EWALUACJA PLANU U OPERACYJNEGO CHORĄGWI WIELKOPOLSKIEJ ZHP ZA A ROK 2013 Nazwa kierunku Ocena DOBRY PROGRAM DRUŻYNY Zwiększenie ilości kadry wspierającej drużynowych w hufcach, w szczególności poprzez wspieranie powstawania hufcowych zespołów programowych oraz wspieranie powstawania namiestnictw przez zespoły chorągwiane. Referaty wyznaczą spośród instruktorów referatu osoby współpracujące z hufcami w celu wsparcia pracy programowej w poszczególnych metodykach w hufcach. Kurs szczepowych Warsztaty namiestnikowskie Wszystkie referaty wyznaczyły z pośród instruktorów referatów osoby odpowiedzialne za współpracę z poszczególnymi hufcami oraz ich wsparcie W okresie 01.02 24.03.2013 przeprowadzono kurs szczepowych. Szefem formy hm. Grażyna Baranowska 24.03. odbyła się konferencja Dobry Szczep procentuje odp. phm. Marta Puchalska W kwietniu i maju zorganizowano warsztaty dla namiestników i instruktorów pracujących w namiestnictwie odp. hm. Monika Woźnica Referaty metodyczne Opracowanie studium wykonalności i realizacji szkoły niepublicznej w celu zdobywania uprawnień specjalistycznych przez członków ZHP jak i osób niezrzeszonych Opracowanie propozycji programowej na rok harcerski 2013/2014 dla wszystkich metodyk w celu podniesienia atrakcyjności programu drużyn złożenie wniosku w Wydziale Oświaty UM o powołanie niepublicznej szkoły przy Komendzie Chorągwi Opracowanie, promocja, przeprowadzenie pilotażu Przeprowadzono rozeznanie w Wydziale Oświaty Urzędu Miasta Poznania i w Kuratorium Oświaty w Poznaniu w temacie powołania w Chorągwi szkoły niepublicznej. Przystąpiono do opracowania dokumentów niezbędnych do rejestracji szkoły. Złożenie wniosku przeniesiono na rok 2014 Opracowano propozycję programową Szlakami Powstania Wielkopolskiego w ramach obchodów 95. rocznicy wybuchu Powstania Wielkopolskiego. Pozyskano środki finansowe z Województwa Wielkopolskiego. Przygotowano materiały programowe umożliwiające przeprowadzenie zbiórek poświęconych Powstaniu Wielkopolskiemu i 95 rocznicy jego wybuchu, opracowano materiały promocyjne (ulotki, banery) Z propozycją zapoznani zostali komendanci hufców na naradzie w dniu 6 kwietnia. Hufce: Poznań Rejon, Piła, Leszno, Śmigiel, Poznań Stare Miasto, Kępno
Nazwa kierunku PROSTA DOKUMENTACJA, E-ZHP Powołanie Zespołu Programowego Uporządkowanie zapisów w Ewidencji (braków na poziomie hufca i drużyn) ustalenie stopnia wdrożenia ewidencji w hufcach, szkolenia z zakresu wykorzystania narzędzia ewidencyjnego, wdrożenie Wyłoniono 6 hufców, które podjęły się realizacji głównego tematu propozycji programowej organizacji 6 rajdów turystycznych po miejscach upamiętniających Powstanie Wielkopolskie. Były to Hufce: Poznań Rejon, Piła, Leszno, Śmigiel, Poznań Stare Miasto, Kępno. Zorganizowano 6 rajdów z trasami pieszymi i rowerowymi na terenie Wielkopolski: Ziemia Pilska, Ziemia Bukowska, Ziemia Kępińska, Miasto Poznań, Ziemia Śmigielska. Realizację programu udało się połączyć z odsłonięciem Pomnika Harcerskiego Harcerzom Wielkopolskim poległym w walce o niepodległość 1918-1920 Zespół powołany zgodnie z Programem Rozwoju Chorągwi na lata 2013-2014 ilość opracowań programowych dla Chorągwi ilość materiałów wspierających realizację projektów programowych ZHP bieżące prowadzenie zmian w zapisach Ewidencji, przeprowadzenie warsztatów dla administratorów hufcowych Podjęto działania w celu powołania zespołu. Odbyły się spotkania z przedstawicielami referatów programowo-metodycznych. Przygotowano zakres działań zespołu. Ze względu na brak osoby chcącej się podjąć prowadzenia zespołu, kierowanie pracą programową chorągwi pozostawiono w dotychczasowym zakresie referaty podległe bezpośrednio Komendantowi Chorągwi, który odpowiada za pracę programową w Chorągwi. Przygotowana została jedna propozycja programowa Szlakami Powstania Wielkopolskiego realizowana w okresie kwiecień listopad Zostały przygotowane materiały (opracowania, prezentacje) wspierające realizację propozycji programowej Szlakami Powstania Wielkopolskiego Ocena Bieżące wprowadzanie danych na poziomie Chorągwi. Bieżąca współpraca z administratorami hufcowymi, bieżące konsultacje, pomoc instruktażowa w prowadzeniu ewidencji. Bieżące monitorowanie aktywności administratorów na poziomie hufca. W 2013 roku składki naliczone zostały zgodnie z zapisami ewidencji. W okresie 18 19.10. w Kiekrzu odbyły się warsztaty dla administratorów hufcowych ewidencji. W warsztatach uczestniczyło 14 administratorów Hufce: Poznań Rejon, Piła, Leszno, Śmigiel, Poznań Stare Miasto, Kępno administratorzy hufcowi Udoskonalanie istniejących i opracowanie i wdrażanie opracowanie i zamieszczenie na stronie www.dokumenty.zhp.pl Przystąpiono do opracowania aplikacji:
Nazwa a kierunku MOTYWOWANIE I PROMOWANIE KADRY nowych e-dokumentów ułatwiających pracę programową, organizacyjną i gospodarczą w ZHP Dalsza digitalizacja rozkazów Komendanta Chorągwi Wielkopolskiej oraz byłych Chorągwi: Leszczyńskiej, Kaliskiej, Konińskiej, Pilskiej, Poznańskiej Zebranie i opublikowanie w internecie (podstrona) istniejących sposobów wyróżniania instruktorów w celu wykorzystania ich w pracy z kadrą instruktorską Zwiększenie ilości instruktorów Związku pozyskiwanych przez Hufce wśród osób dorosłych niebędących członkami organizacji i przeszkolenie ich na poziomie Chorągwi do pracy z drużynami Organizacja spotkania warsztatowego/doskonalącego dla kadry programowej i kształceniowej hufców zamieszczenie na stronie internetowej w archiwum rozkazów wykorzystywanie wyróżnień na bieżąco Kurs przewodnikowski i kurs dla osób niezrzeszonych, Przeprowadzenie warsztatu doskonalącego dla kadry kształcącej i spotkanie HZKK Złoty Krąg Spotkania namiestników kadry metodycznej na obozie niestety zakres aplikacji jest dość rozbudowany i nie udało się go dokończyć do HAL 2013. Prace trwają nadal. Modernizacja Arkuszy inwentaryzacyjnych, Planu finansowego hufca. Udało się zeskanować rozkazy Komendanta Chorągwi Poznańskiej i Leszczyńskiej. Na stronie umieszczono rozkazy Komendanta Chorągwi Poznańskiej (lata 1975-1991), Chorągwi Leszczyńskiej (lata 1983 1991) i Chorągwi Wielkopolskiej (lata 1972-1975). Trwają prace nad umieszczeniem pozostałych rozkazów Chorągwi Leszczyńskiej i skanowaniu rozkazów pozostałych Chorągwi. Ocena Przygotowano podstronę wyróżnienia na której umieszczono wszystkie wyróżnienia harcerskie (Chorągwi i ZHP), państwowe i resortowe wraz z zasadami ich przyznawania, wzorami wniosków oraz wykazem osób już wyróżnionych Przyznane wyróżnienia: MKEN - 7 Srebrna RPH 118 Złota RPH 7 zbiorowa srebrna RPH 13 Krzyż za Zasługi dla ZHP: złoty 4; srebrny 3, brązowy 22, Odznaka Honorowa Harcerska Służba Wielkopolsce - 61 W okresie 12.04 19.05. przeprowadzono kurs przewodnikowski dla nauczycieli 22.06. zorganizowała warsztaty dla kadry kształcącej Złoty Krąg Kształceniowy Osoby wyznaczone przez referaty do współpracy z hufcami na bieżąco spotykały się z namiestnikami lub osobami odpowiedzialnymi za poszczególne piony metodyczne w hufcach. Komisja Historyczna, Referaty Metodyczne
Nazwa kierunku LEPSZY STAN I CZYTELNOŚĆ FINANSÓW Publikowanie dokumentów prezentujących obroty finansowe chorągwi (bilans, rachunek zysków i strat, wykorzystanie 1 %) Wyodrębnienie obrotów finansowych Komendy Chorągwi Publikacja na stronie Chorągwi Informacja i omówienie na naradzie Komendantów Hufców Ocena W dniu 08.05. zamieszczone zostało na stronie www.dokumenty.zhp.wlkp.pl sprawozdanie finansowe chorągwi za rok 2012 Komendanci hufców zostali poinformowani o obrotach Komendy Chorągwi oraz wykorzystaniu środków z 4 % dwukrotnie: na naradzie w dniu 6 kwietnia i w dniach 13-14 grudnia odpowiedzialny za Nazwa kierunku PRZYJAZNA STRUKTURA Promocja akcji 1 % przez wszystkie jednostki Chorągwi. Promowanie zbierania składek przez wszystkie jednostki, jako jednego z elementów pozyskiwania środków na działalność Analiza struktury hufców i potencjału do wykonywania zadań wynikających z instrukcji i Statutu ZHP Zorganizowanie dyskusji instruktorskiej na temat zadań i wynikającej z nich struktury Wydawanie materiałów promocyjnych. Promocja na stronach internetowych jednostek Zamieszczenie na stronach jednostek linku do darmowego programu PITy2013 bieżąca analiza spływania składek (drużyna hufiec chorągiew) wyróżnianie prawidłowego obiegu analiza na podstawie Arkusza Analizy Hufca, realizacji Programów Rozwoju i Planów Operacyjnych, sprawozdawczości. Wyniki analizy omówione na spotkaniu komendantów hufców Ilość spotkań, ilość uczestników biorących udział w dyskusji, przedstawienie wniosków Środowiska harcerskie organizują promocję we własnym zakresie, żeby dotrzeć bezpośrednio do rodziców i osób z ich otoczenia. Najlepsze efekty osiągnął Szczep ZHP z Żabna (Hufiec Poznań Rejon). Komendantka szczepu przedstawiła swój pomysł na promocję na naradzie komendantów. Na stronie Chorągwi jak i na stronach hufców umieszczono link do programu e-pity umożliwiającego elektroniczne przekazanie rozliczenia. Przepływ składek z hufców do chorągwi jest zadowalający. Zdarzają się przypadki opóźnień w przekazywaniu. Na każdej naradzie komendantów jest przeprowadzona analiza. Niepokój budzi niezbieranie składek w niektórych jednostkach harcerskich i hufcach, a składki przekazane do KCh są płacone z innych wpływów (występuje ujemne saldo składkowe). Ocena Analiza na podstawie AAH jest opóźniona, gdyż dane przekazane z GK ZHP są zbyt późno przekazywane do KCh.. Plany operacyjne (nie wszystkie hufce przesłały) przedstawiają rzeczywiste potrzeby w poszczególnych środowiskach. Comiesięczna sprawozdawczość (w niektórych hufcach problem z terminowością i rzetelnością) ukazuje zróżnicowanie działań hufców. Wyniki analiz powyższych dokumentów są tematem na wszystkich naradach komendantów hufców. w okresie kwiecień czerwiec spotkania na zbiórkach wyborczych Komendy Hufców
poszczególnych szczebli organizacji. Wprowadzenie opisów funkcji dla wszystkich funkcyjnych zespołów chorągwianych Przeprowadzenie dyskusji przedzjazdowej w celu zmniejszenia ilości władz na szczeblu GK i Chorągwi oraz łączenia ich kompetencji Podpisanie opisów funkcji Publikacja opisów funkcji na stronie www. przeprowadzenie spotkań i opracowanie wniosków 12-13 października spotkanie w Kiekrzu władz Chorągwi i delegatów przygotowanie propozycji zmian Niestety Zjazd ZHP nie podjął tej tematyki Przygotowano opisy funkcji dla wszystkich funkcyjnych na szczeblu Chorągwi i przedyskutowano je z zainteresowanymi. w okresie kwiecień czerwiec spotkania na zbiórkach wyborczych 12-13 października spotkanie w Kiekrzu władz Chorągwi i delegatów przygotowanie propozycji zmian. Niestety Zjazd ZHP nie podjął tej tematyki Komendy Hufców