WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Opolski Urząd Wojewódzki Wydział Nadzoru i Kontroli 45-082 Opole, ul. Piastowska 14 skrytka pocztowa 3 NK.IV.431.7.2014.EK Opole, 27 października 2014 roku Pan Jan Książek Opolski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego ul. Wrocławska 170 45-836 OPOLE WYSTĄPIENIE POKONTROLNE 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Opolu, ul. Wrocławska 170, 45-836 Opole. 2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego: Jan Książek Opolski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego - pełni funkcję Inspektora od dnia 16 maja 2005 roku. 3. Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej: Halina Majchrzyk Naczelnik Wydziału Administracji w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Opolu; pracuje od 10 kwietnia 2006 roku. 4. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolerów: Estera Kołodziej Inspektor w Oddziale Kontroli i Skarg, Sebastian Judycki Kierownik Oddziału Kontroli i Skarg, - pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu. 5. Miejsce kontroli: Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Opolu. 6. Termin kontroli: 29 września 2014 roku. 7. Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Opolskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Opolu 1 ; b) okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2013 roku do 31 sierpnia 2014 roku 2. 8. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: I. W okresie objętym kontrolą do Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Opolu wpłynęły 2 skargi oraz 47 wniosków. Kontrolerzy ocenili sposób załatwienia: 2 skarg, 21 wniosków przekazanych do rozpatrzenia według właściwości innym organom oraz co drugi rozpatrzony przez Inspektorat wniosek razem 13 wniosków. Łącznie skontrolowano 36 spraw 3. 1 Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Opolu reguluje Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Opolu - szczególnie jego rozdział VIII - Organizacja przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków stron: 28 i 29, stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 4/14 Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, zwany w dalszej części Regulaminem. W/w Regulamin stanowi część akt kontroli, który jako skan został zamieszczony w systemie EZD, oznaczony jako Regulamin Organizacyjny WITD w Opolu (t.j.). 2 W przedmiotowym zakresie kontrolę przeprowadzono po raz pierwszy. 3 Znaki spraw skontrolowanych skarg i wniosków: IK.8121.1.2013, IK.8121.3.2013, IK.8121.4.2013, IK.8121.5.2013, IK.8121.6.2013, IK.8121.7.2013, IK.8121.8.2013, IK.8121.9.2013, IK.8121.10.2013, IK.8121.11.2013, IK.8121.12.2013, IK.8121.1.2014, IK.8121.2.2014, IK.8121.2.2014, IK.8121.3.2014, IK.8121.4.2014, IK.8121.5.2014, IK.8121.6.2014, IK.8121.7.2014, IK.8121.8.2014, IK.8121.9.2014, IK.8120.2.2013, IK.8120.4.2013, IK.8120.5.2013, IK.8120.7.2013, IK.8120.9.2013, IK.8120.11.2013, IK.8120.13.2013, IK.8120.15.2013, IK.8120.17.2013, IK.8120.19.2013, IK.8120.21.2013, IK.8120.1.2014, IK.8120.3.2014, IK.8120.5.2014, IK.8120.7.2014. 1

Spośród skarg i wniosków rozpatrywanych przez Inspektorat: 12 wniosków uznano za uzasadnione, jeden za częściowo uzasadniony, natomiast 2 skargi uznano za bezzasadne. Wnioski uzasadnione załatwiano informacyjnie - przekazywano wnioskodawcom informacje o zamiarach przeprowadzenia stosownych kontroli drogowych w wyznaczonych terminach. Jeśli chodzi o wpływ skontrolowanych rozpatrzonych spraw, to 12 z nich wpłynęło bezpośrednio od skarżących, natomiast 3 zostały przesłane do rozpatrzenia według właściwości za pośrednictwem innych organów. W trakcie kontroli oceniono procedurę rozpatrywania skarg i wniosków przez Opolskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Opolu oraz czynności kancelaryjne (techniczne) pracowników odpowiedzialnych za kontrolowany zakres oraz skuteczność sprawowanego nadzoru. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że prowadzonym sprawom nadawano prawidłowe znaki spraw odpowiadające symbolom klasyfikacyjnym określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy 4. Ustalono, że na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Opolu nie publikowano informacji w sprawie rozpatrywania skarg, zawierających dane osobowe osób skarżących 5. W ramach uzyskanej odpowiedzi na analizę przedkontrolną ustalono, że w Inspektoracie przeprowadzono w dniu 16 listopada 2010 roku audyt, w wyniku którego stwierdzono nieprawidłowości w zakresie terminowości załatwianych spraw skargowo-wnioskowych. Sformułowano kartę niezgodności ISO i pouczono w tym zakresie pracownika zajmującego się załatwianiem skarg i wniosków. Osoby zajmujące się organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków nie uczestniczyły w żadnym typowym szkoleniu z powyższego zakresu. II. Na podstawie informacji wywieszonej w siedzibie urzędu ustalono, że Opolski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego lub wyznaczony przez niego Zastępca przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w poniedziałki, w godzinach od 13.30 do 15.30, czyli w godzinach pracy Inspektoratu. W takiej sytuacji zgodnie z art. 253 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.) godziny przyjęć nie są dostosowane do potrzeb ludności. Zasadnym byłoby dostosowanie godzin przyjmowania interesantów w przedmiotowym zakresie tak, aby co najmniej raz w tygodniu przyjęcia odbywały się w ustalonym dniu, po godzinach pracy. III. W Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Opolu ogólne zasady organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków reguluje Regulamin Organizacyjny. Zgodnie z 29 ust. 4 powyższego Regulaminu, nadzór i kontrola prawidłowości i terminowości załatwiania skarg i wniosków w Inspektoracie przypisana jest Wojewódzkiemu Inspektorowi. Przyjmowanie, ewidencjonowanie oraz załatwianie skarg i wniosków stosownie do treści 29 ust. 1 i 2 powyższego Regulaminu - należy do Wydziału Administracji. Nadzór nad pracą Wydziału Administracji sprawuje jego Naczelnik - Pani Halina Majchrzyk 6. Prowadzenie ewidencji skarg i wniosków jest zadaniem Pani Barbary Hanusik-Nitsche, pracującej w Inspektoracie od dnia 1 lutego 2008 roku 7. 4 [8120 Rozpatrywanie skarg i wniosków w zakresie transportu drogowego] [8121 Przekazywanie skarg i wniosków według właściwości] - Załącznik Nr 5 - Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67), zwane w dalszej części instrukcją kancelaryjną; 5 Zgodnie z decyzją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 lipca 2009 r. Nr DOLiS/DEC-698/09 cyt: ( ) Rada Miasta w ramach przysługujących jej kompetencji, uprawniona była do przetwarzania danych osobowych Skarżącego, jednakże opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej w treści podjętej przez nią uchwały jego danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska w ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zdecydowanie wykroczyło poza cel tego przetwarzania ( ). W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla spełnienia celu i obowiązku publikacji z art. 4 ust 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, również w przedmiotowej sprawie, wystarczającym byłaby więc publikacja zatomizowanej uchwały, tj. uchwały w której zawarte dane osobowe poddane zostały procesowi uniemożliwiającemu rozpoznanie osoby, której te dane dotyczą, poprzez ich usunięcie. 6 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 1 grudnia 2010 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako 1 Zakres obowiązków Naczelnika Wydz. Administracji H. Majchrzyk. 7 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 7 lutego 2011 r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako 2 Zakres obowiązków Inspektora w Wydz. Administracji B. Hanusik -Nitsche. 2

IV. W wyniku przeprowadzonej kontroli, kontrolerzy ustalili, że w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Opolu rejestracja skarg i wniosków prowadzona jest nieprawidłowo, bowiem jedynie w oparciu o spisy spraw 8. Spis spraw jest formularzem służącym do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub wszczętych w urzędzie, który zakłada się dla każdej klasy końcowej w wykazie akt. Natomiast rejestr kancelaryjny zakładany jest w celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających do urzędu; prowadzi się go w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnym formularzu lub w postaci informatycznej. Jak z powyższego wynika, spis spraw i rejestr są odrębnymi dokumentami. Konieczność prowadzenia rejestru skarg i wniosków wynika z art. 254 k.p.a., zgodnie z którym skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów ich załatwiania. Dodatkowo, w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, stanowiącym Załącznik nr 5 do instrukcji kancelaryjnej, do przypisanych symbolom klasyfikacyjnych haseł [8120 Rozpatrywanie skarg i wniosków w zakresie transportu drogowego] i [8121 Przekazywanie skarg i wniosków według właściwości] w ich uszczegółowieniu dopisano w tym rejestr. Zgodnie z powyższym, oprócz prowadzonych spisów spraw 8121 i 8120, powinien być również prowadzony rejestr skarg i wniosków. Prowadzenie wspomnianego rejestru ułatwia sprawowanie kontroli terminowości i sposobu załatwiania spraw, w tym m.in. liczby rozpatrywanych skarg i wniosków. Skutkiem braku prowadzonego rejestru skarg i wniosków jest poniżej opisany przypadek: W spisie spraw prowadzonym na 2014 rok dla symbolu klasyfikacyjnego 8121 nie zarejestrowano wniosku Pani Janiny Okragły - Posłanki na Sejm RP, który wpłynął do Inspektoratu w dniu 15 stycznia 2014 roku. Wnioskowi nadano natomiast identyczny znak sprawy - IK.8121.2.2014 9 jak dla kolejnej zarejestrowanej sprawy - wniosku Pana Łukasza Misiara. W opisanym przypadku zastosowano podwójna rejestrację. Zgodnie z zapisami 5 ust. 1-2 w związku z 52 ust. 1 pkt 2 i 52 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej takie postępowanie jest nieprawidłowe. Wnioski oraz związana z nimi dokumentacja dotycząca różnych spraw musi otrzymywać odrębne znaki spraw. V. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono trzy przypadki nieterminowego rozpatrzenia wniosków: 1) wniosek o nr IK.8121.5.2013 10 wpłynął do Inspektoratu w dniu 10 kwietnia 2013 roku. Dopiero miesiąc później, 10 maja 2013 roku przesłano go do rozpatrzenia według właściwości do Delegatury Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego w Katowicach. 2) wniosek o nr IK.8121.11.2013 11 wpłynął do Inspektoratu w dniu 9 grudnia 2013 roku za pośrednictwem poczty elektronicznej, natomiast został przesłany do Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Poznaniu do załatwienia według właściwości dopiero w dniu 18 grudnia 2013 roku. 3) wniosek o nr IK.8120.3.2014 12 wpłynął do Inspektoratu w dniu 22 kwietnia 2014 roku, a odpowiedź w tej sprawie wysłano dopiero w dniu 4 czerwca 2014 roku. W aktach wyżej wymienionych spraw zabrakło również pism przedłużających termin ich załatwienia, które w opisanych przypadkach należało na podstawie art. 245 k.p.a. w związku z art. 36 1 i 2 k.p.a. przesłać zainteresowanym. Zgodnie z art. 244 1 k.p.a. w związku z art. 237 1 k.p.a wnioski załatwia się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli organ, który otrzymał wniosek nie jest właściwy do jego rozpatrzenia to według art. 243 k.p.a. zobowiązany jest w terminie siedmiu dni, przekazać go właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie wnioskodawcę. 8 Spisy spraw zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako spisy spraw 8120 i 8121. 9 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako: 2 IK.8121.1-9.2014 - przekazane; 10 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako 1 IK.8121.1-12.2013 - przekazane; 11 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako 1 IK.8121.1-12.2013 - przekazane; 12 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako: 4 IK.8120.1-5.2014 - rozpatrywane; 3

Jeżeli jednak nie jest to możliwe, należy przed upływem miesiąca zawiadomić wnioskodawcę - na podstawie art. 245 k.p.a. w związku z art. 36 1 i 2 k.p.a. - o podjętych przez organ czynnościach w celu jego rozpatrzenia oraz wskazać nowy termin jego załatwienia. W przypadku podania dokładnej daty załatwienia wniosku, należy dokonać wszelkich starań aby ten termin dotrzymać. VI. Analizując akta wnioskowe, kontrolujący zwrócili uwagę, że w wielu odpowiedziach na złożone wnioski nie podawano podstaw prawnych bądź stosowano nieprawidłowe. We wnioskach zarejestrowanych pod numerami: IK.8121.5.2013, IK.8121.8.2013, IK.8121.9.2013, IK.8121.11.2013, IK.8121.12.2013, IK.8121.1.2014, IK.8121.2.2014 (odpowiedź na wniosek Pani Janiny Okragły), IK.8121.5.2014, IK.8121.9.2014 13 - wysłane odpowiedzi nie posiadały podstawy prawnej tj. art. 243 k.p.a., natomiast w odpowiedzi na skargę o numerze IK.8120.5.2013 14 nie powołano się na art. 237 3 k.p.a. Podstawy prawnej nie powołano również w odpowiedzi na wniosek o nr IK.8120.11.2013 15. Ponadto sprawa ta została nieprawidłowo zakwalifikowana do spraw o symbolu klasyfikacyjnym 8120 [Rozpatrywanie skarg i wniosków w zakresie transportu drogowego]. Rozpatrzono ją zgodnie z art. 243 k.p.a. przesyłając w odpowiednim terminie do załatwienia do Komendy Powiatowej Policji w Nysie. W opisanym przypadku należało sprawę tę zarejestrować w spisie spraw pod symbolem 8121 [Przekazywanie skarg i wniosków według właściwości]. Oprócz tego, na kopii odpowiedzi pozostawionej w aktach sprawy brakuje również przypisanego do tej sprawy znaku sprawy. Znak sprawy - zgodnie z 5 ust. 1 i 2 instrukcji kancelaryjnej - jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Pozwala w szybki sposób odszukać całość dokumentacji tworzącej akta sprawy. Nieprawidłową podstawę prawną, tj. art. 19 w związku z art. 65 1 k.p.a. zastosowano w pismach o numerach: IK.8121.1.2013, IK.8121.3.2013, IK.8121.4.2013 i IK.8120.2.2013 16 (w piśmie przekazującym sprawę częściowo), przekazujących złożone wnioski do załatwienia według właściwości innym organom. Jeżeli organ zakwalifikował powyższe sprawy jako wnioski w rozumieniu przepisów k.p.a., w większości przypadków o symbolu kwalifikacyjnym 8121 [Przekazywanie skarg i wniosków według właściwości] to konsekwentnie przy udzielaniu odpowiedzi powinien powołać odpowiedni przepis prawny dotyczący wniosków, którym w powyższych przypadkach jest art. 243 k.p.a. Nieprawidłową podstawę prawną, tj. art. 244 1 k.p.a. posłużono się również w sprawach o numerach: IK.8120.4.2013, IK.8120.7.2013, IK.8120.13.2013, IK.8120.15.2013, IK.8120.17.2013, IK.8120.21.2013, IK.8120.1.2014, IK.8120.3.2014 i IK.8120.5.2014 17. Powołany artykuł dotyczy terminowości załatwianych wniosków. Prawidłowo należało w odpowiedziach na powyższe wnioski powołać art. 244 2 k.p.a. Stosownie do treści art. 6 k.p.a., organy władzy publicznej działają na podstawie przepisów prawa i zgodnie z art. 8 i art. 9 k.p.a., zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby budzić zaufanie obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i prawnych. Prawidłowym działaniem jest więc, powoływanie konkretnych przepisów prawa, czy to w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo wnioskowym. VII. Kontrolerzy ustalili, że w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Opolu istnieje problem z udzielaniem odpowiedzi na wnioski przesłane drogą elektroniczną. Odpowiedzi na przesłane wnioski o numerach: IK.8121.8.2013, IK.8121.9.2013, IK.8121.11.2013, IK.8121.12.2013 i IK.8120.13.2013 18 zostały udzielone nieprawidłowo. 13 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako: 1 IK.8121.1-12.2013 przekazane i 2 IK.8121.1-9.2014 przekazane; 14 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako: 3 IK.8120.2-21.2013 rozpatrywane; 15 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako: 3 IK.8120.2-21.2013 rozpatrywane; 16 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako: 1 IK.8121.1-12.2013 przekazane i 3 IK.8120.2-21.2013 - rozpatrywane; 17 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako: 3 IK.8120.2-21.2013 rozpatrywane i 4 IK.8120.1-5.2014 -rozpatrywane; 18 stanowią akta kontroli; oznaczone zostały jako: 1 IK.8121.1-12.2013 przekazane i 3 IK.8120.1-12.2013 rozpatrywane; 4

Zgodnie z 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U z 2002 r. Nr 5, poz. 46), skargi i wnioski mogą być wnoszone m.in. za pomocą poczty elektronicznej. Odpowiedzi na tak złożone skargi i wnioski stosownie do 8 ust. 1 powyższego Rozporządzenia mogą być udzielone jedynie wtedy gdy wnoszący sprawę podał imię i nazwisko (nazwę) oraz adres do korespondencji pocztowej (listowej). Jeżeli warunek ten nie zostanie spełniony, należy pozostawić tak złożone pisma, bez rozpoznania. Ponadto - według art. 63 3a k.p.a. - jeżeli podanie zostało wniesione za pośrednictwem poczty elektronicznej i nie jest opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub profilem zaufanym epuap, wymaganym art. 20a ust.1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2014 r., poz. 1114 ze zm.), należy pozostawić je bez odpowiedzi 19. Jeżeli jednak organ zdecydował się udzielić na nie odpowiedź, powinien pouczyć wnioskodawcę o wyżej przedstawionej kwestii oraz w dalszej części pisma udzielić stosownej odpowiedzi, zgodnej z przepisami Działu VIII [Skargi i wnioski] k.p.a. VIII. W trakcie kontroli stwierdzono szereg błędów kancelaryjnych. Przykładowo, na kopiach dokumentów oznaczonych znakami spraw: IK.8121.1.2014, IK.8121.2.2014 (podanie Pana Łukasza Misiara), IK.8121.3.2014, IK.8121.4.2014, IK.8121.5.2014 20, pieczęcie daty wpływu ich do urzędu są ledwo widoczne. Obowiązek umieszczania i wypełniania pieczęci wpływu na pierwszej stronie pisma lub na kopercie wynika z 42 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej. Wspomniana pieczęć powinna być tak samo czytelna na oryginale pisma jak i na jego kopii. Ponadto stwierdzono, że na kopiach pism pozostawionych w aktach spraw nie zamieszczano parafy referenta, który je sporządził i daty jej złożenia. Przykładowo, braki te wystąpiły we wnioskach o następujących numerach: IK.8121.1.2013, IK.8121.3.2013, IK.8121.2.2014 (odp. na wniosek Pani Janiny Okrągły), IK.8120.2.2013 (pismo kierowane do Urzędu Gminy w Chrząstowicach), IK.8120.7.2013, IK.8120.13.2013, IK.8120.15.2013, IK.8120.17.2013, IK.8120.21.2013, IK.8120.1.2014, IK.8120.3.2014 i IK.8120.5.2014 21. Konieczność umieszczania parafy wraz z datą jej złożenia wynika z 58 ust. 5 i 6 instrukcji kancelaryjnej i pozwala określić osobę odpowiedzialną za przygotowany dokument. Oprócz tego, dobrą zasadą ogólnej praktyki kancelaryjnej jest umieszczanie na odręcznym podpisie referenta również jego pieczęci. Na kopiach pism o numerach: IK.8121.5.2013, IK.8121.1.2014, IK.8121.3.2014, IK.8121.4.2014, IK.8121.9.2014 22, umieszczono oprócz odręcznego podpisu referenta również jego pieczęć, co stanowi przykład braku konsekwencji w działaniu wobec spraw o numerach: IK.8121.4.2013, IK.8121.2.2014, IK.8121.5.2014, IK.8120.2.2013, IK.8120.4.2013 i IK.8120.5.2013 23, gdzie zamieszczono tylko odręczny podpis referenta. Na kopii pisma o numerze: IK.8120.11.2013 24 zabrakło również daty jego ekspedycji, która zgodnie z 60 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej powinna zostać na nim zamieszczona. IX. Dodatkowo, na kopii udzielonych odpowiedzi o numerach: IK.8120.5.2013 i IK.8121.2.2014 25 brakuje oznaczenia organu. Zgodnie z art. 247 k.p.a. w związku z art. 238 1 k.p.a., zawiadomienie o sposobie rozpatrzenia wniosku powinno zawierać m.in. oznaczenie organu, od którego pochodzi. 19 Zgodnie z opinią Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 maja 2014 roku: Korespondencja do urzędu powinna być odpowiednio uwierzytelniona (tożsamość piszącego ma być potwierdzona np. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym albo bezpiecznym podpisem elektronicznym kwalifikowanym certyfikatem), a składający pismo musi otrzymać dowód, że dokument dotarł do urzędu. Wedle powyższego, składanie pism w postaci elektronicznej za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej nie jest tożsame z komunikowaniem się mailem. 20 stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 2 IK.8121.1-9.2014 przekazane; 21 stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 IK.8121.1-12.2013 przekazane, 2 IK.8121.1-9.2014 przekazane; 3 IK.8120.2-21.2013 rozpatrywane i 4 IK.8120.1-5.2014 rozpatrywane; 22 stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 IK.8121.1-12.2013 przekazane i 2 IK.8121.1-9.2014 przekazane; 23 stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 1 IK.8121.1-12.2013 przekazane, 2 IK.8121.1-9.2014 przekazane i 3 IK.8120.1-12.2013 rozpatrywane. 24 stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 3 IK.8120.2.21.2013 rozpatrywane; 5

9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości. Podsumowując, w trakcie kontroli stwierdzono brak prowadzonego rejestru skarg i wniosków, nieprawidłowości związane z niedotrzymywaniem terminów załatwiania wniosków, z niepowoływaniem lub nieprawidłowym powoływaniem podstaw prawnych w udzielanych odpowiedziach. Nieprawidłowo odpowiadano również na wnioski przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nie przestrzegano instrukcji kancelaryjnej w zakresie zamieszczania na pismach pieczęci daty wpływu, a na kopiach pism pozostawionych w aktach - znaku sprawy, parafy referenta ich sporządzających i daty jej złożenia oraz daty ekspedycji pisma. Na dwóch kopiach pism zabrakło również oznaczenia organu, od którego pochodzą. Sposób załatwiania skarg i wniosków w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Opolu pokazuje, że nadzór ogólny nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków nie jest prawidłowo wykonywany. W związku z powyższym należałoby go wzmocnić, w szczególności w zakresie terminowości i prawidłowości załatwianych spraw. Wzmocnienia wymaga również nadzór bezpośredni sprawowany przez Naczelnika Wydziału Administracji, w szczególności nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w tym zakresie. Podsumowując uznać należy, że stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości dają podstawę do oceny organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Opolskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Opolu jako pozytywną z nieprawidłowościami. Stwierdzone nieprawidłowości są przedmiotem poniższych zaleceń pokontrolnych. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej przez Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Opolu pod pozycjami: 1/2014 i 2/2014. X. W dniu 14 października 2014 roku - na podstawie art. 38 ustawy o kontroli w administracji rządowej - przekazano Panu Inspektorowi jako kierownikowi jednostki kontrolowanej projekt wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o możliwości złożenia - stosownie do treści art. 40 powyższej ustawy - umotywowanych pisemnych zastrzeżeń co do jego treści 26. XI. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń, sporządzono - zgodnie z art. 46 ust. 1 powyższej ustawy wystąpienie pokontrolne uzupełnione o zalecenia pokontrolne. Biorąc pod uwagę wyniki kontroli, zalecam: 1) Zwiększyć nadzór ogólny w zakresie przestrzegania terminowości i prawidłowości rozpatrywanych spraw oraz nadzór bezpośredni, dotyczący prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych. 2) Prowadzić rejestr skarg i wniosków, zgodnie z art. 254 k.p.a. oraz Załącznikiem Nr 5 instrukcji kancelaryjnej. 3) Terminowo rozpatrywać wnioski oraz zawiadamiać zainteresowanych o braku możliwości ich załatwienia w terminie wraz z podaniem nowego terminu ich rozpatrzenia, stosownie do treści art. 12, art. 244 1 i art. 245 k.p.a. w związku z art. 36 1 i 2 k.p.a. 4) Powoływać właściwe podstawy prawne w odpowiedziach na skargi i wnioski oraz przy przekazaniu ich do załatwienia według właściwości innym organom, zgodne z art. 237 3, art. 244 2 oraz art. 243 k.p.a. 5) Przestrzegać instrukcji kancelaryjnej w zakresie prawidłowej rejestracji wniosków i nadawania im prawidłowych znaków spraw, umieszczania na kopiach pism wyraźnej pieczęci daty wpływu, parafy referenta sporządzającego pismo i daty jej złożenia oraz daty ekspedycji pisma, zgodnie z 5 ust. 1-2 w związku z 52 ust. 1 pkt 2 i 52 ust. 3, 42 ust. 2, 58 ust. 5 i 6 oraz 60 ust. 3 Załącznika nr 1 instrukcji kancelaryjnej oraz przestrzegać przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie zamieszczania na pismach oznaczenia organu, od którego pochodzą, zgodnie z art. 247 w związku z art. 238 1 k.p.a. 25 stanowią akta kontroli, oznaczone jako: 3 IK.8120.2.21.2013 rozpatrywane i 2 IK.8121.1-9.2014 przekazane; 26 Szczegółowe postępowanie w kwestii zastrzeżeń regulują przepisy art.42-45 ustawy o kontroli w administracji rządowej. 6

XII. O sposobie wykonania powyższych zaleceń i o podjętych działaniach w tym zakresie, proszę poinformować Wojewodę Opolskiego na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. z up. Wojewody Opolskiego mgr Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli Otrzymuje do wiadomości: Pan Tomasz Połeć Główny Inspektor Transportu Drogowego w Warszawie ul. Postępu 21 02-676 WARSZAWA 7