Umowa Na świadczenie usług cateringowych Część II Zawarta w dniu. w Lublinie pomiędzy: Województwem Lubelskim z siedzibą w Lublinie, przy ul. Artura Grottgera 4, 20-029 Lublin, NIP 712-29-04-545, REGON 431019170, reprezentowanym przez: 1). 2). zwanym dalej Zamawiającym, a: reprezentowaną przez zwanym dalej Wykonawcą. Umowa została zawarta po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Z 2015 r., poz. 2164. ze zm.). 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy, o którym mowa w ust. 1 z zachowaniem najwyższej staranności i oświadcza, ze dysponuje doświadczeniem zawodowym, zasobami technicznymi i kadrowymi niezbędnymi do prawidłowego i terminowego wykonania umowy. 3. Wykonawca może powierzyć wykonanie przedmiotu umowy w całości lub w części osobom trzecim ponosząc pełną odpowiedzialność za ich czynności. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo niepełnej realizacji przedmiotu zamówienia. 5. Wykonawca zobowiązany jest do składania w terminie do 10 dnia każdego miesiąca obowiązywania umowy pisemnych raportów z jej bieżącego wykorzystania oraz powiadomienia Zamawiającego o wykorzystaniu 80 % jej wartości. 2. 1. Zamówienia będą składane Wykonawcy na podstawie zleceń przez pracowników komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie 1.
na rzecz, których ma być realizowana dana usługa cateringu zaakceptowana przez Dyrektora Departamentu Organizacyjno-Prawnego. Wzór zamówienia stanowi załącznik nr 3 do umowy. 2. Zamawiający informuje, ze osobami upoważnionymi do dokonania odbioru przedmiotu umowy, w tym do podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego są pracownicy Departamentów /Oddziałów / Filii / Biur Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, właściwych ze względu na złożone zamówienie, wskazani każdorazowo w zamówieniu. 3. Odbiór przedmiotu umowy Strony potwierdzą w protokole zdawczo-odbiorczym, stwierdzającym zgodność jakościową i ilościową przedmiotu zamówienia z umową, stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 1. Usługi organizacji cateringu będą realizowane sukcesywnie od dnia 2 stycznia 2017 r./ rzeczywisty termin zawarcia umowy uzależniony od przebiegu procedury przetargowej do dnia 31 grudnia 2017 r. bądź do wykorzystania wartości umowy. 2. Zamawiający każdorazowo przed realizacją usługi cateringu w zleceniu przekazanym Wykonawcy faksem lub drogą elektroniczną, określi szczegółowo: menu, miejsce i termin wykonania usługi, osoby upoważnione do odbioru oraz przewidywaną liczbę osób uczestniczących w spotkaniu / szkoleniu / konferencji, nazwę Departamentu / Oddziału / Filii / Biura Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie na rzecz, którego będzie wykonywana usługa, a w przypadku, gdy zamówienie będzie realizowane w ramach projektu finansowanego w całości lub w części ze środków zewnętrznych również dokładną nazwę tego projektu. 3. Zamawiający o zakresie zamówienia, o którym mowa ust. 2, poinformuje Wykonawcę w zleceniu, na co najmniej 5 dni przed jego wykonaniem. Zamawiający może dokonać korekty ilości osób najpóźniej na 2 dni przed realizacją zamówienia. 4. Po otrzymaniu zlecenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu kalkulacje cenową sporządzoną według stawek określonych w załączniku nr 2 do umowy. 5. Zamawiający może domagać się skorygowania kalkulacji cenowej w razie stwierdzenia nieprawidłowości. 4. 1. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy za przedmiot zamówienia wynagrodzenie obliczone na podstawie cen jednostkowych podanych w formularzu cenowym (załączniku nr 2 do umowy). 2. Zamawiający zastrzega, że suma wszystkich płatności za wykonanie poszczególnych usług nie może przekroczyć kwoty brutto umowy. Maksymalna wysokość wynagrodzenia możliwego do uzyskania na podstawie niniejszej umowy wynosi zł netto (siłownie:... złotych ) powiększonej o należny podatek od towarów i usług - VAT w wysokości.. zł, tj. ogółem.. zł brutto (słownie: 3. Strona 2 z 8
.). 3. Wykonawca może żądać i otrzyma zapłatę tylko za rzeczywiście wykonane usługi, tj. za faktycznie zrealizowane zamówienie, zgodnie z ilością osobno określoną przez Zamawiającego, jako ostateczną oraz rzeczywiście zamówionym przez Zamawiającego asortymentem. 4. Warunkiem wystawienia faktury VAT przez Wykonawcy jest dostarczenie przedmiotu umowy zgodnie z 2 i 3 umowy oraz dokonanie odbioru przez Zamawiającego, co zostanie potwierdzone dołączonym do faktury protokołem, o którym mowa w 2 ust. 3. 5. Zaplata wynagrodzenia następować będzie na podstawie faktur częściowych, wystawionych przez Wykonawcę każdorazowo po wykonaniu zamówionej usługi oraz po wykonaniu wszystkich obowiązków Wykonawcy określonych w 5 ust.1, dotyczących usługi zamówionej przez Zamawiającego i zrealizowanej w czasie jednego spotkania / szkolenia / konferencji. Wynagrodzenie zostanie przekazane na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze w terminie 14 lub 21 dni (w zależności od informacji uzyskanych z Formularza ofertowego) od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. 6. Prawidłowo wystawioną fakturę VAT należy doręczyć na adres Departamentu/Oddziału / Filii / Biura Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie na rzecz, którego była realizowana usługa. W razie doręczenia faktury VAT na adres inny niż wskazany w zamówieniu termin jej płatności biegnie od dnia doręczenia faktury na właściwy adres. 7. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 8. Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia faktury VAT po wykonaniu usługi na: Województwo Lubelskie Ul. Artura Grottgera 4, 20-029 Lublin NIP 712-29-04-545, REGON 431019170 9. Wykonawca nie będzie miał żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego w przypadku niewykorzystania maksymalnej kwoty umownej ustalonej w ust. 2. 10. Faktura wystawiona niezgodnie z warunkami określonymi w niniejszym paragrafie oraz w 13 ust. 2 nie będzie przyjęta do realizacji. 5. 1. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) Potwierdzenia i uzgodnienia z Zamawiającym zakresu zamówienia; 2) Zapewnienia wysokiej, jakości przygotowanych potraw oraz produktów składających się na przedmiot zamówienia; 3) Zapewnienia estetycznego podania potraw, naczyń, sztućców - Zamawiający nie dopuszcza stosowania jednorazowych sztućców i naczyń; 4) zapewnienia estetycznego wystroju stołów; Strona 3 z 8
5) Zapewnienia obsługi przez wykwalifikowaną kadrę kelnerów z doświadczeniem w liczbie zapewniającej właściwe wykonanie przedmiotu umowy (minimum 1 kelner na każde 30 osób); 6) Zakończenia przygotowań do usługi na godzinę przed rozpoczęciem spotkania lub szkolenia; 7) Sprawnego uporządkowania pomieszczeń po wykonaniu usługi, tj. maksymalnie do 1 godziny; 8) Dołożenia należytej staranności przy wykonaniu przedmiotu zamówienia; 9) Zapewnienia jednorazowych pojemników w razie konieczności zapakowania pozostałego poczęstunku. 2. Zamawiający zobowiązany jest do zapewnienia dostępu do pomieszczeń, w których będzie wykonywana usługa. 6. 1. Wykonawca oświadcza, iż dostarczone produkty i sposób ich przygotowania spełniają wszystkie wymogi sanitarne. 2. Wykonawca zobowiązuje się wobec Zamawiającego do zaspokojenia wszelkich roszczeń odszkodowawczych powstałych w związku z realizacją umowy, w szczególności roszczeń osób korzystających z usługi cateringowej będącej przedmiotem niniejszej umowy. Postanowienie to stanowi podstawę regresu Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy w przypadku dochodzenia od Zamawiającego opisanych roszczeń przez poszkodowanych. 7. Zamawiający nie wyraża zgody na cesje wierzytelności wynikających z niniejszej umowy. 8. 1. Wykonawca deklaruje, że przy realizacji zamówienia co najmniej osoba wykonująca pracę na stanowisku kucharz lub pomocnik kucharza oraz kelnera będzie zatrudniona na podstawie umowy o pracę. 2. W celu potwierdzenia powyższego warunku Wykonawca przedstawi Zamawiającemu - w dniu wykonania usługi - pisemne oświadczenie o utrzymywaniu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób, o których mowa w ust. 1. 9. 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 30% kwoty maksymalnego wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w 4 ust. 2; 2) w przypadku nienależytego wykonania zlecenia częściowego, polegającego na wykonaniu usługi w sposób niezgodny ze zleceniem częściowym, w szczególności dostarczeniu produktów i potraw w ilości lub jakości niezgodnej z warunkami umowy, dostarczeniu nieświeżych produktów, podaniu produktów na brudnej i/lub uszkodzonej zastawie, dostarczeniu zbyt małej ilości zastawy (np. filiżanek, talerzy, sztućców, szklanek), niezgodności usługi z opisem przedmiotu zamówienia, Zamawiający może nałożyć na Strona 4 z 8
Wykonawcę karę umowną w wysokości 20% wartości brutto nienależycie zrealizowanego zlecenia częściowego; 3) w przypadku nienależytego wykonania zlecenia częściowego polegającego na opóźnieniu w świadczeniu usługi względem terminu określonego w zleceniu częściowym, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 1% wartości brutto nienależycie zrealizowanego zlecenia częściowego za każdą minutę opóźnienia; opóźnienie wykonania zlecenia częściowego równe bądź przekraczające 30 minut będzie traktowane jak niewykonanie zlecenia częściowego i będzie miał zastosowanie 10 ust. 4 umowy. 4) W przypadku, gdy zamówienie zostanie zrealizowane niezgodnie z 8 ust. 1 Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust. 2. W przypadku niedostarczenia oświadczenia, o którym mowa w 8 ust. 2 Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 0,2% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust. 2, za każdy dzień zwłoki. 2. Każda działalność lub zaniechanie Wykonawcy, której wynikiem będzie utrata bądź zmniejszenie dofinansowania umowy ze środków zewnętrznych, o którym mowa w 13, będzie przedmiotem roszczeń odszkodowawczych Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy. Przedmiotem roszczeń będą również kary naliczone przez stronę dofinansowującą z powodu niewłaściwej realizacji projektu. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym. 4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z należnego wynagrodzenia. 5. Kary umowne przewidziane w niniejszym paragrafie są naliczane niezależnie od siebie i mogą podlegać kumulacji. 10. 1. Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, ze wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach (art. 145 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych). 2. W przypadku, o którym mowa ust. 1, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania umowy. 3. W przypadku, gdy Wykonawca dwa razy nienależycie zrealizuje zlecenie częściowe, Zamawiający może, ze skutkiem natychmiastowym, odstąpić od całości lub niezrealizowanej części umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Oświadczenie o odstąpieniu może być złożone w terminie 30 dni od dowiedzenia się przez Zamawiającego o zaistnieniu przyczyn odstąpienia. 4. W przypadku, gdy Wykonawca nie zrealizuje zlecenia częściowego, Zamawiający może ze skutkiem natychmiastowym, odstąpić od całości lub niezrealizowanej części umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Oświadczenie o odstąpieniu może być złożone Strona 5 z 8
w terminie 30 dni od dowiedzenia się przez Zamawiającego o zaistnieniu przyczyn odstąpienia. 11. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy 1. Wykonawca przed podpisaniem Umowy wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto określonego w 4 ust. 2 tj. kwotę. zł (słownie:.) w formie:... 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. 3. Po upływie terminu, o którym jest mowa w 3 ust. 1 Umowy, zabezpieczenie należytego wykonania przedmiotu umowy zostanie zwrócone/zwolnione Wykonawcy w ciągu 30 dni. 4. W przypadku złożenia zabezpieczenia w formie innej niż w pieniądzu, termin wygaśnięcia dokumentu musi zabezpieczać ciągłość zabezpieczenia również w przypadku zmiany terminu realizacji umowy, a warunki realizacji dokumentu nie mogą w żaden sposób ograniczać możliwości realizacji zabezpieczenia przez Zamawiającego na zasadach jak dla zabezpieczenia złożonego w pieniądzu. 12. 1. Zmiana istotnych postanowień umowy może nastąpić wyłącznie w przypadkach przewidzianych ustawą - Prawo zamówień publicznych oraz postanowieniami niniejszej umowy, za zgodą obu Stron wyrażoną na piśmie w formie aneksu do umowy, pod rygorem nieważności takiej zmiany. 2. Zgodnie z art. 144 ust. 1 pkt 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, Zamawiający dopuszcza w szczególności zmiany istotnych postanowień niniejszej umowy w zakresie: 1) zmiany zasad lub kwot dofinansowania środkami pochodzącymi z Instytucji, która przyznała środki na sfinansowanie umowy - w odniesieniu do projektów wspófinansowanych z tychże środków, 2) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy. 3) wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 2, w przypadku zmiany stawki podatku VAT, 4) określenia źródeł finansowania umowy. 5) konieczności wprowadzenia zmian będących następstwem zmian wytycznych lub zaleceń Instytucji, która przyznała środki na sfinansowanie umowy, zmian dotyczących dofinansowania realizacji przedmiotu zamówienia ze środków zewnętrznych - w odniesieniu do zamówień wspófinansowanych z tychże środków. 13. 1. Zamawiający oświadcza, iż przedmiot niniejszej umowy, w zależności od Departamentu /Oddziału / Filii / Biura Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie na rzecz, którego usługa jest realizowana jest finansowany Strona 6 z 8
w następujący sposób: 1) dla Departamentu Rolnictwa i Środowiska ze środków Program odbudowy populacji zwierzyny drobnej w województwie lubelskim na lata 2009-2020; 2) dla Regionalnego Biura Energii usługi będą finansowane z Budżetu Województwa Lubelskiego oraz ze środków projektu pn.: Ogólnopolski system wsparcia doradczego dla sektora publicznego, mieszkaniowego oraz przedsiębiorstw w zakresie efektywności energetycznej oraz OZE finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020, Oś priorytetowa Zmniejszenie emisyjności gospodarki Poddziałanie 1.3.3. 3) dla Departamentu Gospodarki i Współpracy Zagranicznej usługi będą finansowane z budżetu Województwa Lubelskiego i Pomocy Technicznej RPO WL (Monitoring/wzmocnienie systemu innowacji RSI WL); 4) dla Departamentu Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich usługi będą finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego na lata 2014-2020 oraz ze środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich Pomocy Technicznej Schematu II; 5) dla Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego - usługi będą finansowane w 85 % ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego WL oraz w 15 % z budżetu JST; 6) dla Departamentu Polityki Regionalnej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Interreg Europa (projekty CLUSTERS3 i BRIDGES) oraz Programu Interreg Region Morza Bałtyckiego (projekt Emplnno) i środków budżetu Województwa Lubelskiego; 7) dla Departamentu Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym usługa będzie współfinansowana w 85 %ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach 14 Osi - Pomoc Techniczna Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 i 15 % z budżetu Województwa Lubelskiego; z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 (85%) oraz z budżetu państwa (15%) w ramach Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie lubelskim ; ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Pomoc Techniczna Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 lub ze środków Unii Europejskiej z Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2014-2020; 8) dla Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - usługa będzie finansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Pomoc Techniczna Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa 14, Działanie 14.1, kategoria wydatków pt. Działania edukacyjne dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów. 9) dla Departamentu Cyfryzacji - usługa będzie współfinansowana ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014 2020; 2. Zamawiający wymaga, aby na fakturze wystawionej przez Wykonawcę pod pozycją Strona 7 z 8
określającą nazwę towaru wskazano, iż zamówienie, którego dotyczy faktura, zostało zrealizowane na potrzeby danego Departamentu / Oddziału / Filii / Biura Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie. W przypadku, gdy zamówienie jest realizowane w ramach projektu finansowanego w całości lub w części ze środków zewnętrznych na fakturze należy również wskazać dokładną nazwę tego projektu. 14. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy- Prawo zamówień publicznych. 2. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zamawiającego na piśmie o zmianie adresu swojej siedziby, adresu dokonywania doręczeń oraz numeru faksu. W przypadku braku takiej informacji wszelkie pisma lub przesyłki wystane na adres lub nr faksu Wykonawcy wskazany w niniejszej umowie będą uznane za doręczone. 3. Wykonawca wyraża zgodę, aby Zamawiający oraz inne uprawnione podmioty miały prawo wglądu do dokumentów Wykonawcy związanych z przedmiotem zamówienia, w tym dokumentów finansowych. 4. Strony zobowiązują się dążyć do polubownego rozwiazywania wszystkich ewentualnych sporów mogących wyniknąć w związku z realizacją niniejszej umowy. 5. W przypadku braku możliwości osiągniecia porozumienia na drodze polubownej wszelkie ewentualne spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 6. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwóch dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy. Wykonawca Zamawiający Strona 8 z 8