Manual konfiguracji konta dla fax2mail opcji BP Basic oraz BP Fiber Tablet Laptop Komputer E-dysk E-rezerwacje Komunikator Drukarka Smartfon Dysk sieciowy 25.08.2016
spis treści aktywacja konta fax2mail / 3 wysyłka fax ów przez stronę www / 7 konfiguracja konta fax2mail MS Outlook 2003 / 9 konfiguracja konta fax2mail MS Outlook 2010 / 15 konfiguracja konta fax2mail Mozilla Thunderbird / 22 wysyłanie faxów z programów pocztowych / 27 odbieranie faxów i powiadomień / 30 ograniczenia rozwiązania / 31 2
aktywacja konta fax2mail W celu aktywacji konta należy przygotować kod aktywacyjny usługi. Kod ten otrzymują Państwo podczas instalacji usługi Biznes Pakiet na Protokole Zdawczo-Odbiorczym usługi. Następnie należy wejść na stronę panelu administracyjnego Orange Office wpisując w przeglądarce adres: www.office.orange.pl/administrator/ i wybrać opcję Aktywuj usługę. W pierwszym kroku należy wybrać pytanie pomocnicze. Po wpisaniu odpowiedzi na pytanie otrzymają Państwo identyfikator administratora oraz hasło, które służą do logowania do panelu administracyjnego usługi. 3
UWAGA: Id do logowania oraz Hasło należy zachować, ponieważ będzie ono wymagane każdorazowo podczas logowania się do Panelu Administratora Orange Office. Po aktywacji konta oraz zalogowaniu się jako Administrator w górnym menu należy wybrać zakładkę Konta -> Fax2mail. W zakładce tej pojawi się lista numerów usługi. 4
Klikając w identyfikator można edytować uprawnienia do konta fax2mail. 1) Można nadawać lub zmieniać hasło dostępu dla zewnętrznych klientów pocztowych np. MS Outlook 2) Można nadawać dostępy do konta fax2mail poszczególnym użytkownikom w firmie. Dzięki temu pracownicy będą mogli wysyłać faksy za pośrednictwem strony www, logując się do Orange Office. 3) Można ustawić przekierowanie faksów na inne konta e-mail. Uwaga! Jeżeli Państwa firma nie korzystała wcześniej z usługi Orange Office to po aktywacji konta fax2mail konieczne jest utworzenie konta dla pracownika (użytkownika) oraz przypisanie do niego numeru faksu. Aby dodać nowego użytkownika należy w zakładce Użytkownicy kliknąć w przycisk Dodaj użytkownika i utworzyć nowe konto a następnie nadać dostęp do konta fax2mail jak w punkcie 2. 5
Mając identyfikator konta (adres e-mail) i hasło można rozpocząć korzystanie z usługi. W tym celu należy zalogować się w panelu użytkownika pod adresem https://office.orange.pl Zalety korzystania z usługi przez stronę www: Możliwość nadania uprawnień do konta fax2mail kilku pracownikom w firmie. Możliwość ustawienia czasowego przekierowania faksów na dowolną skrzynkę e-mail w przypadku nieobecności w pracy z opcją pozostawienia kopi fax ów na serwerze Łatwy dostęp do usługi fax2mail, z każdego miejsca na świecie, bez konieczności korzystania z własnego komputera firmowego. Wystarczy zwykły dostęp do Internetu. 6
wysyłka fax ów przez stronę www Po przypisaniu numeru faksu do Użytkownika przez Administratora, wskazani Użytkownicy będą mogli wysyłać faksy poprzez stronę https://office.orange.pl logując się na swoje konto Po wybraniu ikony fax u w menu górnym, pojawi nam się dedykowane okno pocztowe. Na stronie głównej będą dostępne wszystkie faksy wysłane i odebrane przez użytkownika. Aby wysłać faks należy wybrać Nowy fax. 7
W pole "Do" należy wpisać docelowy nr fax u w formacie nr_faxu@fax.orange.pl, np 123456789@fax.orange.pl, a następnie załączyć strony do wysłania klikając w ikonę dodawania załącznika. Pole Temat wpisujemy tytuł wysyłanej wiadomości lub pozostawiamy puste pole. W ramach usługi procesowane i wysyłane są załączniki w następujących formatach: tiff, txt, jpg, pdf, bmp, gif, docx. Jeżeli zapiszesz nowy fax w kopiach roboczych to aby go wysłać należy wrócić do trybu tworzenia fax u. W tym celu kliknij w ikonę Edytuj. Następnie otworzy się okno tworzenia fax u z ikoną Wyślij. 8
konfiguracja konta fax2mail MS Outlook 2003 3.1 Aby skonfigurować konto usługi fax2mail dla programu MS Outlook 2003 musimy wybrać z górnego menu: Narzędzia Konta e-mail 3.2 Następnie wybieramy: Dodaj nowe konto e-mail 9
10
3.3 W następnym oknie wybieramy: POP3 3.4 W oknie konta e-mail wpisujemy odpowiednio: - Imię i nazwisko: opis konta; dla odróżnienia od konta korporacyjnego/firmowego może to być numer przyznany dla usługi F2M np. 228282770 - Adres e-mail w postaci numer@fax.orange.pl - Serwer poczty przychodzącej (POP3): office.orange.pl - Serwer poczty wychodzącej (SMTP): office.orange.pl - Nazwa użytkownika: nazwa przyznana przez administratora podczas aktywacji usługi w panelu Orange Office - Hasło: hasło musi być zgodne z hasłem podczas aktywacji fax2mail. 11
Po wypełnieniu pól zgodnie z opisem klikamy Więcej ustawień" 3.5 Wybieramy zakładkę: Serwer wychodzący i zaznaczamy pole z opisem: Serwer wychodzący (SMTP) wymaga uwierzytelnienia 12
3.6 Wybieramy zakładkę: Zaawansowane i zaznaczamy obydwa pola z opisem: Ten serwer wymaga zaszyfrowanego połączenia (SSL/TSL). W polu Serwer przychodzący musi zostać wprowadzony dla serwera POP 3 port 995, dla serwera IMAP port 993 natomiast dla pola Serwer wychodzący port 587. 13
3.7 Kończymy kreację konta: 14
konfiguracja konta fax2mail MS Outlook 2010 4.1 Aby skonfigurować konto usługi fax2mail dla programu MS Outlook 2010 musimy wybrać z bocznego menu: Informacje Ustawienia kont... 15
4.2 Następnie wybieramy: konto e-mail Oraz w celu wprowadzenia nowego konta: Nowy 16
4.3 W następnym oknie wybieramy: Ręcznie konfiguruj ustawiania serwera Po kliknięciu Dalej > wybieramy Internetowa poczta e-mail 4.4 W oknie konta e-mail wpisujemy odpowiednio: - Imię i nazwisko: opis konta; dla odróżnienia od konta korporacyjnego/firmowego może to być numer przyznany dla usługi F2M np. 228282770 17
- Adres e-mail w postaci numer@fax.orange.pl - Serwer poczty przychodzącej (POP3): office.orange.pl - Serwer poczty wychodzącej (SMTP): office.orange.pl - Nazwa użytkownika: nazwa przyznana przez administratora podczas aktywacji usługi w panelu Orange Office - Hasło: hasło musi być zgodne z hasłem podczas aktywacji fax2mail. Po wypełnieniu pól zgodnie z opisem klikamy Więcej ustawień 18
4.5 Wybieramy zakładkę: Serwer wychodzący i zaznaczamy pole z opisem: Serwer wychodzący (SMTP) wymaga uwierzytelnienia 4.6 Wybieramy zakładkę: Zaawansowane i zaznaczamy obydwa pola z opisem: Ten serwer wymaga zaszyfrowanego połączenia (SSL/TSL). W polu Serwer przychodzący musi zostać wprowadzony dla serwera POP 3 port 995, dla serwera IMAP port 993 natomiast dla pola Serwer wychodzący port 587 19
4.7 Kończymy kreację konta wykonując test: 20
21
konfiguracja konta fax2mail Mozilla Thunderbird 1.1 W celu skonfigurowania konta wybieramy: Konta Utwórz nowe konto 22
1.2 Następnie wybieramy: Konfiguracja konta e-mail 1.3. W oknie konta e-mail wpisujemy odpowiednio: - Imię i nazwisko: opis konta; dla odróżnienia od konta korporacyjnego/firmowego może to być numer przyznany dla usługi np. 228282770 - Adres e-mail w postaci numer@fax.orange.pl - Hasło: hasło musi być zgodne z hasłem wprowadzonym podczas aktywacji fax2mail. Po wypełnieniu pól zgodnie z opisem klikamy Konfiguracja zaawansowana, gdzie wprowadzamy odpowiednio: - Serwer poczty przychodzącej (POP3 lub IMAP): office.orange.pl - Serwer poczty wychodzącej (SMTP): office.orange.pl - Nazwa użytkownika: nazwa przyznana przez administratora podczas aktywacji usługi w panelu Orange Office 23
- W polu Port dla Serwer poczty przychodzącej musi zostać wprowadzony port 995 lub 143 dla IMAP, natomiast dla Serwer poczty wychodzącej port 587 - W oknie SSL wybieramy odpowiednio: dla POP3: SSL/TLS oraz STARTTLS; dla IMAP: STARTTLS oraz STARTTLS. Przykładowa konfiguracja dla POP3: Przykładowa konfiguracja dla IMAP: 24
1.4. Abyśmy mogli odbierać pocztę musimy następnie dodać Wyjątek bezpieczeństwa wprowadzając odpowiednio: fax.orange.pl; 995 oraz Potwierdzić wyjątek 1.5. Kończymy kreację konta. Po akceptacji tych czynności pojawi nam się w głównym oknie nowe konto dla domeny Fax2Mail 25
26
wysyłanie faxów z programów pocztowych 6.1 W celu wysłania faksu należy rozpocząć pisanie nowej wiadomości w programie MS Outlook. 6.2 Następnie należy wybrać konto, które zostało skonfigurowane w punkcie 3 lub 4 6.3 Fax y wysyłamy wprowadzając, jako adres wiadomości Do... numerfaxudocelowego@fax.orange.pl (np. 228282770@fax.orange.pl). Zgodnie z przykładem nasz fax zostanie wysłany na numer 228282770. W polu Do możemy wpisać kilku odbiorców faksu. UWAGA: numer koniecznie musi być zakończony domeną @fax.orange.pl 6.4 W polu temat wpisujemy tytuł wysyłanej wiadomości lub pozostawiamy puste pole 6.5 W treści maila załączamy plik (bez dodatkowych adnotacji) i klikamy wyślij. 6.6 Dozwolone załączniki oraz ich maksymalne wielkości jakie mogą być wysyłane to: - PDF (max 10MB, zgodny z Adobe ISO); - TXT (max 10Mb, z kodowaniem UTF-8); - JPG (max 2MB); 27
- DOCx (max 10MB, obsługiwane tczionki: Andale Mono, Arial, Comic Sans MS, Courier New, Georgia, Impact, Times New Roman, Trebuchet MS, Verdana, Webdings); - BMP (max 2MB); - GIF (max 2MB). Pliki z innymi rozszerzeniami nie zostaną dostarczone do odbiorcy. Przykładowy wygląd wiadomości gotowej do wysłania poniżej: Numer, na który zostanie wysłany fax 6.7 Powiadomienie o dostarczeniu faksu generowane jest automatycznie, bez potrzeby dodatkowego zaznaczania żądania. 28
29
odbieranie faxów i powiadomień Odbieranie fax ów i powiadomień następuje automatycznie po skonfigurowaniu konta pocztowego. Komunikaty informujące o statusie wysłanego fax u: Transmisja poprawna: 1. Fax w realizacji; 2. Faks oczekuje na przetworzenie (w przypadku dużej kolejki); 3. Fax został dostarczony; Transmisja niepoprawna: 1. Fax nie został dostarczony: - rozmiar załącznika jest za duży; - przekroczona liczba załączników; - brak załącznika do wysłania; - niedozwolone znaki w nazwie załącznika; - niepoprawny adresat. 2. Nieudane wysłanie faksu. Komunikat informujący o otrzymaniu fax u: 1. Nowy Fax 30
ograniczenia rozwiązania System pozwala na wysyłanie następujących wiadomości: - wielkość wiadomości wychodzącej dla załączników PDF, TXT, DOCx nie może być większa niż - 10MB, dla załączników JPG, BMT, GIF nie większa niż 2MB; - załącznik TXT musi być kodowany w UTF-8; - załącznik PDF musi spełniać standard Adobe ISO (alternatywne kreatory PDF mogą nie spełniać standardów Adobe); - DOCx (max 10MB, obsługiwane tczionki: Andale Mono, Arial, Comic Sans MS, Courier New, Georgia, Impact, Times New Roman, Trebuchet MS, Verdana, Webdings); - nazwa załącznika NIE MOŻE!!! zawierać polskich i specjalnych znaków- dopuszczalne znaki w nazwie załącznika to A-Z, a-z, 0-9,._; - treść wiadomości nie będzie przesyłana; - format numeru fax u docelowego (odbiorcy) musi być w postaci 228282770@fax.orange.pl; - wiadomości do innych domen nie są przesyłane; - maksymalna ilość załączników 3. 31