WOJEWODA OPOLSKI NK.IV.1611.1.2015 Opole, dnia 24 kwietnia 2015 roku Pani Halina Bilik Opolski Kurator Oświaty ul. Piastowska 14 45 082 OPOLE W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, w związku z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2, w okresie od 8 do 9 kwietnia br., Pan Krystian Goetz inspektor oraz Pan Radosław Chodziński inspektor wojewódzki, pracownicy Oddziału Kontroli i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, przeprowadzili kontrolę problemową w Kuratorium Oświaty w Opolu (KO) 3 w zakresie: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2013 r. do 28 lutego 2015 r. Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pani Halina Bilik Opolski Kurator Oświaty (OKO) 4. Funkcję zastępcy OKO pełni Pan Rafał Rippel Opolski Wicekurator Oświaty 5. Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za prawidłowe realizowanie zadnia 6 : Liliana Bisowska Dyrektor Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli (od dnia 01.04.2011 r. do dnia 23.09.2013 r.); Irena Bodziony Dyrektor Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli (od dnia 23.09.2013 r. do nadal); Anna Pasierbek Zastępca Dyrektora Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli (od dnia 01.04.2011 r. do nadal). Imię i nazwisko pracownika kontrolowanej komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za prawidłowe realizowanie zadnia 7 : Mirosława Redas straszy inspektor Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli (od dnia 01.11.2010 r. do nadal); Agata Bednarska specjalista Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli (od dnia 22.12.2009 r. do dnia 09.10.2013 r.). 1 Dz. U. Nr 185, poz. 1092; dalej: ustawa o kontroli w administracji rządowej. 2 Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm. 3 Adres KO: ul. Piastowska 14, 45 082 Opole. 4 Powołana na stanowisko z dniem 19 maja 2008 r. W systemie EZD Dowody I. pdf., s. 8. 5 Powołany na stanowisko z dniem 1 stycznia 2009 r. W systemie EZD Dowody I. pdf., s. 9. 6 W systemie EZD Dowody I. pdf., s. 11. 7 Jak wyżej.
2 U s t a l e n i a k o n t r o l i I. Skonkretyzowane przez Szefa Służby Cywilnej zarządzeniem Nr 3 z dnia 30 maja 2012 r. 8 Standardy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej 9 w rozdziale III. pt. Nabór i wprowadzenie do pracy, w ust. 1, przewidywały określenie w terminie 6 miesięcy od dnia ich wejścia w życie (tj. do 30 listopada 2012 r.) wewnętrznych procedur naboru do służby cywilnej w urzędzie lub taką modyfikację już istniejących procedur, aby uwzględniały wytyczne zawarte w ust. 1 (pkt 1-12) ww. rozdziału. W KO obowiązuje zarządzenie nr 36/2012 OKO z dnia 14 listopada 2012 r. w sprawie wprowadzenia procedury przeprowadzania naboru osób kandydujących do korpusu służby cywilnej w Kuratorium Oświaty w Opolu. Procedura przeprowadzania naboru, stanowi załącznik do tego zarządzenia 10. Obowiązujące regulacje zostały w ocenie kontrolujących opracowane zgodnie z wytycznymi określonymi w Standardach zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej wprowadzonych zarządzeniem nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. Zapewniają one otwartość i konkurencyjność każdego z przeprowadzonych naborów. Ujęto w nich wszystkie wymagania obligatoryjne wskazane w Standardach oraz fakultatywne, do których zalicza się: przeprowadzanie rozmowy kwalifikacyjnej w każdym naborze; umieszczanie w ogłoszeniu o naborze informacji, o wysokości proponowanego wynagrodzenia zasadniczego; stosowanie różnorodnych metod i technik selekcji kandydatów dostosowanych do wymagań związanych ze stanowiskiem pracy; przeprowadzanie badań kompetencji kierowniczych w odniesieniu do kandydatów biorących udział w naborze na stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej, na których występuje zarządzanie zespołem lub koordynowanie prac zespołu i wymagane jest posiadanie doświadczenia kierowniczego; udział przedstawiciela komórki ds. kadr w procesie naboru; informowanie kandydatów, na równych zasadach o niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru. Zgodnie z zaleceniem, określonym w Standardach, wewnętrzne procedury naboru oraz inne informacje przydatne z punktu widzenia kandydata zostały zamieszczone na stronie internetowej i w Biuletynie Informacji Publicznej KO. II. Analizie poddano 9 naborów (50%) na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej, realizowanych w KO w okresie objętym kontrolą, a mianowicie nabór nr 11 : 1) 152 607 na stanowisko wizytatora; 2) 152 666 na stanowisko informatyka; 3) 155 150 na stanowisko wizytatora; 4) 156 564 na stanowisko wizytatora; 5) 158 721 na stanowisko wizytatora; 6) 159 595 na stanowisko starszego specjalisty; 7) 159 890 na stanowisko wizytatora; 8) 161 609 na stanowisko referenta prawnego; 9) 166 554 na stanowisko informatyka. 8 Zarządzenie Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej - w systemie EZD - Zarz. Nr 3 Szefa SC.pdf. - zostało wydane na podstawie art. 15 ust. 9 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.) u.s.c. 9 Stanowią załącznik do ww. zarządzenia Szefa Służby Cywilnej. 10 W systemie EZD Załącznik do pisma OKO w Opolu nr WOPZN.1612.2.2015 z dn. 02.03.2015 r. (EPUAP) - zarz_36. (4380_4379).pdf. 11 Wg numerów ogłoszeń nadanych przez KPRM, patrz: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj.
3 III. W wyniku przeprowadzonej kontroli i analizy materiału dowodowego stwierdzono następujący stan faktyczny: 1) Wszystkie ogłoszenia o naborze zostały umieszczone zgodnie z art. 28 ust. 1 u.s.c w BIP KPRM oraz na stronie BIP KO. Zgodnie z oświadczeniem pracownika odpowiedzialnego za prawidłowe przeprowadzanie naborów, ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy są również zamieszczane na tablicy ogłoszeń w KO 12. 2) Ogłoszenia o naborze zawierały informacje określone w art. 28 ust. 2 u.s.c., w szczególności: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; wymagania związane ze stanowiskiem pracy ( ), ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe; zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy; informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy; informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wynosi, co najmniej 6%; wskazanie wymaganych dokumentów; termin i miejsce składania dokumentów. Wymagania niezbędne i dodatkowe określone w ogłoszeniu o naborze były zgodne z opisem stanowiska pracy. 3) Terminy do składania dokumentów, określone w ogłoszeniu o naborze, były zgodne z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c. 13. 4) Oferty kandydatów zostały nadane, bądź wpłynęły do urzędu - w odpowiednim terminie. Termin nadania i wpływu oferty pracy do KO jest weryfikowany przez komisję do spraw otwarcia i analizy formalnej ofert pracy powołanej przez OKO 14. 5) Nie stwierdzono konieczności zastosowania dyspozycji art. 29a ust. 2 u.s.c., dotyczącej pierwszeństwa w zatrudnieniu przysługującego osobie niepełnosprawnej 15. 6) Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni i nie odebrali dokumentów jak wynika z dokumentacji naborów są komisyjnie niszczone. 7) Z przeprowadzanych naborów sporządzano protokoły, które obejmowały wszystkie zagadnienia określone w art. 30 ust. 1 u.s.c. 16, tj.: określenie stanowiska pracy, na które był przeprowadzany nabór; liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów ( ); liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów formalnych; informację o zastosowanych metodach i technikach naboru; uzasadnienie dokonanego wyboru; skład komisji przeprowadzającej nabór. 12 W systemie EZD Dowody I.pdf. s. 10. 13 Tj. nie krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej 5 dni, od dnia opublikowania ogłoszenia w BIP KPRM. 14 W systemie EZD DowodyII.pdf. s.: 14-15, 23-24, 35-36, 44-45; Dowody III.pdf., s.: 55-56, 64-65, 78-79, 89-90, 94-95. 15 Jeżeli w urzędzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów. 16 W protokole z naboru 161 609 nie przedstawiono wszystkich informacji określonych w art. 30 ust. 1 u.s.c. (do czego kontrolujący nie wnoszą uwag), ponieważ postępowanie rekrutacyjne z uwagi na niespełnienie przez wszystkich kandydatów wymogów formalnych zakończono po weryfikacji przez komisję ofert pracy w systemie EZD Dowody III.pdf. s. 89-91.
4 Ponadto protokołowano informacje o: sposobie powiadamiania kandydatów, których oferty spełniały wymagania formalne o terminie, miejscu oraz godzinie testu wiedzy i rozmowy kwalifikacyjnej; poinformowaniu przez członka komisji o warunkach przeprowadzenia naboru; godzinie rozpoczęcia i zakończenia testu kwalifikacyjnego oraz jeżeli doszło do kolejnego etapu naboru, tj. rozmowy kwalifikacyjnej odnotowano czas rozpoczęcia rozmowy z poszczególnymi kandydatami; ilości uzyskanych punktów z przeprowadzonego testu przez poszczególnych kandydatów oraz ilości punktów uzyskanych w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej przez osoby dopuszczone do tego etapu naboru. 8) Informacje o wyniku naboru zostały umieszczone niezwłocznie po przeprowadzonym naborze (art. 31 ust. 1 u.s.c.) w BIP KPRM i w BIP KO, zawierały wszystkie informacje, wymienione w art. 31 ust. 2 u.s.c., tj.: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. 9) Członkowie komisji do spraw otwarcia i analizy formalnej ofert pracy oraz komisji rekrutacyjnej złożyli oświadczenia o zachowaniu: w tajemnicy danych kandydatów biorących udział w naborze; bezstronności w procesie naboru. 10) W teczkach aktowych zamieszczano oprócz wyżej wymienionych, następujące dokumenty pozwalające ocenić prawidłowość i rzetelność przeprowadzania naborów, m. in.: wniosek Dyrektora Wydziału o zatrudnienie pracownika; postanowienie OKO w sprawie powołania komisji do spraw otwarcia i analizy formalnej ofert pracy; formularz formalnej weryfikacji poszczególnych ofert pracy; protokół z posiedzenia komisji weryfikacyjnej do spraw otwarcia i analizy formalnej ofert pracy, w którym przedstawiano wykaz osób, których oferty zostały złożone w związku z ogłoszeniem naboru oraz wykaz osób niedopuszczonych do kolejnego etapu naboru z powodu niespełnienia wymogów formalnych; informację dla poszczególnych kandydatów o zakwalifikowaniu/niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru; postanowienie OKO w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej; notatkę służbową informującą o telefonicznym informowaniu kandydatów o zakwalifikowaniu/niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru; szablon testu oraz klucz odpowiedzi do pytań, a także rozwiązane testy przez poszczególnych kandydatów; przygotowaną listę pytań na rozmowę kwalifikacyjną wraz z kluczem odpowiedzi; informację dla kandydatów dopuszczonych do ostatniego etapu naboru o jego rozstrzygnięciu. Mając na uwadze wszystkie ustalenia kontroli, dokonane w wyniku analizy wewnętrznej procedury naboru wprowadzonej zgodnie z zarządzeniem Szefa Służby Cywilnej 17 oraz weryfikacji sporządzonych dokumentów z postępowania rekrutacyjnego, przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w Kuratorium Oświaty w Opolu, ocenia się pozytywnie. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Kuratorium Oświaty w Opolu, pod poz. nr 3/2015. 17 Zarządzenie Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej - w systemie EZD - Zarz. Nr 3 Szefa SC.pdf.
5 Projekt wystąpienia pokontrolnego przekazano w dniu 13 kwietnia 2015 r., na podstawie art. 38 ustawy o kontroli w administracji rządowej kierownikowi jednostki kontrolowanej (Opolskiemu Kuratorowi Oświaty), wraz z pouczeniem o prawie do zgłoszenia, stosownie do treści art. 40 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego, zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej, sporządzono niniejsze wystąpienie pokontrolne. Zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. Wojewody Opolskiego mgr Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli Otrzymuje do wiadomości: Pani Joanna Kluzik-Rostkowska Minister Edukacji Narodowej Al. J. Ch. Szucha 25 00-918 WARSZAWA