Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie Uwolnij swój potencjał uruchom przestrzeń. Unlock your potential activate space Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o: 1. Definicje Wnioskodawcy należy przez to rozumieć kandydata, ubiegającego się o udział w projekcie. Wniosku należy przez to rozumieć formularz rekrutacyjny do projektu, będący załącznikiem nr 1 do niniejszego regulaminu. Projekcie należy przez to rozumieć projekt pn. Uwolnij swój potencjał uruchom przestrzeń. Unlock your potential activate space realizowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój w ramach Osi Priorytetowej IV Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie 4.2 Programy mobilności ponadnarodowej przez Fundację British Council (Lidera Projektu) w partnerstwie z organizacjami wymienionymi w paragrafie 2, pkt. 1., w okresie 01.05.2017r.-30.04.2019r. na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr WND-POWR.04.02.00-0061/16. Instytucji Przyjmującej należy przez to rozumieć instytucję, do której wysyłani są uczestnicy projektu i u której realizowana będzie mobilność. Instytucji Wysyłającej należy przez to rozumieć instytucje, z której przedstawiciele są wysyłani na mobilność. Indywidualnym Planie Mobilności Ponadnarodowej (IPMP) należy przez to rozumieć zindywidualizowane narzędzie służące podniesieniu kompetencji zawodowych z zakresu ożywiania przestrzeni publicznych, które przyjmuje formułę job shadowingu. Uczestniku Projektu należy przez to rozumieć przedstawiciela organizacji pozarządowej lub JST/ich jednostki organizacyjnej/komunalnej osoby prawnej lub organizacji pracodawców/związku zawodowego, z którą podpisano umowę o uczestnictwo w projekcie. 1
2. Postanowienia ogólne Niniejszy Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie (zwany dalej Regulaminem ) określa zasady rekrutacji, w tym naboru, kwalifikowania i wyboru uczestników Projektu oraz zasady uczestnictwa w Projekcie, w tym prawa i obowiązki Uczestników Projektu związane z ich udziałem w Projekcie oraz zakres wsparcia przewidzianego dla Uczestników Projektu realizowanego przez: Fundację British Council Lider Projektu Centrum Doradztwa Strategicznego s.c. D. Bieńkowska, C. Ulasiński, J. Szymańska, M. Widuch Partner Krajowy w partnerstwie zagranicznym: SCOTLAND S REGENERATION FORUM SURF (Szkocja) Komiža (Chorwacja) Šibenik (Chorwacja) 3. Informacje ogólne 1. Projekt Uwolnij swój potencjał uruchom przestrzeń. Unlock your potential activate space realizowany jest przez Fundację British Council (Lidera Projektu) w partnerstwie z organizacjami wymienionymi w 1 w okresie 01.05.2017r.-30.04.2019r. na podstawie umowy o dofinansowanie projektu. 2. Głównym celem Projektu jest poprawa efektywności zarządzania przestrzeniami publicznymi o kluczowym znaczeniu lokalnym poprzez wzmocnienie kompetencji przedstawicieli samorządów, organizacji pozarządowych oraz organizacji pracodawców w obszarze rewitalizacji społecznej, planowania przestrzennego i mieszkalnictwa oraz rozwoju przedsiębiorczości, w oparciu o skuteczne rozwiązania zagraniczne. 3. Projekt zakłada udział 210 przedstawicieli spośród 3 sektorów, zajmujących się tworzeniem i wdrażaniem polityk publicznych (tj. jednostki samorządu terytorialnego lub ich jednostki organizacyjne, lub komunalne osoby prawne, organizacje pozarządowe, organizacje pracodawców/związki zawodowe) z terenu całej Polski. 4. Rekrutacja uczestników do projektu realizowana jest przez Partnera Projektu Centrum Doradztwa Strategicznego s.c. D. Bieńkowska, C. Ulasiński, J. Szymańska, M. Widuch 30-103 Kraków, ul. Włóczków 22/3, przy czym umowa o udział w projekcie zawierana jest z jego liderem - Fundacją British Council. 2
4. Uczestnicy Projektu 1. Projekt zakłada udział łącznie 210 osób, w tym co najmniej 50% kobiet, 70% osób z wykształceniem wyższym, 15% osób w wieku powyżej 45 lat i 30% osób ze stażem pracy dłuższym niż 5 lat z terenu całej Polski. Dodatkowo, wśród uczestników projektu 25% będą stanowiły osoby zajmujące stanowiska kierownicze. W przypadku stwierdzenia w toku realizacji, iż osiągnięcie liczby osób z poszczególnych ww. grup jest zagrożone, preferowani będą kandydaci z ww. grup. 2. Uczestnicy projektu będą rekrutowani w III turach, przy czym liczba miejsc w Projekcie w poszczególnych turach naboru zależna jest od: ilości kandydatów, możliwości Instytucji Przyjmujących co do liczby uczestników projektu, których mogą przyjąć oraz wyników poprzednich tur naboru. 3. Uczestnikami Projektu mogą być przedstawiciele 3 sektorów, zajmujących się tworzeniem i wdrażaniem polityk publicznych, pochodzących z poniższych rodzajów instytucji: a) jednostki samorządu terytorialnego lub ich jednostki organizacyjne lub komunalne osoby prawne (w tym pracownicy urzędów miast i gmin zajmujący się polityką miejską, kreowaniem i ożywianiem przestrzeni, programami rewitalizacji i rozwoju; instytucji zajmujących się animacją społeczności i przestrzeni lokalnych, podejmujące działania nastawione na rewitalizację społeczną i in.) b) organizacje pozarządowe (w tym osoby działające w ruchach miejskich, reprezentujące interesy mieszkańców, osoby działające w instytucjach zajmujących się zmianami przestrzennymi czy wdrażającymi rozwiązania zapewniające rozwój społeczny, gospodarczy i przestrzenny; osoby działające w organizacjach zajmujących się animacją lokalnych społeczności, pod względem społecznym, kulturowym, gospodarczym itp.) c) organizacje pracodawców/związków zawodowych (osoby zajmujące się kreacją przestrzeni lub takie, w których interesie leży wzrost atrakcyjności przestrzeni publicznych i aktywności społeczności lokalnych). Każda z powyższych grup stanowić będzie min. 10% uczestników. 4. Uczestnik projektu musi spełniać łącznie następujące warunki: a) w zakresie formy zatrudnienia: w przypadku jednostki samorządu terytorialnego lub instytucji jej podlegającej: jest zatrudniony w danej instytucji na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony; w przypadku pozostałych organizacji/instytucji: jest formalnie związany z daną organizacją/instytucją, co zostanie udokumentowane na etapie rekrutacji zaświadczeniem z Instytucji Wysyłającej z podaniem okresu i zakresu współpracy; b) posiada co najmniej dwuletnie doświadczenie w obszarze polityk publicznych lub realizacji zadań publicznych; c) w zakresie znajomości języka obcego: 3
posiada znajomość języka angielskiego przynajmniej na poziomie komunikatywnym (w mowie i piśmie), umożliwiającym skuteczną komunikację w trakcie mobilności ponadnarodowej co jest udokumentowane certyfikatem lub oświadczeniem o jego posiadaniu; d) posiada zgodę kierownika 1 Instytucji Wysyłającej na wyjazd oraz przedstawi w procesie aplikacji korzyści płynące z jego/jej mobilności dla instytucji wysyłającej i przyjmującej; e) przedstawi pisemne zobowiązanie do nierezygnowania z zatrudnienia (w przypadku jst i ich jednostek organizacyjnych) lub współpracy (w przypadku pozostałych organizacji/instytucji) z Instytucją Wysyłającą przez przynajmniej jeden rok od momentu powrotu z mobilności, f) przedstawi pisemne zobowiązanie do podzielenia się zdobytą wiedzą i doświadczeniem z pracownikami/współpracownikami Instytucji Wysyłającej; g) w gminie, w której działa Instytucja Wysyłająca występują problemy związane z ożywianiem przestrzeni publicznych 5. Rekrutacja uczestników do projektu 1. Za rekrutację uczestników do projektu odpowiada partner krajowy Centrum Doradztwa Strategicznego s.c. D. Bieńkowska, C. Ulasiński, J. Szymańska, M. Widuch w biurze rekrutacji: 30-103 Kraków, ul. Włóczków 22/3. 2. Proces rekrutacji uczestników do Projektu będzie realizowany w III turach, które zorganizowane będą w okresie od VI.2017r. do III.2018 r. Termin każdego naboru zostanie ogłoszony na stronie internetowej projektu na minimum 7 dni przed dniem jego rozpoczęcia. Okres składania wniosków w ramach każdego naboru potrwa minimum 60 dni. 3. Wnioski złożone po terminie naboru pozostawia się bez rozpatrzenia. 4. Kandydat, ubiegając się o udział w projekcie, wypełnia formularz rekrutacyjny (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik 1 do niniejszego regulaminu) wraz z załącznikami (załączniki od 2 do 4 do niniejszego regulaminu), a następnie wysyła drogą elektroniczną skan podpisanego formularza wraz załącznikami. 5. Skan wniosku należy przesłać na adres mailowy: rekrutacja@cds.krakow.pl, a oryginał drogą pocztową do biura rekrutacji pod adres: 30-103 Kraków, ul. Włóczków 22/3, w ciągu 3 dni roboczych od dnia wysłania skanu wniosku drogą elektroniczną (decyduje data stempla pocztowego). 6. Formularz rekrutacji wraz z załącznikami oraz szczegółowy harmonogram dostępne będą na stronach internetowych partnerów projektu: www.britishcouncil.pl i www.cds.krakow.pl. 1 Kierownik w rozumieniu bezpośredniego przełożonego w strukturze organizacyjnej danej instytucji/organizacji np. kierownik wydziału lub kierownika właściwej instytucji lub organizacji (wójt/burmistrz/prezydent (w przypadku jst i ich jednostek organizacyjnych), prezes fundacji/stowarzyszenia, prezes zarządu itp.) 4
6. Ocena wniosków 1. Ocenie podlegają wnioski złożone w trybie opisanym w 5. 2. Ocenę wniosków przeprowadzi 3 osobowa Komisja Oceniająca, w skład której wejdą przedstawiciele Centrum Doradztwa Strategicznego s.c. D. Bieńkowska, C. Ulasiński, J. Szymańska, M. Widuch. Komisja Oceniająca zostanie powołana w trakcie I naboru uczestników, przy czym skład Komisji Oceniającej dla poszczególnych naborów może ulec zmianie. 3. Ocena przebiegać będzie w podziale na: ocenę formalną ocenę merytoryczną (w oparciu o kryteria podstawowe i kryteria premiujące) 4. Ocena formalna prowadzona jest zgodnie z kryteriami oceny formalnej, zawartymi w karcie oceny formalnej stanowiącej załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu. 5. Ocena formalna Wniosków ma charakter 0/1 (spełnia/ nie spełnia). Warunkiem pozytywnego wyniku oceny formalnej jest pozytywna ocena w ramach wszystkich kryteriów oceny formalnej. 6. Niespełnienie któregokolwiek z kryteriów formalnych skutkuje negatywnym wynikiem oceny formalnej i odrzuceniem Wniosku. Informacja o odrzuceniu Wniosku przekazywana jest kandydatowi w terminie 3 dni roboczych od daty zatwierdzenia wyniku oceny przez Komisję Oceniającą, pocztą elektroniczną, na adres wskazany we Wniosku. 7. Pozytywny wynik oceny formalnej skutkuje przekazaniem Wniosku do oceny merytorycznej. 8. Ocena merytoryczna prowadzona jest zgodnie z kryteriami oceny merytorycznej, zawartymi w karcie oceny merytorycznej stanowiącej załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu. Ocena merytoryczna Wniosku w odniesieniu do kryteriów podstawowych i premiujących jest dokonywana poprzez przyznanie im liczby punktów w ramach limitu punktów dla danego kryterium odpowiadającej stopniowi spełnienia kryterium przez Wniosek. Punkty uzyskane w ramach kryteriów merytorycznych podstawowych i premiujących podlegają zsumowaniu. 9. Po przeprowadzeniu oceny merytorycznej wszystkich Wniosków tworzy się listę Wniosków, na której umieszcza się Wnioski w kolejności zgodnej z liczbą uzyskanych punktów. Do udziału w projekcie zakwalifikowanych zostaje maksymalnie łącznie w ramach trzech tur naboru 210 Wnioskodawców, których Wnioski otrzymały najwyższą liczbę punktów. W przypadku przeprowadzenia oceny formalnej i merytorycznej oraz złożenia Wniosków udział w projekcie przez większą liczbę kandydatów niż liczba miejsc w Projekcie w ramach danego naboru, których Wnioski zostały ocenione pozytywnie w ramach oceny formalnej i merytorycznej, o przyjęciu do projektu decyduje liczba uzyskanych punktów w ramach oceny merytorycznej, a w przypadku uzyskania równej liczby punktów - kolejność zgłoszeń (data wpływu wniosku drogą elektroniczną). Dla Wnioskodawców, których Wnioski zostały ocenione pozytywnie, jednakże ze względu na wyczerpanie liczby miejsc w Projekcie w ramach danego naboru, nie zostali zakwalifikowani do udziału w nim, tworzy się listę rezerwową. O kolejności na liście rezerwowej decyduje liczba uzyskanych punktów w ramach 5
oceny merytorycznej, a w przypadku uzyskania równej liczby punktów - kolejność zgłoszeń (data wpływu wniosku drogą elektroniczną). W przypadku, gdy którykolwiek z Wnioskodawców zakwalifikowanych do udziału w Projekcie zrezygnuje lub zostanie skreślony z listy uczestników Projektu, do udziału w projekcie kwalifikowani są Wnioskodawcy umieszczeni na liście rezerwowej, zgodnie z kolejnością na tej liście. 10. Lista rankingowa (lista Wnioskodawców zakwalifikowanych do udziału w projekcie) i lista rezerwowa zostaną opublikowane na stronach internetowych projektu. 11. W przypadku zmiany statusu Wnioskodawcy ma on obowiązek poinformować o tym organizatora projektu i złożyć ponowny wniosek o udział w projekcie. 12. W trakcie oceny Wniosków nie prowadzi się negocjacji z Wnioskodawcami co do treści złożonych Wniosków ani nie wzywa Wnioskodawców do przedłożenia dodatkowych wyjaśnień 13. Od wyniku oceny Wniosku oraz od decyzji o jego odrzuceniu nie przysługują żadne środki odwoławcze. 7. Zasady pracy oceniających wnioski 1. Ocenę formalną Wniosku przeprowadza jedna osoba członek zespołu projektowego Partnera Krajowego (Centrum Doradztwa Strategicznego s.c. D. Bieńkowska, C. Ulasiński, J. Szymańska, M. Widuch). Warunkiem uzyskania pozytywnej oceny formalnej jest pozytywna ocena w ramach wszystkich kryteriów oceny formalnej. 2. Na etapie oceny merytorycznej Wniosku każdy wniosek jest oceniany przez Komisję Oceniającą składającą się z trzech osób członków zespołu projektowego Partnera Projektu posiadających wiedzę i doświadczenie w zakresie tematycznym projektu. 3. Oceniający podczas procesu oceny wniosków, zobowiązani są do przestrzegania zasad: a) przejrzystości rozumianej jako obowiązek oceny zgodnej z regułami ustanowionymi niniejszym Regulaminem; b) bezstronności rozumianej jako zakaz indywidualnych preferencji w stosunku do osób, które złożyły dany wniosek; c) poufności rozumianej jako obowiązek wykorzystania uzyskanych informacji wyłącznie na potrzeby procesu oceny oraz obowiązek nieujawniania ich osobom trzecim; 4. Warunkiem przystąpienia do oceny jest podpisanie przez oceniających oświadczenia o bezstronności i poufności, którego treść znajduje się w każdym formularzu karty oceny. 8. Zasady uczestnictwa w projekcie i obowiązku uczestnika 1. Każdy Uczestnik Projektu ma prawo do: a) udziału w Projekcie, po spełnieniu wszystkich kryteriów uczestnictwa w projekcie, opisanych w 6 niniejszego regulaminu. 6
b) korzystania ze wsparcia organizacyjnego Lidera Projektu w zakresie przygotowania do wyjazdów c) korzystania ze wsparcia merytorycznego Lidera i Partnera krajowego projektu w zakresie odpowiedniego przygotowania uczestnika do mobilności. 2. Uczestnik Projektu ma prawo do rezygnacji z udziału w Projekcie bez konieczności zwrotu kosztów poniesionych przez lidera lub partnerów Projektu, a związanych z jego uczestnictwem w Projekcie wyłącznie, gdy rezygnacja zgłoszona została do biura projektu nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem pierwszej formy wsparcia w Projekcie bez podania przyczyny. 3. W przypadku nieuzasadnionej rezygnacji Uczestnika Projektu z udziału w Projekcie lub skreślenia z listy Uczestników Projektu spowodowanego niewypełnieniem zobowiązań zawartych w niniejszym regulaminie Lider Projektu może żądać od Uczestnika Projektu zwrotu poniesionych kosztów związanych z jego uczestnictwem w Projekcie, a Uczestnik Projektu będzie zobowiązany pokryć poniesione wydatki. 4. Uczestnik Projektu zobowiązuje się do: a) podpisania umowy uczestnictwa w Projekcie b) uczestniczenia we wszystkich formach wsparcia w Projekcie i potwierdzenie ich realizacji własnoręcznym podpisem na listach obecności i innych dokumentach projektu; c) wypełniania w trakcie udziału w Projekcie ankiet w formie pretestu i posttestu oraz narzędzia badającego predyspozycję uczestnika pod kątem jego potrzeb, dotychczasowych doświadczeń oraz obowiązków w realizacji poszczególnych polityk publicznych mogących mieć wpływ na ożywienie przestrzeni publicznych d) opracowania Indywidualnego Plany Mobilności Ponadnarodowej (IPMP), zgodnie z wytycznymi wskazanymi w umowie o przystąpienie do projektu e) bieżącego informowania Lidera o wszystkich zdarzeniach mogących zakłócić dalszy udział w Projekcie; f) uczestnictwa w we wszystkich wyjazdach/spotkaniach zorganizowanych przez Instytucję Przyjmującą w trakcie mobilności, zgodnie z harmonogramem pobytu g) wypełnienia narzędzia on-line do raportowania przebiegu mobilności w trakcie wyjazdu zagranicznego; h) sporządzenia krótkiej notatki sprawozdania z wyjazdu, o objętości większej niż jedna strona tekstu, w języku, w którym posługiwano się w trakcie wizyty studyjnej, podpisanej przez przedstawiciela Instytucji Przyjmującej i załączenie jej do raportu z mobilności; i) przedłożenia raportu z wyjazdu do 7 dni po powrocie z mobilności sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 4 Wzór raportu z realizacji IPMP j) przekazania posiadanej wiedzy w zakresie zarządzania przestrzeniami publicznymi w trakcie mobilności pracownikom/współpracownikom Instytucji Przyjmującej, na zasadzie wymiany doświadczeń 7
k) przekazania zdobytej wiedzy po powrocie z mobilności innym pracownikom/współpracownikom Instytucji Wysyłającej 9. Formy wsparcia w ramach projektu 1. Projekt obejmuje następujące formy wsparcia obowiązkowe dla każdego Uczestnika Projektu: a) Przygotowanie uczestników do odbycia wizyty studyjnej poprzez zorganizowanie warsztatów dwudniowych (po 8 h i 4 h) z zakresu uczenia się poprzez obserwacje oraz kaskadowania nabytych kompetencji we własnych organizacjach a także kwestii kluczowych związanych z ożywieniem przestrzeni w oparciu o wybrane polityki publiczne, w tym zapewnienia uczestnikom zakwaterowania i wyżywienia (koszty dojazdu na warsztaty pokrywa we własnym zakresie Uczestnik Projektu). b) Opracowanie Indywidualnych Planów Mobilności Ponadnarodowej (IPMP) w obszarach: polityki przestrzennej i mieszkalnictwa, rewitalizacji społecznej i rozwoju przedsiębiorczości w oparciu o narzędzie badające predyspozycje poszczególnych uczestników pod kątem ich potrzeb, dotychczasowych doświadczeń oraz obowiązków w realizacji poszczególnych polityk publicznych oraz indywidualne konsultacje z ekspertem. c) Realizacja Indywidualnych Planów Mobilności Ponadnarodowej obejmujących maksymalnie 5 -dniowy pobyt w formule job shadowingu: na miejscu odbywania wizyty, uczestnicy mają zapewnioną opiekę przedstawiciela Instytucji Przyjmującej oraz są w ciągłym kontakcie z Liderem Projektu (tel, mail, skype). Uczestnicy otrzymają pełną informację i wskazówki dotyczące podróży. w trakcie trwania mobilności Uczestnicy Projektu mają zapewnione indywidualne wsparcie merytoryczne Instytucji Przyjmującej. 2. Wszystkie koszty związane z pobytem za granicą i realizacją IPMP ponoszone są w ramach Projektu. 10. Ochrona danych osobowych 1. Dane osobowe Uczestników Projektu będą przechowywane i przetwarzane przez Lidera Projektu wyłącznie w celu aplikowania o środki europejskie i realizacji Projektu, w szczególności potwierdzania kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia Uczestnikom Projektu, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych w ramach Projektu. 2. Projektodawca zobowiązuje się przestrzegać zapisów Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2016r., poz. 922Nr 101 poz. 926) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i 8
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004r Nr 100 poz. 1024) w stosunku do powierzonych i przetwarzanych danych osobowych, o których mowa w powyżej. 11. Postanowienia końcowe 1. Regulamin wchodzi w życie z dniem przyjęcia przez Lidera Projektu Fundację British Council, tj. 01.06.2017 r. 2. Lider Projekt Fundacja British Council zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu. 3. O wszelkich zmianach dotyczących zasad i warunków wsparcia i uczestnictwa w Projekcie, Uczestnicy Projektu zostaną poinformowani przez Lidera Projektu telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Lider Projektu zamieści również odpowiednie informacje na stronach internetowych Partnerów projektu. 4. Integralną częścią niniejszego regulaminu są następujące załączniki: Załącznik nr 1. Wzór formularza rekrutacyjnego Załącznik nr 2. Wzór zgody kierownika Instytucji Wysyłającej na wyjazd Załącznik nr 3. Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu Załącznik nr 4. Wzór raportu z realizacji IPMP Załącznik nr 5. Karta oceny formalnej i merytorycznej 9