Roczny plan audytu wewnętrznego na rok 2007 Strona 1 z 8 Urząd Miejski w Wałbrzychu Plac Magistracki 1 58-300 Wałbrzych PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2007 1. Podstawowe informacje o jednostce Gmina Wałbrzych obejmuje obszar miasta Wałbrzycha o powierzchni 84,6 km 2. Na terenie miasta zamieszkuje ok 130.000 mieszkańców. Do 31.12.2002 r. gmina miała status miasta na prawie powiatu. 1 stycznia 2003 r. połączono powiat grodzki z powiatem ziemskim; powstał powiat wałbrzyski, a miasto Wałbrzych stało się samodzielną gminą, co wiązał się z szeregiem zmian w zakresie organizacji i finansów. Gmina Wałbrzych działa na podstawie Statutu Miasta Wałbrzycha uchwalonego Uchwałą nr XI/125/03 Rady Miejskiej Wałbrzycha z dnia 25 czerwca 2003 r. Urząd Miejski funkcjonuje w oparciu o Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Nr 190/06 Prezydenta Miasta Wałbrzycha z dnia 13 marca 2006 r. Budżet Miasta Wałbrzycha na rok 2006 został uchwalony przez Radę Miejską Wałbrzycha uchwałą Nr XLVIII/349/05 z dnia 29 grudnia 2005 r. Zakłada on dochody w wysokości 263.196.213 zł i wydatki w kwocie 278.918.931 zł. Deficyt w wysokości 15.722.718 zł z kredytów bankowych. Urząd Miasta Wałbrzycha jest jednostką sektora finansów publicznych zobowiązaną do prowadzenia audytu wewnętrznego w myśl przepisów Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z dnia 20 grudnia 2005 r., Nr 249, poz. 2104.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2006 r. W sprawie określenia kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.U. z dnia 29 czerwca 2006 r., Nr 112, poz 763). Jednostką powołaną do realizacji zadań audytowych jest Stanowisko ds. Audytu podlegające bezpośrednio Prezydentowi Miasta. Urząd Miasta Wałbrzycha wykonuje w szczególności zadania: 1. własne gminy; 2. zlecone gminie z zakresu administracji rządowej; 3. z zakresu administracji rządowej realizowane przez gminę na mocy porozumień; Zadania własne dotyczą spraw: 1. ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej; 2. ochrony zdrowia; 3. pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych; 4. gminnego budownictwa mieszkaniowego; 5. edukacji publicznej; 6. kultury, w tym bibliotek gminnych i innych placówek upowszechniania kultury; 7. kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych; 8. targowisk i hal targowych; 9. zieleni gminnej i zadrzewień; 10. cmentarzy gminnych;
Roczny plan audytu wewnętrznego na rok 2007 Strona 2 z 8 11. porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposażenia i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego; 12. utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych; 13. polityki prorodzinnej, w tym zapewnienia kobietom w ciąży opieki socjalnej, medycznej i prawnej; 14. wspierania i upowszechniania idei samorządowej; 15. promocji gminy; 16. współpracy z organizacjami pozarządowymi; 17. współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw. Celem miasta, jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostki sektora finansów publicznych jest: 1. wykonywanie obowiązków nałożonych na samorząd przez system prawny; 2. stałe podnoszenie jakości dostarczanych usług; 3. efektywne gromadzenie środków publicznych; 4. dbałość i staranność w gospodarowaniu miniem i infrastrukturą publiczną; 5. efektywne wykorzystanie zasobów i wydatkowanie środków; 6. przejrzystość i jawność zapewniająca pełny dostęp mieszkańców do informacji, dbałość o dobrą reputację i pozytywna ocenę pracy przez społeczność lokalną. Kierownikiem Urzędu Miasta jest Prezydent będący jednocześnie: organem wykonawczym miasta, organem w postępowaniu administracyjnym, organem podatkowym. Prezydent wykonuje zadania przy pomocy swoich zastępców, sekretarza miasta oraz skarbnika miasta. Prezydent zapewnia sprawne realizowania zadań miasta oraz stanowi zaplecze merytoryczne i organizacyjne dla Rady Mista Wałbrzycha. Prezydent Miasta Wałbrzycha sprawuje władzę wykonawczą w mieście przy pomocy urzędu, zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity ogłoszony w 2001 r. w Dz. U. Nr 142, poz. 1591, z późniejszymi zmianami). 1.2 Akty prawne stanowiące podstawę opracowania planu audytu na 2007 r. ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z dnia 20 grudnia 2005 r., Nr 249, poz. 2104.) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2006 r. W sprawie określenia przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.U. z dnia 29 czerwca 2006 r., Nr 112, poz 763) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 112, poz. 765) Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Nr 190/06 Prezydenta Miasta Wałbrzycha z dnia 13 marca 2006 r.
Roczny plan audytu wewnętrznego na rok 2007 Strona 3 z 8 2. Analiza ryzyka Analiza jest to metoda oceny podatności systemu lub grupy systemów na czynniki ryzyka, przez które należy rozumieć czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka. Analiza ryzyka stosowana jest na wielu poziomach planowania i pracy operacyjnej, także jako narzędzie wspomagające planowanie audytu. Ryzyko jest to prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki lub które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań. Rezultatem wystąpienia takiego zdarzenia mogą być bezpośrednie lub pośrednie konsekwencje finansowe albo też straty, które nie mają wymiaru finansowego. Charakterystyka obszaru badanego jak i przedstawienie celów i zagrożeń pozostają bez zmian w stosunku do zeszłorocznego planu, zakres działalności jaki poddawany jest audytowi przez audytorów wewnętrznych UM Wałbrzycha to całość działań wykonywanych w Urzędzie oraz procedury koordynowane i nadzorowane przez odpowiednie wydziały Urzędu Miasta. Jako główne zagrożenia nadal uznaje się: 1. działanie niezgodne z prawem administracja nie wywiązuje się ze swoich prawem nałożonych obowiązków wobec państwa i mieszkańców; 2. niewiarygodne dane finansowe prowadzona rachunkowość nie spełnia swojego podstawowego zadania, jakim jest dostarczanie wiarygodnych danych dla efektywnego zarządzania; 3. nieefektywność, marnotrawstwo środków administracja nie opracowała kryteriów dla oceny celowości i narzędzi do badań efektywności w gromadzeniu i wydatkowaniu środków i nie prowadzi takich badań; 4. niezadowolenie mieszkańców (klientów) administracja nie bada opinii wspólnoty w zakresie 'rankingu problemów' i wyznaczania celów do osiągnięcia, ani nie gromadzi ocen klientów dotyczących sposobu dostarczania usług, aby sposób ten w miarę możliwości dostosować do oczekiwań klienta. Dlatego administracja - pomimo wykonywania swoich prawem określonych obowiązków służy wspólnocie w sposób niezgodny z wolą mieszkańców i usługobiorców; 5. nieprzejrzystość, podatność na korupcję sposób działania, stosowane procedury nie są dostatecznie przejrzyste i zabezpieczone przed naciskami o charakterze korupcyjnym. 2.1. Charakterystyka obszaru poddawanego audytowi wewnętrznemu Przy wyodrębnianiu obszarów audytu wewnętrznego zastosowano procedury postępowania opisane w rozdziale 5 Standardów audytu wewnętrznego, będących załącznikiem Nr 1 do Komunikatu Nr 2 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia standardów audytu wewnętrznego sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin.Nr 3, poz. 14). Pod uwagę wzięto w szczególności: cele i zadania Urzędu Miasta, przepisy prawne dotyczące działania Urzędu Miasta, wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli, wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej, wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów Urzędu Miasta, uwgi pracowników Urzędu Miasta, liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, możliwość dysponowania przez Urząd Miasta środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych,
Roczny plan audytu wewnętrznego na rok 2007 Strona 4 z 8 niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy, liczbę i kwalifikacje pracowników Urzędu Miasta, które mogą wpływać na opinię publiczną, wartości dochodów i wydatków określone w budżecie miasta na rok 2007, W wyniku przeprowadzonej analizy wyodrębniono 17 obszarów ryzyka: 1. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego; 2. Edukacja publiczna i sport; 3. Gospodarka komunalna i ochrona środowiska; 4. Gospodarowanie mieszkalnymi i ; 5. Inwestycje; 6. Kultura i ochrona zabytków; 7. Mienie komunalne; 8. Ochrona zdrowia i opieka społeczna; 9. Organizacja i prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej; 10. Organizacja Urzędu Miejskiego; 11. Podatki i opłaty; 12. Polityka informacyjna i promocja miasta; 13. Przygotowanie i zmiany uchwały budżetowej; 14. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej; 15. Transport publiczny i drogi; 16. Usługi administracyjne; 17. Zamówienia publiczne. Syntetyczną informację na temat wyodrębnionych obszarów ryzyka w Urzędzie Miasta Wałbrzycha zawiera Załącznik 1: Obszary ryzyka Urzędu Miasta. W ramach zidentyfikowanych obszarów ryzyka audytorzy wskazali 73 potencjalne zadania audytowych. Zadania te poddane zostały analizie w celu określenia zadań priorytetowych do realizacji w roku 2007 Potencjalne zadania audytowe w Urzędzie Miejskim w Wałbrzychu: 1. Audyt informatyczny, 2. Dochody uzyskiwane z mienia; 3. Drogi lokalne, 4. Efektywność systemu wynagrodzeń, 5. Ewidencja lokali, 6. Funkcjonowanie Biura ds. Rewalidacji Pokopalnianej, 7. Funkcjonowanie Biura Obsługi Rady Miejskiej, 8. Funcjonowanie Działu Promocji i Integracji Europejskiej, 9. Funkcjonowanie Działu Rozwoju i Inwestycji Miejskich, 10.Funkcjonowanie Straży Miejskiej, 11.Funkcjonowanie Zespołu Egzekucyjnego w Wydziale Budżetu i Finansów, 12.Funkcjonowanie Zespołu Nadzoru nad Mieniem Wydziału Infrastruktury Miasta, 13.Gospodarka odpadami, 14.Gospodarka, 15.Gwarancje i inne zabezpieczenia wynikające z umowy, 16.Inwestycje wieloletnie i jednoroczne, 17.Komunikacja między jednostkami organizacyjnymi Urzędu, 18. Miejskie programy mieszkaniowe, 19.Monitorowanie realizacji budżetu,
Roczny plan audytu wewnętrznego na rok 2007 Strona 5 z 8 20.Nadzór nad dokumentami i zapisami, 21.Obrót nieruchomościami, 22.Obsługa inwestorów zewnętrznych, 23.Ocena funkcjonowania Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, 24.Ocena funkcjonowania Ośrodka Sportu i Rekreacji, 25.Ocena funkcjonowania Wałbrzyskiego Ośrodka Kultury, 26.Ocena prawidłowości realizacji udziału Gminy Wałbrzych we wspólnotach mieszkaniowych, 27.Ocena systemu oceniania pracowników, 28.Ocena systemu składania i weryfikacji oświadczeń majątkowych pracowników Urzędu, 29.Ochrona informacji niejawnych, 30.Organizacja i funkcjonowanie świetlic środowiskowych, 31.Organizacja wyborów i referendów, 32.Planowanie budżetu, 33.Planowanie inwestycji na poziomie jednostek urzędu, priorytet inwestycji, 34.Pozyskiwanie mienia, 35.Prawidłowość naliczania i egzekucji podatków i opłat lokalnych, 36.Prawidłowość wydatkowania środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, 37.Procedura naboru pracowników, 38.Procedura rozpatrywania skarg i wniosków, 39.Prowadzenie ksiąg, 40.Realizacja dostaw materiałów biurowych, 41.Realizacja egzekucji mandatów, 42.Realizacja egzekucji należności czynszowych, 43.Realizacja instrukcji kancelaryjnej, 44.Realizacja inwentaryzacji majątku gminy, 45.Realizacja kontroli funkcjonalnej, 46.Realizacja korespondencji na linii urząd obywatel, 47.Realizacja nadzoru Urzędu Mieskiego nad jednostkami podległymi, 48.Realizacja postępowania mandatowego i pozarepresyjnego przez Straż Miejską, 49.Realizacja udzielania zamówień publicznych przez jednostki podległe, 50.Realizacja udzielania zamówień publicznych przez Urząd Miejski, 51.Realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej, 52.Realizacja wydatkowania środków na dodatki mieszkaniowe, 53.Realizacja zadań przez ZdiK i podmioty zajmujące się transportem publicznym, 54.Rozliczanie dotacji z budżetu państwa, 55.Sprawowanie zarządu nad cmentarzami komunalnymi, 56.Sprawowanie zarządu nad mieszkaniami komunalnymi, 57.Sprawozdanie finansowe, 58.Sprawozdawczość budżetowa, 59.Udział Gminy Wałbrzych w Wałbrzyskim Związku Wodociągów i Kanalizacji, 60.Współfinansowanie inwestycji, 61.Współpraca z inwestorami zastępczymi, 62.Współpraca z organizacjami pozarządowymi, 63.Współpraca ze środkami masowego przekazu, 64.Wydatkowanie środków na Miejski Program Przeciwdziałania Alkoholizmowi, 65.Wydawanie koncesji, licencji i zezwoleń, 66.Wykonanie budżetu, 67.Zabezpieczenie i profilaktyka przeciwpożarowa, 68.Zabezpieczenie majątku gminy, 69.Zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków, 70.Zarządzanie kryzyowe miastem, 71.Zarządzanie ochroną danych osobowych,
Roczny plan audytu wewnętrznego na rok 2007 Strona 6 z 8 72.Zarządzanie pojazdami służbowymi 73.Zmiany budżetu 2.2. Metody analizy ryzyka Analizę zadań audytowych przeprowadzono stosując metodę matematyczną z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego, wyznaczającą priorytety realizacji poszczególnych zadań. W przyjętym modelu analiza oparta została o następujące czynniki ryzyka: 1. Kryteria ryzyka: ludzie czyli efektywność pracy, poziom rotacji pracowników, zmiany w kierownictwie; procedury (czynniki operacyjne) czyli stopień skomplikowania przepisów i procedur, liczba subsystemów, liczba etapów procesów; przepisy prawa (czynniki zewnętrzne) rozumiane jako stabilność systemu prawnego i podatność Urzędu i jego jednostek organizacyjnych na zmiany systemu i wszelkich uregulowań prawnych, na podstawie których realizowane są zadania; finanse rozumiane jako efektywaność wykorzystania środków finansowych i możliwość wystąpienia strat materialnych, przy ustalaniu wysokości wagi uwzględniono możliwość wystąpienia lub braku implikacji finansowych oraz stopień skomplikowania systemu finansowego; wizerunek jednostki rozumiany jako postrzeganie funkcjonowania samorządu przez mieszkańców miasta; 2. Data ostatniego audytu 3. Priorytety kierownictwa Urzędu Miasta Szczegółowy opis zastosowanej matematycznej metody analizy ryzyka przedstawia Załącznik 2: Matematyczna metoda analizy ryzyka. Załącznik 3 zawiera priorytety przedstawione przez kierownictwo Urzędu Miasta Kompletne wyniki analizy ryzyka zawarte są w Załączniku 4. 3. Zadania audytowe do przeprowadzenia w roku 2007 3.1 Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych Lp. Temat zadania audytowego Planowany termin przeprowadze nia audytu wewnętrznego Niezbędne zasoby (liczba osobodni, inne) Obszar ryzyka Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy (zakres pracy, planowany czas pracy) 1 Obrót nieruchomościami Styczeń 50 Mienie komunalne 2 Udział Gminy Wałbrzych w Wałbrzyskim Związku Wodociągów i Kanalizacji, Luty - marzec 50 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska 3 Miejskie programy mieszkaniowe kwiecień 20 Gospodarowanie mieszkalnymi i
Roczny plan audytu wewnętrznego na rok 2007 Strona 7 z 8 Lp. Temat zadania audytowego 4 Gospodarka odpadami Planowany termin przeprowadze nia audytu wewnętrznego 5 Drogi lokalne Czerwieclipiec 6 Komunikacja między jednostkami organizacyjnymi Urzędu Niezbędne zasoby (liczba osobodni, inne) maj 30 Wrzesień - październik 7 Funkcjonowanie Straży Miejskiej Listopad - grudzień 30 50 50 Obszar ryzyka Gospodarka komunalna i ochrona środowiska Transport publiczny i drogi Organizacja Urzędu Miasta Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy (zakres pracy, planowany czas pracy) Poza wskazanymi wyżej zadaniami audytowymi planuje się zarezerwowanie możliwości osobowo-czasowych w ilości 50 osobodni na przeprowadzenie dodatkowych pozaplanowych zadań audytowych wynikających z doraźnych potrzeb zgłaszanych przez Prezydenta Miasta. 4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem w kolejnych latach Lp. Obszar audytu wewnętrznego Planowany rok przeprowadzenia Obszar ryzyka 1 Gospodarka 2008 Gospodarowanie mieszkanymi i 2 Ocena prawidłowości realizacji udziału Gminy Wałbrzych we wspólnotach mieszkaniowych 3 Realizacja korespondencji na linii urząd obywatel, 2008 Gospodarowanie mieszkanymi i 2008 Usługi administacyjne 4 Ewidencja lokali, 2008 Gospodarowanie mieszkalnymi i 5 Realizacja nadzoru Urzędu Miejskiego nad jednostkami podległymi, 2008 Organizacja UM 6 Zarządzanie kryzysowe miastem, 2008 Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego
Roczny plan audytu wewnętrznego na rok 2007 Strona 8 z 8 Lp. Obszar audytu wewnętrznego Planowany rok przeprowadzenia 7 Realizacja zadań przez ZdiK i podmioty zajmujące się transportem publicznym, Obszar ryzyka 2008 Tansport publiczny i drogi 8 Sprawowanie zarządu nad mieszkaniami komunalnymi 9 Funcjonowanie Działu Promocji i Integracji Europejskiej, 10 Funkcjonowanie Zespołu Egzekucyjnego w Wydziale Budżetu i Finansów, 2008 Gospodarowanie mieszkalnymi i 2009 Organizacja UM 2009 Podatki i opłaty 5. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego L.p Zadania Zasoby ludzkie (liczba osobodni) 1 Przeprowadzanie zadań audytowych 280 laptop 2 Opracowanie technik przeprowadzenia zadania audytowego 3 Przeprowadzenie czynności sprawdzających 20 4 Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 10 5 Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość 6 Szkolenia i rozwój 30 7 Urlopy 52 8 Inne działania, w tym audyt wewnętrzny poza planem audytu wewnętrznego Razem 502 20 40 50 Zasoby rzeczowe...... (data) (audytora wewnętrznego)...... (data) (podpis kierownika jednostki sektora finansów publicznych)