Zarządzenie nr 12/ 2017 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 2 marca 2017 roku w sprawie: gospodarki składnikami majątku trwałego, wyposażenia i materiałami Na podstawie art. 66, ust. 1 i 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz.U. z 2016 roku poz. 1842, z późn. zm.), ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 roku poz. 1047, z późn. zm.), w tym Zasad (Polityki) Rachunkowości UEP wprowadzonych Zarządzeniem nr 79/2013 Rektora UEP, ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych art. 16a 16m z załącznikami (j.t. Dz.U. z 2016 roku, poz. 1888, z późn. zm.), ustawy z dnia 8 października 2004 roku o zasadach finansowania nauki (j.t. Dz.U. z 2016 roku poz. 2045, z późn. zm.), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2012 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz.U. z 2012 roku poz. 1533), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U z 2016 roku, poz. 1864), Statutu Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu uchwalonego w dniu 18 listopada 2011 roku (z późn. zm.) ustalam, co następuje: ŚRODKI TRWAŁE 1 1. Przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. 2. Do środków trwałych zalicza się w szczególności: a) nieruchomości w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, c) ulepszenia w obcych środkach trwałych. 3. Za środki trwałe uznaje się wymienione w ust. 2 rzeczowe składniki majątku o wartości początkowej powyżej 3500 zł. 4. Przez środki trwałe w budowie rozumie się zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego. 5. Ulepszenie środka trwałego polega na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powoduje wzrost jego wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, kosztami eksploatacji lub innymi miarami, z uwzględnieniem art. 16g, ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
2 1. Zakupy środków trwałych dokonywane są przez komórkę uprawnioną zgodnie z obowiązującym zarządzeniem rektora regulującym tryb i zasady postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu (dalej określane jako uprawnione komórki ), na podstawie zapotrzebowań jednostek organizacyjnych. 2. W przypadku zakupów środków trwałych konieczne jest potwierdzenie na zapotrzebowaniu stanu tych środków przez jednostki organizacyjne Uczelni, stosownie do zapisów zarządzenia w sprawie trybu i zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na UEP. 1. Ewidencję środków trwałych prowadzi Zespół Księgowości Majątkowej. 3 2. Do konta syntetycznego środki trwałe prowadzona jest ewidencja analityczna w podziale na grupy i rodzaje zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych, stanowiącą załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Ewidencja analityczna prowadzona jest w postaci: a) książki inwentarzowej, do której wpisywane są chronologiczne wszystkie przyjmowane na stan środki trwałe wraz z podstawowymi dla nich informacjami, jak: numer inwentarzowy, wartość początkowa, data przychodu i in., b) szczegółowych kartotek środków trwałych zawierających nazwę i cechy charakterystyczne każdego środka trwałego, wartość początkową, umorzenie, miejsce użytkowania, datę przyjęcia do użytkowania i inne niezbędne dane, c) tabel amortyzacyjnych niezbędnych do ustalania wartości umorzenia (amortyzacji) środków trwałych według klasyfikacji środków trwałych. 4 1. Wprowadzenie środka trwałego do ewidencji księgowej oraz wszelkie zmiany w tej ewidencji następują na podstawie dowodów sporządzanych przez właściwe merytorycznie komórki: a) Dział ds. Aparatury w zakresie sprzętu komputerowego, sprzętu audiowizualnego, biurowego, aparatury fizyko-chemicznej i laboratoryjnej, urządzeń kserograficznych b) Dział Techniczny w zakresie maszyn, urządzeń elektrycznych, sprzętu AGD oraz infrastruktury technicznej budynków i powierzchni należących do UEP, c) Centrum Informatyki w zakresie serwerów, urządzeń sieciowych, d) Dział Zarządzania Infrastrukturą w zakresie pozostałych składników majątkowych. 2. Dowodami, o których mowa w ustępie powyżej są: a) przyjęcie środka trwałego OT b) protokół przekazania przejęcia środka trwałego PT c) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego MT d) likwidacja środka trwałego LT. - 2 -
3. W przypadku podjęcia decyzji o likwidacji środka trwałego na skutek zużycia, nieprzydatności, zniszczenia lub z innych przyczyn, Komisja Kasacyjna sporządza protokół kasacji środka trwałego. 4. Szczegółowe zasady wystawiania i obiegu wymienionych dowodów zawiera Instrukcja Obiegu i Kontroli Dokumentów UEP. 5 1. Środki trwałe, z wyjątkiem budynków i lokali oraz obiektów inżynierii lądowej i wodnej, podlegają amortyzacji. Budynki i lokale oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej są umarzane. 2. Na UEP przy dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych dla wszystkich środków trwałych stosuje się metodę liniową. WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE 6 1. Przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności: a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, c) know-how. 2. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się składniki majątkowe o wartości powyżej 3500 zł. 3. Wprowadzenie wartości niematerialnych i prawnych do ewidencji księgowej oraz wszelkie zmiany w tej ewidencji następują na podstawie dowodów sporządzanych przez właściwe merytorycznie komórki. W odniesieniu do licencji na oprogramowanie komputerowe komórką merytorycznie właściwą jest Centrum Informatyki UEP. 4. Dowodami, o których mowa w ustępie powyżej są: a) przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych OT b) protokół przekazania przejęcia wartości niematerialnych i prawnych PT c) zmiana miejsca użytkowania wartości niematerialnych i prawnych MT likwidacja wartości niematerialnych i prawnych LT. 7 1. Zakupu wartości niematerialnych i prawnych dokonuje komórka uprawniona na podstawie zapotrzebowania złożonego przez daną jednostkę organizacyjną. 2. W przypadku zakupu wartości niematerialnych i prawnych ze środków własnych przez poszczególne jednostki organizacyjne konieczne jest potwierdzenie na zapotrzebowaniu stanu tych środków przez jednostki organizacyjne Uczelni (stosownie do zapisów zarządzenia w sprawie trybu i zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych - 3 -
na UEP), zgodnie ze środkami uwzględnionymi w planie rzeczowo-finansowym Uczelni na dany zakup. 8 1. Ewidencję księgową wartości niematerialnych i prawnych wymienionych w 6 ust. 4 prowadzi Zespół Księgowości Majątkowej. 2. Wartości niematerialne i prawne, których cena zakupu wynosi 3500 zł lub mniej, odnoszone są w koszty w momencie przyjęcia do użytkowania i traktowane są w zapisie księgowym na równi z materiałami. 3. Zakupy wartości niematerialnych i prawnych, których cena zakupu wynosi powyżej 3500 zł, podlegają ewidencji jak inne aktywa trwałe. 1. Wartości niematerialne i prawne podlegają umorzeniu (amortyzacji). 9 2. Dla wartości niematerialnych i prawnych ustala się indywidualne stawki amortyzacji, przy czym dla programów komputerowych (licencji) roczna stawka amortyzacji wynosi 50%. APARATURA NAUKOWO-BADAWCZA 10 Za aparaturę naukowo-badawczą uznaje się, bez względu na źródło finansowania, aparaty, maszyny i urządzenia nabyte lub wytworzone w celu wykonania badań naukowych związanych z badaniami podstawowymi, badaniami przemysłowymi i pracami rozwojowymi oraz zakupione w tym celu oprogramowanie o wartości powyżej 3500 zł i okresie użytkowania dłuższym niż rok. 11 1. Aparatura, którą zakupiono ze środków finansowych na naukę, przyjmowana jest na stan Uczelni w roku następnym po zakupie lub po zakończeniu projektu, na podstawie wykazu sporządzanego przez Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą stanowiącego załącznik do protokołu zdawczo-odbiorczego oraz wyceny dokonanej przez Komisję Wyceny Składników Majątkowych. 2. Protokół zdawczo-odbiorczy winien zawierać wyraźną klauzulę, że aparaturę przekazuje się na własność UEP. 12 W wypadku przyjęcia na stan majątku przedmiotów o wartości niższej niż minimalna granica określona dla środków trwałych, podstawą wprowadzenia do ewidencji jest wykaz sporządzony przez Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą. - 4 -
WYPOSAŻENIE (majątek trwały o niskiej wartości) 13 1. Przez wyposażenie rozumie się rzeczowe składniki majątku o wartości początkowej równej lub niższej niż 3500 zł i wyższej niż 500 zł. 2. Do wyposażenia zalicza się także wszystkie kalkulatory, maszyny piszące, maszyny liczące, aparaty fotograficzne, rzutniki, komputery, zasilacze komputerowe i inny sprzęt audiowizualny, RTV i AGD, sprzęt laboratoryjny, muzyczny, gastronomiczny, urządzenia techniczne oraz dywany i meble, nawet gdy ich wartość jest równa lub niższa niż 500 złotych. 14 1. Zakup wyposażenia realizują uprawnione komórki, zgodnie z zarządzeniem wymienionym w 2 ust. 1. 2. Wydatki poniesione na zakup wyposażenia odnoszone są bezpośrednio w koszty Uczelni. 3. W przypadku zakupów dokonywanych ze środków własnych konieczne jest potwierdzenie na zapotrzebowaniu stanu tych środków przez jednostki organizacyjne Uczelni, stosownie do zapisów zarządzenia w sprawie trybu i zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na UEP. 15 1. Wyposażenie objęte jest ewidencją ilościowo-wartościową, z wyjątkiem krzeseł, stolików, gablot informacyjnych i stanowisk audytoryjnych w salach wykładowych oraz w ciągach komunikacyjnych w budynkach A, B, C, Collegium Altum, Collegium Linguisticum, Centrum Edukacyjnym Usług Elektronicznych UEP, w laboratoriach komputerowych Centrum Informatyki oraz krzeseł twardych w domach studenckich, które objęte są ewidencją ilościową. 2. Ewidencję prowadzi Zespół Księgowości Majątkowej. 3. Wyposażenie ewidencjonowane jest na koncie pozabilansowym. 4. Przyjęcie do ewidencji następuje na podstawie faktury zakupu, protokołu Komisji Inwentaryzacyjnej lub innego dokumentu opisującego utworzenie niskocennego środka. Natomiast zdjęcie z ewidencji środka niskocennego następuje w szczególności na podstawie protokołu kasacyjnego lub protokołu Komisji Inwentaryzacyjnej. 5. W przypadku zmiany miejsca użytkowania wyposażenia dokument Mn wystawia: 1) Dział ds. Aparatury jeżeli dotyczy sprzętu komputerowego i elektronicznego, sprzętu audiowizualnego, aparatury fizyko-chemicznej, 2) Centrum Informatyki jeżeli dotyczy serwerów, urządzeń sieciowych, 3) Dział Techniczny jeżeli dotyczy maszyn, urządzeń elektrycznych, sprzętu AGD oraz infrastruktury technicznej budynków i powierzchni należących do UEP, 4) Dział Zarządzania Infrastrukturą jeżeli dotyczy pozostałych składników majątkowych. - 5 -
MATERIAŁY 16 1. Materiały to rzeczowe aktywa obrotowe nabyte w celu zużycia na własne potrzeby w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. 2. Wydatki na zakup tych składników zaliczane są do kosztów zużycia materiałów w momencie przyjęcia ich do używania. 3. Do materiałów zalicza się również składniki majątkowe o wartości 500 zł lub niższej i okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok. 4. Wykaz przedmiotów objętych ewidencją ilościową zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 5. Składniki te podlegają ewidencji ilościowej. 17 1. Zakupu materiałów dokonuje się przez uprawnione komórki, zgodnie z zarządzeniem wymienionym w 2 ust. 1. 2. Zakupy materiałów dokonywane są zgodnie z planem rzeczowo-finansowym Uczelni zatwierdzonym przez Senat, a źródłem finansowania ich zakupu są w szczególności środki ogólnouczelniane, lub inne środki finansowe. 3. W przypadku zakupów dokonywanych ze środków własnych konieczne jest potwierdzenie na zapotrzebowaniu stanu tych środków przez jednostki organizacyjne Uczelni, stosownie do zapisów zarządzenia w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na UEP. 18 Materiały przeznaczone do bezpośredniego zużycia zaliczane są w koszty danej jednostki organizacyjnej na podstawie faktury lub rachunku. 19 1. Materiały zakupione w większych ilościach i przeznaczone do zużycia w dłuższym okresie są przyjmowane do magazynu na podstawie dowodu Pz (przyjęcie do magazynu). 2. Wydanie materiałów z magazynu do zużycia wewnętrznego następuje na podstawie dowodu Rw (wydanie z magazynu), a w przypadku ewentualnej odsprzedaży na podstawie dowodu Wz (wydanie zewnętrzne). 3. Szczegółowe zasady wystawiania i obiegu dokumentów obrotu materiałowego zawiera Instrukcja Obiegu i Kontroli Dokumentów. 4. Prowadzeniem magazynu i magazynu podręcznego materiałów biurowych i czystościowych zajmuje się Dział Zaopatrzenia. 20 1. Środki trwałe oraz wyposażenie objęte ewidencją ilościowo-wartościową podlegają obowiązkowemu oznakowaniu, za które odpowiada Dział Zarządzania Infrastrukturą. 2. Wszystkie jednostki organizacyjne zobowiązuje się do współpracy podczas wykonywania czynności oznakowania. - 6 -
21 1. Zarządzenie wchodzi w życie od dnia 6 marca 2017 roku. 2. Tracą moc: 1) Zarządzenie nr 101/2009 Rektora UEP z dnia 15 września 2009 roku w sprawie gospodarki składnikami majątku trwałego, wyposażenia i materiałami, 2) Zarządzenie nr 50/2014 Rektora UEP z dnia 15 września 2014 roku dotyczące zmiany Zarządzenia nr 101/2009 Rektora UEP z dnia 15 września 2009 roku w sprawie gospodarki składnikami majątku trwałego, wyposażenia i materiałami. REKTOR (prof. dr hab. Maciej Żukowski, prof. zw. UEP) - 7 -
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 12/2017 Rektora UEP z dnia 2 marca 2017 roku Składniki majątku UEP objęte ewidencją ilościową stanowią w szczególności: 1) krzesła, stoliki, gabloty informacyjne i stanowiska audytoryjne w salach wykładowych oraz w ciągach komunikacyjnych w budynkach A, B, C, Collegium Altum, Collegium Linguisticum, Centrum Edukacyjnym Usług Elektronicznych, w laboratoriach komputerowych Centrum Informatyki oraz krzesła twarde w domach studenckich, 2) wieszaki odzieżowe i garderobianki, 3) aparaty telefoniczne wszystkich typów, 4) czajniki elektryczne i ekspresy do kawy, 5) wentylatory biurowe, 6) reprodukcje, obrazy i portrety (malowane), 7) koce, kołdry, materace, poduszki, 8) bielizna pościelowa, 9) narzędzia, 10) sprzęt gaśniczy i obrony cywilnej, 11) drabiny, 12) lampy biurowe. - 8 -