spełnienie warunków uprawniających do ubiegania się o zamówienie oraz (b) potwierdzenie posiadania odpowiednich kwalifikacji oraz wiedzy i doświadczenia dostosowanych do charakterystyki danego zadania. W tym zakresie Zamawiający rezerwuje sobie prawo do sprawdzenia podanych w ofercie informacji. 2. Zamawiający dokona następnie porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty dla każdej z odrębnych części (zadań) 3. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty spełniającej wyżej opisane warunki formalne będzie kryterium najniższej ceny (łączna cena z tytułu świadczonych usług) odrębnie dla każdej z części (tj. zadań) Wzór formularza ofertowego załącznik nr 1. 4. Odrzucenie oferty nastąpi w sytuacji: (a) jej niezgodności z treścią zapytania, (b) w przypadku złożenia nieprawdziwych informacji oraz (c) w przypadku zaoferowania rażąco niskiej ceny. 5. Postępowanie jest jawne. Zasady udostępniania dokumentacji po uprzednim złożeniu pisemnego wniosku, Zamawiający wyznaczy termin i sposób udostępnienia. VI. Termin i miejsce złożenia oferty na realizację ww. usług Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę i personel bezpośrednio wykonujący pracę, oraz wskazywać osobę do kontaktu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Oferty prosimy przesyłać do 12 listopada 2014 godz. 15.00 na adres Biura ZMP podany poniżej (oferta może być przesłana listem, faksem lub e-mailem wraz z zeskanowanymi załącznikami i otrzymanie jej w każdej z tych form będzie liczone jako spełnienie warunku dotrzymania terminu złożenia oferty). Wykonawca wybrany w tym postępowaniu musi załączyć do dokumentacji - przed podpisaniem umowy - pisemną wersję oferty wraz z załącznikami. Dokumenty składane w formie kopii wymagają potwierdzenia za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub umocowanego do tej czynności pełnomocnika. Pełnomocnictwo osoby/osób upoważnionych do podejmowania czynności / zobowiązań w imieniu Wykonawcy składającego 5

ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów, musi stanowi załącznik do oferty. Termin związania z ofertą: 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu oznaczonego na składanie ofert. Zamawiający może przedłużyć wymóg termin związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż kolejne 30 dni. O fakcie tym Zamawiający powiadomi Wykonawców, a ci podejmą decyzję, czy przedłużają ważność oferty. Oferta wybranego Wykonawcy, która była przesłana faksem lub w formie elektronicznej, musi zostać załączona do umowy w oryginale. Dane Zamawiającego do nadesłania ofert: Związek Miast Polskich, ul. Robocza 42, 61-517 Poznań Fax (061) 633 50 50 email: biuro@zmp.poznan.pl Dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udzielają: Krzysztof Jaszczołt 504 071 298; e-mail: krzysztof.jaszczolt@zmp.poznan.pl lub Alicja Grenda (061) 633 50 55, 601 795 697; e-mail: alicja.grenda@zmp.poznan.pl Z poważaniem Data: 5 listopada 2014 Z-ca Dyrektora Biura ZMP Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania Zamawiającego 6

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Dotyczy części zamówienia (zadania) nr.* Nazwa Wykonawcy (oferenta) /pieczęć Data: FORMULARZ OFERTY Związek Miast Polskich ul. Robocza 42 61-517 Poznań Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia 05.11.2014 na wykonanie usług eksperta ds. gospodarki wodnej (budownictwa wodnego), który udzieli konsultacji w tym zakresie dla następujących partnerstw: (zadanie 1) Partnerstwo Zagłębia Dąbrowskiego; Oferujemy wykonanie zamówienia - zgodnie z wymogami opisanymi w zapytaniu na następujących warunkach: Dane składającego ofertę (Wykonawcy) 2.1. Pełna nazwa /nazwisko.... 2.2. Forma prawna... 2.3. NIP... 2.4. REGON... 2.5. Dokładny adres: ul.... Miejscowość + kod pocztowy... 2.6. Województwo... 2.7. tel.... 2.8. faks... 2.9. email:... 2.10 2.11. Nazwa banku i numer rachunku... Nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania... 2.12. Osoba do kontaktu... 7

Formularz dotyczy Zadania nr. * Potwierdzam posiadanie niezbędnej wiedzy i umiejętności, oraz kompetencji i doświadczenia zawodowego niezbędnego do wykonania ww. prac zgodnie z warunkami opisanymi w zapytaniu ofertowym. Na potwierdzenie załączam (a) dokumenty poświadczające posiadanie odpowiednich kwalifikacji [kopie dyplomów, certyfikatów, uprawnień, itp.], oraz (b) tabelaryczne zestawienie wykonanych usług lub świadczenia pracy dokumentujące praktyczne doświadczenia w przedmiotowym zakresie [Załącznik 3] UWAGA: Jeżeli podmiot/osoba ubiegająca się prowadzi działalność gospodarczą, niezbędne jest załączenie aktualnego wyciągu z Centralnego Rejestru Dział. Gospodarczej lub KRS (tj. max 3 miesiące od daty wystawienia przed upływem terminu na składanie oferty może być wypis internetowy) Cena usługi (przedmiot wyboru najkorzystniejszej oferty): Część (1) Wynagrodzenie: Cena brutto (wraz podatkiem VAT jeśli dotyczy).. zł. za 1 osobo-dzień pracy Łączne wynagrodzenie brutto (wraz podatkiem VAT jeśli dotyczy, w zależności od formy organizacyjnoprawnej) za wykonanie prac w zakresie w/w zadania. zł. słownie:.... zł. Część (2) koszt przejazdów, ew. noclegu i wyżywienia w trakcie realizacji umowy Cena brutto (wraz z podatkiem VAT jeśli dotyczy, w zależności od formy organizacyjno-prawnej Wykonawcy).. zł. słownie:.. zł. Łączna cena wykonania zadania, biorąc pod uwagę koszt wynagrodzenia (cz.1) i koszty przejazdu oraz ew. noclegów i wyżywienia (cz.2) wynosi: Cena brutto (wraz z podatkiem VAT jw.)... zł słownie:.. * UWAGA: Dla każdej części zamówienia tj. zadań (1) i/lub (2) należy złożyć odrębnie wypełniony formularz ofertowy. Załączniki zawierające kopie poświadczenia kwalifikacji oraz zestawienie wykonanych usług mogą być wspólne Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania Wykonawcy [właściciela, członka zarządu, kierownika jednostki, itp.] 8

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Nazwa Wykonawcy (oferenta) /pieczęć Data: OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH POMIĘDZY PODMIOTEM SKŁADAJĄCYM OFERTĘ A ZAMAWIAJĄCYM - ZWIĄZKIEM MIAST POLSKICH W POZNANIU, ul. ROBOCZA 42 Niniejszym, zgodnie z wymogiem obowiązującym w Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego ds. udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych, oświadczam, nie istnieją powiązania kapitałowe między naszą firmą a Zamawiającym, tj. Związkiem Miast Polskich z siedzibą w Poznaniu ul. Robocza 42 (kod pocztowy 61-517), NIP 778-10-05-845, ani nie mają miejsca moje powiązania osobowe z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (tj. Tomaszem Potkańskim, Alicją Grendą, Krzysztofem Jaszczołtem, Hanną Leki, Joanną Ludwiczak), w szczególności polegające na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki osobowej lub cywilnej b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, stosunku powinowactwa lub pokrewieństwa w linii prostej, powinowactwa lub pokrewieństwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania Wykonawcy [członka zarządu, kierownika jednostki, itp.] 9

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Nazwa Wykonawcy (oferenta) /pieczęć TABLARYCZNE ZESTAWIENIE WYKONANYCH USŁUG LUB ŚWIADCZONEJ PRACY DOKUMENTUJĄCE POSIADANIE PRAKTYCZNYCH DOŚWIADCZEŃ W PRZEDMIOTOWYM ZAKRESIE LP Zakres rzeczowy usługi / pracy Daty świadczenia usługi / pracy Nazwa instytucji, dla której była świadczona usługa / praca Stanowisko i dane kontaktowe (email, tel.) osoby w tej instytucji do celów ew. weryfikacji 1 2 3 4 5 6 7... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania Wykonawcy Data:. 10