Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II Dział Organizacyjno-Prawny 20-950 Lublin, Al. Racławickie 14 tel. +48 81 445 41 77; fax +48 81 445 41 78, e-mail:dop@kul.pl Znak: ROP-0101-24/14 Lublin, 12 lutego 2014 r. Zarządzenie Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 12 lutego 2014 r. w sprawie organizacji udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II Na podstawie 29 ust. 1 i ust. 3 pkt 12 Statutu KUL zarządza się, co następuje: Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Ogólne zasady i tryb udzielania zamówień publicznych oraz dokonywania zakupów na KUL określają przepisy: a) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), zwana dalej Ustawą Pzp ; b) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), zwanej dalej Ustawą o finansach publicznych ; c) ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 168 ze zm.), zwanej dalej Ustawą o odpowiedzialności ; d) ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. o szkolnictwie wyższym (tekst jedn. Dz. U. 2012, poz. 572 ze zm.) zwanej dalej Ustawą o szkolnictwie wyższym ; e) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), zwaną dalej kodeksem cywilnym ; f) Statut Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego, zwany dalej Statutem KUL. 2 1. Niniejsze zarządzenie wprowadza wewnętrzne procedury udzielania zamówień publicznych oraz dokonywania zakupów ze wszystkich źródeł finansowania, którymi dysponuje Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II z siedzibą w Lublinie, dalej cyt. jako KUL. 1
2. Zarządzenie określa: 1) zasady i tryb sporządzania Planu Zamówień Publicznych na KUL; 2) podział kompetencji w sprawach związanych z udzielaniem zamówień na KUL; 3) Regulamin udzielenia zamówień publicznych na KUL; 4) Regulamin dokonywania zakupów, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp oraz innych wyłączonych ze stosowania ustawy Pzp na KUL. 3. Ilekroć w zarządzeniu lub regulaminach jest mowa o: 1) Dysponencie środków finansowych należy przez to rozumieć osobę upoważnioną przez Rektora do dysponowania środkami finansowymi przyznanymi kierowanej przez nią jednostce organizacyjnej lub przeznaczonymi na realizację prowadzonego tematu badawczego lub projektu; 2) DZP należy przez to rozumieć Dział Zamówień Publicznych, jednostkę organizacyjną KUL, odpowiedzialną za realizację procedur o udzielenie zamówienia publicznego od momentu złożenia przez Jednostkę Realizującą wniosku o udzielenie zamówienia publicznego do zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego; 3) Jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostkę administracyjną, jednostkę wydziałową, organizację studencką i doktorancką oraz inną jednostkę organizacyjną działającą na KUL, powołaną zgodnie z regulacjami wewnętrznymi i Statutem KUL; 4) Jednostce realizującej należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną realizującą konkretną grupę dostaw, usług lub robót budowlanych, powołaną do tej funkcji odrębnym zarządzeniem Rektora, upoważnioną i zobowiązaną do wykonywania czynności określonych w zarządzeniu i regulaminach; 5) Kierowniku Zamawiającego należy przez to rozumieć Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II; 6) Osobie upoważnionej należy przez to rozumieć osobę, która na mocy udzielonego przez Kierownika Zamawiającego pisemnego pełnomocnictwa, otrzymała stosowne upoważnienie do działania we wskazanym zakresie; 7) Planie Zamówień Publicznych należy przez to rozumieć sporządzony na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu roczny plan zamówień publicznych i zakupów realizowanych na potrzeby KUL; 8) SIWZ należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia sporządzoną zgodnie z wymaganiami przepisów ustawy Pzp; 9) Wniosek o dokonanie zakupu wniosek o dokonanie zakupu dostaw, usług i/lub robót budowlanych stosowany do zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp na podstawie innych przepisów, składany do właściwej rzeczowo Jednostki Realizującej. 2
10) Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego wniosek na podstawie którego wszczynane jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, składany przez właściwe rzeczowo Jednostki Realizujące do Działu Zamówień Publicznych. 11) Wnioskodawcy należy przez to rozumieć dysponenta środków lub osobę przez niego upoważnioną do złożenia wniosku o dokonanie zakupu do Jednostki Realizującej lub wniosku o udzielenie zamówienia publicznego do DZP; 12) Zakupach należy przez to rozumieć zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp; 13) Zamówieniach należy przez to rozumieć zamówienia publiczne realizowane przez KUL na dostawy, usługi lub roboty budowlane, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wymienionej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, niezależnie od obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp i rodzaju prowadzonej procedury; 14) Zapotrzebowaniu zbiorczym należy przez to rozumieć opracowane przez Jednostkę Realizującą zestawienie dostaw, usług i robót budowlanych, zawierające pogrupowane i zliczone zapotrzebowania złożone przez jednostki organizacyjne. 3 1. Zamówienia wyłączone ze stosowania ustawy Pzp, zawarte w art. 4 Pzp, wymagają złożenia wniosku do dokonanie zakupu. W szczególności są to: 1) Zamówienia realizowane na podstawie art. 4 pkt 3) ustawy Pzp zamówienia, których przedmiotem są: a) usługi arbitrażowe lub pojednawcze, b) usługi Narodowego Banku Polskiego, c) usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego lub których rezultaty nie stanowią wyłącznie jego własności, d) nabycie, przygotowanie, produkcja lub koprodukcja materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub Internecie, e) zakup czasu antenowego, f) nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu, g) usługi finansowe związane z emisją, sprzedażą, kupnem lub transferem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych, w szczególności związane z transakcjami mającymi na celu uzyskanie dla zamawiającego środków pieniężnych lub kapitału, 3
h) dostawy uprawnień do emisji do powietrza gazów cieplarnianych i innych substancji, jednostek poświadczonej redukcji emisji oraz jednostek redukcji emisji, w rozumieniu przepisów o handlu uprawnieniami do emisji do powietrza gazów cieplarnianych i innych substancji, i) usługi Banku Gospodarstwa Krajowego w zakresie bankowej obsługi jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, z wyłączeniem jednostek samorządu terytorialnego; 2) Zamówienia i konkursy realizowane na postawie art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości określonej tam kwoty; 3) Nabywania dostaw, usług lub robót budowlanych od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego realizowane na podstawie art. 4 pkt 11) ustawy Pzp; 2. Niniejsze zarządzenie nie dotyczy: 1) kosztów poniesionych w ramach delegacji służbowej wymienionych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167) oraz drobnych wydatków ponoszonych podczas delegacji, w szczególności: usługi kserograficzne, skanowania, mikrofilmowania, opłaty za transport w miejscu delegacji. 2) opłat za udział w konferencjach, sympozjach, zjazdach, szkoleniach i kursach indywidualnych; 3) opłat za publikacje w czasopismach naukowych, specjalistycznych i innych publikacjach naukowych; 4) składek członkowskich w towarzystwach i stowarzyszeniach naukowych, instytucjach i organizacjach krajowych i zagranicznych; 5) honorariów za recenzje i inne czynności w przewodach doktorskich i habilitacyjnych oraz honorariów za recenzje publikacji naukowych i opracowania naukowe; 6) opłat skarbowych; 7) opłat sądowych; 3. W przypadkach wymienionych powyżej, nie jest wymagane złożenie wniosku o dokonanie zakupu, a uprzednie uzyskanie pisemnego potwierdzenia posiadania środków finansowych przez Dysponenta środków finansowych. Rozdział II Plan Zamówień Publicznych 4 1. Plan zamówień publicznych KUL na następny rok kalendarzowy sporządza Kierownik DZP lub osoba przez niego upoważniona na podstawie zbiorczych zapotrzebowań opracowanych przez Jednostki Realizujące do 15 grudnia roku poprzedniego. 4
2. W terminie do dnia 10 czerwca każdego roku Dysponenci środków finansowych składają do odpowiedniej Jednostki Realizującej (Dział Spraw Pracowniczych) zapotrzebowania na usługi edukacyjne i szkoleniowe w zakresie dydaktyki oraz zapotrzebowania w zakresie innych usług np. organizacja konferencji, wykonywanie prac o charakterze administracyjnym, itp. Szczegółowy wzór formularza i sposób w jaki ma zostać złożone zapotrzebowanie określać będzie coroczny komunikat Rektora lub osoby przez niego upoważnionej umieszczony na stronie internetowej KUL najpóźniej do dnia 10 maja każdego roku. 3. W terminie do dnia 15 listopada każdego roku Dysponenci środków finansowych składają do odpowiednich Jednostek Realizujących zapotrzebowania inne niż te o których mowa w ust. 2. Szczegółowy wzór formularza i sposób w jaki ma zostać złożone zapotrzebowanie określać będzie coroczny komunikat Rektora lub osoby przez niego upoważnionej umieszczony na stronie internetowej Uniwersytetu najpóźniej do dnia 15 października każdego roku. 4. Jednostki Realizujące składają opracowane zbiorcze zapotrzebowania w formie określonej w komunikacie, o którym mowa w ust. 3, do dnia 30 listopada każdego roku. Zbiorcze zapotrzebowanie musi zawierać co najmniej informacje wskazane we wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 5. Za terminowe i rzetelne sporządzenie zbiorczego zapotrzebowania opracowanego przez daną Jednostkę Realizującą odpowiada jej Kierownik. 6. Zamówienia, których termin realizacji przekracza jeden rok, wykazywane są w planie zamówień publicznych KUL w roku, w którym następuje rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 7. W odniesieniu do dostaw i usług przewidzianych do realizacji w ramach sukcesywnych umów, Jednostki Realizujące wykorzystują w celu sporządzenia zbiorczych zapotrzebowań, informacje dotyczące wartości udzielanych zamówień w roku ubiegłym z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych dostaw i usług oraz prognozowanego na kolejny rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych. 8. Kierownik DZP przedkłada projekt planu zamówień publicznych do zaopiniowania Kwestorowi KUL i Dyrektorowi Administracyjnemu KUL. 9. Po otrzymaniu pozytywnej opinii Kierownik DZP przedkłada zaopiniowany plan zamówień publicznych do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego - Rektorowi KUL lub osobie przez niego upoważnionej do dnia 31 grudnia roku poprzedniego. 10. Zatwierdzony plan zamówień publicznych podawany jest do wiadomości wszystkich jednostek organizacyjnych oraz umieszczany jest na stronie internetowej DZP KUL. 11. Zmiany planu zamówień publicznych są możliwe jedynie w przypadkach uzasadnionych koniecznością realizacji zadań, których nie można było przewidzieć w momencie sporządzaniu planu, po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Kierownika Zamawiającego Rektora KUL lub osoby przez niego upoważnionej. Ustęp 7 10 stosuje się odpowiednio. 5
12. Plan zamówień publicznych nie jest planem wydatków. Rozdział III Dział Zamówień Publicznych 5 1. DZP koordynuje i nadzoruje udzielanie zamówień publicznych oraz dokonywanie zakupów na KUL. Prowadzi działania służące zapewnieniu prawidłowego i jednolitego stosowania przepisów ustawy Pzp oraz kontroluje działania dotyczące funkcjonowania systemu zamówień publicznych na KUL i stosowania zapisów Regulaminów stanowiących załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wszystkie pisma i dokumenty dotyczące zamówień publicznych, kierowane do organów władzy publicznej oraz innych instytucji przez osoby reprezentujące KUL, powinny zostać parafowane przez Kierownika DZP. 3. W przypadku wątpliwości dotyczących udzielania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp zgodnie z jej przepisami, DZP na prośbę Kierownika Jednostki Realizującej może wydać opinię w przedmiotowym zakresie, jeżeli uzna że jest ona niezbędna. Decyzję o konieczności wydania takiej opinii i jej treści podejmuje Kierownik DZP. 4. Do zakresu działania Działu Zamówień Publicznych należy w szczególności: a) sporządzanie corocznego projektu Planu zamówień publicznych; b) przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane w zakresie uregulowanym przepisami prawa i odpowiednimi regulacjami wewnętrznymi, gdzie w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest do obsługi formalno-prawnej poprzez: - opracowywanie niezbędnej dokumentacji przetargowej; - dokonywanie wszelkich ogłoszeń wymaganych przepisami ustawy Pzp; - udzielanie wyjaśnień i przygotowywanie projektów odpowiedzi na złożone przez wykonawców zapytania do SIWZ; - uczestniczenie w pracach komisji przetargowych; - sporządzanie protokołów z poszczególnych etapów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; - współpraca z Jednostkami Realizującymi we wszystkich fazach udzielania zamówienia publicznego; c) inicjowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wspólnych dla wszystkich jednostek organizacyjnych na podstawie zgłoszonych planów, składanych wniosków i aktualnych potrzeb KUL; 6
d) prowadzenie rejestru zamówień publicznych; e) udział w postępowaniach odwoławczych; f) prowadzenie, gromadzenie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji związanej z przeprowadzonymi postępowaniami do czasu przekazania jej do Archiwum Uniwersyteckiego; g) przygotowywanie projektów dokumentów do właściwych władz i urzędów w sprawie obniżenia podatku VAT w zakresie przeprowadzanych procedur, na prośbę Jednostki Realizującej; h) przygotowywanie projektów dokumentów wewnętrznych w zakresie zamówień publicznych; i) przygotowywanie informacji i wyjaśnień dla organów prowadzących kontrole przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówienia publicznego w zakresie postępowań przez niego prowadzonych; j) sporządzanie pisemnych wniosków skierowanych do Działu Finansowego KUL dotyczących zwrotu wadium i/lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy; 5. DZP sporządza coroczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych i dokonanych zamówieniach, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp, według wzoru zawartego w obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów i przedkłada je do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego lub osobie przez niego upoważnionej. Rozdział IV Zadania jednostek uczestniczących w procesie udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów 6 1. Do zadań Jednostek organizacyjnych w procesie udzielania zamówień publicznych lub dokonywania zakupów w szczególności należy: a) sporządzanie zestawienia swoich potrzeb w terminie określonym komunikatem Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej, o którym mowa w 3 ust. 2 i ust. 3, w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych wraz z podaniem nazwy i kodu CPV oraz ustaleniem ich wartości; b) szczegółowe określanie przedmiotu zamówienia i innych istotnych elementów zamówienia lub zakupu; c) prawidłowe określenie źródła finansowania danego zamówienia lub zakupu wraz z podaniem jednoznacznie kodu i nazwy centrum budżetowego, z którego ma być sfinansowane dane zamówienie lub zakup; d) ścisła współpraca z Jednostką Realizującą w zakresie określenia optymalnych wymagań technicznych, eksploatacyjnych i innych dotyczących przedmiotu zamówienia lub zakupu. 7
e) w przypadku utraty zasadności dokonania zakupu lub udzielenia zamówienia należy zgłosić do Jednostki Realizującej zaistniały fakt w terminie 7 dni od powzięcia informacji o braku konieczności udzielenia zamówienia lub dokonania zakupu w celu anulowania złożonego zapotrzebowania. 2. Do zadań Jednostek Realizujących należy, w szczególności: a) opracowanie zbiorczych zapotrzebowań poszczególnych dostaw, usług i robót budowlanych na podstawie złożonych zapotrzebowań; b) współpraca z DZP w tworzeniu Planu zamówień publicznych oraz przy prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego lub dokonanie zakupu; c) przygotowywanie i przedłożenie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 29 ustawy Pzp, a także, w przypadku zaistnienia takiej konieczności, zapisów umownych niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia; d) dokonywanie szacowania wartości przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 32-35 ustawy Pzp w oparciu o przygotowany opis przedmiotu zamówienia; e) terminowe, prawidłowe i rzetelne przygotowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego lub dokonanie zakupu; f) realizowanie zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp; g) prowadzenie Rejestru wniosków o udzielenie zamówienia publicznego i wniosków o dokonanie zakupów; h) sporządzanie kwartalnych sprawozdań ze zrealizowanych zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp i przekazywania ich do ostatniego dnia kwartału do Działu Zamówień Publicznych według wzoru ustalonego przez DZP; i) realizowanie zawartych na potrzeby danej Jednostki Realizującej umów oraz prawidłowe i terminowe opisywanie, rejestrowanie w systemie bazy S4A, a także rozliczanie faktur lub rachunków, wpływających na podstawie danej umowy; j) w terminie 14 dni od dnia wygaśnięcia umowy, pisemne potwierdzenie prawidłowego i należytego wykonania umowy, lub też informacja o nienależytym jej wykonywaniu i ewentualnie liczbie przesłanych w tym zakresie reklamacji; k) kontrolowanie prawidłowego szacowania przedmiotu zamówienia w obrębie przypisanych dostaw, usług i robót budowlanych w skali roku oraz monitorowanie wysokości kwot zamówienia w stosunku do kwot wskazanych w ustawie Pzp, w szczególności w art. 8 pkt 4) Pzp; l) przestrzeganie, żeby realizowane zamówienia i zakupy były dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 8
ł) w przypadku utraty zasadności dokonania zakupu lub udzielenia zamówienia publicznego, zgłoszenie do DZP zaistniałego faktu w terminie 7 dni od powzięcia informacji o braku konieczności dokonania zakupu w celu anulowania złożonego wniosku. 3. Za prawidłową realizację czynności wymienionych w ust. 2 odpowiada Kierownik właściwej jednostki realizującej. Rozdział V Przepisy przejściowe i końcowe 7 Traci moc zarządzenie Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 12 października 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II (ROP-101-191/12). 8 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2014 r. Załącznik nr 1 Zapotrzebowanie zbiorcze; Załącznik nr 2 Regulamin udzielania zamówień publicznych na KUL; Załącznik nr 3 Regulamin dokonywania zakupów. 9
Załącznik nr 1 do zarządzenia Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 12 lutego 2014 r. w sprawie organizacji udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II (ROP-0101-24/14) ZAPOTRZEBOWANIE ZBIORCZE (ZGŁOSZENIE DO PLANU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NA ROK...) Nazwa jednostki organizacyjnej... (właściwa rzeczowo jednostka realizująca) Lp. Nazwa przedmiotu zamówienia Rodzaj zamówienia (usługa/dostawa/ robota budowlana)* Kod według Wspólnego Słownika Zamówień CPV wg 00000000-0 Wartość szacunkowa zamówienia netto w PLN Wartość szacunkowa zamówienia netto w EURO Czy postępowanie podlega ustawie Pzp (tak/nie)** Postulowany termin wszczęcia postępowania Wielkość środków przewidzianych w planie finansowym (brutto) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 * Wpisać właściwe. ** Jeśli nie podać podstawę prawną Uwagi Opracował:... (imię i nazwisko, dane kontaktowe: tel. i e-mail) ZATWIERDZAM... (data i podpis Kierownika Jednostki Realizującej 10
składającej zgłoszenie) 11
Załącznik nr 2 do zarządzenia Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 12 lutego 2014 r. w sprawie organizacji udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II (ROP-0101-24/14) REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NA KATOLICKIM UNIWERSYTECIE LUBELSKIM JANA PAWŁA II Z SIEDZIBĄ W LUBLINIE 1 Regulamin udzielania zamówień publicznych, zwany dalej Regulaminem określa organizację postępowania dotyczącego udzielania zamówień publicznych na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II z siedzibą w Lublinie, zwanego dalej KUL. 2 1. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na KUL prowadzone są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) oraz w odpowiednim zakresie - ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) i innych przepisów szczegółowych. 2. Sposób przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zapewnia zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 3. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada Kierownik Zamawiającego oraz inne osoby w zakresie, w jakim powierzył im on wykonanie czynności w ramach prowadzonego postępowania. 4. Kierownikiem Zamawiającego na KUL jest Rektor, który może upoważnić inne osoby do wykonywania całości lub części zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Osoby upoważnione ponoszą odpowiedzialność za działania lub zaniechania w zakresie udzielonego upoważnienia. 3 1. Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, objętego Planem Zamówień Publicznych, DZP podejmuje na pisemny wniosek właściwej rzeczowo Jednostki Realizującej złożony w terminie wskazanym w planie wzór wniosku o udzielenie zamówienia publicznego stanowi załącznik A do niniejszego Regulaminu. 2. Do wniosku o udzielenie zamówienia publicznego powinny być dołączone również następujące dokumenty: a) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia pozwalający na przeprowadzenie właściwej procedury przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą 12
dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. Nie można opisywać przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia ani w żaden inny sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję; oraz b) notatkę z szacowania wartości przedmiotu zamówienia z zachowaniem wymagań określonych w ustawie Pzp szacowanie wartości przedmiotu zamówienia należy ustalić z należytą starannością, jest to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług. Jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, szacowania wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż trzy miesiące przed wszczęciem postępowania, a w przypadku robót budowlanych - nie wcześniej niż sześć miesięcy, przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Należy dokonać zmiany wartości zamówienia przed wszczęciem postępowania, w sytuacji, gdy po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie. 3. Przed skierowaniem wniosku o udzielenie zamówienia publicznego do DZP Jednostka Realizująca zobowiązana jest do uzyskania potwierdzenia zabezpieczenia środków niezbędnych na sfinansowanie zamówienia przez Kwestora KUL lub Jego Zastępcę oraz uzyskania parafy Kierownika Działu Obsługi Badań i Projektów Naukowych lub osobę przez niego upoważnioną (w przypadku źródła finansowania zakupu ze środków przeznaczonych na badania naukowe i granty badawcze). 4. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego powinien zostać złożony do DZP w terminie nie później niż 3 miesiące przed dniem planowanego wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 5. DZP weryfikuje złożony wniosek o udzielenie zamówienia publicznego pod względem formalnym i sprawdza jego kompletność i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wniosku złożonego poprawnie DZP: a) dokonuje jego rejestracji w odpowiednim systemie; b) opiniuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego określając proponowany tryb postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; c) przekazuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego do zatwierdzenia przez Kierownika Zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną. 6. W przypadku niezachowania warunków formalnych lub innych stwierdzonych braków, dotyczących wniosku lub załączonych do niego dokumentów, w szczególności zagrożenia dla prawidłowej realizacji celu prowadzonego postępowania, Kierownik DZP zwraca wniosek do właściwej jednostki i wyznacza Jednostce Realizującej termin do poprawienia lub uzupełnienia wniosku, pod rygorem odmowy nadania wnioskowi dalszego biegu. 13
4 Kierownik Zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona podejmuje decyzję co do zatwierdzenia lub niezatwierdzenia wniosku do realizacji. 5 1. DZP informuje jednostkę o zatwierdzeniu wniosku do realizacji, podając przy tym numer, jaki nadano sprawie w rejestrze postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Nadany numer z rejestru postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, poprzedzony symbolem Jednolitego Wykazu Akt KUL, jest jednocześnie numerem wszystkich dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie danego zamówienia. 3. Rejestr postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. 6 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia obejmuje całokształt czynności przewidzianych ustawą Pzp wraz z uwzględnieniem wnoszonych środków odwoławczych. W szczególności prowadzone postępowanie obejmuje: 1) sporządzanie dokumentów niezbędnych do ogłoszenia lub zaproszenia do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, 2) prowadzenie przewidzianej ustawą dokumentacji czynności postępowania, 3) dokonywanie oceny złożonych ofert, 4) proponowanie wyboru najkorzystniejszej oferty, 5) prowadzenie negocjacji przy zamówieniu realizowanym w trybie nakazującym ich prowadzenie, 6) czynności w zakresie wniesionych w postępowaniu środków odwoławczych, 7) podpisanie umowy. 2. We wszystkich czynnościach związanych z udzielaniem zamówień publicznych Zamawiającego reprezentuje Kierownik Zamawiających lub osoba przez niego upoważniona. 7 1. Kierownik Zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona powołuje komisję przetargową, powierzając jej czynności przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Komisja przetargowa pracuje na podstawie zarządzenia o powołaniu komisji przetargowej. 2. W skład komisji powołuje się pracowników, których wiedza i kwalifikacje pozwalają na prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. W skład komisji przetargowej wchodzą w szczególności: 14
1) kierownik właściwej rzeczowo jednostki realizującej, a w razie braku możliwości pełnienia funkcji, wyznaczony pracownik właściwej rzeczowo jednostki realizującej jako przewodniczący komisji przetargowej; 2) pracownik właściwej rzeczowo jednostki realizującej, posiadający odpowiednią wiedzę merytoryczną w zakresie przedmiotu zamówienia jako członek komisji przetargowej; 3) pracownik DZP jako sekretarz komisji przetargowej. 4. Przewodniczący komisji przetargowej organizuje jej pracę, w szczególności zwołuje i prowadzi posiedzenia komisji. 5. DZP odpowiada za zgodność działania komisji przetargowej z ustawą Pzp w szczególności poprzez udział sekretarza w pracach komisji. 8 1. Za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, odpowiada sekretarz komisji przetargowej. 2. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządza się zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy Pzp oraz właściwych aktów wykonawczych. 3. Z posiedzeń komisji przetargowej, niezależnie od obowiązku określonego w ust. 2, sporządza się pisemne protokoły informujące o przebiegu posiedzenia i podjętych ustaleniach. Do protokołu dołącza się podpisaną listę obecności osób biorących udział w posiedzeniu. 4. Dokumentację zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia, do czasu jej przekazania do archiwum KUL, przechowuje DZP. 9 1. Zadania w zakresie przechowywania wadiów oraz zabezpieczeń należytego wykonania umów, wnoszonych zgodnie z przepisami ustawy Pzp, realizuje Dział Finansowy, we współpracy z DZP. 2. Dział Finansowy dokonuje zwrotu wniesionych wadiów na pisemny wniosek DZP, zatwierdzony przez Kwestora oraz Kierownika Zamawiającego lub osoby przez nich upoważnione. 3. Zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy dokonuje Dział Finansowy na pisemny wniosek DZP, sporządzony po otrzymaniu pisemnej informacji od Kierownika właściwej Jednostki Realizującej, potwierdzającej należyte wykonanie umowy, z uwzględnieniem okresów rękojmi i gwarancji. Powyższy wniosek DZP powinien zostać zatwierdzony przez Kwestora oraz Kierownika Zamawiającego lub osoby przez nich upoważnione. 10 1. Cała dokumentacja prowadzonego postępowania, a w szczególności SIWZ wraz ze wzorem umowy o udzielenie zamówienia publicznego, a także istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, lub ogólne warunki umowy, przed ich ostatecznym 15
zatwierdzeniem przez Kierownika Zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną, wymagają parafowania przez Kierownika DZP, Kwestora KUL lub jego Zastępcy oraz Radcę Prawnego. Niniejszy ustęp stosuje się odpowiednio w razie modyfikacji SIWZ w toku postępowania. 2. W postępowaniach, w których prowadzone są negocjacje dotyczące treści umowy o udzielenie zamówienia publicznego, uzyskanie parafy Kierownika DZP, Kwestora KUL lub Jego Zastępcy oraz Radcy Prawnego, wymagane jest przed zatwierdzeniem wyniku postępowania. 3. Zawarta umowa podlega rejestracji w rejestrze umów bazy S4A i zostaje do niej wprowadzona w formie skanu. 4. Informacja o zawartej umowie, zostaje przekazana do właściwej rzeczowo Jednostki Realizującej odpowiedzialnej za daną grupę zamówień oraz do Kwestora KUL. 11 1. Przy udzielaniu zamówień finansowanych ze środków Unii Europejskiej lub innych funduszy (zagranicznych i krajowych), dla których ustalone zostały wytyczne dotyczące sposobu udzielania zamówień publicznych oraz kwalifikowalności wydatków w ramach danego programu czy umowy, należy stosować ustalone wytyczne oraz postanowienia umowy o dofinansowanie, jeżeli ich postanowienia są bardziej restrykcyjne od postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie. 2. W zakresie wydatków o których mowa w ust. 1, Kierownik właściwej jednostki zobowiązany jest do poinformowania DZP o planowanych zamówieniach, w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. 16
Załącznik A do Regulaminu udzielania zamówień publicznych na KUL Data wpływu wniosku... Nr sprawy... Nazwa odpowiedzialnej jednostki realizującej... Osoba do kontaktu... Telefon oraz e-mail... WNIOSEK O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Nazwa i opis przedmiotu zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana* (przedmiot zamówienia określa jednostka realizująca, opis powinien być przygotowany w sposób nie ograniczający uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zgodnie z art. 29, art. 30, art. 31 ustawy Pzp). Do wniosku ma być dołączony szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (np. opis wymaganych parametrów technicznych, wykazy asortymentu, itp.):...... Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za dokonanie opisu przedmiotu zamówienia:... 2. Nazwa i Kod Wspólnego słownika zamówień (CPV): Nr nazwa 3. Wartość szacunkowa zamówienia została obliczona zgodnie z notatką służbową z szacowania wartości zamówienia w dostawach/usługach/robotach budowlanych,* stanowiącą załącznik nr do wniosku. Wartość szacunkowa zamówienia wynosi: wartość netto:... zł stawka VAT:...% wartość brutto:... zł Wartość zamówienia netto w przeliczeniu na euro wynosi:... euro netto Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za dokonanie szacowania wartości przedmiotu zamówienia:... Data określenia wartości szacunkowej... 4. Zamówienie w planie zamówień publicznych:... Nr pozycji w planie zamówień publicznych:... 5. Osoby proponowane do składu komisji przetargowej: (minimum dwie w tym jedna, jako przewodniczący komisji przetargowej)... 6. Termin realizacji zamówienia:... (podać w dniach, tygodniach, miesiącach należy pamiętać, że termin nie może być krótszy niż 3 m-ce licząc od dnia ogłoszenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) 17
7. Źródło finansowania zamówienia (wraz z podaniem nazwy i kodu centrum budżetowego) :...... Lublin, dnia...... (Podpis i pieczątka Kierownika Jednostki Realizującej) 8. Opinia Kwestora, dotycząca posiadania środków finansowych wystarczających do zrealizowania wniosku oraz parafka Kierownika Sekcji Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych Działu Obsługi Badań i Rozwoju Uniwersytetu lub osoby przez niego upoważnionej (w przypadku źródła finansowania zakupu ze środków przeznaczonych na badania naukowe i granty badawcze):...... Lublin, dnia...... (Podpis i pieczątka Kwestora lub jego Zastępcy) 9. Wybór trybu udzielenia zamówienia (Dział Zamówień Publicznych):...... Lublin, dnia......... (Podpis i pieczątka Kierownika Działu Zamówień Publicznych lub upoważnionego pracownika) DECYZJA po zapoznaniu się z powyższym: zatwierdzam* * do realizacji wniosek/-u o udzielenie zamówienia publicznego. Lublin, dnia...... (Podpis i pieczątka Rektora KUL lub osoby przez niego upoważnionej) Zarejestrowano w rejestrze postępowań o udzielenie zamówienia publicznego pod nr... dnia:...... (Podpis i pieczątka) Wykaz załączników: 1) notatka służbowa z szacowania wartości; 2) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 18
Załącznik nr 3 do zarządzenia Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 12 lutego 2014 r. w sprawie organizacji udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II (ROP-0101-24/14) REGULAMIN DOKONYWANIA ZAKUPÓW NA KATOLICKIM UNIWERSYTECIE LUBELSKIM JANA PAWŁA II Z SIEDZIBĄ W LUBLINIE 1 Regulamin dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II z siedzibą w Lublinie, zwany dalej Regulaminem zakupów określa organizację postępowania dotyczącego dokonywania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II z siedzibą w Lublinie, zwanego dalej KUL. 2 1. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na KUL prowadzone są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) oraz w odpowiednim zakresie - ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) i innych przepisów szczegółowych. 2. W toku postępowania o dokonanie zakupu przestrzega się zasad uczciwej konkurencji. 3. Zakupu dokonuje się na podstawie udokumentowanego rozeznania rynku, w sposób określony w 5 ust. 3 Regulaminu. 3 Ustalenie wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia, następuje ze szczególnym uwzględnieniem zakazu dzielenia zamówienia oraz celowego zaniżania jego wartości celem uniknięcia stosowania ustawy Pzp oraz z uwzględnieniem tożsamości podmiotowej, przedmiotowej, czasowej i funkcjonalnej w zakresie możliwości wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. 4 1. Postępowanie dotyczące zakupu wszczyna się na pisemny wniosek Wnioskodawcy, złożony do właściwej rzeczowo Jednostki Realizującej w terminie min. na 14 dni przed terminem planowanego zakupu (wzór wniosku o dokonanie zakupu stanowi załącznik nr I do niniejszego Regulaminu). 2. Jednostka Realizująca opiniuje złożony wniosek o dokonanie zakupu oraz odpowiada za sprawdzenie, czy zakup może być dokonany na podstawie niniejszego Regulaminu, zgodnie z zasadami określania przedmiotu i wartości szacunkowej zamówienia, wynikającymi z ustawy Pzp. 19
3. W przypadku niezachowania warunków formalnych lub innych stwierdzonych niezgodności, w szczególności z przepisami prawa w zakresie złożonego wniosku lub załączonych do niego dokumentów, kierownik jednostki realizującej zwraca dokument Wnioskodawcy. 4. Przed przekazaniem wniosku do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego lub osobie przez niego upoważnionej, Wnioskodawca zobowiązany jest do uzyskania potwierdzenia zabezpieczenia środków niezbędnych na sfinansowanie zamówienia przez Kwestora KUL lub Jego Zastępcę oraz parafy Kierownika Sekcji Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych Działu Obsługi Badań i Rozwoju Uniwersytetu lub osoby przez niego upoważnionej (w przypadku źródła finansowania zakupu ze środków przeznaczonych na badania naukowe i granty badawcze). 5. Jednostka realizująca przekazuje wniosek o dokonanie zakupu do Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej w terminie 2 dni od daty jego wpłynięcia. 6. Kierownik Zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona zatwierdza wniosek o dokonanie zakupu do realizacji, bądź odmawia udzielenia zgody na dokonanie zakupu. 7. Wnioski ewidencjonuje się w Rejestrze wniosków i zakupów, który jest prowadzony przez każdą Jednostkę Realizującą. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej, zgodnie ze wzorem przekazanym przez DZP. 8. Udzielona zgoda na dokonanie zakupu zgodnie z niniejszym Regulaminem dokonywania zakupów obowiązuje przez okres 60 dni od dnia jej udzielenia. Oznacza to, że zakup powinien być zrealizowany w ww. terminie, przy czym decydującą datą jest data zawarcia umowy jeżeli jest wymagana lub data sprzedaży wskazana na dokumencie finansowym (fakturze, rachunku) podpisanym przez obydwie strony. W przypadku zakupów realizowanych sukcesywnie, decydującą datą jest termin zawarcia umowy. Jeżeli zakup nie został zrealizowany w powyższym terminie, konieczne jest ponowne zwrócenie się do Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej, o wyrażenie zgody na wydatkowanie posiadanych środków publicznych zgodnie z niniejszym Regulaminem. 9. Udzielona zgoda na dokonanie zakupu wygasa również w przypadku wyczerpania kwoty, na którą wniosek o dokonanie zakupu został zatwierdzony. 5 1. Wybór wykonawcy następuje poprzez pisemne, telefoniczne, e mail, fax - em lub zamieszczone na stronie internetowej zapytanie ofertowe skierowane do min. 3 potencjalnych Wykonawców. 2. Treść zapytania ofertowego powinna być identyczna dla każdego zaproszonego Wykonawcy i powinna zawierać co najmniej szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, istotne warunki jego realizacji, termin realizacji oraz termin przewidziany na składanie ofert, a w przypadku zawierania umowy także jej wzór. 3. Z czynności wyboru Jednostka Realizująca sporządza protokół, zawierający porównanie ofert i uzasadnienie wyboru oferty uznanej za najkorzystniejszą. Protokół sporządza się według wzoru 20
stanowiącego załącznik nr II do niniejszego Regulaminu. Protokół zatwierdza Kierownik Jednostki Realizującej lub osoba przez niego upoważniona, a w przypadku wydatków ponoszonych w ramach projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z UE Kierownik Projektu. 6 1. W przypadku zakupów, których wartość w danej grupie dostaw, usług lub robót budowlanych skali roku przekracza 4.000 PLN, oraz bez względu na wartość, zakupów realizowanych sukcesywnie i zakupów, których realizacja powoduje konieczność szczególnego zabezpieczenia interesów KUL, wymagane jest zawarcie umowy, sporządzonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Projekt umowy przygotowywany jest przez Kierowników Jednostek Realizujących lub przez wskazanych przez niego pracowników w porozumieniu z Działem Organizacyjno - Prawnym, który dokonuje weryfikacji treści umowy pod względem formalnoprawnym. 3. Projekt umowy zawierający wszystkie istotne dla stron postanowienia, w toku prowadzonych ustaleń pomiędzy stronami, wymaga pozytywnej opinii Kwestora KUL oraz Radcy Prawnego, a ostatecznie, przed jej zawarciem, wymaga parafowania przez Kwestora KUL lub Jego Zastępcy oraz Radcy Prawnego. 4. Jednostka Realizująca dołącza do przesyłanego zapytania ofertowego projekt umowy, w celu umożliwienia zapoznania się z jej treścią potencjalnym wykonawcom. 7 Nadzór w danej Jednostce Realizującej odpowiedzialnej za daną grupę dostaw, usług i/lub robót budowlanych nad realizacją zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8) ustawy Pzp, lub zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp na podstawie innych przepisów, należy do jej Kierownika. 8 1. Jednostki Realizujące działają zgodnie z Planem Zakupów, będącym częścią składową Planu Zamówień Publicznych. 2. Kierownicy Jednostek Realizujących raz na kwartał przekazują do DZP sprawozdanie z dokonanych zakupów z podziałem na poszczególne grupy zakupów wraz z podaniem ich wartości. 9 1. Dokumenty z przeprowadzonych czynności wyboru wykonawcy jednostka realizująca ma obowiązek przechowywania przez okres 4 lat od daty dokonania zakupu, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. 2. DZP na polecenie Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej może przeprowadzić wyrywkową kontrolę zakupów, dokonanych przez poszczególne Jednostki Realizujące na podstawie postanowień niniejszego Regulaminu. Na wniosek Kierownika DZP, Jednostka 21
Realizująca zobowiązana jest przedstawić dokumenty z przeprowadzonych procedur. Stwierdzone rażące naruszenia i zaniedbania w tym zakresie będą przekazywane do wiadomości Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej. 10 1. Przy udzielaniu zamówień finansowanych ze środków Unii Europejskiej lub innych funduszy (zagranicznych i krajowych), dla których ustalone zostały wytyczne dotyczące sposobu udzielania zamówień publicznych oraz kwalifikowalności wydatków w ramach danego programu czy umowy, należy stosować ustalone wytyczne oraz postanowienia umowy o dofinansowanie, jeżeli ich postanowienia są bardziej restrykcyjne od postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie. 2. W zakresie wydatków, o których mowa w ust. 1, Kierownik właściwej jednostki zobowiązany jest do poinformowania DZP o planowanych zakupach, w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. 22
Załącznik nr I do Regulaminu dokonywania zakupów Nazwa odpowiedzialnej jednostki organizacyjnej... Osoba do kontaktu... Telefon oraz e-mail... WNIOSEK O DOKONANIE ZAKUPU Zakup dokonany na podstawie: art. 4 pkt 8) ustawy PZP innych wyłączonych ze stosowania ustawy Pzp tj.:.. (należy podać dokładne dane o wyłączeniu: art., pkt, itp.) 1. Nazwa i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (dostawa, usługa, robota budowlana*):...... Nazwa i Kod Wspólnego słownika zamówień (CPV):... Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za dokonanie opisu przedmiotu zamówienia:... 3. Kwota przeznaczona na realizację zamówienia: wartość netto:... zł + stawka VAT:...% wartość brutto:... zł 4. Termin realizacji zamówienia:... 5. Uzasadnienie dokonania zakupu:...... 6. Opinia właściwej rzeczowo jednostki realizującej zakup może być dokonany zgodnie z procedurą przewidzianą dla zamówień, których wartość nie przekracza równowartości wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp oraz innych wyłączonych ze stosowania ustawy Pzp. brak zasadności dokonania zakupu, ponieważ:...... Zamówienie znajdowało się w planie zakupów jednostki (tak/nie)... Wartość zamówienia w skali KUL... 23
Lublin, dnia......... (Podpis i pieczątka kierownika jednostki realizującej lub pracownika przez niego upoważnionego) 7. Źródło finansowania zamówienia (wraz z podaniem nazwy i kodu centrum budżetowego) Lublin, dnia......... (Podpis i pieczątka dysponenta centrum budżetowego) 8. Opinia Kwestora, dotycząca posiadania środkami finansowymi wystarczającymi do zrealizowania wniosku oraz parafka Kierownika Sekcji Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych Działu Obsługi Badań i Rozwoju Uniwersytetu lub osoby przez niego upoważnionej (w przypadku źródła finansowania zakupu ze środków przeznaczonych na badania naukowe i granty badawcze):...... Lublin, dnia...... (Podpis i pieczątka Kwestora lub Jego Zastępcy) DECYZJA po zapoznaniu się z powyższym: do realizacji wniosek/-u o dokonania zakupu zatwierdzam* * Lublin, dnia...... (Podpis i pieczątka Rektora KUL lub osoby przez niego upoważnionej) Zarejestrowano w rejestrze wniosków i zakupów jednostki realizującej pod nr... dnia:... Udzielona zgoda na dokonanie zakupu obowiązuje przez okres 60 dni od jej udzielenia.... (Podpis i pieczątka) 24
Załącznik nr II do Regulaminu dokonywania zakupów Lublin, dnia... r.... (nazwa jednostki realizującej) Protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego dotyczącego zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II 1. Realizując zakup usługi/dostawy/roboty budowlanej polegającej na:...... (szczegółowy opis zakupu wraz z kodami CPV), przeprowadzono procedurę wyboru najkorzystniejszej oferty. 2.Wartość zakupu wynosiła... zł netto (słownie:... zł.../100) 3. Opis sposobu wyboru wykonawcy: W dniu... r. zostało skierowane zaproszenie do udziału w zapytaniu ofertowym (treść zapytania stanowi integralną część niniejszej dokumentacji) a) do następujących Wykonawców: 1) Nazwa i adres wykonawcy... 2) Nazwa i adres wykonawcy... 3) Nazwa i adres wykonawcy... w formie: telefonicznej -mailowej b) poprzez publiczne ogłoszenie na stronie internetowej. 4. W terminie do dnia... r. do godz.... otrzymano następujące oferty: 1) Nazwa i adres wykonawcy... Cena netto... Cena brutto... Inne kryteria wyboru... Uwagi... 2) Nazwa i adres wykonawcy... Cena netto... Cena brutto... Inne kryteria wyboru... 25
Uwagi... 3)Nazwa i adres wykonawcy... Cena netto... Cena brutto... Inne kryteria wyboru... Uwagi... 5. Wskazanie wykonawcy, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą i uzasadnienie wyboru:...... 6. Nie doszło do zawarcia umowy... z powodu...... Lublin, dnia...... (podpis osoby prowadzącej zapytanie ofertowe) ZATWIERDZAM... (data i podpis kierownik jednostki realizującej zakup) 26