ŚR.XIII.0931-10-05 Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Ropa w dniach 16-17 czerwca 2005 r. Kontrolę przeprowadziły : 1. Urszula Storch Kierownik Oddziału Zamiejscowego w Nowym Sączu, Wydziału Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie upoważnienia do kontroli nr 60/05 z dnia 06.06.2005 r. 2. Anna Szmyd Inspektor Wojewódzki w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, Oddział Zamiejscowy Nowy Sącz na podstawie upoważnienia do kontroli nr 61/05 z dnia 06.06.2005 r. Tematyka kontroli: I. Zasadność wykorzystania środków finansowych na realizację zadań związanych z usuwaniem skutków powodzi. Ustalenia ogólne kontroli. Wójtem Gminy Ropa jest Pan Jan Morańda, wybrany na to stanowisko w wyborach bezpośrednich, które odbyły się dnia 27 października 2002 r., co potwierdza Zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Ropie z dnia 07.11.2002 r., stosownie do art.22 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 i Nr 127, poz. 1089). Skarbnikiem w Urzędzie Gminy Ropa jest Pani Danuta Klucznik, powołana na to stanowisko Uchwałą Nr III/14/91 Rady Gminy w Ropie, z dnia 08.06.1991r. Informacji i wyjaśnień udzielali : 1. P. Danuta Klucznik - Skarbnik Gminy Ropa, 2. P. Roman Gruca inspektor Urzędu Gminy Ropa. Zakres kontroli: 1. Ocena strat powstałych w wyniku powodzi w infrastrukturze gminnej w 2001, 2002, i 2004 r., 2. Realizacja dotacji celowych pochodzących z budżetu państwa na zadania własne bieżące i inwestycyjne, 3. Wykorzystanie przyznanych w tym celu środków finansowych zgodnie z przeznaczeniem oraz ustawą Prawo zamówień publicznych, 4. Ustalenie przyczyn i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych. Kontrolą objęto realizację zadań za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2004 r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o przepisy: ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z poz. 148 z późn. zm.),
ustawa z dnia29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), ustawy z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych rozwiązaniach prawnych związanych z usuwaniem skutków powodzi z lipca i sierpnia 2001 r. oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 84, poz. 907 z późn. zm.), ustawy z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu (Dz. U. Nr 84, poz. 906). Ad 1. Ocena strat powstałych w wyniku powodzi w 2001,2002 i 2004 r. w infrastrukturze komunalnej gminy. Straty powodziowe spowodowane intensywnymi opadami deszczu i lokalnymi burzami, które wystąpiły w latach 2001, 2002, oraz 2004 r. na terenie Gminy Ropa, po weryfikacji gminnych szacunków szkód przez Komisję Wojewódzką ds. szacowania skutków klęsk spowodowanych zjawiskami atmosferycznymi, wyniosły kolejno: 776,90 tys. zł., 392,00 tys. zł., oraz 1.051,34 tys. zł. Gmina Ropa została ujęta w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 września 2001 r. w sprawie wykazu miejscowości dotkniętych powodzią oraz miejscowości, na których obszarze wystąpiły osuwiska ziemne lub huragany (Dz. U. Nr 95, poz. 1046 z dnia 7 września 2001 r. z późn. zm.). Jest również ujęta w załącznikach do wystąpień Wojewody Małopolskiego: - znak:śr.ix.zpł.6834/1/48/02 z dnia 27.09.2002 r., skierowanego do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zawierającym informację o stratach w infrastrukturze gmin, powiatów i województwa małopolskiego objętych powodzią w 2002 roku, - znak:śr.ix.al.6830-8-04 z dnia 4.10.2004 r. do Pana Ryszarda Kalisza, Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie uznania wskazanych w załączniku jednostek samorządu terytorialnego za dotknięte klęską żywiołową w 2004 r. Ustalenia szczegółowe kontroli. Ad 2,3,4 W 2004 r. Wójt Gminy Ropa otrzymał z Kancelarii Prezesa Rady Ministrów 2 promesy informujące o przewidywanym dofinansowaniu odbudowy po powodzi dróg gminnych oraz infrastruktury drogowo-mostowej, w wysokości nie więcej niż 80 % wartości poszczególnych zadań po przetargu: Pierwsza promesa znak: BSP.340-7(135)/04 z dnia 27.02.2004 r. informowała o przewidywanym dofinansowaniu odbudowy infrastruktury drogowej w wysokości 160.000,00 zł., ustalając przekazanie stosownych dokumentów w terminie do dnia 30.06.2004 r. Druga promesa znak: BSP.340-7(425)/04 z dnia 29.09.2004 r. informowała o przewidywanym dofinansowaniu w wysokości 350.000,00 zł., odbudowy infrastruktury drogowo mostowej. Termin przekazania dokumentów 15.10.2004 r. 2
Po rozstrzygnięciu przetargów i podpisaniu umów z wykonawcą, Wójt Gminy Ropa przesłał, w wyznaczonych promesami terminach, do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów ostateczne wnioski o dotację na dofinansowanie odbudowy niżej wymienionych zadań: 1. Odbudowa dróg gminnych: drogi w miejscowości Ropa Bogaczówka, Kąty 2, Pociecha, Kozia Szyja, Cegielnia i droga w miejscowości Klimkówka Pod Kościołem. Wnioskowana kwota dotacji 160.000,00 zł. 2. Przebudowa mostu na rzece Ropa w ciągu dróg gminnych Za wodą Nr 2725/3 i 3642 w miejscowości Ropa. Wnioskowana kwota dotacji 350.000,00 zł. Do poszczególnych wniosków zostały załączone zestawienia rzeczowo-finansowe robót do wykonania w 2004 r. na poszczególnych drogach gminnych i obiekcie mostowym. Nadesłane wnioski zostały pozytywnie zaopiniowane z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, przez Kierownika Oddziału Zamiejscowego w Nowym Sączu Wydziału Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, niżej wymienionymi pismami: z dnia 28.06.2004 r. znak: ŚR.XIII.BaP.6831-30-04, z dnia 11.10.2004 r. znak: ŚR.XIII.BaP.6831-79-04. Umowy, pomiędzy Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów reprezentowanym przez P. Jana Wintera p.o. Dyrektora Biura ds. Usuwania Klęsk Żywiołowych Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, a Gminą Ropa, zawarto w dwóch terminach: - w dniu 10.09.2004 r. umowa nr MAŁ/428/KPRM/2004 (powódź z lat 2001 i 2002 odbudowa dróg gminnych), - w dniu 28.10.2004 r. umowa nr MAŁ/630/KPRM/2004 (powódź 2004 r. przebudowa mostu), przedmiotem których było przekazanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 510.000,00 zł. na dofinansowanie zadań własnych związanych z likwidacją skutków powodzi z lat 2001, 2002, i 2004. Zadania dotyczyły wykonania odbudowy wyżej wymienionych dróg gminnych oraz przebudowy mostu. Gmina Ropa zobowiązała się w terminie 14 dni od zakończenia całości poszczególnych zadań do wykonania odbiorów końcowych i przesłania w przeciągu 30 dni do Biura ds. Usuwania Klęsk Żywiołowych Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, rozliczenia rzeczowo-finansowego kosztów zadania i protokołu zrealizowanego zakresu rzeczowo finansowego. Rozliczenie finansowe zadań. W 2004 r. Gmina Ropa otrzymała środki finansowe pochodzące z rezerwy celowej budżetu państwa na usuwanie skutków powodzi z 2001, 2002, i 2004 roku w łącznej wysokości 510.000,00 zł. Poleceniami przelewu: 1. z dnia 28.10.2004 r. przekazano dotację w wysokości 160.000,00 zł. z rachunku Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego na rachunek Urzędu Gminy Ropa w Banku Spółdzielczym Gorlice, tytułem: dział 600 Transport i łączność, rozdział 60078, 6330. 2. z dnia 17.11.2004 r. przekazano dotację w wysokości 350.000,00 zł. z rachunku Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego na rachunek Urzędu Gminy Ropa w Banku Spółdzielczym Gorlice, tytułem: dział 600 Transport i Łączność, rozdział 60078, 6330. Wojewoda Małopolski pismami z dnia: 1. 24.10.2004 r. znak: FB.II.3054-10-39-04 zawiadomił Urząd Gminy Ropa o przyznaniu dotacji celowej na rok 2004 w kwocie 160.000,00 zł. w dziale 600 Transport i łączność, rozdziale 60078, 6330, z przeznaczeniem na realizację zadań inwestycyjnych samorządu, związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych pod nazwą odbudowa 3
dróg gminnych : drogi w miejscowości Ropa Bogaczówka, Kąty2, Pociecha, Kozia Szyja, Cegielnia i droga w miejscowości Klimkówka Pod Kościołem, 2. 19.11.2004 r. znak: FB.II.3054-10-41-04 zawiadomił o przyznaniu dotacji celowej na rok 2004 w kwocie 350.000,00 zł. w dziale 600 Transport i łączność, rozdziale 60078, 6330, z przeznaczeniem na realizację zadań inwestycyjnych samorządu, związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych pod nazwą przebudowa mostu na rzece Ropa w ciągu dróg gminnych Za wodą nr 2725/3 i 3642 w miejscowości Ropa. Wyżej wymienione środki finansowe zostały wprowadzone prawidłowo do budżetu gminy w następujący sposób: 1. Zarządzeniem nr 64/04 Wójta Gminy Ropa z dnia 24.04.2004 r., w sprawie zmiany budżetu i układu wykonawczego budżetu Gminy Ropa na 2004 r., zwiększono o kwotę 160.000,00 zł. dochody i wydatki gminy w dziale 600 Transport i Łączność, rozdział 60078, 6330 (dochody) i 6050 (wydatki), na podstawie otrzymanej promesy z dnia 27.02.2004 r. znak: BSP.340-7(135)/04 2. Zarządzeniem Nr 78/04 Wójta Gminy Ropa z dnia 30.09.2004 r., w sprawie zmiany budżetu i układu wykonawczego budżetu Gminy Ropa na 2004, zwiększono o kwotę 350.000,00 zł. dochody i wydatki gminy w dziale 600 Transport i Łączność, rozdział 60078, 6330 (dochody) i 6050 (wydatki), na podstawie otrzymanej promesy z dnia 29.09.2004 r. znak: BSP.340-7(425)/04. W ramach przyznanych środków finansowych zrealizowane zostały 2 zadania polegające na odbudowie 6 dróg gminnych i przebudowie mostu na łączną kwotę 718.513,32 zł., w tym: - ze środków dotacji celowej w kwocie 510.000,00 zł. - ze środków własnych gminy w kwocie 208.513,32 zł. Przedstawiona kontrolującym dokumentacja części finansowej wykorzystania dotacji była przejrzysta, kompletna i nie budziła zastrzeżeń. W kontrolowanym dziale nie stwierdzono nieprawidłowości. Dział 600 Transport i Łączność. Z ustaleń pierwszej części protokołu wynika, że przedmiotem wniosków o dotację budżetową były 2 zadania, z których szczegółowej analizie poddano niżej wymienione : Odbudowa dróg gminnych: drogi w miejscowości Ropa- Pociecha, Kąty 2, Bogaczówka, Kozia Szyja, Cegielnia i droga w miejscowości Klimkówka - Pod Kościołem. Wartość zadania 212.891,43 zł., w tym udział dofinansowania ze środków dotacji celowej wynosi 160.000,00 zł., środki własne gminy 52.891,43 zł. Zweryfikowany przez Komisję Wojewódzką szacunek strat powodziowych z 2001 roku na drogach gminnych zgłoszonych do odbudowy w 2004 r. przedstawia się następująco: 1. droga Bogaczówka 34,00 tys. zł., długość uszkodzonego odcinka drogi 2,00 km, 2. droga Kąty 2 14,40 tys. zł., długość uszkodzonego odcinka drogi 0,8 km, 3. droga Pociecha 8,50 tys. zł., długość uszkodzonego odcinka drogi 0,55 km, 4. droga Kozia Szyja 4,00 tys. zł., długość uszkodzonego odcinka drogi 0,55 km, 5. droga Cegielnia 9,00 tys. zł., długość uszkodzonego odcinka drogi 0,90 km, 6. droga Pod Kościołem 8,50 tys. zł., długość uszkodzonego odcinka drogi 0,45 km Zweryfikowany przez Komisję Wojewódzką. szacunek strat powodziowych z 2002 roku na drogach gminnych zgłoszonych do odbudowy w 2004 r. przedstawia się następująco: 4
1. droga Cegielnia 6,00 tys. zł., długość uszkodzonego odcinka drogi 0,6 km, 2. droga Kozia Szyja 4,00 tys. zł., długość uszkodzonego odcinka drogi 0,40 km. Na realizację powyższego zadania Wójt Gminy (zwany dalej Zamawiającym) ogłosił w dniu 04.05.2004 r. przetarg nieograniczony o szacunkowej wartości zamówienia poniżej 60.000 EURO, oraz zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Szacunkową wartość zamówienia publicznego w kwocie 231.001,58 zł. netto, w tym wartość robót objętych dofinansowaniem z budżetu państwa 200.166,80 zł. netto, ustalono na podstawie sumy kosztorysów inwestorskich dla poszczególnych odcinków dróg. Ogłoszenie zostało wywieszone w siedzibie Zamawiającego w dniach od 04.05. do 01.06.2004 r., oraz ukazało się na stronie internetowej Urzędu Gminy w dniu 05.05.2004 r. Termin składania ofert upływał w dniu 01.06.2004 r. Jedynym kryterium wyboru oferty była cena. Wyznaczono wadium w wysokości 5.000,00 zł. Termin realizacji zamówienia wyznaczono na dzień 15.09.2004 r. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia pobrało 3 oferentów. W wyznaczonym terminie wpłynęły 3 ważne oferty. Przed otwarciem ofert Zamawiający podał kwotę (zgodnie z kosztorysem inwestorskim) jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia. Za najkorzystniejszą uznano ofertę Przedsiębiorstwa Drogowo- Mostowego GODROM, Gorlice ul. Kołłątaja 5, (zwanego dalej Wykonawcą), które zobowiązało się zrealizować przedmiot zamówienia publicznego za kwotę 188.543,93 zł. brutto, w tym wartość zadań objętych dofinansowaniem 164.083,80 zł. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej 60.000 EURO Wójt Gminy zatwierdził w dniu 01.06.2004 r. Zawiadomienie o wyborze oferty pismem BGK341/3/2004 z dnia 01.06.2004 r. rozesłano wszystkim uczestnikom postępowania przetargowego. W dniu 09.06.2004 r. została zawarta Umowa o wykonanie robót drogowych z Wykonawcą wyłonionym w postępowaniu przetargowym, przedmiotem której była odbudowa infrastruktury drogowej na terenie Gminy Ropa- w miejscowości Ropa i Klimkówka. Umowna wartość robót zgodnie z kosztorysem ofertowym wyniosła 188.543,93 zł., w tym wartość robót objętych dofinansowaniem z budżetu państwa 164.083,80 zł. Termin zakończenia zadania ustalono na dzień 15.09.2004 r. Pismem znak: PDM.NU/U.G.R./2004 z dnia 15.09.2004 r. Wykonawca zgłosił gotowość do odbioru końcowego robót objętych umową. Komisyjnego odbioru końcowego zadania dokonano w dniu 23.09.2004 r., sporządzając oddzielnie dla poszczególnych odcinkach dróg protokoły końcowego odbioru robót, w oparciu o kosztorysy powykonawcze. Rozliczenie zadań objętych dofinansowaniem nastąpiło na podstawie faktur Vat wystawionych przez Wykonawcę w dniu 27.09.2004 r. odrębnie dla każdej drogi: 1. Nr TU/04/000190 na kwotę 76.561,44 zł. - Bogaczówka w miejscowości Ropa, 2. Nr TU/04/000187 na kwotę 33.142,35 zł. Kąty 2 w miejscowości Ropa, 3. Nr TU/04/000188 na kwotę 26.513,86 zł. Pociecha w miejscowości Ropa, 4. Nr TU/04/000191 na kwotę 27.866,15 zł. Pod Kościołem w miejscowości Klimkówka. Poleceniami przelewu z dnia 04.10.2004 na wyżej wymienione kwoty Zamawiający uregulował powstałe zobowiązanie. W związku z tym, że w wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego nie wykorzystano całej kwoty przyznanej promesą dotacji celowej, przystąpiono niezwłocznie do wszczęcia II postępowania przetargowego obejmującego odbudowę infrastruktury drogowej na terenie Gminy Ropa w miejscowości Ropa drogi: Kozia Szyja, Cegielnia. Na realizację powyższego zadania Wójt Gminy (zwany dalej Zamawiającym) ogłosił w dniu 01.06.2004 r. przetarg nieograniczony o szacunkowej wartości zamówienia poniżej 60.000 EURO, oraz zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Szacunkową wartość zamówienia publicznego w kwocie 64.859,64 zł. zł., netto, ustalono na podstawie sumy kosztorysów inwestorskich poszczególnych dwóch odcinków dróg. Ogłoszenie zostało 5
wywieszone w siedzibie Zamawiającego w dniach od 01.06. do 17.06.2004 r. oraz ukazało się na stronie internetowej Urzędu Gminy w dniu 03.06.2004 r. Termin składania ofert upływał w dniu 17.06.2004 r. Jedynym kryterium wyboru oferty była cena. Nie wymagano wniesienia wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Termin realizacji zamówienia wyznaczono na dzień 15.09.2004 r. W wyznaczonym terminie wpłynęły 2 ważne oferty. Przed otwarciem ofert Zamawiający podał kwotę (zgodnie z kosztorysem inwestorskim) jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia. Za najkorzystniejszą uznano ofertę Przedsiębiorstwa Drogowo-Mostowego GODROM, Gorlice ul. Kołłątaja 5,( zwanego dalej Wykonawcą), które zobowiązało się zrealizować przedmiot zamówienia publicznego za kwotę 48.807,63 zł. brutto. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej 60.000 EURO zatwierdził Wójt Gminy w dniu 17.06.2004 r. Zawiadomienie o wyborze oferty pismem BGK341/7/2004 z dnia 17.06.2004 r. rozesłano wszystkim uczestnikom postępowania przetargowego. W dniu 25.06.2004 r. została zawarta Umowa o wykonanie robót drogowych z Wykonawcą wyłonionym w postępowaniu przetargowym, przedmiotem której była odbudowa infrastruktury drogowej na terenie Gminy Ropa- w miejscowości Ropa. Umowna wartość robót zgodnie z kosztorysem ofertowym wyniosła 48.807,63 zł. Termin zakończenia zadania ustalono na dzień 15.09.2004 r. Pismem znak: PDM.NU/U.G.R./2004 z dnia 15.09.2004 r. Wykonawca zgłosił gotowość do odbioru końcowego robót objętych umową. Komisyjnego odbioru końcowego zadania dokonano w dniu 23.09.2004 r., sporządzając protokoły końcowego odbioru robót oddzielnie dla każdej drogi, w oparciu o kosztorysy powykonawcze. Rozliczenie z zawartej umowy nastąpiło na podstawie dwóch faktur Vat wystawionych przez Wykonawcę w dniu 27.09.2004 r.: Nr TU/04/000189 na kwotę 31.775,75 zł. droga Cegielnia, Nr TU/04/000192 na kwotę 17.031,88 zł. droga Kozia Szyja. Dwoma poleceniami przelewu z dnia 04.10.2004 na wyżej wymienione kwoty Zamawiający uregulował powstałe zobowiązanie. Faktury sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Zawierają wszystkie wymagane opisy. Zastosowano prawidłową klasyfikację budżetową Dział 600, rozdział 60078, 6050. W kontrolowanym dziale nie stwierdzono nieprawidłowości. W toku kontroli nie stwierdzono rażących uchybień i nieprawidłowości. W związku z powyższym kontrolujące nie formułują zaleceń pokontrolnych. Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano. Wójt Gminy Ropa poinformowany został, przed podpisaniem protokołu, o przysługującym prawie wniesienia na piśmie uwag i zastrzeżeń co do zawartych w nim ustaleń w terminie 7 dni od dnia jego podpisania. Pan Wójt oświadcza, że nie skorzysta z prawa wniesienia uwag i złożenia wyjaśnień dotyczących ustaleń zawartych w protokole po jego podpisaniu. Protokół niniejszy sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Adnotację o przeprowadzeniu kontroli umieszczono w książce kontroli pod pozycją 1/05 Ropa, dnia 28.06.2005 r. KONTROLOWANY KONTROLUJĄCE: Wójt Kierownik Oddziału (-) Jan Morańda (-) mgr Urszula Storch Skarbnik Gminy Inspektor Wojewódzki (-) Danuta Klucznik (-) mgr inż. Anna Szmyd 6