Załącznik do pisma okólnego Nr 1/2016 Sekretarza Miasta Poznania z dnia 25.10.2016 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA KONTROLI I. STRUKTURA ORGANIZACYJNA 1 1. Pracą Biura kieruje dyrektor. 2. Przy wykonywaniu zadań Biuro realizuje zatwierdzone procesy zgodne z normą PN-EN ISO 9001:2009. 2 Biuro składa się z następujących stanowisk pracy: 1) dyrektor; 2) stanowisko ds. kontroli; 3) stanowisko ds. obsługi sekretariatu. 3 1. Dyrektor kieruje pracownikami Biura, a w szczególności organizuje i nadzoruje wykonywanie zadań oraz reprezentuje je na zewnątrz. 2. Dyrektor sprawuje nadzór nad: 1) stanowiskiem ds. kontroli; 2) stanowiskiem ds. obsługi sekretariatu.. 4 Podczas nieobecności dyrektora jego obowiązki wynikające z zarządzeń Prezydenta Miasta Poznania oraz Regulaminu Organizacyjnego Biura wykonuje wyznaczony pracownik Biura. 1
5 Schemat struktury organizacyjnej i zasady podporządkowania poszczególnych stanowisk pracy przedstawia załącznik nr 1 do Regulaminu. II. ZAKRES DZIAŁANIA BIURA 6 Biuro Kontroli prowadzi kontrole planowe i doraźne w zakresie odrębnie ustalonym przez Prezydenta, koordynuje działania wydziałów Urzędu w zakresie kontroli zewnętrznych prowadzonych w Urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych, ustala standardy kontroli wewnętrznych realizowanych przez wydziały Urzędu, analizuje i monitoruje realizację zaleceń pokontrolnych. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli z upoważnienia Prezydenta Miasta Poznania określa odrębne zarządzenie. III. ZAKRES ZADAŃ STANOWISK PRACY 7 1. Do zadań stanowiska ds. kontroli należy: 1) przeprowadzanie kontroli zgodnie z planem kontroli albo kontroli doraźnych zgodnie z otrzymanym poleceniem; 2) udział w kontrolach przeprowadzanych przez inne wydziały zgodnie z otrzymanym poleceniem; 3) sporządzanie, gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczenie oraz archiwizowanie dokumentacji kontroli; 4) monitorowanie wykonania poleceń, zaleceń lub wniosków z wcześniejszych kontroli przeprowadzonych przez Biuro albo wydanych w wyniku kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej oraz przeprowadzanie zleconych kontroli sprawdzających; 5) zgłaszanie propozycji w zakresie objęcia kontrolą jednostek lub zagadnień; 6) udział w przygotowywaniu projektu planu kontroli Biura i projektu sprawozdania z jego realizacji; 2
7) udział w uzgadnianiu planów kontroli wydziałów oraz gromadzenie i analizowanie sprawozdań wydziałów z działalności kontrolnej; 8) udział w sporządzaniu projektu rocznej zbiorczej informacji o działalności kontrolnej prowadzonej w Urzędzie; 9) udzielanie, w zakresie określonym przez dyrektora, pomocy organom kontroli zewnętrznej w realizacji ich zadań kontrolnych; 10) udzielanie, w zakresie określonym przez dyrektora, pomocy wydziałom i jednostkom organizacyjnym Miasta w redagowaniu odpowiedzi, umotywowanych zastrzeżeń, wniosków, informacji itp. do wskazanych sprawozdań oraz projektów wystąpień pokontrolnych zewnętrznych organów kontroli; 11) gromadzenie informacji o kontrolach przeprowadzanych przez organy kontroli w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Prezydenta oraz gromadzenie protokołów i wystąpień pokontrolnych przekazanych przez organy kontroli Prezydentowi, a także czuwanie nad realizacją wniosków i zaleceń pokontrolnych; 12) sporządzanie w zakresie zleconym analiz z działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych; 13) prowadzenie i aktualizacja zestawienia ryzyk w Biurze przy pomocy dedykowanego narzędzia do zarządzania ryzykiem w Mieście; 14) realizacja innych zadań zgodnie z zapisami w kartach stanowisk pracy. 2. Do zadań stanowiska ds. obsługi sekretariatu należy: 1) realizacja zadań związanych z planowaniem i wykonaniem budżetu Biura wraz z opracowywaniem sprawozdawczości budżetowej; 2) prowadzenie całości spraw związanych z obsługą sekretariatu Biura; 3) wykonywanie czynności kancelaryjnych; 4) prowadzenie rejestru skarg i wniosków w Biurze; 5) prowadzenie ewidencji upoważnień wydanych przez Prezydenta Miasta Poznania oraz dyrektora Biura; 6) prowadzenie ewidencji mienia ruchomego w Biurze; 7) prowadzenie obsługi technicznej kontroli zewnętrznych; 8) prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na szkolenia; 9) przygotowanie poleceń wyjazdu służbowego oraz prowadzenie elektronicznego rejestru delegacji służbowych; 10) dokonywanie rezerwacji w elektronicznym systemie rezerwacji sal dla Biura; 3
11) prowadzenie spraw zaopatrzenia materiałowego Biura oraz przygotowanie zlecania napraw sprzętu; 12) prowadzenie spraw związanych ze zlecaniem zakupów publikacji fachowych; 13) bieżące sprawdzanie poczty elektronicznej kierowanej na skrzynkę internetową Biura, przekazywanie jej do właściwych adresatów oraz monitorowanie udzielania odpowiedzi w tym zakresie; 14) udzielanie informacji interesantom; 15) protokołowanie narad i spotkań; 16) prowadzenie ewidencji zawiadomień do Rzecznika Finansów Publicznych; 17) prowadzenie ewidencji pieczęci używanych w Biurze; 18) prowadzenie rejestracji wniosków o udostępnienie informacji publicznej wpływających do Biura w Centralnym Rejestrze Wniosków o Udostępnienie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Poznania; 19) realizacja innych zadań zgodnie z zapisami w karcie stanowiska pracy. 8 Liczba etatów w Biurze została określona w załączniku nr 2 do Regulaminu. 9 Biuro prowadzi rejestry, które wymienione są w załączniku nr 3 do Regulaminu. IV. PODPISYWANIE PISM 10 1. Dyrektor Biura uprawniony jest do aprobaty i podpisywania pism, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. 2. Dyrektor Biura podpisuje dokumenty dotyczące spraw osobowych w Biurze, w zakresie niezastrzeżonym dla Prezydenta, Sekretarza i innych uprawnionych osób. 3. Uprawnienia pracowników w zakresie podpisywania pism określają karty stanowisk pracy, względnie udzielone im pełnomocnictwa lub upoważnienia. 4
V. PRZEPISY KOŃCOWE 11 1. Dla zapewnienia jednolitego oznakowania akt Biuro stosuje symbol Ko. 2. Dla rozróżnienia przygotowywanych pism przyjęto następujące symbole: 1) Ko-I stanowisko ds. kontroli; 2) Ko-II stanowisko ds. obsługi sekretariatu. 3. Adres poczty elektronicznej: ko@um.poznan.pl. 5
Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Biura Kontroli Schemat struktury organizacyjnej Biura Kontroli Prezydent Miasta Dyrektor Biura Kontroli stanowisko ds. kontroli stanowisko ds. obsługi sekretariatu
Załącznik nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego Biura Kontroli Wykaz rejestrów prowadzonych w Biurze Kontroli 1. Rejestr skarg i wniosków Ko-II.1510