Ze względu na różnorodność majątku konieczne jest zastosowanie różnych metod i sposobów inwentaryzacji. Jednostki sektora finansów publicznych są jednostkami o szczególnym charakterze, gdyż gospodarują środkami publicznymi. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej w tych jednostkach odpowiedzialny jest kierownik jednostki, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Szeroko rozumiana kontrola finansowa dotyczy m.in. procesów związanych z gospodarowaniem mieniem jednostki. Podstawową formą kontroli nad mieniem jest inwentaryzacja. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu wszystkich aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz ustalenie różnic pomiędzy tymi stanami. Ze względu na różnorodność majątku konieczne jest zastosowanie różnych metod i sposobów inwentaryzacji, co powoduje, że jest to proces złożony i czasochłonny. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego (czyli 31 grudnia, który w jednostkach budżetowych jest również ostatnim dniem roku budżetowego) inwentaryzację następujących składników majątku: 1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt. 1 i 2 oraz wymienionych w pkt. 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. 1 / 5
Na podstawie ustawy z dnia 18.03.2008 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2008 r. nr 63, poz. 393), z dniem 1.01.2009 r. pkt. 1-3 otrzymują brzmienie: 1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt. 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt. 1 i 2 oraz wymienionych w pkt. 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Inwentaryzacji drogą spisu z natury podlegają także znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, z powiadomieniem tych jednostek o wynikach spisu. Z obowiązku spisywania majątku obcego zwolnione są te jednostki, które świadczą usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. 2 / 5
Możemy wyróżnić następujące rodzaje inwentaryzacji: - okresową, - doraźną, - zdawczo-odbiorczą. Inwentaryzacja okresowa to inwentaryzacja przeprowadzana co pewien odstęp czasu. Ważną cechą tego typu inwentaryzacji jest to, że jest ona obowiązkowa. Jak wynika z przepisów ustawy o rachunkowości istotny jest czas, co jaki przeprowadzana jest ta inwentaryzacja. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zostały określone w art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Termin jej przeprowadzenia zależy od rodzaju inwentaryzowanego majątku. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, inwentaryzacja okresowa powinna być przeprowadzana co roku, jednak w zakresie niektórych rodzajów majątku dopuszczono inne możliwości. W jednostkach sektora finansów publicznych: - zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można inwentaryzować raz na dwa lata, - środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym, można inwentaryzować raz na cztery lata. Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, składniki aktywów zaczyna się inwentaryzować nie wcześniej niż na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, czyli w ostatnim kwartale roku. Wyjątek stanowią tu aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w 3 / 5
toku oraz materiały, towary i wyroby gotowe, które są odpisywane w koszty na dzień zakupu lub w momencie ich wytworzenia. Aktywa te inwentaryzuje się na ostatni dzień roku obrotowego. Decyzję o przeprowadzeniu inwentaryzacji okresowej podejmuje kierownik jednostki. Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji oznacza konkretne konsekwencje - w jednostkach sektora finansów publicznych jest to przede wszystkim odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Inwentaryzacja doraźna - jest to rodzaj inwentaryzacji wynikający z konkretnych przesłanek, takich jak np.: - wystąpienie zdarzeń losowych, w wyniku których nastąpiły straty w majątku (inwentaryzacja doraźna ma na celu ustalenie rozmiaru tych strat oraz stanu pozostałego majątku), - podejrzenie niewłaściwego gospodarowania mieniem, - zmiana formy organizacyjno-prawnej jednostki sektora finansów publicznych, - kontrola właściwego zabezpieczenia danego mienia w jednostce, - polecenie instytucji przeprowadzającej kontrole w jednostce sektora budżetowego. Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza - jest przeprowadzana w sytuacji zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie; dotyczy wszystkich składników majątku objętych tą odpowiedzialnością. Inwentaryzację taką przeprowadza się w przypadku zwolnienia z pracy pracownika lub jego nieobecności wymagającej zastępstwa. 4 / 5
Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych jako podstawowa forma kontroli majątku ma za zadanie: - doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, - rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, - dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki, - przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki. Akty prawne: 1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), 4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020). 5 / 5