WOJEWODA ŁÓDZKI PNK- IV.1611.1.2014 Łódź, 15 maja 2014 r. Pan Jan Kamiński Łódzki Kurator Oświaty WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U. Nr 31, poz. 206 ze zm.) oraz art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2012 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. Nr 185, poz. 1092) w dniu 10 lutego 2014 r. pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi rozpoczęli czynności kontrolne w odniesieniu do Łódzkiego Kuratora Oświaty, al. Kościuszki 120a, Łódź. Czynności kontrolne zakończyły się w dniu 14 lutego 2014 r. Zakres kontroli obejmował przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Kontroli nie podlegało sprawdzenie prawidłowości załatwienia skarg i wniosków pod względem merytorycznym. Kontrolę przeprowadzili: 1) Krzysztof Strychalski starszy inspektor wojewódzki; 2) Witold Majda inspektor. Mając na uwadze ustalenia dokonane w toku kontroli, działalność we wskazanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Zastrzeżenia organu kontroli dotyczą w szczególności nieprawidłowej kwalifikacji, niezastosowania zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, naruszenia właściwości do rozpatrzenia skarg i wniosku, nieprawidłowego stosowania 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46) oraz braków w zakresie formalnych elementów zawiadomień o sposobie załatwienia skargi.
Wypełnianie wymagań organizacyjnych 1. Łódzki Kurator Oświaty jest organizacyjnie przygotowany do przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków. Kwestie organizacyjne dotyczące przedmiotu kontroli zostały unormowane w Zarządzeniu Nr 24/2013 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 24 sierpnia 2013 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Kuratorium Oświaty w Łodzi 1. Zgodnie z ww. Regulaminem do zadań Wydziału Strategii i Kadr należy m.in. prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie ich rozpatrywania przez właściwe komórki organizacyjne Kuratorium, a także opracowywanie analiz i wniosków. Wydziałem Strategii i Kadr kieruje Dyrektor Elżbieta Modrzejewska. 2. W 20 Regulaminu Organizacyjnego Kuratorium Oświaty w Łodzi umieszczono zasady organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków. Przyjmowanie w sprawach skarg i wiosków przez pracowników Kuratorium odbywa się codziennie, w godzinach pracy urzędu. Osoby wnoszące skargi i wnioski przyjmowane są przez Łódzkiego Kuratora Oświaty, a podczas jego nieobecności Wicekuratora w każdy wtorek w godzinach 14.00-17.00 oraz czwartek w godzinach 8.00-10.00. W toku dokonanych w siedzibie Kuratorium Oświaty w Łodzi oględzin potwierdzono, iż w widocznym miejscu zostały umieszczone szczegółowe informacje dotyczące przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków. Informacje powyższe znajdują się także na stronie internetowej Kuratorium Oświaty w Łodzi. Zakresy czynności pracowników Wydziału Strategii i Kadr Kuratorium Oświaty w Łodzi zawierają stosowne zapisy odnoszące się do obowiązków związanych z kontrolowanym zagadnieniem. Pracownik koordynujący rozpatrywanie przez właściwe komórki organizacyjne skarg i wniosków uczestniczył w szkoleniu w tym zakresie. Potwierdzono prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz rejestru przyjęć klientów. Ponadto kontrolowany okazał wzór protokołu z ustnego przyjęcia skargi/wniosku oraz analizę skarg i wniosków za rok 2013 przekazaną wraz ze szczegółową listą kontrolną i zestawieniem sposobu ich załatwiania do Ministerstwa Edukacji Narodowej. Na podstawie weryfikacji zapisów umieszczonych w powyższych dokumentach stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na: zbyt szerokim określeniu osób przyjmujących skargi, co mogło być przyczyną stwierdzonego w dalszej części wystąpienia naruszenia 6 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Kuratorium Oświaty w Łodzi przyjmowanie klientów w sprawach skarg i wniosków przez 1 Poprzednio obowiązywało w tym zakresie Zarządzenie Nr 38/2012 Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 25 czerwca 2012 r. 2
dyrektorów, kierowników oddziałów i pracowników odbywa się codziennie, w godzinach pracy urzędu. Ponadto w jednej z informacji dotyczących godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków umieszczono nieadekwatny zapis odnoszący się do przyjęć dokonywanych przez dyrektorów Kuratorium Oświaty w Łodzi (w każdy wtorek od godziny 14.00 do 17.00), braku zgodności między liczbą skarg i wniosków wpisanych do rejestru (22 skargi za 2013 r. w tym 1 wyłączona z postępowania skargowego i rozpatrywana wyłącznie w trybie nadzoru pedagogicznego) a ich liczbą wykazaną w analizie (20 skarg i 1 wniosek), omyłkach w rejestrze skarg i wniosków w zakresie dat wpływu skargi. Nadto w toku analizy dokumentacji skargowej stwierdzono przechowywanie poza aktami zawiadomienia o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia skargi, co narusza art. 254 Kpa, w myśl którego skargi i wnioski składane i przekazywane do organów państwowych (...) oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków, (Akta kontroli str. 25-105, 124-126, 309, 381-384, 419). Kwalifikacja i klasyfikacja skarg i wniosków 3. W okresie objętym kontrolą w rejestrze skarg i wniosków zaewidencjonowano 23 skargi (22 w 2013 r. i 1 w 2014 r.). W 1 przypadku w rejestrze wpisano, iż skargę rozpatrzono w trybie nadzoru pedagogicznego. Ponadto w spisie spraw 1410a zaewidencjonowano 58 skarg anonimowych. Zgodnie z analizą skarg, które wpłynęły w 2013 r., Łódzki Kurator Oświaty i jego zastępca przyjęli 125 osób m.in. w sprawach niewłaściwych metod wychowawczych stosowanych w przedszkolach, szkołach i placówkach oraz postawy nauczycieli i dyrektorów w stosunku do ucznia, rodzica/opiekuna. W zakresie rozbieżności między liczbą przyjęć klientów a liczbą skarg zaewidencjonowanych w rejestrze skarg i wniosków Dyrektor Wydziału Strategii i Kadr wyjaśniła, iż wynikające z rejestru przyjęć klientów dane odnoszą się również do spraw, które zostały zakwalifikowane jako interwencje merytoryczne rozpatrywane w trybie nadzoru pedagogicznego, a nie skargi w rozumieniu działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 2 (j.t. Dz. U. z 2013, poz. 267). Podkreślić również należy, iż w okresie objętym kontrolą nie odnotowano żadnej skargi złożonej ustnie do protokołu. Jak wyjaśniono: Osoby, które przychodziły do Kuratorium posiadały stosowne pisma i składały na kancelarię. Tymczasem z notatki służbowej znajdującej się w aktach jednej ze skarg wynika, że pracownik Kuratorium Oświaty w Łodzi (Delegatura w Piotrkowie Trybunalskim), po przeprowadzeniu rozmowy ze skarżącymi poprosił o pisemny wniosek z dokładnym opisem wszystkich zdarzeń, jakie miały miejsce w szkole, co stanowi naruszenie 6 rozporządzenia 2 Dalej zwanej kpa. 3
w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Nadto kontrolowany nie zarejestrował w rejestrze skarg i wniosków 3 skarg przekazanych na podstawie art. 231 kpa przez Wojewodę Łódzkiego oraz skargi dotyczącej działalności Łódzkiego Kuratora Oświaty, która wpłynęła również do wiadomości Wojewody Łódzkiego. Dyrektor Wydziału Strategii i Kadr wyjaśniła, że wyżej wymienione sprawy nie zostały wpisane do rejestru, gdyż zostały załatwione w trybie nadzoru pedagogicznego. W tym miejscu wskazać należy, iż zgodnie z art. 227 kpa przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Wobec powyższego pismo zawierające zarzuty dotyczące kierownika gminnej jednostki organizacyjnej (dyrektora szkoły) lub wójta wykonującego kompetencje organu prowadzącego szkołę winno być kwalifikowane jako skarga, pomimo iż wyjaśnianie zarzutów odbywać się będzie w trybie nadzoru pedagogicznego. W doktrynie podkreśla się bowiem, iż nie należy utożsamiać załatwienia skargi z załatwieniem sprawy, której skarga dotyczy 3. Konsekwencją powyższego było niestosowanie w sprawie przepisów działu VIII kpa. Niewłaściwą kwalifikację stwierdzono także w 3 przypadkach wykazanych w rejestrze lub analizie skarg i wniosków. Zarzuty przedstawione w jednym z pism nie dotyczyły organu, jego pracownika lub organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Wobec powyższego kwalifikując pismo jako skargę, naruszono art. 222 i 227 kpa. Natomiast w innej sprawie w tym samym dniu wpłynęły 2 pisma zawierające zarzuty dotyczące kierownictwa szkoły, przy czym jedno z nich zostało zakwalifikowane do postępowania skargowego, drugie zaś, załatwiono poza tym postępowaniem (udzielonej skarżącemu odpowiedzi nadano symbol klasyfikacyjny 23 bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy). Zastrzeżenia dotyczą także wyłączenia z postępowania skargowego i rozpatrywania wyłącznie w trybie nadzoru pedagogicznego skargi, której zarzuty, wyrażone zwłaszcza w drugim piśmie skarżącego, dotyczyły postępowania kierownika gminnej jednostki organizacyjnej (dyrektora szkoły). Brak było podstaw do wyłączenia sprawy z postępowania skargowego. Nie można także uznać, iż zainteresowany wycofał skargę w tym zakresie. W konsekwencji ww. skarga nie została przekazana albo załatwiona w sposób określony w dziale VIII kpa (szczególnie w zakresie postępowania dyrektora szkoły), przy czym w trybie nadzoru pedagogicznego poinformowano wnoszącego o przeprowadzonych czynnościach kontrolnych i zaleceniu podjęcia działań poprawiających jakość pełnionego nadzoru w szkole. 3 K. Koralewska-Pietrzak, Skarga w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego jako actio popularis, PPPubl. 2010, nr 7-8, s. 61 4
(Akta kontroli str. 71-82, 98-103, 110-121, 124-125, 150-162, 268-312, 336-352). 4. Skargi anonimowe zostały zbadane pod kątem zasadności zastosowania 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, który stanowi, iż skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania. W 3 z 58 skontrolowanych skarg anonimowych stwierdzono, iż nie było podstaw do zastosowania 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, przy czym w 1 przypadku wiadomość elektroniczna nie spełniała przesłanek skargi w rozumieniu art. 227 kpa (nieprawidłowa kwalifikacja). W tym miejscu zaznaczyć należy, iż jako adres wnoszącego winien być również traktowany adres poczty elektronicznej. Dopuszczalne jest także podanie danych skarżącego wyłącznie na kopercie. (Akta kontroli str. 71-82, 98-103, 110-121, 124-125, 268-283, 336-352, 416). Uwzględniając zakres kontroli, ustalenia dalszej części wystąpienia nie będą dotyczyły sposobu postępowania z pismami, które nie stanowią skarg lub wniosków w rozumieniu działu VIII kpa oraz pismami, które chociaż mieszczą się w definicji art. 227 kpa, zostały nieprawidłowo zakwalifikowane i były załatwiane w innym trybie. 5. Zawiadomieniom o sposobie załatwienia skarg nadawano właściwy symbol klasyfikacyjny 1410. Natomiast zawiadomienia o przekazaniu skargi w całości lub części oraz zawiadomienia o nowym terminie załatwienia sprawy nie zawsze zawierały właściwe symbole klasyfikacyjne (1410 lub 1411), co stanowi uchybienie. Skargi anonimowe nie były rejestrowane w rejestrze skarg i wniosków. Ewidencjonowano je osobno w spisie spraw o symbolu 1410a. Powyższe nie jest zgodne z zasadami wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, określonymi w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 ze sprost.). (Akta kontroli str. 264, 310-311, 357-380). Właściwość do rozpatrywania skarg i wniosków z uwzględnieniem szczególnych zasad jej ustalania 6. Łódzki Kurator Oświaty w całości we własnym zakresie załatwił 19 skarg, w 1 sprawie skarga została w części, a w innej w całości przekazana do organu właściwego. W tym miejscu zauważyć jednak należy, iż niektóre skargi miały charakter wielowątkowy i choć część zarzutów mogła być wyjaśniona przez Łódzkiego Kuratora Oświaty w ramach sprawowanego nadzoru, to zastrzeżenia organu kontroli dotyczą rozpatrzenia we własnym zakresie i nieprzekazania do organu właściwego skarg, w części dotyczącej wykonywania zadań i działalności: 5
organizacji społecznej 4 (1 skarga), Łódzkiego Kuratora Oświaty 5 (3 skargi), dyrektora szkoły w zakresie niepodlegającym nadzorowi pedagogicznemu 6 (3 skargi). W 2 przypadkach nie uwzględniono art. 4 3 ustawy z 26 października 1982 roku o postępowaniu w sprawach nieletnich (j.t. Dz. U. z 2014 roku, poz. 382), który stanowi, iż instytucje państwowe, które w związku ze swą działalnością dowiedziały się o popełnieniu przez nieletniego czynu karalnego ściganego z urzędu, są obowiązane niezwłocznie zawiadomić o tym sąd rodzinny lub Policję. Ponadto w 3 przypadkach naruszono art. 236 kpa. Z uwagi na zasadę pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, pisma w tych sprawach winny zostać przekazane do właściwego zespołu orzekającego poradni psychologiczno-pedagogicznych, celem ich rozpatrzenia zgodnie z wymogami tego postępowania. Zaniechania w powyższym zakresie ocenia się jako nieprawidłowość. 7. Właściwość naruszona została także przy rozpatrywaniu wniosku, ponieważ zastosowano art. 21 1 pkt 3 kpa w związku z art. 19 kpa, czego konsekwencją było przekazanie pisma do kuratora miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Tymczasem jak stanowi art. 242 1 kpa wnioski składa się do organów właściwych ze względu na przedmiot wniosku. Przedmiotem wniosku był postulat przyjęcia zaprezentowanej przez wnioskodawcę wykładni znowelizowanego przepisu i prośba o stanowisko Łódzkiego Kuratora Oświaty w tym zakresie. (Akta kontroli str. 229-267, 284-312, 353-356, 408-415, 424-426). Terminowość rozpatrywania skarg i wniosków 8. Łódzki Kurator Oświaty przestrzegał ustawowego terminu załatwienia skarg, z wyjątkiem 4 Zgodnie z art. 230 kpa do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań i działalności organizacji społecznej właściwy jest organ bezpośrednio wyższego stopania tej organizacji, a w stosunku do organu naczelnego organizacji Prezes Rady Ministrów lub właściwi ministrowie sprawujący nadzór nad działalnością tej organizacji. 5 Zgodnie z art. 229 pkt 7 kpa jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, jest organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności: innego organu administracji rządowej, organu przedsiębiorstwa państwowego lub innej państwowej jednostki organizacyjnej organ wyższego stopnia lub sprawujący bezpośredni nadzór. 6 Zgodnie z art. 229 pkt 3 kpa jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, jest organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności: wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw określonych w pkt 2 rada gminy. Stosownie do art. 12 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm), do zadań Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w szczególności należy rozpatrywanie skarg w sprawach wykonania przepisów o ochronie danych osobowych. Jak stanowi art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) organ prowadzący szkołę lub placówkę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych, z uwzględnieniem odrębnych przepisów. Stosownie do 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z 19 września 2011 roku w sprawie dofinansowania zajęć ze środków Funduszu Zajęć Sportowych dla Uczniów (Dz. U. Nr 217, poz. 1290) Minister jest uprawniony do przeprowadzania kontroli realizacji zajęć ze środków Funduszu. 6
5 przypadków, w których zaszła konieczność skierowania do skarżących zawiadomień o niezałatwieniu sprawy w terminie. Zarzuty wynikające ze skarg były każdorazowo rozpatrywane w postępowaniu wyjaśniającym (najczęściej w formie kontroli prowadzonej w ramach nadzoru pedagogicznego), wobec czego organ kontroli nie stwierdza naruszeń odnośnie terminowości załatwiania skarg. Odpowiedzi udzielano w czasie od 9 do 48 dni od wpływu pisma. Zawiadomienia o przekazaniu skargi i wniosku zgodnie z właściwością były sporządzane od 2 do 7 dni od wpływu pisma. Natomiast w 1 przypadku, wskazując organ właściwy po upływie 35 dni od wpływu skargi, uchybiono terminowi określonemu w art. 231 kpa. (Akta kontroli str. 196-204). Formalna poprawność zawiadomień sporządzanych w postępowaniu skargowo-wnioskowym 9. Zgodnie z rejestrem skarg i wniosków w 8 przypadkach zarzuty zawarte w skargach uznano za słuszne, 3 słuszne w części, 3 niesłuszne. W 5 przypadkach zaznaczono, iż zawiadomienia miały charakter wyjaśnień, w 1 przypadku nie zawarto danych w tym zakresie. Podkreślić należy, iż w zawiadomieniach o sposobie załatwienia skargi, wyłącznie w 1 przypadku użyto stwierdzenia: czynności kontrolne potwierdziły zasadność skargi. Pozostałe rozstrzygnięcia były mniej precyzyjne niekiedy miały charakter wyjaśnień i nie można było z ich treści ustalić, czy kontrolowany uznaje skargę za zasadną, czy nie. Z sentencji zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi winno bezpośrednio wynikać, czy organ uznaje zarzuty zawarte w skardze za zasadne, czy bezzasadne. Wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona nie powinno ograniczać się wyłącznie do wyjaśnień, bez precyzyjnego ustosunkowania się do zasadności zarzutów. Powyższe ma znaczenie dla prawidłowego stosowania art. 238 1 kpa. W związku z ustaleniem, iż w 2 sprawach sporządzono zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi pomimo, że pisma skarżących nie zawierały adresu, ustalenia dalszej części wystąpienia nie będą odnosiły się do powyższych spraw. W tym miejscu podkreślić jedynie należy, iż uwarunkowania 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków nie wykluczają, aby właściwy w sprawie organ, jeśli uzna to za uzasadnione, rozpatrzył w innym trybie sprawę, będącą przedmiotem anonimowej skargi. W zakresie oznaczenia w zawiadomieniu o sposobie załatwienia skargi organu stwierdzono, iż wskazanie to następowało wyłącznie poprzez umieszczenie na podpisie pieczęci Łódzki Kurator Oświaty lub z upoważnienia Łódzkiego Kuratora Oświaty, gdy pismo podpisała Dyrektor Wydziału Strategii i Kadr. Natomiast w sytuacji, gdy zawiadomienia podpisywał Łódzki Wicekurator Oświaty brak było wskazania, iż działa w zastępstwie organu. Powyższe stanowi uchybienie. Z zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi lub wniosku (nagłówka pisma, jego 7
treści lub pieczęci) winno wyraźnie wynikać, iż skarga (wniosek) zostały załatwione przez organ. W zakresie uzasadnienia faktycznego i prawnego zawiadomień o odmownym załatwieniu skargi, stwierdzono, iż w 2 przypadkach nie umieszczono uzasadnienia faktycznego albo nie odniesiono się do części zarzutów zawartych w skardze, a w 10 przypadkach nie zawarto uzasadnienia prawnego albo było ono niepełne. Powyższe stanowi nieprawidłowość. Ponadto tylko w 1 przypadku powołano podstawę prawną zawiadamiania o sposobie załatwienia skargi tj. art. 237 3 kpa. W zawiadomieniach o odmownym załatwieniu skargi (w całości lub części) brak było pouczeń o treści art. 239 kpa, ponieważ, jak wyjaśnił Łódzki Kurator Oświaty w przypadku ponownego wnoszenia skarg przez osobę nieusatysfakcjonowaną wizytator ponownie rozpatrywał sprawę i zainteresowanym udzielano stosownej odpowiedzi. Niezależnie od powyższego art. 238 kpa nie dopuszcza wyjątków w zakresie pouczenia, wobec czego wskazany brak należy zakwalifikować jako nieprawidłowość. Zawiadomienia o nowym terminie załatwienia skargi zawierały wszystkie wymagane prawem elementy. (Akta kontroli str. 71-80, 146-148, 150-162, 177-178, 183, 185-186, 194-195, 200-209, 213, 217-218, 264-267, 310-311, 309, 334-335, 356, 415, 424-425). Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, wnoszę o: 1) imienne wyznaczenie osób przyjmujących skargi i wnioski codziennie, w godzinach pracy urzędu oraz zapoznanie ww. pracowników z zasadami przyjmowania skarg i wniosków ustnie, a także odpowiednie dostosowanie informacji dla klientów o osobach przyjmujących skargi i wnioski, 2) wzmocnienie nadzoru nad rejestracją skarg i wniosków, kompletnością akt oraz właściwym oznaczaniem dokumentacji tworzącej akta sprawy, 3) zapewnienie poprawnej kwalifikacji pism zawierających znamiona skargi lub wniosku w rozumieniu działu VIII kpa, 4) przeszkolenie pracowników w zakresie poprawnego stosowania 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków oraz wprowadzenie kontroli funkcjonalnej zasadności pozostawiania bez rozpoznania skarg i wniosków, 5) wydzielanie określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory w sposób zgodny z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej, 6) poszerzenie mechanizmów kontroli w zakresie zapewnienia wnikliwej analizy treści skarg i wniosków, celem wyeliminowania przypadków naruszenia zasady pierwszeństwa 8
postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, a w sytuacji gdy skarga lub wniosek dotyczą kilku spraw ograniczenia ryzyka nierozpatrzenia wszystkich spraw, w tym nieprzekazania ich do organu właściwego. Mechanizmy te winny uwzględniać konieczność zachowania terminów wynikających z kpa i przepisów wewnętrznych, 7) opracowanie i wprowadzenie listy kontrolnej lub wzoru (formularza) zawiadomienia o odmownym załatwieniu skargi (wniosku), celem wyeliminowania braków formalnych w sporządzanych odpowiedziach. Jednocześnie uprzejmie proszę o złożenie informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. w z. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Paweł Bejda WICEWOJEWODA 9