Załącznik do Zarządzenia Dyrektora Josz nr 27.2013 nr z dnia 28.II.2013 Procedury windykacyjne należności cywilno prawnych występujących w JOSz i szkołach Gminy Siechnice ( ) Rozdział 1 Cel i przedmiot procedury 1. Wprowadzenie procedury ma na celu usystematyzowanie prawidłowego i terminowego windykowania należności z tytułu dochodów występujących w JOSZ i obsługiwanych szkołach. 2. Przedmiotem procedury jest przedstawienie postępowania windykacyjnego zmierzającego do odzyskania niezapłaconej w terminie należności cywilnoprawnej oraz pozostałych należności. 3. Procedurą objęte są czynności windykowania należności głównej oraz koszty uboczne ( odsetki, koszty upomnień) 2 Słowniczek 1. Jednostka odpowiednio: JOSz, SP Siechnice, SP Radwanice, SP Katarzyna, SP Żerniki, Gimnazjum 2. Dłużnik osoba fizyczna lub prawna zobowiązana do uregulowania wobec wierzyciela zobowiązania pieniężnego, wynikającego z istniejącego między nimi stosunku prawnego. 3. Wierzyciel osoba fizyczna lub prawna uprawniona do otrzymywania świadczenia pieniężnego od osoby fizycznej lub prawnej ( dłużnika). Niedopełnienie zobowiązania w ustalonym terminie uprawnia wierzyciela do wkroczenia na drogę sądową w celu odzyskania swojej należności (wierzytelności). 4. Należności cywilno prawne - uprawnienie do otrzymywania w określonym terminie określonego świadczenia pieniężnego od osoby fizycznej lub prawnej. 5. Egzekucja sądowa postępowanie prowadzone w sprawach cywilnych w celu zaspokojenia wymagalnego roszczenia wierzyciela. Egzekucję sądową wszczyna się na wniosek wierzyciela na podstawie tytułu egzekucyjnego, orzeczenia sądowego, zaopatrzonego w tzw. klauzulę wykonalności. Organami postępowania egzekucyjnego są sąd i komornik.
6. Prowadzący windykację oznacza pracownika administracyjnego poszczególnych jednostek wytypowanego przez dyrektora danej jednostki do prowadzenia spraw windykacyjnych, którego zadaniem jest monitorowanie należności, prowadzenie czynności wstępnych, wszczynanie procedury windykacyjnej. 7. Zaległość należności stają się zaległościami następnego dnia po upływie terminu płatności, jeśli nie jest on dniem ustawowo wolnym od pracy. Jeżeli termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy to terminem płatności jest najbliższy dzień roboczy. 3 Wykaz odpowiedzialności 1. Pracownicy administracyjni poszczególnych jednostek odpowiadają za: a) systematyczną kontrolę terminowości wpływów należności pieniężnych b) wszczynanie windykacji zgodnie z terminem i sposobem podanym w niniejszej procedurze w przypadku braku zapłaty należności 2. Dział finansowo księgowy odpowiada za: a) prawidłową i terminową ewidencję należności b) właściwe naliczanie odsetek od należności, których termin płatności minął (naliczanie odsetek powinno odbywać się nie później niż na koniec każdego kwartału roku budżetowego) c) sporządzanie wykazów z informacją o naliczonych odsetkach i przekazywanie ich pracownikom administracyjnym poszczególnych jednostek w celu wystawienia obciążenia dłużnikom. d) sporządzenie za każdy m-c wykazów z informacją o zadłużeniu występującym w poszczególnych jednostkach, ścisła współpraca w tym zakresie z poszczególnymi jednostkami. 4 Wyjaśnienia kwestionowanych wierzytelności 1. W przypadku zakwestionowania przez dłużnika wierzytelności ( wysokość roszczenia, termin wymagalności) pracownik administracyjny prowadzący windykację wyjasnia sprawę i prowadzi korespondencję z dłużnikiem w celu ustalenia stanu faktycznego wierzytelności. 2. W przypadku szczegółowych wyjaśnień pracownik administracyjny prowadzący windykację zwraca się do Działu Finansowo Księgowego o wydruk zaległości. 3. Każda korespondencja z dłużnikiem ( wychodząca i przychodząca) oraz ustalenia osobiste, rozmowy telefoniczne w przedmiotowej sprawie powinny być zapisane w formie notatki służbowej.
4. Wyjaśnienia i prowadzenie korespondencji nie może przekroczyć 2 m-cy od daty wysłania wezwania do zapłaty. 5. Windykacja powinna odbywać się w danym roku kalendarzowym, aby zapobiec przeterminowaniu należności. 5 Ustalenie należności 1. Kierujący jednostką dyrektor zawiera umowy w jej imieniu, umowy te stanowią podstawy powstania należności cywilnoprawnych z tytułu dochodów budżetowych. 2. Pracownik administracyjny jednostki przekazuje niezwłocznie rachunki, oraz wykazy należności podpisane przez dyrektora w terminie do 15-go dnia każdego następującego po sobie m-ca do księgowości wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 1. 3. Pracownik księgowości ewidencjonuje wykazy, o których mowa w punkcie 2 w terminie maksymalnym do końca m-ca. 4. Pracownik księgowości księguje wpłaty należności maksymalnie do 4 dni po otrzymaniu dokumentacji potwierdzającej wpłatę (np. WB) 5. Pracownik administracyjny odpowiedzialny za pobierania opłat dokonuje wpłat na rachunek bankowy: - gdy kwota wpłat przekracza 1.500,- - najpóźniej następnego dnia m-ca - w pozostałych przypadkach do każdego piątku, - w przypadku gdy w danym tygodniu upływa ostatni dzień m-ca wpłaty dokonuje się w dniu poprzedzającym ostatni dzień m-ca 6. Wykaz należności wymagalnych pracownik księgowości przekazuje do 15- go każdego m-ca kierownikom jednostek. 6 Egzekucja należności 1. Rodzaje należności podlegających egzekucji: należności wynikające z umów cywilnoprawnych oraz pozostałe należności na podstawie rachunku, noty i innych dokumentów. 2. Wyznaczony przez dyrektora pracownik administracyjny w terminie maksymalnie 14 dni od otrzymania wykazu zadłużenia kieruje do dłużnika upomnienie w formie pisma informacyjnego lub telefonicznie. Upomnienie ma być dwukrotne w odstępach dwutygodniowych. 3. W przypadku braku dobrowolnej wpłaty, po dwukrotnym upomnieniu w terminie 14 dni od ostatniego drugiego upomnienia pracownik administracyjny kieruje do zobowiązanego wezwanie przed sądowe do zapłaty pisemnie za potwierdzeniem
odbioru wg. wzoru nr 2. Termin zapłaty wierzytelności przez dłużnika określony w wezwaniu wyznacza się w ciągu 7 dni od daty doręczenia. 4. Nie wystawia się wezwań przed sądowych, gdy wysokość zaległości nie przekracza 50 złotych. W tych przypadkach na koniec roku budżetowego wystawia się jedno wezwanie, ograniczając się do comiesięcznego monitu w formie pisma informującego lub telefonicznie. 5. W przypadku, gdy zobowiązany złoży wniosek o udzielenie ulgi czynności windykacyjne podlegają zawieszeniu do chwili rozpatrzenia tego wniosku. 6. Wyznaczony przez dyrektorów jednostki pracownik administracyjny gromadzi dokumentację niezbędną do skierowania sprawy do postępowania sądowego (są to: umowa, dokumenty księgowe) i przekazuje niezwłocznie do radcy prawnego. 7. W przypadku skierowania sprawy na drogę sądową reprezentujący wierzyciela radca prawny ustala kwotę zadłużenia z odsetkami na dzień złożenia pozwu. 8. W przypadku uzyskania wyroku zasądzającego na rzecz wierzyciela radca prawny niezwłocznie zwraca się do właściwego sądu o nadanie wyrokowi klauzuli wykonalności. 9. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego kieruje go niezwłocznie do właściwego komornika sądowego i jednocześnie kopię wyroku kieruje do księgowości JOSz. 10. Po umorzeniu postępowania egzekucyjnego tytuł wykonawczy zwracany jest do jednostki. W przypadku umorzenia postępowania przez komornika sądowego na skutek jego bezskuteczności, po upływie 1go roku tytuł wykonawczy jest kierowany ponownie do radcy prawnego w celu ponownego wszczęcia postępowania egzekucyjnego. 11. W przypadku braku zasadności kierowania tytułu wykonawczego do ponownej egzekucji dyrektor jednostki podejmuje decyzje o ewentualnym umorzeniu należności, kiedy w toku postępowania egzekucyjnego nie uzyska się kwoty wyższej niż koszty egzekucyjne.
Załącznik nr 1 tabela odpłatności NALICZENIE ODPŁATNOŚCI ZA POBYT DZIECKA PRZEBYWAJĄCEGO POWYŻEJ 5 GODZIN W ODDZIALE PRZEDSZKOLNYM W SZKOLE PODSTAWOWEJ w. ZA MIESIĄC Lp. nazwisko i imię dziecka wart. godz. ilość godzin płatnych należność zaległość za miesiące poprzednie Do zapłaty zapłata bieżąca gotówka/przelew Zaległość (pozostaje do zapłaty) termin zapłaty 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 RAZEM data i podpis sporządzającego sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym zatwierdzono do zapłaty
Załącznik nr 2 - Wezwanie przed sądowe Wezwanie przed sądowe W imieniu wierzyciela na podstawie umowy nr z dnia wzywam pana/panią do uregulowania należności w wysokości: Należność główna - Odsetki - Należność płatna jest w ciągu 7 dni od daty doręczenia. W przypadku braku uregulowania wyżej wymienionej kwoty w wyznaczonym terminie zostanie skierowane powództwo do właściwego sądu, a w dalszej kolejności postępowanie egzekucyjne. Powyższe czynności będą skutkować znacznym wzrostem zadłużenia. Wierzyciel Otrzymują 1. Dłużnik 2. a/a
Zarządzenie nr 27.2013 Dyrektora Josz z dnia 28.II.2013 roku w sprawie wprowadzenia procedury windykacji należności cywilno-prawnych w JOsz i szkołach gminy Siechnice Na podstawie art.254 ustawy o finansach publicznych dnia 27.VIII.2009 r( Dz. U. nr 157 poz. 1240 ze zmianami) zarządzam, co następuje: 1 Wprowadzam do stosowania w Josz i obsługiwanych szkołach procedury windykacji należności cywilno-prawnych, stanowiącą załącznik do zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.