ANALIZA PROCESÓW ADMINISTRACYJNYCH ORAZ OBSŁUGI KLIENTA W URZĘDZIE MIEJSKIM W GDAŃSKU W 216 R.
Biuro Miejskiego Konserwatora Zabytków (BMKZ) Biuro Prezydenta ds. Kultury (BPK) Biuro Prezydenta ds. Sportu (BPS) Gdańskie Centrum Świadczeń (GCŚ) Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności (MZON) Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku (MOPR) Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego (PINB) Powiatowy Urząd Pracy (PUP) / Gdański Urząd Pracy (GUP) Urząd Stanu Cywilnego (USC) Sekretariat Prezydenta Miasta Gdańska (SEK A) Sekretariat Zastępcy PMG ds. Polityki Społecznej (SEK C) Sekretariat Zastępcy PMG ds. Polityki Mieszkaniowej i Komunalnej (SEK L) Sekretariat Sekretarz Miasta (SEK S) Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego (WBiZK) Wydział Budżetu Miasta i Podatków (WBMiP) Wydział Finansowy (WF) Wydział Geodezji (WG) Wydział Gospodarki Komunalnej (WGK) Wydział Polityki Gospodarczej (WPG) Wydział Promocji, Informacji i Komunikacji Społecznej (WPIKS) Wydział Rozwoju Społecznego (WRS) Wydział Programów Rozwojowych (WPR) Wydział Skarbu (WS) Wydział Spraw Obywatelskich (WSO) Wydział Środowiska (WŚ) Wydział Urbanistyki i Architektury (WUiA) Zarząd Dróg i Zieleni (ZDiZ) / Gdański Zarząd Dróg i Zieleni (GZDiZ) Zarząd Transportu Miejskiego w Gdańsku (ZTM)
3 648 343 65 44 9 476 881 481 889 549 881 515 396 492 511 5 42 513 213 59 24 55 353 54 313 515 134 544 581 637 621 7 Lata 215-216 6 5 4 3 2 1 21 22 23 24 25 26 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216 * w tym czynności materialno-techniczne
21 22 23 24 25 26 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216 2% 15% ZMIANA R/R (W %) 216/215 + 17,1% 1% 5% % -5% -1% 17,8%18,% 17,1% 14,1% 14,1% 5,7% 1,1% 1,5% 2,6% -,8% -,8% -,2% 2,1% -6,3% -4,4% Największy wzrost liczby wydanych decyzji: WBMiP, WSO, USC Nowe decyzje: GCŚ Nowe czynności mat.- techniczne: GZDiZ * w tym czynności materialno-techniczne
podatek od nieruchomości (WF / WBMiP) dowody rejestracyjne - pozwolenia czasowe (WSO) wydane dowody osobiste* (WSO) * obecnie wydawane w formie czynności materialno-technicznych wydane dowody rejestracyjne (WSO) przyznanie świadczenia 5+ (GCŚ) przyznanie świadczenia finansowego lub niefinansowego przez Centra Pracy Socjalnej (MOPR) utrata statusu bezrobotnego (PUP/GUP) przyznanie świadczeń rodzinnych (MOPR/GCŚ) uznanie za bezrobotnego i odmowa prawa do zasiłku (PUP/GUP) 27 212 24 768 19 757 14 345 12 833 57 781 57 34 56 531 24 936 216 215 214 213 5 1 15 2 25
31 457 18 262 8 531 5 721 3 583 2 198 1 944 1 486 957 325 249 7 33 26 2 46 627 46 329 63 447 193 691 212 683 25 2 214 215 216 15 1 MOPR GCŚ MOPR 5 GZDiZ: dodano czynności materialno-techniczne
(pow. 1 szt.) 8 6 63 447 53 57 4 2 12 24 11 49-2 -3 38-3 857-9 229-4 -6-43 81 GCŚ WBMiP WSO USC MZON GUP WS MOPR
GCŚ przeniesienie części zadań z Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie (MOPR) do Gdańskiego Centrum Świadczeń (GCŚ) oraz nowe zadania. Nowe zadania, m.in.: świadczenia wychowawcze 5+ (przyznanie, odmowa, uchylenie itp.), to ponad 28 tys. wydanych decyzji administracyjnych w 216 r. WBMiP zwiększenie liczby decyzji w sprawie podatku od nieruchomości. W 216 r. części wspólne nieruchomości zostały opodatkowane; wzrost o ponad 52 tys. wydanych decyzji administracyjnych. WSO wzrost liczby wydanych decyzji w sprawie rejestracji pojazdu oraz czasowej rejestracji pojazdu. Zwiększenie liczby transakcji na rynku motoryzacyjnym (w tym na rynku aut używanych). USC wzrost liczby przypisków i wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego oraz zwiększenie liczby wydanych zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Wzrost liczby przypisków i wzmianek wiązał się głównie z koniecznością przeniesienia aktów stanu cywilnego z ksiąg do systemu rejestrów państwowych.
(pow. 1 szt.) 8 6 63 447 53 57 4 2 12 24 11 49-2 -3 38-3 857-9 229-4 -6-43 81 GCŚ WBMiP WSO USC MZON GUP WS MOPR
WS zmniejszenie liczby decyzji dotyczących opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntów Gminy Miasta Gdańska oraz Skarbu Państwa. Wypowiedzenia opłat rocznych z tytułu użytkowania gruntu robione są raz na 3 lata; część spraw została przesunięta na następne lata. PUP/ GUP zmniejszenie liczby decyzji o uznaniu za osobę bezrobotną, o utracie statusu osoby bezrobotnej oraz decyzji o utracie lub pozbawieniu prawa do świadczenia. Zmniejszenie liczby osób ubiegających się o status osoby bezrobotnej w związku z poprawą koniunktury gospodarczej. Spadek liczby decyzji o utracie prawa do zasiłku był spowodowany wprowadzeniem zmian w urzędzie, polegających na wydawaniu decyzji orzekających o wypłacie zasiłku dla bezrobotnych na okres zamknięty (od-do). MZON spadek liczby orzeczeń o stopniu niepełnosprawności. Mniejsze zainteresowanie ponownym uzyskaniem orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. W latach 214-215 zwiększona liczba orzeczeń o stopniu niepełnosprawności wynikała z nowych przepisów ustawy o ruchu drogowym, która wprowadziła konieczność pozyskania nowego orzeczenia celem uzyskania karty parkingowej. MOPR przeniesienie części zadań do Gdańskiego Centrum Świadczeń (GCŚ).
2 5 2 1 5 1 5 26 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216 liczba odwołań do organu wyższego stopnia 1 629 1 71 1 322 2 14 1 782 1 438 1 564 1 585 1 99 1 852 1 47 utrzymane w mocy przez organ wyższego stopnia 955 733 629 867 943 75 855 688 74 596 746 uchylone do ponowengo rozpatrzenia 345 122 61 14 199 22 118 74 128 96 71 liczba decyzji zaskarżonych do NSA 79 72 57 94 63 69 36 16 5 2 3
Liczba odwołań do organu wyższego stopnia od wydanych decyzji administracyjnych stanowiła wydanych w 216 roku, z tego decyzji administracyjnych decyzji zostało utrzymanych w mocy przez organ wyższego stopnia (wzrost o r./r.). 1 75 746 5 25 11 71 utrzymane w mocy zmienione uchylone do ponownego rozpatrzenia 212 213 214 215 216
WS: wypowiedzenia opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntu - spadek o 4,3% r./r. 419 odwołań (28,5% wszystkich odwołań), z czego 52,3% utrzymano w mocy, zaś,7% zmieniono; pozostałe sprawy na chwilę obecną mają status w toku. MZON: orzeczenia o stopniu niepełnosprawności - spadek o 52,6% r./r. 339 odwołań (23% wszystkich odwołań), z czego ponad 26% utrzymano w mocy, zaś 21% zmieniono; pozostałe sprawy na chwilę obecną mają status w toku. GCŚ: odmowa przyznania świadczenia 5+ - od 216 r. 92 odwołania (6,3% wszystkich odwołań), z czego 65,2% utrzymano w mocy, 16,3% uchylono do ponownego rozpatrzenia, a 12% zmieniono; pozostałe sprawy na chwilę obecną mają status w toku. GUP/PUP: decyzji o utracie statusu osoby bezrobotnej - brak zmiany r./r. 84 odwołania (5,7% wszystkich odwołań), z czego 97,6% utrzymano w mocy; pozostałe sprawy na chwilę obecną mają status w toku.
212 r. 213 r. 214 r. 215 r. 216 r. MZON 457 MZON 495 MZON 666 MZON 775 WS 487 WS 35 WS 413 WS 569 WS 523 MZON 389 PUP 292 PUP 216 MOPR 248 MOPR 157 GCŚ 16 MOPR 19 MOPR 187 PUP 152 PUP 118 WSO 133 WUAiOZ 111 WBMiP 75 WUAiOZ 92 WSO 94 PUP/GUP 121 WF 91 WSO 73 WBMiP 7 WBMiP 8 WUiA 48 WSO 63 WUAiOZ 62 WSO 64 WUiA 59 WBMiP 45 ZDiZ 31 WG 15 ZDiZ 14 WBiZK 2 WRS 3 WGK 9 ZDiZ 13 WBiZK 13 WŚ 11 WBiZK 2 WŚ 6 WŚ 13 WGK 7 ZDiZ 7 WŚ 18 WG 4 WGK 11 WRS 5 WGK 2 MOPR 14 WPS 2 WBiZK 7 WŚ 5 WG 2 ZDiZ/GZDiZ 4 WE 1 ZTM 4 WG 4 ZTM 2 WGK 2 BPS 1 WPS 1 BPS 1 WG 1 BPK 1 WRS 1
12 1 8 6 4 Biuro Miejskiego Konserwatora Zabytków (51 decyzji wydanych nieterminowo): 38 decyzji wydanych nieterminowo: pozwolenie na prowadzenie prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku wpisanym do rejestru 7 decyzji wydanych nieterminowo: pozwolenie na usunięcie drzew i krzewów w obszarze wpisanych do rejestru zabytków 3 decyzje wydane nieterminowo: pozwolenie na umieszczanie na zabytku wpisanym do rejestru: urządzeń technicznych, tablic reklamowych lub urządzeń reklamowych oraz napisów 1 decyzja wydana nieterminowo: pozwolenie na wykonywani robót budowlanych w otoczeniu zabytku Wydział Skarbu: 1 decyzja wydana nieterminowo - komunalizacja : postępowanie administracyjne wszczynane na wniosek PMG zmierzające do nieodpłatnego przekazania przez skarb państwa prawa własności nieruchomości na rzecz Gminy Miasta Gdańska. Organem odwoławczym jest Krajowa Komisja Uwłaszczeniowa (KKU) w Warszawie; 1 decyzja admin. wydana po terminie została wydana przez KKU w Warszawie. 2 26 97 16 29 26 24 3 3 1 52 26 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216 * Decyzje administracyjne wydane z upoważnienia Prezydenta Miasta Gdańska w świetle przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA)
2 5 2 1 5 1 5 24 25 26 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216 zarządzenia Prezydenta Miasta 1 299 1 64 1 553 1 791 1 923 1 971 2 45 1 821 2 8 1 73 1 772 1 97 2 46 Gdańska uchwały Rady Miasta Gdańska 486 573 357 395 427 375 329 384 33 336 419 53 372
45 4 35 412 376 3 25 2 15 161 169 159 1 5 66 43 57 56 24 25 26 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216 interpelacje radnych zapytania radnych wnioski Komisji Rady Miasta Gdańska
LP. RADNI INTERPELACJE ZAPYTANIA RAZEM 1 Hamadyk Łukasz 9 18 18 2 Czauderna Piotr 43 12 55 3 Lodzińska Emilia 43 1 53 4 Jankowiak Beata 3 16 46 5 Andrzejczak Mariusz 6 29 35 6 Bumblis Marek 29 6 35 7 Dunajewska Beata 21 14 35 8 Kowalczys Andrzej 26 2 28 9 Nieroda Adam 11 14 25 1 Owczarczak Agnieszka 13 6 19 11 Błaszkowski Wojciech 12 4 16 12 Kołakowska Anna Maria 11 5 16 13 Olek Magdalena 11 5 16 14 Dudek Dorota 9 5 14 15 Gorecki Jarosław 12 1 13 16 Ryś Przemysław 6 6 12 17 Borawski Piotr 1 1 11 18 Wirska Anna 1 1 * w tabeli zaprezentowano listę Radnych, którzy w roku 216 złożyli minimum 1 ineterpelacji i zapytań
14 12 1 8 6 4 2 82 67 66 72 58 42 45 53 6 46 43 41 32 16 26 4 18 29 25 3 26 22 123 99 74 98 16 6 74 78 99 85 68 26 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216 skargi zasadne skargi bezzasadne * *dodatkowo w 216 r.: w trakcie załatwiania = 3
14 12 1 8 9 3 4 6 4 2 1 8 5 1 3 3 5 3 2 2 1 1 2 1 1 1 1 1 14 14 12 5 5 5 4 2 2 1 1 1 1 1 WGK BRMG** USC WSO WBMiP GZNK GZDiZ WS WBIZK WPG C. Hew. WUiA WRS BAiK* skargi zasadne skargi bezzasadne w trakcie załatwiania *skargi zlecone w ramach nadzoru i kontroli, dotyczące pracy innych wydziałów ** skargi skierowane do rozpatrzenia przez Radę Miasta Gdańska
Z-ca Prezydenta M.Lisicki/ P.Grzelak Z-ca Prezydenta W.Bielawski Prezydent P.Adamowicz Z-ca Prezydenta E.Kamińska/ P.Kowalczuk Z-ca Prezydenta A.Bojanowski Sekretarz Miasta D.Janczarek Skarbnik Miasta T.Blacharska 5 1 15 2 25 3 2 5 1 1 3 2 1 2 16 17 19 166 24 32 21 Liczba interwencji ogółem: 216 r. 215 r. 193 233 239 211 214 r. 291 5 1 15 2 25 3 35
Wykup lokalu mieszkalnego. Umorzenie zaległości czynszowych lub rozłożenie na raty. Przydział lokalu mieszkalnego. Umorzenie opłat za użytkowanie wieczyste gruntu. Legalizacja uprawnień do lokalu. Przyspieszenie wymiany lokalu mieszkalnego. Uregulowanie stanu prawnego do lokalu. Wykup lokalu komunalnego. Umorzenie zaległości czynszowych lub rozłożenie na raty. Przyspieszenie eksmisji uciążliwych lokatorów. Wykonanie remontu budynku mieszkalnego. Wstrzymania eksmisji. Zgoda na zameldowanie w lokalu komunalnym. Budowa boiska szkolnego. Nadzór nad pracownikami MOPR. Odmowa wydania prawa jazdy. Gromadzenie odpadów w mieście Gdańsk. Postępowanie w sprawie ośrodka szkolenia kierowców. Wykup lokalu. Dostęp do działki. Opłata za użytkowanie wieczyste gruntu. Przedłużenie użytkowania wieczystego gruntu. Zmiana ustaleń w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego
1 9 8 9 7 6 5 4 3 2 67 6 47 61 71 55 56 54 64 Spośród 64 wniosków najwięcej trafiło do Wydziału Gospodarki Komunalnej (33), Wydziału Rozwoju Społecznego (7), Kancelarii Prezydenta (6) oraz Wydziału Skarbu (4). 1 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216
Rzecznik Praw Obywatelskich Posłowie RP Kancelaria Prezydenta RP Senatorowie RP Rzecznik Praw Dziecka Kancelaria Prezesa Rady Ministrów Europosłowie Biuro Trybunału Konstytucyjnego 18 16 16 16 14 13 12 1 8 6 6 5 5 4 2 2 1
Organ wnioskujący 216 rok Posłowie RP 16 Magdalena Błeńska 1 Stanisław Gawłowski 1 Andrzej Jaworski 1 Jarosław Sellin 1 Mirosława Stachowiak-Różecka 1 Tomasz Jaskóła 1 Michał Jarosz 1 Piotr Bauć Agnieszka Pomaska Jolanta Szczypińska Rzecznik Praw Obywatelskich 16 Kancelaria Prezydenta RP 13 Senatorowie 6 Antoni Szymański 3 Bogdan Borusewicz 2 Lidia Staroń 1 Rzecznik Praw Dziecka 5 Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 5 Europosłowie 2 Jarosław Wałęsa 2 Biuro Trybunału Konstytucyjnego 1 Wojewoda Pomorski Ogółem 64 5 1 15 2 16 1 1 1 1 1 1 1 16 13 6 3 2 1 5 5 2 2 1
2 189 15 1 126 18 99 92 115 13 12 86 141 68 5 64 67 7 63 62 71 69 67 43 39 32 253 193 111 178 162 154 154 21 171 153 173 26 27 28 29 21 211 212 213 214 215 216 Pochwały Uwagi
4 2 2 4 6 8 1 12 15 7 1 6 7 11 Pochwały Uwagi 16 WSO USC WOM WBMiP 5 2 1 3 2 2 WS WKiO WGK WUiA 1 1 1 WF MRK 2 Różne
131 493 91 689 53 177 55 699 43 693 5 425 52 882 57 544 33 238 33 349 136 794 75 864 93 358 46 979 46 979 88 186 86 776 18 594 134 25 162 176 16 14 12 (na podstawie biletów numerowych według rodzajów spraw oraz w podziale na ZOM-y) 214 215 216 129 292 121 877 157 179 1 8 6 4 61 219 53 258 45 941 32 233 89 94 76 885 59 443 2 Dowody osobiste* Rejestracja pojazdów USC Prawa jazdy w tym zatrz., transp drogowy i OSK Ewidencja ludności Działalność gospodarcza ZOM I (ul. Partyzantów) ZOM IV (ul. Wilanowska) ZOM III (ul. Nowe Ogrody) ZOM II (ul. Milskiego) * niektóre procedury wymagają dwukrotnej obecności klienta w Urzędzie
Rejestracja pojazdów Wzmianki w aktach stanu cywilnego Rejestracja zgonów Odpisy z USC Sprostowania w aktach USC Rejestracja małżeństw Rejestracja urodzeń Rejestracja pojazdów-odb stałego dowodu + pozostałe Dowód osobisty - składanie wniosku Ośrodki Szkolenia Kierowców Ewidencja Ludności Dowód osobisty - odbiór Prawo jazdy (wnioski i odbiory) Działalność Gospodarcza Transport drogowy Prawo jazdy - zatrzymania (według rodzajów usług) 14 12 214 215 216 1 8 6 63 4 2 35 33 32 31 19 17 17 12 9 8 7 6 5 3 1
Ewidencja działalności gosp. Prawa jazdy 8 828 8 68 7 434 7 695 9 92 9 22 Urząd Stanu Cywilnego 15 741 17 88 17 27 Ewidencja ludności 2 99 18 18 31 389 38 553 38 867 Dowody osobiste Rejestracja pojazdów 6 28 899 9 69 22 8 64 8 849 2 259 5 4 3 24 569 29 67 35 16 24 641 39 84 47 645 48 87 4 727 4 727 2 275 1 512 1 65 158 2 117 19 1 322 12 1 593 Telefonicznie Internetowo 2 1 21 211 212 213 214 215 216 Klienci umówieni internetowo i telefonicznie internetowo 5 1 15 2 25 telefonicznie
786 1 361 72 1 63 473 3 7 1 666 1 527 1 285 3 135 1 955 2 275 1 69 1 65 1 67 1 512 4 727 8 779 1 883 9 69 18 547 24 466 28 375 28 899 213 214 215 216 3 25 2 15 1 5 rejestracja pojazdów dowody osobiste ewidencja ludności Urząd Stanu Cywilnego ewidencja działalności gospodarczej prawa jazdy
6 286 6 84 7 4 7 784 4 687 88 83 771 889 1 111 497 1 94 21 14 1 348 355 148 162 165 173 1 6 9 1 4 8 1 2 7 1 6 8 6 5 4 3 4 2 2 1 Dane w zł 212 r. 213 r. 214 r. 215 r. 216 r. kwota transakcji liczba transakcji Średnia kwota transakcji. Dane w zł 212 r. 213 r. 214 r. 215 r. 216 r.
(w podziale na rodzaj opłaty w latach 212 216) 4 3 2 568 2 1 737 1 prawo jazdy, rejestracja pojazdów opłata skarbowa podatek od nieruchomości 237 212 213 214 215 216 użytkowanie wieczyste 67 78 pozostałe opłaty
(w podziale na rodzaj opłaty w latach 212 216) 75 56 646 5 25 77 659 58 481 49 981 25 121 prawo jazdy, rejestracja pojazdów opłata skarbowa podatek od nieruchomości geodezja i pozostałe opłaty użytkowanie wieczyste 212 213 214 215 216
1189 182 2396 386 3589 4318 582 5317 6 5 4 3 2 1 213 214 215 216 Korespondencja przychodząca Korespondencja wychodząca
3 2636 25 2 15 ESP 1 5 67 622 389 223 159 153 91 6 57 39 35 WSO WBMIP WS USC WG WRS WŚ WKIO WUiA WBiZK WGK WF 214 r. 215 r. 216 r. (wydziały, które przyjęły minimum 3 korespondencji w 216 r.)
35 3 25 253 2 15 ESP 1 5 138 112 38 18 8 7 6 5 3 3 2 1 1 1 WSO WBMIP USC WS WUiA WF WG SEK-C WOM WRS BI WKIO SEK-S WPG BZP 214 r. 215 r. 216 r. (wydziały, które wysłały minimum 1 korespondencję w 216 r.)
18 289 33 419 476 5 45 4 DANE ZA 216 R.: 395 18 6 35 3 25 2 15 1 5 212 213 214 215 216 5 1 15 2 25 3 35 4 45 Odpowiedzi udzielone w terminie Odpowiedzi przeterminowane Wnioski wycofane i odmowne 122 188 19 5 1 15 2 25 3 35 4 45 Wnioski z Gdańska Wnioski spoza Gdańska Wnioski z nieokreślonej lokalizacji 49 7 3 5 1 15 2 25 3 35 4 45 Pozostałe wnioski Decyzje odmowne Liczba wniosków o ponowne wykorzystanie
8 7 7 telefonicznie 5% druk % FORMA ODPOWIEDZI 6 58 5 4 33 33 33 3 27 25 2 19 17 16 14 12 11 1 9 poczta 29% e-mail 66% 1 7 7 6 5 3 2 2