ZAKŁAD CERTYFIKACJI ul. Kupiecka 4, 03-042 Warszawa tel. (22) 811 02 81; e-mail: certyfikacja@icimb.pl; www.icimb.pl PC-QMS PROGRAM CERTYFIKACJI SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ INFORMATOR Zatwierdzam Dyrektor ICiMB dr Stanisław Traczyk Wydanie 2 Warszawa, 20.01.2011r.
SPIS TREŚCI I. Informacje ogólne 1.1 Zakres prowadzonej certyfikacji 1.2 Dokumenty stanowiące podstawę certyfikacji 1.3 Dostępność certyfikacji 1.4 Model systemu certyfikacji 1.5 Wymagania Jednostki Certyfikującej 1.6 Zmiany wymagań certyfikacyjnych 1.7 Odpowiedzialność 1.8 Podwykonawstwo II. III. Proces certyfikacji 2.1 Informacje wstępne 2.2 Rejestracja wniosku 2.3 Umowa o certyfikację 2.4 Audit 2.4.1 Wybór zespołu auditującego 2.4.2 Ocena dokumentacji 2.4.3 Etap I auditu 2.4.4 Etap II auditu 2.5 Raport z auditu 2.6 Audit dodatkowy 2.7 Ocena i decyzja 2.8 Przerwanie procesu certyfikacji 2.9 Dokumenty certyfikacyjne Nadzór 3.1 Zasady ogólne 3.1.1 Utrzymanie certyfikacji 3.1.2 Zawieszenie zakresu certyfikacji 3.1.3 Ograniczenie zakresu certyfikacji 3.1.4 Cofnięcie certyfikacji 3.1.5 Rozszerzenie certyfikacji 3.2 Audit specjalny 3.2.1 Audit interwencyjny z krótkim terminem powiadamiania 3.3 Ponowna certyfikacja - przedłużenie IV. Zasady posługiwania się dokumentami certyfikacyjnymi V. Przeniesienie praw VI. Odwołania i skargi VII. Poufność VIII. Opłaty IX. Informacje udostępniane publicznie ZC ICiMB Wydanie 2 z 20.01.2011r. 2/8
I. INFORMACJE OGÓLNE 1.1 Zakres prowadzonej certyfikacji Zakład Certyfikacji ICiMB, zwanym dalej Jednostka Certyfikująca (JC), prowadzi certyfikację systemów zarządzania jakością (QMS) według posiadanego zakresu akredytacji AC 104. Kod EA Opis branży PKD/EKD/NACE 16 Beton, cement, wapno,gips, itp. 23.6 29 Handel hurtowy i detaliczny; naprawy pojazdów mechanicznych, motocykli, wyrobów do użytku osobistego i domowego 46.73.Z; 47.99.Z 1.2 Dokumenty stanowiące podstawę certyfikacji Norma PN-EN ISO 9001:2009 Systemy zarządzania jakością Wymagania 1.3 Dostępność certyfikacji Obszar geograficzny Europa. Certyfikacja prowadzona jest w języku polskim lub z udziałem tłumacza. Certyfikacja jest dostępna dla wszystkich Organizacji, których działalność mieści się w zakresie akredytacji niezależnie od formy własności, wielkości a także przynależności do jakichkolwiek stowarzyszeń lub ugrupowań. Nie są stawiane nieuzasadnione wymagania finansowe ani proceduralne. 1.4 Model systemu certyfikacji Stosowany w JC system certyfikacji prowadzony jest wg modelu, którego elementami są: certyfikacja systemu zarządzania jakością Organizacji w oparciu o: - merytoryczną analizę i ocenę dokumentacji systemowej, - audit systemu w Organizacji - dwuetapowy. nadzór nad certyfikowaną Organizacją w okresie ważności ceryfikatu realizowany poprzez: - audity kontrolne planowane, dodatkowe i specjalne, - monitoring działań Organizacji sposób posługiwania się dokumentami certyfikacyjnymi, publikacje, broszury, strona internetowa, itp., - analizę informacji z rynku od innych stron zainteresowanych. ponowna certyfikacja w oparciu o: - ocenę dokumentacji systemowej (w przypadku istotnych zmian), - audit ponownej oceny w ostatnim roku obowiązywania certyfikatu jednoetapowy lub (w uzasadnionych przypadkach) dwuetapowy. 1.5 Wymagania Jednostki Certyfikującej Wymagania stawiane Organizacjom w procesie certyfikacji i nadzoru to: spełnienie wymagań zawartych w normie będącej podstawą certyfikacji, spełnienie wymagań certyfikacyjnych określonych przez Jednostkę, w tym: umożliwienie przeprowadzenia auditów, udostępnienie dokumentacji systemowej, umożliwienie dostępu do wszystkich procesów, obszarów, zapisów i personelu dla celów certyfikacji, nadzoru, ponownej certyfikacji oraz w przypadku rozpatrywania skarg, umożliwienie ewentualnego udziału obserwatorów PCA lub szkolących się auditorów JC, utrzymywanie systemu zgodnie z wymaganiami normy bedącej podstawą udzielenia certyfikacji, informowanie Jednostki o wszelkich zmianach w Organizacji, m.in.: statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego, struktury organizacyjnej i zarządzania, miejsc prowadzenia działalności i kontaktów, ZC ICiMB Wydanie 2 z 20.01.2011r. 3/8
zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania, oraz istotnych zmian w systemie zarządzania i procesach. powoływanie się na udzieloną certyfikację zgodnie z zasadami określonymi przez JC. 1.6 Zmiany wymagań certyfikacyjnych W przypadku zmian legislacyjnych, dokumentu odniesienia będącego podstawą certyfikacji lub wymagań Jednostki Certyfikującej wszelkie informacje udostępnione są na stronie internetowej www.icimb.pl oraz przekazywane Klientom JC w formie pisemnej. Organizacja zobowiązana jest do dostosowania swojego systemu do zmienionych wymagań oraz umożliwienia Jednostce, na warunkach przez nią określonych, dokonanie weryfikacji podjętych działań dostosowawczych. 1.7 Odpowiedzialność Jednostka Certyfikująca ponosi pełną odpowiedzialność za podejmowane decyzje dotyczące certyfikacji. Jednostka nie przekazuje ani nie zleca uprawnień do przyjęcia i rozpatrzenia wniosku oraz do decyzji w sprawie udzielania, utrzymywania, przedłużania, rozszerzania, ograniczania, zawieszania i cofania certyfikacji. 1.8 Podwykonawstwo Jednostka nie korzysta z usług podwykonawców. W przypadku zaistnienia takiej potrzeby Jednostka zastrzega sobie prawo do zlecenia określonych prac podwykonawcom, zgodnie z zasadami przyjętymi w JC. II. PROCES CERTYFIKACJI 2.1 Informacje wstępne Przeprowadzenie procesu certyfikacji wymaga złożenia przez Organizację formalnego wniosku na formularzu opracowanym przez JC oraz udostępnienia dokumentacji systemowej i wniesienia opłaty wstępnej. Formularz wniosku jest dostępny są na stronie internetowej Jednostki www.icimb.pl lub przesyłany na życzenie zainteresowanego. 2.2 Rejestracja wniosku Wniosek złożony do Jednostki Certyfikującej rozpoczyna działania związane z procesem certyfikacji. W ciągu 14 dni roboczych od daty wpływu przeprowadzany jest przegląd wniosku, który polega na sprawdzeniu prawidłowości wypełnienia i kompletności załączników oraz na analizie zgłoszonego zakresu i zagrożeń dla bezstronności JC. Rejestracja prawidłowo wypełnionego i kompletnego wniosku następuje z datą wpływu. W przypadku nieprawidłowości, po uzgodnieniach z Organizacją (telefonicznych lub pisemnych), rejestracja następuje w dniu uzupełnienia. Nie uzupełnienie wniosku w uzgodnionym terminie skutkuje jego odesłaniem bez dalszego rozpatrywania. Opłata wstępna nie podlega zwrotowi. 2.3 Umowa o certyfikację Rejestracja wniosku rozpoczyna proces certyfikacji. Na podstawie informacji zawartych we wniosku kalkulowany jest czas auditu i przygotowywna jest umowa o przeprowadzenie procesu certyfikacji. Umowa zawiera prawa i obowiązki obu stron oraz warunki realizacji zlecenia. Umowa zawierana jest z wnioskującą Organizacją. W przypadku organizacji wielozakładowej umowa zawierana jest z główną jednostką organizacyjną z wyszczególnieniem zakładu, objętego zgłoszonym zakresem certyfikacji. Uruchomienie kolejnych etapów procesu certyfikacji następuje po podpisaniu przez Organizację umowy i dokonaniu przedpłaty w wysokości około 45% kwoty umowy. 2.4 Audit 2.4.1 Wybór zespołu auditującego Zespół auditujący wybierany jest do każdego auditu. W zależności od potrzeb do zespołu powoływani są eksperci techniczni. Proponowany skład zespołu przekazywany jest do wiadomości Organizacji z adnotacją o możliwości zgłoszenia sprzeciwu wobec przedstawionego składu. Na życzenie Organizacji udostępniane są dodatkowe informacje o konkretnym członku zespołu. W ZC ICiMB Wydanie 2 z 20.01.2011r. 4/8
przypadku zgłoszenia sprzeciwu Organizacji wobec zaproponowanego składu, wybierany jest nowy zespół auditujący. 2.4.2 Ocena dokumentacji Wstępna ocena dokumentacji systemu zarządzania wnioskującej Organizacji dokonywana jest przez auditora/zespół auditorów w JC lub siedzibie Organizacji. Auditowanie dokumentacji dokonywane jest podczas pierwszego etapu auditu. W przypadku istotnych zastrzeżeń, uwagi dotyczące dokumentacji systemowej przekazywane są Organizacji w Sprawozdaniu z pierwszego etapu auditu. 2.4.3 Pierwszy etap auditu Pierwszy etap auditu polega na zebraniu niezbędnych informacji dotyczących zakresu systemu zarządzania, procesów i lokalizacji, w tym specyficznych warunków oraz danych statutowych i prawnych Organizacji. Podczas auditu ustalany jest obszar działalności będący przedmiotem auditu, zgodność dokumentacji i systemu z wymaganiami normy w celu określenia stopnia przygotowania Organizacji oraz zebrania danych do weryfikacji przydziału zasobów do drugiego etapu. Z auditu sporządzane jest Sprawozdanie określające wszystkie ustalenia łącznie z identyfikacją tych obszarów, które mogłyby być zaklasyfikowane jako niezgodności podczas drugiego etapu. Sprawozdanie przekazywane jest Organizacji w celu podjęcia odpowiednich działań. Data drugiego etapu auditu ustalana jest z Organizacją, w czasie pozwalającym na wprowadzenie właściwych zmian w Organizacji. 2.4.4 Drugi etap auditu Drugi etap auditu ma na celu ocenę wdrożenia i skuteczności systemu zarządzania jakością w Organizacji. Działania auditowe polegają na zebraniu obiektywnych dowodów potwierdzających zgodność systemu ze wszystkimi wymaganiami normy PN-EN ISO 9001. Badanie auditowe prowadzone przez auditora/zespół auditorów polega na przeglądzie dokumentów i zapisów oraz obserwacji i rozmowach z personelem. Zebrane dowody oceniane są w aspekcie ich zgodności z dokumentacją systemową oraz wymaganiami normy. Analizie poddane są wszystkie informacje i dowody z pierwszego i drugiego etapu auditu. Wniosek z auditu jest wynikiem przeglądu ustaleń w aspekcie zgodności ocenianego systemu oraz ewentualnych uwag i niezgodności. 2.5 Raport z auditu Z przeprowadzonego auditu sporządzany jest pisemny raport zawierający wyniki z auditu, w odniesieniu do auditowanych obszarów według zakresu określonego w planie auditu, komentarz do stwierdzonych niezgodności oraz oraz wniosek auditora - rekomendację udzielenia lub wniosek o odmowę udzielenia certyfkacji. Raport przekazywany jest przez Jednostkę Certyfikującą do Organizacji, która ma możliwość przedstawienia swojego stanowiska do zapisów w nim zawartych oraz do przebiegu auditu. 2.6 Audit dodatkowy W przypadku stwierdzenia niezgodności, w celu oceny skuteczności wdrożonych działań korekcyjnych i/lub korygująch może być przeprowadzany audit dodatkowy. Organizacja jest informowana w formie pisemnej o konieczności przeprowadzenia auditu dodatkowego w terminie 30 dni od zakończenia auditu certyfikacyjnego. 2.7 Ocena i decyzja Ocena i decyzja w sprawie udzielenia lub odmowy udzielenia certyfikacji oparte są na analizie: sprawozdania z pierwszego etapu auditu oraz raportu z auditu certyfikacyjnego (II etapu) wniosek auditora, komentarz do niezgodności, dostępnych informacji z rynku, oraz ewentualnie opinii eksperta lub uchwały Komitetu Technicznego (w przypadku spraw rozpatrywanych). Warunkiem udzielenia certyfikacji jest pozytywna ocena zebranych w procesie certyfikacji materiałów. W przypadku odmowy udzielenia certyfikacji, decyzja wraz z uzasdnieniem przekazywana jest Organizacji w formie pisemnej. ZC ICiMB Wydanie 2 z 20.01.2011r. 5/8
2.8 Przerwanie procesu certyfikacji Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na wniosek Organizacji lub w przypadku niespełnienia przez Organizację warunków umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji. Decyzję o przerwaniu procesu certyfikacji przekazywana jest Organizacji na piśmie. Przerwanie procesu certyfikacji skutkuje unieważnieiem rejestracji wniosku i anulowaniem umowy. Wznowienie certyfikacji wymaga ponownego złożenia wniosku. 2.9 Dokumenty certyfikacyjne Dokumentem potwierdzającym udzielenie certyfikacji jest certyfikat. Certyfikat wydawany jest od daty podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji, z okresem ważności na 3 lata. Przekazanie certyfikatu Organizacji następuje po: - podpisaniu umowy o nadzór, oraz - uregulowaniu wszystkich należności za proces certyfikacji. Jednostka Certyfikująca zastrzega sobie prawo własności do wydanych certyfikatów oraz raportów z auditów. III. NADZÓR 3.1 Zasady ogólne Nadzór realizowany jest poprzez: audity (planowane, dodatkowe i specjalne) w miejscu działalności Organizacji, oraz monitoring działań Organizacji sposób posługiwania się dokumentami certyfikacyjnymi, powoływania się na certyfikację - publikacje, broszury, itp., analizę informacji z rynku od innych stron zainteresowanych. Audity kontrolne (planowane) przeprowadzane są cyklicznie, średnio raz w roku. Termin pierwszego auditu w nadzorze wyznaczany jest nie później niż 12 miesięcy od daty drugiego etapu auditu. Kolejny termin ustalany jest po przeprowadzeniu auditu, z uwzględnieniem wniosków z raportu oraz wyników nadzoru. W wyniku prowadzonego nadzoru certyfikacja może być: utrzymana w pełnym zakresie, lub zawieszona w części lub w całości, lub ograniczona, lub cofnięta. 3.1.1 Utrzymanie certyfikacji Decyzja dotycząca utrzymania ważności certyfikacji podejmowana jest na podstawie przeglądu raportu i rekomendacji auditora, analizy dodatkowych informacji z rynku oraz po potwierdzeniu spełnienia pozostałych warunków umowy o nadzór. Decyzja dotyczy utrzymania certyfikacji do czasu następnego auditu kontrolnego, przy zachowaniu wymagań stanowiących podstawę udzielenia certyfikacji z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. 3.1.2 Zawieszenie zakresu certyfikacji Zawieszenie może nastąpić na wniosek Organizacji o czasowej rezygnacji z certyfikacji lub po stwierdzeniu Jednostki nieprzestrzegania przez Organizację postanowień umowy o nadzór, w tym m.in. po stwierdzeniu nieprawidłowości funkcjonowania sytemu. Zawieszenie może dotyczyć części lub całości zakresu udzielonej certyfikacji. Okres zawieszenia wynosi maksymalnie 6 miesięcy. Zawieszając certyfikację JC określa warunki, na jakich może nastąpić przywrócenie jej ważności. Nie spełnienie warunków określonych w decyzji o zawieszeniu skutkuje cofnięciem lub ograniczeniem zakresu certyfikacji. 3.1.3 Ograniczenie zakresu certyfikacji Ograniczenie może nastąpić na wniosek Organizacji lub w wyniku działań kontrolnych Jednostki i dotyczyć tej części zakresu udzielonej certyfikacji, w obszarze której Organizacja stale lub w poważnym stopniu nie spełnia wymagań certyfikacyjnych. Każde ograniczenie nie powinno zagrażać zgodności systemu z wymaganiami normy. ZC ICiMB Wydanie 2 z 20.01.2011r. 6/8
Ograniczenie zakresu certyfikacji potwierdzone jest wystawieniem nowego certyfikatu z datą wydania od dnia podjęcia decyzji o ograniczeniu, z terminem ważności certyfikatu dotychczasowego. Organizacja zobowiązana jest, na żądanie Jednostki Certyfikującej, do zwrotu dotychczasowego certyfikatu. 3.1.4 Cofnięcie certyfikacji Cofnięcie certyfikacji może nastąpić na wniosek Organizacji lub być następstwem nie spełnienia w ustalonym terminie warunków podanych przy zawieszeniu certyfikacji lub rażącego naruszenia warunków certyfikacji. Decyzja o cofnięciu certyfikacji wraz z uzasadnienim przekazywana jest Organizacji w formie pisemnej. Po cofnięciu, umowa o nadzór zostaje rozwiązana i Organizacja traci prawo do posługiwania się dokumentami certyfikacyjnymi. Na żądanie JC Organizacja zobowiązana jest zwrócić posiadany certyfikat. 3.1.5 Rozszerzenie zakresu certyfikacji Rozszerzenie zakresu udzielonej już certyfikacji następuje na wniosek Organizacji i może dotyczyć dodatkowych obszarów lub elementów systemu zarządzania nie objętych dotychczasową certyfikacją. Rozszerzenie wymaga złożenia wniosku, na podstawie przeglądu którego określane są działania auditowe niezbędne do podjęcia decyzji o rozszerzeniu. W celu oceny zakresu rozszerzenia przeprowadzany jest audit specjalny. Działania auditowe dotyczące zgłoszonego rozszerzenia mogą być prowadzone w powiązaniu z auditem w nadzorze. Rozszerzenie ma formę aneksu do certyfikatu z terminem obowiązywania od daty decyzji o rozszerzeniu do końca ważności certyfikatu podstawowego. 3.2 Audit specjalny Audity specjalne przeprowadza się: po wprowadzeniu znaczących zmian w systemie Organizacji, w procesach lub w wyrobie, oraz w przypadku: uzasadnionych skarg klientów Dostawcy (audity interwencyjne), rozszerzenia lub (w przypadku wniosku Dostawcy) ograniczenia zakresu certyfikacji, przejęcia firmy i przeniesienia certyfikacji, sprawdzenia prawidłowości wprowadzonych zmian w systemie Organizacji wynikających ze zmian wymagań Jednostki Certyfikującej (proceduralne, legislacyjne, normatywne, itp.,) 3.2.1 Audit interwencyjny z krótkim terminem powiadamiania Audity interwencyjne przeprowadzane są w przypadku konieczności zbadania uzasadnionej skargi złożonej na certyfikowaną Organizację lub zbadania wprowadzonych w Organizacji zmian wpływających na zdolność systemu do dalszego spełniania wymagań normy lub weryfikacji działań warunkujących przywrócenie ważności certyfikacji w przypadku wcześniejszego zawieszenia. Zakres auditu oraz skład zespołu auditującego uzależniony jest od zakresu obszaru poddanego ocenie. Audit interwencyjny nie wymaga zgody ani ustalenia z Organizacją daty jego przeprowadzenia. 3.3 Ponowna certyfikacja - przedłużenie Przedłużenie certyfikacji następuje na podstawie zgłoszenia Organizacji. Warunkiem zachowania ciągłości jest złożenie wniosku (w terminie 3 miesięcy) oraz zamknięcie ewentualnych niezgodności przed upływem ważności poprzedniego certyfikatu. Audit obejmuje pełną ocenę systemu Organizacji z uwzględnieniem wyników nadzoru. W przypadku znaczących zmian w systemie lub zmian legislacyjnych może być przeprowadzony audit dwuetapowy (I i II etap). Decyzję w sprawie przedłużenia certyfikacji podejmowana jest na podstawie wyników auditu oraz wszystkich informacji zebranych w czasie prowadzonego wcześniej nadzoru. IV. ZASADY POSŁUGIWANIA SIĘ DOKUMENTAMI CERTYFIKACYJNYMI Organizacja ma prawo podawać do publicznej wiadomości, że posiada certyfikat systemu zarządzania QMS w zakresie udzielonej certyfikacji. Zasady posługiwania się dokumentami ZC ICiMB Wydanie 2 z 20.01.2011r. 7/8
certyfikacyjnymi oraz zasady powoływania się na certyfikację przesyłane są Organizacji jako załącznik do umowy o nadzór. V. PRZENIESIENIE PRAW Przeniesienie prawa do posiadanej certyfikacji nastepuje na wniosek Organizacji i dotyczy: - zmian statusowych, lub - przejęcia firmy. W przypadku zmiany statusu prawnego Organizacji przeniesienie praw wynikających z umowy o nadzór i przepisanie certyfikatu nastepuje na podstawie złożonego pisma Organizacji oraz wypisu wydanego przez właściwy organ. W przypadku przejęcia firmy przeprowadzany jest audit specjalny. VI. ODWOŁANIA I SKARGI Organizacja ma prawo złożyć odwołanie od każdej decyzji Jednostki Certyfikującej oraz pozostałych rozstrzygnięć dotyczących procesu certyfikacji i nadzoru nad wydanym certyfikatem lub skargę-reklamację dotyczącą działań JC do Dyrektora ICiMB. Złożenie odwołania/skargireklamacji nie skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko składającemu. Inne strony zainteresowane mogą składać skargi dotyczące działań Klientów Jednostki. W procesie rozpatrywania skarg zachowana jest zasada poufności w odniesieniu do składającego skargę oraz przedmiotu skargi. Skargi dotyczące Klientów Jednostki rozpatrywane są przez Dyrektora Instytutu. W celu określenia właściwych działań mogą być zbierane dodatkowe informacje w przedmiotowej sprawie. VII. POUFNOŚĆ Jednostka Certyfikująca gwarantuje ochronę informacji, uzyskanych podczas działań związanych z prowadzoną certyfikacją, dotyczących stosowanego systemu i funkcjonowania Organizacji. Do publicznej wiadomości podawane są informacje wyłącznie w zakresie określonym w normie PN-EN ISO/IEC 17021. Informacje są również ujawniane w przypadkach wymaganych przez prawo z jednoczesnym powiadomieniem Organizacji o treści przekazanych informacji oraz instytucjom uprawnionym, w tym PCA. Mogą być one także ujawnione stronie trzeciej na podstawie pisemnej zgody zainteresowanego. VIII. OPŁATY Opłata za proces certyfikacji uzależniona jest od liczby osób zatrudnionych w Organizacji, w obszarze objętym systemem zarządzania jakością, i określona jest w Cenniku Jednostki. IX. INFORMACJE UDOSTĘPNIANE PUBLICZNIE Do publicznej wiadomości na stronie www.icimb.pl podawane są informacje dotyczące wydanych przez Jednostkę certyfikatów łącznie ze statusem danego certyfikatu oraz na życzenie wszystkich stron zainteresowanych potwierdzana jest ważność danej certyfikacji. W przypadku skargi na Klienta Jednostki zakres informacji udostępnionej publicznie uzgadniany jest pomiędzy Organizacją a wnoszącym skargę. KONIEC ZC ICiMB Wydanie 2 z 20.01.2011r. 8/8