Obsługa wniosków w wersji 2-1.9 Oprogramowania SR, FA i SW Wersja 2-1.9 Oprogramowania SR, FA i SW wprowadza nowy sposób rejestracji wniosku, opracowany aby ułatwić i przyspieszyć Państwa pracę. Przed udostępnieniem wersji 2-1.9, prezentowane rozwiązanie podlegało pilotażowi w sześciu Jednostkach; pilotaż ten potwierdził zarówno szybsze działanie, jak i łatwiejszą pracę z wnioskami, w wyniku wprowadzenia opisanych tutaj zmian w Oprogramowaniu. Rejestrując nowy wniosek, po wskazaniu jego rodzaju (tak jak dotychczas), zobaczycie Państwo okno pokazane na rysunku (wszystkie informacje na rysunkach są fikcyjne): W celu wskazania wnioskodawcy, należy wybrać przycisk + Wnioskodawca. Spowoduje to uruchomienie okna Dopasowanie osoby, pozwalającego wybrać osoby do wniosku w bezpieczny sposób, unikając ryzyka wielokrotnej rejestracji tych samych osób w bazie danych Oprogramowania. Ponieważ okno to jest całkowitą nowością w Oprogramowaniu SR / FA / SW, poniżej opisujemy je szczegółowo.
W górnej części okna, znajduje się, wyróżniona niebieskim kolorem informacja, że wskazujemy wnioskodawcę. Poniżej, na zakładce Dane osobowe, należy podać podstawowe dane osobowe. Trzeba wypełnić co najmniej następujące informacje: Nr ewid. PESEL; albo imię i nazwisko; albo imię i datę urodzenia; albo numer dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu); W przypadku wprowadzania cudzoziemców, należy zaznaczyć opcję cudzoziemiec i wówczas dodatkowo mamy możliwość podania obywatelstwa i numeru cudzoziemca. Po podaniu w/w informacji, następuje obowiązkowe sprawdzenie, czy osoba nie została wcześniej zarejestrowana w systemie i w zależności od wyniku tego sprawdzenia, możliwy będzie wybór wcześniej zarejestrowanej osoby albo rejestracja nowej. Służy do tego, wyróżniony na powyższym rysunku, przycisk "Sprawdź występowanie osoby w systemie" (skrót klawiszowy ALT-S). Ułatwienie - skrót - po wypełnieniu numeru PESEL można przycisnąć klawisz ENTER, co spowoduje automatyczne wywołania przycisku "Sprawdź występowanie osoby w systemie". Poprawne wypełnienie numeru PESEL powoduje również podpowiedź daty urodzenia i płci osoby. Po kliknięciu przycisku Sprawdź występowanie osoby w systemie, oprogramowanie sprawdzi, czy nie ma już wcześniej zarejestrowanych osób, pasujących do podanego zestawu informacji. Poszukiwanie odbywa się w ramach wszystkich posiadanych modułów aplikacji. Jeśli nie ma takich osób, lista w dolnej części okna pozostanie pusta i stanie się dostępny przycisk Rejestruj jako nową osobę (skrót klawiszowy ALT-A). Jeśli oprogramowanie znajdzie choć jedną osobę pasującą do podanego zestawu informacji, to znaleziona osoba lub osoby zostaną wyświetlone na liście w dolnej części okna i uaktywnią się przyciski: Wybierz osobę wskazaną na liście oraz Rejestruj jako nową osobę.
Jeśli właściwa osoba znajduje się na liście, to należy się ustawić na niej i wybrać przycisk Wybierz osobę wskazaną na liście. Jeśli na dolnej liście nie ma właściwej osoby, należy wybrać przycisk Rejestruj jako nową osobę. W sprawdzeniu czy wyszukana osoba jest na pewno tą, która ma się znaleźć we wniosku, może nam pomóc ikona przeglądania, umieszczona nad listą znalezionych osób pokazuje ona pełne dane osobowe wcześniej zarejestrowanej osoby. Jeśli w górnej części okna wpisaliśmy numer PESEL i wcześniej zarejestrowano już osobę o takim samym numerze PESEL, to przycisk Rejestruj jako nową osobę nie będzie dostępny, trzeba skorzystać z przycisku Wybierz osobę wskazaną na liście (skrót klawiszowy ALT-W). Każda zmiana informacji umożliwiających wyszukanie osoby, w górnej części okna, powoduje zablokowanie przycisków Rejestruj jako nową osobę albo Wybierz osobę wskazaną na liście i konieczność ponownego sprawdzenia, czy osoba pasująca do zmienionych informacji, występuje w systemie. Przycisk Rezygnuj (skrót klawiszowy ALT-N) powoduje rezygnację ze wskazania osoby żadna osoba nie jest wybrana do wniosku. W przypadku, jeśli wnioskodawca nie był wcześniej zarejestrowany w systemie, przed wyborem przycisku Rejestruj jako nową osobę, należy podać adres, korzystając z drugiej zakładki okna: Adres.
Po wyborze przycisku Rejestruj jako nową osobę albo Wybierz osobę wskazaną na liście, wskazany wnioskodawca pojawi się na oknie wniosku, na liście składu rodziny. W dolnej części okna, na domyślnie wybranej zakładce Dane osobowe, pojawią się najważniejsze informacje o tej osobie. Kolejne osoby dodajemy za pomocą przycisku + Inna osoba. Przycisk ten jest wyposażony w strzałkę rozwijającą rodzaj dodawanej osoby. Rodzaje osób zależą od rodzaju wniosku. Kliknięcie samego przycisku, bez rozwijania w/w strzałki, domyślnie wybiera pierwszy rodzaj osoby z listy (rodzaj osoby jest potem możliwy do zmiany, w sposób opisany niżej). Wskazówka. Na dotychczasowym oknie wniosku o świadczenie wychowawcze, były dwie osobne zakładki, jedna z dziećmi na które była wnioskowana pomoc, a druga z pozostałymi członkami rodziny. W nowym oknie wniosku, zarówno jedne, jak i drugie osoby wskazujemy w tym samym miejscu, wybierając z listy rozwijanej odpowiednio: dziecko (wnioskowana pomoc) albo członek rodziny. Dodatkowym ułatwieniem jest fakt, że w przypadku pomyłkowego wskazania rodzaju osoby (członek rodziny zamiast dziecko, na które jest wnioskowana pomoc, lub odwrotnie), możemy poprzez ikonę modyfikacji (umieszczoną zaraz za przyciskiem + Inna osoba ) zmienić ten rodzaj osoby, także wtedy kiedy już dokonano weryfikacji tej osoby w CSIZS Emp@tia. Wybór przycisku + Inna osoba spowoduje uruchomienie okna dopasowania osoby. W górnej części okna, na niebiesko będzie informacja, osobę jakiego rodzaju wskazujemy. Zasada wskazywania osoby jest taka sama, jak opisana wyżej dla wnioskodawcy.
Adres dziecka lub innego członka rodziny przepisze się automatycznie z adresu podanego przy wnioskodawcy. Po wskazaniu osoby, pojawi się ona na oknie wniosku. Ideą nowego okna jest, aby najważniejsze informacje, w tym informacje o wnioskodawcy i składzie jego rodziny, były dostępne zawsze, niezależnie od tego, którą zakładkę wybierzemy, w celu ewentualnego podania innych istotnych informacji o wniosku, co prezentują poniższy przykładowy rysunek.
W celu uzupełnienia lub zmiany informacji o poszczególnych osobach ze składu rodziny, ustawiamy się na wybranej osobie i korzystamy z ikony modyfikacji. Spowoduje to uruchomienie okna pokazanego poniżej. Uwaga! Numer PESEL na oknie modyfikacji nie jest dostępny do zmiany ma to na celu ograniczenie ryzyka przypadkowej zmiany osoby na inną i zastąpienie jej danych osobowych. W związku z tym, jeśli omyłkowo
wskazaliśmy inną osobę, niż właściwa, to należy ją usunąć z listy składu rodziny na oknie wniosków (ikoną usunięcia, z minusem) i następnie dodać właściwą za pomocą ikon dodawania (z plusem). Na oknie modyfikacji również podstawowe informacje są widoczne zawsze, niezależnie od wybranej zakładki, co prezentuje poniższy przykładowy rysunek. Kwalifikacja wniosku przebiega tak jak na dotychczasowym oknie czyli przez przycisk Kwalifikuj.
Ważne wprowadzanie dochodów. Informacje o dochodach uzyskanych i utraconych wprowadza się poprzez ikonę modyfikacji konkretnego członka rodziny, który utracił lub uzyskał dochód. Po wyborze tej ikony, na oknie Informacje o osobie wybieramy zakładkę Dochody i ikonę dodawania, po czym w oknie Załączniki i dochody jako "Rodzaj załącznika" wybieramy zaświadczenie/oświadczenie o dochodzie uzyskanym lub zaświadczenie/oświadczenie o dochodzie utraconym. Dzięki temu dochód uzyskany lub utracony będzie zawsze powiązany z właściwą osobą oraz będzie zapewnione wskazanie z jakiego tytułu nastąpiła utrata/uzyskanie dochodu. Informacje te są konieczne do poprawnego wykazania informacji o dochodach uzyskanych oraz utraconych do zbioru centralnego. Ponadto konieczność powiązania dochodu uzyskanego oraz utraconego z osobą, której dotyczy wynika również z zapisów ustawy o świadczeniach rodzinnych, o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz rozporządzeń powiązanych z tymi ustawami. Zgodnie z tymi zapisami do wyliczeń dochodu rodziny uwzględnia się dochody utracone oraz dochody uzyskane przez poszczególnych członków rodziny. W przypadku, gdy w rodzinie nastąpiło uzyskanie lub utrata dochodu osoba ubiegająca zobowiązana jest dostarczyć oświadczenie o szczegółach dochodów utraconych i uzyskanych przez poszczególnych członków rodziny. Informacje o dochodach utraconych/uzyskanych na zakładce Inne dane okna wniosku będą dostępne do modyfikacji, tylko w przypadku, gdy dane o dochodach uzyskanych/utraconych zostały wprowadzone jeszcze na starym oknie wniosku. W takich przypadkach, zalecamy usunąć dane o tych dochodach i wprowadzić je bezpośrednio w danych osoby, która utraciła lub uzyskała dochód. Po wyzerowaniu danych dochodów, pola dotyczące tych dochodów nie będą dostępne już do edycji. Nowe okno jest dostępne dla różnych rodzajów wniosków zasady działania są analogiczne, jak przedstawione wyżej, ale zawartość informacyjna może się różnić, w zależności od rodzaju wniosku. Wskazówka - w przypadku wniosku o FA, jeśli opcja ten sam dłużnik i komornik dla wszystkich osób jest odznaczona, to dłużnika dla dziecka, na które jest wnioskowana pomoc, dodajemy ustawiając się na tym dziecku, a komornika zawsze dodajemy ustawiając się na odpowiednim dłużniku.
Wnioski z Portalu Emp@tia, systemów bankowych lub ZUS. Zastosowanie nowego okna pozwoliło także na uproszczenie wczytywania wniosków złożonych drogą elektroniczną. Wybór przycisku Wczytaj na oknie skrzynki pocztowej Emp@tii powoduje uruchomienie okna dopasowania osoby (opisanego wyżej). Na oknie tym, w szczególności, możemy sprawdzić poprawność danych osobowych oraz danych adresowych, które przyszły we wniosku elektronicznym i w razie potrzeby, już na tym etapie wyeliminować ryzyko powstania niepoprawnych lub nadmiarowych zapisów w bazie danych Oprogramowania. Okno dopasowania osoby pojawia się dla każdej osoby wymienionej we wniosku; jest ono od razu wypełnione danymi osobowymi z wniosku i na ich podstawie Oprogramowanie samodzielnie wykonuje czynność pod przyciskiem Sprawdź występowanie osoby w systemie. Dla ułatwienia mamy również na niebiesko wyróżnione u góry okna z którego wniosku pochodzi osoba i którą z kolei w jest osobą tym wniosku. Rezygnacja z dopasowania osoby przerywa wczytanie wniosku. Jeśli zaznaczono więcej niż jeden wniosek do wczytania, to po rezygnacji z wczytania konkretnego wniosku, pojawi się pytanie czy kontynuować wczytywanie kolejnych wniosków. Po dopasowaniu wszystkich osób we wniosku, wniosek od razu trafia na listę wniosków do kwalifikacji oraz wszystkich wniosków, z pominięciem pośredniego etapu, jakim była dotąd lista wniosków elektronicznych. W związku z tym, od razu po wczytaniu wniosku, można już dokonywać weryfikacji osób w CSIZS Emp@tia, co nie było możliwe dla wniosków znajdujących się na liście wniosków elektronicznych. Wspomniana lista wniosków elektronicznych, jako zbędna, znika z Oprogramowania, a wnioski które uprzednio się na niej znajdowały będą widoczne na liście wniosków do kwalifikacji lub wniosków wszystkich. Przy okazji wczytywania wniosku może pojawić się również poniższe okno. Pojawi się ono, gdy we wniosku podano miejscowość, kod pocztowy lub ulicę, którą nie występuje w słownikach systemu dziedzinowego. Jeśli wpisy dokonane przy składaniu wniosku są błędne (np. miejscowość zamiast ulicy), należy odznaczyć opcję przy problemowej informacji, a właściwą wybrać na oknie dopasowania osoby.