Obsługa finansowa umów w Działaniu 1.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 DZIAŁ FINANSOWY Narodowe Centrum Badań i Rozwoju 1
ŹRÓDŁA FINANSOWANIA PROJEKTU 2
Zgodnie z ustawą o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. płatności na realizację programów operacyjnych będą - w części odpowiadającej wkładowi środków europejskich (85%) dokonywane w formie płatności. Natomiast część płatności odpowiadająca wkładowi krajowemu (15%), towarzyszącemu wkładowi środków europejskich, będzie dokonywana w formie dotacji celowej. 3
Otrzymane dofinansowanie Beneficjent będzie wydatkować i rozliczać w trybie przewidzianym dla danej formy wypłaty. Oznacza to, iż część dofinansowania otrzymana w formie dotacji celowej będzie musiała być wydatkowana i rozliczana zgodnie z przepisami właściwymi dla dotacji, a więc z uwzględnieniem przede wszystkim roczności budżetu. 4
Zasady rozliczania na koniec roku środków europejskich oraz dotacji celowej przekazywanych w formie zaliczki Dla części dofinansowania wypłaconej ze środków europejskich (85%) nie stosuje się zasad roczności budżetowania, a środki przekazane w ramach zaliczek ze środków europejskich pozostają na rachunkach beneficjentów i mogą być wydatkowane w ramach realizacji projektu w kolejnym roku kalendarzowym, z zastrzeżeniem terminu wynikającego z paragrafu 9 ust 8 umowy o dofinansowanie. 5
Zasady rozliczania na koniec roku środków europejskich oraz dotacji celowej przekazywanych w formie zaliczki: Dla części dofinansowania wypłaconej z dotacji celowej (15%) obwiązuje zasada roczności budżetu. Środki przekazane w formie zaliczek niewykorzystane do 31 grudnia należy zwrócić w terminie do 15 stycznia na wskazany przez IP rachunek bankowy. Od niezwróconych środków nalicza się odsetki określone jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia 16 stycznia. W celu ponownej wypłaty zwróconych środków należy dokonać aktualizacji harmonogramu płatności oraz złożyć wniosek o zaliczkę. 6
Płatności: 1) dotyczą wydatków finansowanych ze środków europejskich (85%); 2) obejmują tylko wydatki kwalifikowane; 3) w formie zaliczki lub refundacji; 4) nie są objęta zasadą roczności budżetu; 5) obsługę bankową płatności prowadzi BGK zgodnie z przyjętym terminarzem płatności. 7
Terminarz płatności środków europejskich Dostępny na stronie www.bgk.pl 8
Współfinansowanie: 1) część wydatków odpowiadająca wkładowi z budżetu krajowego (15%); 2) następuje w formie dotacji celowej; 3) obejmuje tylko wydatki kwalifikowane; 4) wypłacane przez instytucję z którą Beneficjent zawarł umowę albo przez BGK; 5) w formie zaliczki lub refundacji; 6) jest objęte zasadą roczności budżetu. 9
W przypadku niezłożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonych w umowie o dofinansowanie, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, będą naliczane odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub zwrotu zaliczki (z art. 189 ust. 3 ufp). 10
120-dniowy termin rozliczenia zaliczki Zgodnie paragrafem 9 umowy ust. 8, Beneficjent jest zobowiązany: - złożyć wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki w całości w terminie 120 dni od dnia jej przekazania na rachunek bankowy. 11
120-dniowy termin rozliczenia zaliczki c.d. Rozliczenie zaliczki polega na: - wykazaniu we wniosku o płatność kosztów kwalifikowalnych tj. złożeniu do IP wniosku w terminie 120 dni od dnia przekazania zaliczki (decyduje data wpływu lub data nadania wniosku) lub - zwrocie niewykorzystanych środków w terminie 120 dni od dnia przekazania zaliczki (decyduje data wpływu na rachunek IP). W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na pełną kwotę transzy zaliczki lub w ww. terminie, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach tej transzy, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego daną transzę zaliczki lub do dnia zwrotu środków. 12
Zgodnie z art. 207 ust. 1 nowej ufp, w przypadku gdy środki przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich będą wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystane z naruszeniem procedur, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, podlegają zwrotowi przez Beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków (zaliczki lub refundacji). 13
W przypadku konieczności dokonania zwrotu należy o tym fakcie poinformować Instytucję Pośredniczącą. Zwrotu można dokonać dopiero po otrzymaniu pisma z IP z informacją: - czy i od jakiej daty naliczać odsetki jak dla zaległości podatkowych; - o numerze rachunku na który należy dokonać zwrotu oraz - o terminie dokonania zwrotu. 14
WYPŁATA DOFINANSOWANIA 15
Wypłaty dofinansowania w projekcie, w wysokości określonej w umowy o dofinansowanie, przekazywane są na rachunek Beneficjenta na podstawie złożonego i zaakceptowanego wniosku o płatność w formie: 1) refundacji całości lub części poniesionych kosztów kwalifikowanych albo 2) zaliczki albo 3) w obu formach wymienionych w pkt 1 i 2. 16
Beneficjent, po spełnieniu warunków wynikających z Umowy, otrzyma od Instytucji Pośredniczącej dofinansowanie przeznaczone na realizację Projektu w podziale na badania przemysłowe oraz prace rozwojowe. Umowa o dofinansowanie określa maksymalną kwotę dofinansowania stanowiącą : % wydatków kwalifikowanych na badania przemysłowe i % wydatków kwalifikowanych na prace rozwojowe 17
REFUNDACJA Dofinansowanie wypłacane w formie refundacji całości lub części wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków własnych Beneficjenta 18
ZALICZKA Wypłata na podstawie wniosku o płatność zaliczkową 19
ZALICZKA Zgodnie paragrafem 9 umowy ust. 8: Wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki w całości Beneficjent zobowiązany jest złożyć w terminie 120 dni od dnia jej przekazania na rachunek bankowy. Rozliczenie zaliczki polega na wykazaniu we wniosku o płatność kosztów kwalifikowalnych lub na zwrocie niewykorzystanych środków. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na pełną kwotę transzy zaliczki lub w ww. terminie, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach tej transzy, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego daną transzę zaliczki. 20
ZALICZKA - założenia odrębnego oprocentowanego rachunku bankowego lub subkonta wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych (Beneficjent i Partnerzy) - wpłaty na rachunek do obsługi zaliczki mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji Pośredniczącej oraz od Płatnika - odsetki bankowe narosłe od kwot dofinansowania w formie zaliczki, przekazywanych w ciągu roku kalendarzowego na realizację Projektu, Beneficjent zobowiązany jest zwrócić w terminie do 15 stycznia roku następnego oddzielnym przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Pośredniczącą wg stanu na dzień 31 grudnia danego roku. 21
ZALICZKA Warunkiem wypłaty Beneficjentowi kolejnej transzy dofinansowania w formie zaliczki jest rozliczenie co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz. 22
ZALICZKA Wartość dofinansowania w formie zaliczki w ramach całego projektu * Wysokość najwyższej transzy zaliczki * Pierwsza płatność zaliczkowa nie może przekroczyć 50% łącznej kwoty dofinansowania
ZALICZKA Beneficjent zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia w formie weksla in blanco opatrzonego klauzulą nie na zlecenie z podpisem notarialnie poświadczonym albo złożonym w obecności osoby upoważnionej przez Instytucję Pośredniczącą, wraz z deklaracją wekslową 24
ZALICZKA W przypadku, gdy: - dofinansowanie jest przekazywane w formie zaliczki albo refundacji i zaliczki przekazywanej w jednej lub kilku transzach oraz - wartość przyznanego dofinansowania w formie zaliczki przekracza kwotę wskazaną w rozporządzeniu w sprawie zaliczek, zabezpieczenie ustanawiane jest, oprócz formy określonej w ust. 2, w jednej lub kilku z form, o których mowa w 6 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zaliczek. Koszty ustanowienia zabezpieczeń są kosztami kwalifikowanymi w kategorii O. 25
Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786) 6. 1.Zaliczka jest wypłacana beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie. 2.Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1, ustanawiane jest w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, w przypadku gdy: 1) wartość zaliczki nie przekracza 10.000.000 zł lub 2) beneficjent jest podmiotem świadczącym usługi publiczne lub usługi w ogólnym interesie gospodarczym, o których mowa w art. 93 i art. 106 ust. 2 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, lub jest jednostką badawczo-rozwojową w rozumieniu ustawy z dnia 25 lipca 1985 r. o jednostkach badawczo-rozwojowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 159, poz. 993 oraz z 2009 r. Nr 168, poz. 1323). 26
6 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786) W przypadku gdy wartość zaliczki przekracza 10.000.000 zł, zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1, ustanawiane jest w wysokości co najmniej równowartości najwyższej transzy zaliczki wynikającej z umowy o dofinansowanie, w jednej lub kilku z następujących form wybranych przez instytucję, z którą beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie: 1) pieniężnej; 2) poręczenia bankowego lub poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym; 3) gwarancji bankowej; 4) gwarancji ubezpieczeniowej; 5) poręczenia, o którym mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 oraz z 2008 r. Nr 116, poz. 730 i 732 i Nr 227, poz. 1505); 6) weksla z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej; 7) zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; 8) zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku gdy mienie objęte zastawem może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanawiany jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu; 9) przewłaszczenia rzeczy ruchomych beneficjenta na zabezpieczenie; 10) hipoteki; w przypadku gdy instytucja udzielająca dofinansowania uzna to za konieczne, hipoteka ustanawiana jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki; 11) poręczenia według prawa cywilnego. 27
ZALICZKA Beneficjent jest zobowiązany do wniesienia do Instytucji Pośredniczącej prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia w wysokości: 1) 100 % kwoty dofinansowania, o której mowa w 7 ust. 1, w przypadku zabezpieczenia określonego w ust. 2 w terminie 14 dni od dnia wejścia Umowy w życie oraz 2) 150% kwoty najwyższej transzy zaliczki, w przypadku zabezpieczenia określonego w ust. 3 w terminie do dnia złożenia wniosku o wypłatę pierwszej transzy zaliczki. 28
FAKTURY ZALICZKOWE Wydatki ponoszone na podstawie faktur zaliczkowych nie mogą być finansowane ze środków przekazanych w formie zaliczki w projekcie. 29
FAKTURY CZĘŚCIOWE Wydatki ponoszone na podstawie faktur za częściowe wykonanie usługi lub dostawę towaru, wystawionych zgodnie z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą, stanowią wydatki kwalifikowalne. 30
ZASADY ROZLICZANIA WYDATKÓW 26 stycznia 2010
Beneficjent składa do Instytucji Pośredniczącej, w terminach określonych w umowie, wniosek o płatność bez załączników dokumentujących poniesione wydatki. Dokumenty potwierdzające poniesienie wszystkich wydatków rozliczanych w danym wniosku o płatność Beneficjent przechowuje w swojej siedzibie. 32
Zgodnie z Umową o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do składania wniosków o płatność: - nie rzadziej, niż co 3 miesiące, w terminie 15 dni od dnia zakończenia trzeciego miesiąca, z zastrzeżeniem ust. 8. (począwszy od dnia podpisania umowy) 33
Wniosek o płatność będzie weryfikowany w zakresie finansowym przez pracownika Sekcji Finansowania POIG, który będzie opiekunem finansowym projektu oraz przez pracownika Sekcji Sprawozdawczości i Monitoringu w zakresie sprawozdawczym. 34
Średni czas weryfikacji wniosku o płatność: - refundacyjnego lub rozliczającego zaliczkę wynosi ok. 17 dni - zaliczkową wynosi 1 dzień. Czas od momentu akceptacji wniosku o płatność do wypłaty dofinansowania na rachunek beneficjenta wynosi ok. 11 dni. 35
Wniosek o płatność w formie papierowej musi być tożsamy z wersją elektroniczną. O tożsamości obu wersji wniosku o płatność rozstrzyga suma kontrolna musi być zgodna na wersji elektronicznej i wersji papierowej wniosku. 26 stycznia 2010
Generator wniosków o płatność jest do pobrania pod poniższym adresem: http://www.poig.gov.pl/dokumenty/wzory_doku mentow/strony/wzorydokumentow.aspx#zaklad ka=3&strona=1 26 stycznia 2010
Dodatkowo do wniosku o płatność należy dołączyć Kartę rozliczenia zadania w projekcie oraz Zestawienie dokumentów z przypisaniem do Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu (opcjonalnie). Powyższe dokumenty podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania Beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. 38
Zadanie nr dla projektu (nr) - BADANIA PRZEMYSŁOWE Lp. Nazwa zadania Podmiot odpowiedzialny Zakres/ Czas realizacji Kategorie kosztów kwalifikowalnych (zgodnie z dokumentem Katalog kosztów kwalifikowanych dla projektów składanych w konkursie w 2012 r. w ramach działania 1.4 POIG, opracowanym na podstawie par. 12 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 28 października 2010 r. w sprawie warunków i trybu udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis za pośrednictwem NCBR) Opis kosztu w ramach kategorii Kwota wydatków kwalifikowalnych wg umowy (brutto w PLN) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych bieżącym wnioskiem (brutto w PLN) Kwota wydatków kwalifikowalnych narastająco od początku projektu (brutto w PLN) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (W) Koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi osób zatrudnionych przy prowadzeniu badań przemysłowych lub prac rozwojowych Kwota dla kategorii 0,00 0,00 0,00 (A) Koszty aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących do wykonywania badań, w tym koszty amortyzacji oraz koszty odpłatnego korzystania z aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących do wykonywania badań Kwota dla kategorii 0,00 0,00 0,00 (G) Koszty gruntów i budynków, w tym koszty amortyzacji budynków Kwota dla kategorii 0,00 0,00 0,00 2. Należy wpisać nazwę zadania Należy wpisać nazwę wykonawcy zadania Należy opisać zakres zadania oraz podać czas realizacji (E) Koszty usług badawczych, wiedzy technicznej i patentów oraz usług doradczych i równorzędnych Kwota dla kategorii 0,00 0,00 0,00 (Op) Inne koszty operacyjne ponoszone bezpośrednio z realizacją projektu, w tym koszty materiałów i środków eksploatacyjnych Kwota dla kategorii 0,00 0,00 0,00 (O) Koszty ogólne ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją projektu Kwota dla kategorii 0,00 0,00 0,00 SUMA 0,00 0,00 0,00 39
Całość Podsumowanie wydatków kwalifikowalnych poniesionych na badania przemysłowe w projekcie (nr)... Lp. Kategorie kosztów kwalifikowalnych (zgodnie z dokumentem Katalog kosztów kwalifikowanych dla projektów składanych w konkursie w 2012 r. w ramach działania 1.4 POIG, opracowanym na podstawie par. 12 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 28 października 2010 r. w sprawie warunków i trybu udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis za pośrednictwem NCBR) Suma wydatków kwalifikowalnych wg umowy (brutto w PLN) Suma wydatków kwalifikowalnych objętych bieżącym wniosekm (brutto w PLN) Suma wydatków kwalifikowalnych narastająco od początku projektu (brutto w PLN) Udział procentowy (w %) 1 2 3 4 5 6 (W) Koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi osób zatrudnionych przy prowadzeniu badań przemysłowych lub prac rozwojowych 0,00 0,00 0,00 #DZIEL/0! (A) Koszty aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących do wykonywania badań, w tym koszty amortyzacji oraz koszty odpłatnego korzystania z aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących do wykonywania badań 0,00 0,00 0,00 #DZIEL/0! (G) Koszty gruntów i budynków, w tym koszty amortyzacji budynków 0,00 0,00 0,00 #DZIEL/0! (E) Koszty usług badawczych, wiedzy technicznej i patentów oraz usług doradczych i równorzędnych 0,00 0,00 0,00 #DZIEL/0! (Op) Inne koszty operacyjne ponoszone bezpośrednio z realizacją projektu, w tym koszty materiałów i środków eksploatacyjnych 0,00 0,00 0,00 #DZIEL/0! (O) Koszty ogólne ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją projektu 0,00 0,00 0,00 #DZIEL/0! SUMA 0,00 0,00 0,00 Dofinansowanie wydatków kwalifkowlanych poniesionych na badania przemysłowe objętych bieżących wnioskiem Poziom dofinansowania 0,00% Kwota dofinansowania 0,00 40
Podczas weryfikacji wniosku o płatność sprawdzeniu podlega w szczególności: - czy wydatki poniesiono zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie (w tym zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu określonym w umowie); - czy wniosek o płatność został prawidłowo wypełniony; 41
- czy poniesione wydatki są zgodne z Katalogiem wydatków kwalifikowanych, Wytycznymi krajowymi oraz Wytycznymi programowymi; - czy wydatek jest bezpośrednio związany z projektem i niezbędny do jego realizacji i został poniesiony w związku z realizacją projektu; - czy wydatki zostały poniesione w terminie kwalifikowalności wydatków, określonym w umowie o dofinansowanie, to jest czy w tym terminie została opłacona faktura. 42
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków wykazanych w każdym z zaakceptowanych wniosków o płatność będą weryfikowane w siedzibie Beneficjenta przez Instytucję Pośredniczącą lub podmiot przez nią upoważniony tj. Fundację Fundusz Współpracy. 43
Podczas weryfikacji w siedzibie Beneficjenta dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sprawdzeniu będą podlegać w szczególności następujące kwestie: - czy Beneficjent posiada wszystkie wymagane dokumenty (kopie umów, faktur, przelewów itp.); 44
- czy dokumenty zostały prawidłowo opisane; - czy prace/usługi/dostawy, w związku z realizacją których wydatek został poniesiony, zostały faktycznie wykonane (weryfikacja na podstawie dokumentów); - w przypadku kopii dokumentów czy zostały poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę. 45
W przypadku, gdy dokumentacja potwierdzająca poniesione wydatki zawiera braki lub błędy, Beneficjent, na wezwanie Instytucji Pośredniczącej, jest zobowiązany do złożenia brakujących lub poprawionych dokumentów w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. 46
Nieusunięcie przez Beneficjenta braków lub błędów w dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki, może skutkować uznaniem całości lub części wydatków za niekwalifikowane oraz: - koniecznością zwrotu dofinansowania lub - pomniejszeniem dofinansowania w ramach kolejnych wniosków o płatność o wydatki uznane za niekwalifikowane. 47
DOKUMENTOWANIE PONIESIONYCH WYDATKÓW 26 stycznia 2010
Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać wskazując następujące informacje: - nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie; - data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie; - opis związku wydatku z umową o dofinansowanie należy zaznaczyć w opisie, do którego zadania i której kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie (Harmonogram) odnosi się wydatek; 49
- informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR tj. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; - dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; - informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; - adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu). Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę. 50
Wynagrodzenia: 1. lista płac i zestawienie wynagrodzeń w projekcie (z którego wynikałaby wielkość wynagrodzeń kwalifikowanych w projekcie); 2. umowa o dzieło, umowa zlecenia wraz z protokołem odbioru wykonanych prac; 3. potwierdzenie dokonania płatności wynagrodzeń (wyciąg z rachunku bankowego); 51
4. wyciągi bankowe potwierdzające uregulowanie zobowiązań publiczno-prawnych (wobec ZUS i US) potwierdzenie dokonania zbiorczych przelewów wraz z oświadczeniem wskazującym na to, że zapłacone składki lub zaliczki dotyczą osób, których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowanym w projekcie. 52
W przypadku pracowników z którymi zostały zawarte aneksy do umów określające część etatu, która będzie przeznaczona na wykonywanie czynności związanych z realizacją Projektu, nie ma obowiązku prowadzenia kart czasu pracy. W takim przypadku zaangażowanie danego pracownika w realizację Projektu określa aneks do umowy o pracę, a rodzaj wykonywanych w Projekcie zadań wynika z zakresu obowiązków danego pracownika. 53
W przypadku osoby wykonującej czynności związane z realizacją Projektu z różnym zaangażowaniem w poszczególnych miesiącach (np. w jednym 30 h, w kolejnym 100 h) należy prowadzić karty czasu pracy, w celu określenia zaangażowania danego pracownika w realizację Projektu oraz rodzaju wykonywanych w Projekcie zadań. 54
Zakup towarów i usług: 1. faktura lub dokument księgowy o podobnej wartości dowodowej, umowa zlecenia lub umowa o dzieło; 2. potwierdzenie dokonania płatności (wyciąg z rachunku bankowego); 3. protokół odbioru wykonanych prac lub zakupionego towaru (jeśli dotyczy); 55
4. dla umowy zlecenia lub umowy o dzieło potwierdzenie uregulowania zobowiązań publiczno-prawnych wobec ZUS i US (zbiorcze przelewy i oświadczenie jak dla wynagrodzeń); 5. przy zakupie środków trwałych - dokument potwierdzający przyjęcie środka trwałego na stan (OT - przyjęcie środka trwałego). 56
Koszty ogólne: 1. informacja o stosowanym przez Beneficjenta sposobie naliczania kwalifikowanych kosztów ogólnych w projekcie; 2. faktury lub dokumenty księgowe o podobnej wartości dowodowej; 3. potwierdzenie dokonania płatności (wyciąg z rachunku bankowego). 57
JAK PRAWIDŁOWO PRZYGOTOWAĆ WNIOSEK O PŁATNOŚĆ 26 stycznia 2010
Wniosek należy przygotować w aktualnej wersji Generatora Wniosków o Płatność. Przed wypełnieniem wniosku proszę zapoznać się z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność. Nie przesyłać do IP wniosków o płatność z adnotacją Wydruk próbny (oznacza, że wniosek został nieprawidłowo wypełniony i zostanie odrzucony). 59
Wniosek o płatność zgodny z postanowieniami aktualnej umowy o dofinansowanie (w tym z Harmonogramem realizacji projektu określonym w umowie) - nie z postanowieniami aneksu, który nie został jeszcze podpisany. Płatności (zaliczki i refundacje) muszą być zgodne z określonymi w aktualnym Harmonogramie realizacji projektu (nie należy przekraczać tych kwot). 60
Karty rozliczenia zadania muszą odzwierciedlać dane z aktualnego Harmonogramu rzeczowofinansowego realizacji projektu (rodzaje wydatków kwalifikowanych oraz przypisane im kwoty). Dane z wniosku o płatność (tabela 11 - przypisanie wydatków do poszczególnych zadań i kategorii) muszą być zgodne z danymi podanymi w Kartach rozliczenia zadania. 61
Wniosek o płatność oraz dołączone do niego dokumenty należy czytelnie podpisać. Jeśli wniosek podpisuje osoba, która nie została wskazana w umowie o dofinansowanie należy przesłać upoważnienie do reprezentowania Beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych (kopia upoważnienia - potwierdzona za zgodność z oryginałem). 62
Szare pola we wniosku o płatność (np. pod tabelą 11 na wersji papierowej) wypełnia pracownik instytucji weryfikującej wniosek o płatność. W punkcie 1 wniosku ( wniosek za okres do ) należy wpisać datę zapłaty ostatniego z dokumentów księgowych wykazanych we wniosku. 63
W pkt. 2 wniosku o płatność należy: - podać nazwę Beneficjenta identyczną z nazwą w umowie (np. bez adresu); - wskazywać osoby do kontaktu, które są odpowiedzialne za przygotowanie wniosku o płatność i szybko odpowiedzą na pytania IP; - wpisywać numer rachunku bankowego w przypadku wnioskowania o zaliczkę lub refundację. 64
W pkt. 7 wniosku o płatność ( umowa ) należy uwzględniać podpisywane aneksy - każdy kolejny podpisany aneks zmienia numer umowy. Pkt. 12 wniosku należy wykazać odsetki narosłe na rachunku do obsługi zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność, ale nie pomniejszać wnioskowanych kwot. Odsetki od zaliczek nie stanowią dochodu w projekcie. 65
Pkt. 8 wniosku - oznaczenie rodzaju płatności: - zaliczkowa tylko wniosek o wypłatę zaliczki; - pośrednia refundacja lub jednoczesne rozliczenie zaliczki i wystąpienie o kolejną zaliczkę; - nie dotyczy tylko rozliczenie zaliczki, bez żadnej płatności; - końcowa - ostatni (końcowy) wniosek o płatność. 66
Tabela 11 Zestawienie dokumentów: - wydatki w kol. 5 ( nazwa towaru lub usługi ) opisywane zbyt ogólnie np.: inne drobne wydatki (jakie?), zakup aparatury (jakiej?), drobny sprzęt laboratoryjny (jaki?); - w kol. 5 należy wskazać numer zadania oraz nazwę kategorii wydatku w ramach której dany wydatek został poniesiony (zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu). 67
Faktura pro forma wraz z potwierdzeniem przekazania środków nie stanowi dowodu poniesienia wydatku kwalifikowanego i na jej podstawie nie można dokonać refundacji oraz rozliczenia przekazanej zaliczki. 68
ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW 69
Zasady kwalifikowania wydatków określają: - Katalog kosztów kwalifikowanych dla projektów składanych w konkursie w 2012 r. w ramach Działania 1.4 POIG - załącznik nr 2 do Regulaminu Przeprowadzania Konkursu; - rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 28 października 2010 r. w sprawie warunków i trybu udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis za pośrednictwem Narodowego Centrum Badań i Rozwoju; 70
Zasady kwalifikowania wydatków określają również: - Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (część ogólna Wytycznych od Rozdziału 1 do 6) - wersja z dnia 29 marca 2011 r. oraz - Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 wersja z dnia 20 kwietnia 2010 r. 71
Realizacja Projektu nie może zostać rozpoczęta przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków tj. wydatki mogą być kwalifikowane (Projekt może zostać rozpoczęty) po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie. W przypadku poniesienia jakichkolwiek wydatków przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków (dniem złożenia wniosku o dofinansowanie) wszelkie koszty w ramach Projektu zostaną uznane za niekwalifikowane. 72
Rozpoczęcie Projektu należy interpretować zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (5.3 Podrozdział 3 - Warunki kwalifikowalności wydatków w projektach realizowanych w ramach programów pomocy publicznej). 73
Kategoria W Koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, osób zatrudnionych przy prowadzeniu badań przemysłowych lub prac rozwojowych, w części w jakiej wynagrodzenia te są bezpośrednio związane z realizacją Projektu objętego pomocą (umowy o pracę i umowy cywilno-prawne z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej). 74
Kategoria A Koszty aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących do wykonywania badań oraz wartości niematerialnych i prawnych (inne niż w kategorii E) w zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji Projektu objętego pomocą. Jeżeli aparatura naukowo-badawcza i inne urządzenia nie są wykorzystywane na potrzeby realizacji Projektu objętego pomocą przez całkowity okres ich użytkowania, są to koszty amortyzacji odpowiadające okresowi realizacji badań przemysłowych lub prac rozwojowych, obliczone na podstawie przepisów o rachunkowości. Koszty wynikające z odpłatnego korzystania z aparatury naukowobadawczej i innych urządzeń służących do wykonywania badań, w zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji Projektu objętego pomocą. 75
Kategoria G Koszty gruntów i budynków, w zakresie i przez okres, w jakim są używane do realizacji Projektu objętego pomocą. W przypadku budynków są to koszty amortyzacji odpowiadające okresowi prowadzenia badań przemysłowych lub prac rozwojowych, obliczone na podstawie przepisów o rachunkowości. W przypadku gruntów są to koszty związane z przeniesieniem własności, koszty wynikające z odpłatnego korzystania z gruntów lub rzeczywiste poniesione koszty kapitałowe. 76
Kategoria G ciąg dalszy W ramach tej kategorii kwalifikowane są m.in. następujące rodzaje kosztów: - dzierżawa gruntów tylko raty dzierżawne bez części odsetkowej, - wieczyste użytkowanie gruntów tylko raty użytkowania wieczystego bez części odsetkowej, - amortyzacja budynków w przypadku, gdy wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania budynków w celu realizacji projektu. Koszt przeniesienia własności gruntu lub użytkowania wieczystego gruntu nie może przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. 77
Koszty: Kategoria E usług badawczych wykonanych na podstawie umowy, wiedzy technicznej i patentów zakupionych lub użytkowanych na podstawie licencji, uzyskanych od osób trzecich na warunkach rynkowych (wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know-how i nieopatentowanej wiedzy technicznej), usług doradczych i usług równorzędnych, wykorzystywanych wyłącznie na potrzeby realizacji Projektu objętego pomocą.. 78
Kategoria Op Inne koszty operacyjne, w tym koszty nabycia i zużycia materiałów, środków eksploatacyjnych i podobnych produktów ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją Projektu objętego pomocą (w zakresie wykonywania działalności badawczej), w tym: koszty obsługi instrumentów zabezpieczających realizację umowy oraz koszty promocji Projektu (koszty promocji według limitów: w projektach poniżej 10 milionów złotych do 3% wartości projektu, w projektach o wartości 10-30 milionów złotych do 2% wartości projektu, w projektach o wartości powyżej 30 milionów złotych do 1,5% wartości projektu). 79
Kategoria O Koszty ogólne ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją Projektu objętego pomocą (do 6% kosztów kwalifikowanych wykazanych w pozostałych kategoriach kosztów) w tym: koszty wynajmu lub utrzymania budynków, w tym: koszty wynajmu, czynszu lub amortyzacji budynków administracyjnych, koszty mediów, koszty sprzątania i ochrony pomieszczeń, koszty adaptacji pomieszczeń, koszty ubezpieczeń majątkowych, koszty utylizacji odpadów, koszty okresowej konserwacji i przeglądu urządzeń; koszty administracyjne, w tym: opłaty za media, opłaty skarbowe, opłaty pocztowe, opłaty notarialne, usługi bankowe, zakup materiałów biurowych; 80
Kategoria O ciąg dalszy koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy personelu zarządzającego oraz personelu wsparcia; inne niż koszty wynagrodzeń koszty związane z zatrudnionym personelem tj. delegacje; koszty związane z zarządzaniem projektem niezbędne do realizacji projektu. 81
Wydatkiem kwalifikowanym jest podatek VAT, który nie może zostać odzyskany przez beneficjenta, w oparciu o obowiązujące przepisy krajowe. Podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowanym tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta (art. 7 ust. 1 lit. d) rozporządzenia 1080/2006). VAT podlegający odzyskaniu w jakikolwiek sposób nie będzie uważany za kwalifikowany, nawet jeśli nie został faktycznie odzyskany przez beneficjenta, a jedynie zaistniała taka możliwość, wskazana w przepisach prawa. 82
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ 83