Kodeks postępowania Wersja skrócona The global leader in door opening solutions
2
Kodeks postępowania Niniejsza wersja Kodeksu postępowania stanowi streszczenie jego pełnej treści. Jest ona rozprowadzana pośród wszystkich pracowników. Pełną wersję Kodeksu postępowania otrzymują wszyscy managerowie oraz pracownicy z działu Zakupów, Sprzedaży, HR, Finansów/Księgowości, przedstawiciele związków zawodowych oraz inne osoby, w zależności od decyzji danego oddziału wersja jest jednak dostępna dla wszystkich pracowników i w razie potrzeby można się do niej odnieść. Zarówno pełna jak i skrócona wersja Kodeksu postępowania są dostępne w wielu językach, można je znaleźć w sieci wewnętrznej keypoint w zakładce HR lub na stronie internetowej www.assaabloy.com. ASSA ABLOY wierzy w etyczne i prospołeczne postępowanie oraz czuje się odpowiedzialna za pracowników firmy na całym świecie. Co więcej, ASSA ABLOY oraz jej pracownicy mają wobec wszystkich akcjonariuszy obowiązek, aby zachowywać wysokie standardy lojalności i uczciwości stanowi to podstawę i powód, dla którego ASSA ABLOY zdecydowała się stworzyć Kodeks postępowania. Ujawnianie nieprawidłowości i wparcie ze strony firmy Jeśli pracownik czuje się zaniepokojony określoną sytuacją i chce złożyć skargę lub zgłosić naruszenie przepisów, powinien poinformować o tym swojego bezpośredniego przełożonego, przedstawiciela kierownictwa lokalnego oddziału lub osobę zajmującą się egzekwowaniem przepisów Kodeksu postępowania. Jeśli pracownik ma trudności ze zgłoszeniem sytuacji lokalnie, wówczas powinien skontaktować się z centralą ASSA ABLOY. Można do tego celu użyć formularza z Załącznika I. Przekazane informacje będą traktowane jako poufne i żaden z pracowników nie będzie dyskryminowany ze względu na zgłoszenie, w dobrej wierze, naruszenia przepisów Kodeksu postępowania. Realizacja i monitorowanie ASSA ABLOY monitoruje proces realizacji Kodeksu postępowania. Incydenty nieprzestrzegania przepisów będą sprawdzane w trybie pilnym. Kogo dotyczy Kodeks postępowania? Kodeks postępowania dotyczy wszystkich naszych pracowników i partnerów biznesowych. Dzięki wprowadzeniu dodatkowych postanowień do umów, do przestrzegania Kodeksu zobligowani będą także dostawcy. Zgodność z prawem Kodeks postępowania nie stanowi zamiennika przepisów prawa i jeśli którykolwiek zapis Kodeksu jest z nimi sprzeczny, wówczas przepisy prawa mają pierwszeństwo. Mogą wystąpić sytuacje, wobec których nie ma określonych wytycznych. W takich przypadkach należy postępować zgodnie z duchem Kodeksu postępowania. Kontakt z siedzibą główną ASSA ABLOY: code@assaabloy.com Sztokholm, 1 luty 2012 r. Johan Molin Prezes i Dyrektor Zarządzający lub Code of Conduct function ASSA ABLOY AB Box 70340 SE-107 23 Stockholm Szwecja 3
Prawa pracownika, prawa człowieka, interesy konsumenta oraz zaangażowanie w życie społeczności Praca dzieci ASSA ABLOY uznaje prawo stanowiące o tym, że każde dziecko ma prawo do ochrony przed eksploatacją ekonomiczną oraz wykonywaniem prac, które stanowią ryzyko dla zdrowia fizycznego, psychicznego i duchowego, są szkodliwe dla rozwoju moralnego i społecznego lub ingerują w proces edukacji dziecka. W tym kontekście dziecko oznacza osobę w wieku niższym niż 15 lat. Niektóre kraje stosują definicję tzw. młodocianych pracowników, jako osób powyżej wieku minimalnego, co oznacza, że mogą istnieć prawne obostrzenia w kontekście rodzaju pracy, którą osoby te mogą wykonywać. Umowy pracownicze, godziny pracy i wynagrodzenie ASSA ABLOY stosuje się do lokalnych przepisów prawa odnośnie umów pracowniczych, godzin pracy, w tym także nadgodzin i wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Wynagrodzenie powinno być wypłacane regularnie i musi być zgodne z lokalnymi przepisami prawa oraz lokalną sytuacją rynkową. Pracownicy mają prawo do minimum jednego dnia wolnego od pracy w tygodniu oraz wolnego w okresie świąt lokalnych i państwowych. Pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe oraz urlop wychowawczy, co nie powinno stanowić powodu do zaistnienia żadnych negatywnych następstw. Praca przymusowa i niewolnicza ASSA ABLOY nie stosuje ani nie akceptuje żadnych form pracy przymusowej, niewolniczej, więziennej lub nielegalnej. Wolność zrzeszania się i prowadzenia zbiorowych negocjacji Pracownicy ASSA ABLOY mogą tworzyć lub dołączać do dowolnych związków zawodowych oraz organizować i prowadzić negocjacje zarówno zbiorowo jak i indywidualnie. Żaden z pracowników korzystających z tego prawa nie powinien być prześladowany i nie może być obiektem żadnych działań odwetowych. Różnorodność i równowaga płci ASSA ABLOY docenia i promuje różnorodność. Dotyczy to także równowagi płci na stanowiskach kierowniczych. W przypadku osób o takich samych kwalifikacjach, ASSA ABLOY promuje różnorodność podczas rekrutacji i daje pierwszeństwo płci, która pozostaje w danym momencie w mniejszości. Dyskryminacja, prześladowanie i równe możliwości ASSA ABLOY zapewnia środowisko pracy, w którym każdy powinien być traktowany z szacunkiem i godnością oraz powinien mieć uczciwe i równe możliwości rozwoju. Dlatego też ASSA ABLOY nie toleruje żadnej formy dyskryminacji ani prześladowania w miejscu pracy ze względu na rasę, pochodzenie etniczne, orientację seksualną, płeć, religię, wiek, niepełnosprawność, opinie polityczne, narodowość i każdy inny czynnik mogący być potencjalnym źródłem dyskryminacji. 4
Prywatność pracowników Korespondencja za pośrednictwem e-mail: Firmowy adres e-mail oraz wszelkie funkcje internetowe powinny być używane jedynie dla potrzeb firmy, dlatego też cały ruch internetowy jest traktowany jako własność firmy. W wielu krajach ASSA ABLOY jest prawnie zobowiązana do ochrony własnego mienia oraz swoich pracowników przed niewłaściwym korzystaniem z tych narzędzi. Dlatego ASSA ABLOY zastrzega sobie prawo do monitorowania adresów e-mail oraz operacji przeprowadzanych za pośrednictwem internetu. Rozmowy telefoniczne: ASSA ABLOY nie monitoruje rozmów telefonicznych, za wyjątkiem okoliczności specjalnych, np. szkolenia. Każdy przypadek monitorowania musi zostać uzgodniony pomiędzy pracownikiem a firmą z wyprzedzeniem. Każda strona trzecia zostanie również poinformowana o monitorowaniu z odpowiednim wyprzedzeniem. Dokumenty pracownicze i medyczne są poufne i mogą zostać ujawnione tylko w przypadku prawnie uzasadnionego dochodzenia. Dokumenty medyczne pracowników są poufne i przechowuje się je z dala od pozostałych dokumentów pracowniczych, w zamykanych na klucz szafach lub miejscach o podobnej charakterystyce. Dokumenty te nie zostaną ujawnione żadnej innej osobie w żadnym przypadku, chyba że zaistnieją ku temu wymagania prawne lub właściciel dokumentów sam złoży pisemną zgodę na ich ujawnienie. Nadużywanie alkoholu i/lub substancji odurzających ASSA ABLOY wymaga od swoich pracowników, aby przychodzili do pracy w stanie pełnej świadomości i aby powstrzymywali się od picia alkoholu oraz używania innych substancji odurzających, które mogą mieć wpływ na ich pracę. Zaangażowanie w życie społeczności ASSA ABLOY to firma o wysokim poczuciu obywatelskiego obowiązku, która wspiera i działa na rzecz lokalnych, regionalnych i globalnych społeczności. 5
Środowisko oraz Zdrowie i Bezpieczeństwo Środowisko i zrównoważony rozwój ASSA ABLOY zawsze stosuje się do wymagań prawnych. ASSA ABLOY nieustannie poszukuje sposobów na redukcję konsumpcji zasobów, zapobiega zanieczyszczeniu środowiska oraz wykorzystuje swój łańcuch wartości w dążeniu do poprawy wpływu swoich działań i produktów na środowisko naturalne. ASSA ABLOY wspiera rozwój i promuje rozpowszechnianie technologii przyjaznych dla środowiska. ASSA ABLOY wymaga, aby jej wszystkie jednostki produkcyjne, odznaczające się wysokim wpływem na środowisko, wdrażały możliwe do poświadczenia systemy zarządzania środowiskowego. Od wszystkich pracowników wymagamy wparcia i odpowiedzialności za wyniki ASSA ABLOY w kontekście ochrony środowiska. Środowisko pracy ASSA ABLOY dokłada wszelkich starań, aby zapewnić swoim pracownikom bezpieczne środowisko pracy oraz zmniejszyć ryzyko, które może powodować wypadki lub narażać na szwank zdrowie i samopoczucie pracowników. Staramy się więc, aby substancje chemiczne były odpowiednio oznakowane i przechowywane w bezpieczny sposób, miejsca pracy były utrzymywane w czystości i były wolne od wszelkich zanieczyszczeń oraz aby instrukcje dotyczące ochrony osobistej i korzystania ze sprzętu były skrupulatnie przestrzegane. Jednostki produkcyjne powinny zapewniać pracownikom czyste szatnie, natryski i toalety osobne dla mężczyzn i kobiet. Budynek i bezpieczeństwo pożarowe Niebezpieczne materiały i sprzęt należy przechowywać zgodnie z odpowiednimi przepisami i polityką wewnętrzną. Wyjścia ewakuacyjne powinny być czytelnie oznakowane. Muszą być one dobrze oświetlone i nic nie może ich blokować. Wszyscy pracownicy muszą otrzymać informację o rozmieszczeniu punktów bezpieczeństwa, takich jak wyjścia ewakuacyjne, gaśnice, apteczki itp. Plan ewakuacji powinien widnieć na każdym piętrze budynku. Należy systematycznie sprawdzać skuteczność alarmu przeciwpożarowego i regularnie przeprowadzać ćwiczenia ewakuacyjne. Pierwsza pomoc i opieka medyczna Apteczki pierwszej pomocy muszą być dostępne we właściwych miejscach i przynajmniej jedna z osób pracujących w określonym miejscu powinna zostać przeszkolona w zakresie udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej. Jeśli to konieczne, w razie wypadku na terenie firmy, należy wezwać lekarza lub pielęgniarkę. Firma powinna pokryć koszty opieki medycznej w następstwie wypadku na terenie firmy, o ile koszty te nie zostaną pokryte z ubezpieczenia społecznego lub polisy ubezpieczeniowej i pod warunkiem, że nie zostały naruszone przepisy bezpieczeństwa. 6
Etyka biznesowa ASSA ABLOY szanuje prawo i postanowienia związane z etyką biznesową krajów, na terenie których działa i wymaga tego samego od swoich dostawców i partnerów. Uczciwa konkurencja i ustawa antymonopolowa ASSA ABLOY prowadzi dynamiczne, ale uczciwe działania konkurencyjne, w oparciu o wartość dodaną od swoich produktów i usług. ASSA ABLOY nie zajmuje się nieuczciwymi, wprowadzającymi w błąd lub niedokładnymi porównaniami, zmowami ani porozumieniami niezgodnymi z prawem konkurencji. Pracownicy muszą wystrzegać się jakichkolwiek porozumień niezgodnych z prawem konkurencji, praktyk uzgodnionych, cichych przyzwoleń lub innych temu podobnych czynności, z jakąkolwiek firmą będącą konkurencją ASSA ABLOY oraz jakimkolwiek parterem biznesowym tejże firmy. Wszystkie transakcje z konkurencją powinny być prowadzone z należytą ostrożnością. Więcej pomocnych informacji znajdziecie Państwo w dziale Program zgodności z przepisami prawa w ASSA ABLOY (ASSA ABLOY Compliance Program) w odniesieniu dotyczącym ustawy antymonopolowej i prawa konkurencji. W przypadku niezapowiedzianej kontroli (dawn raid) dokonanej przez urząd ds. ochrony konkurencji pracownicy powinni stosować się do instrukcji zawartych w dziale Wytyczne firmy ASSA ABLOY w przypadku niezapowiedzianej kontroli urzędniczej (ASSA ABLOY Dawn Raid Guidelines). Pracownicy powinni w pełni współpracować z urzędnikami i nie utrudniać im w żaden sposób prowadzonych przez nich czynności. Łapówkarstwo ASSA ABLOY nie akceptuje łapówek, gratyfikacji ani wymuszeń w żadnej formie, ani jako inicjator ani odbiorca. Więcej pomocnych informacji znajdziecie Państwo w dziale Polityka antykorupcyjna w ASSA ABLOY (ASSA ABLOY Anti-Bribery Policy) oraz treści związanych z tym tematem procedur. Rozrywka, prezenty, gratyfikacje i darowizny Do czynności związanych z dokonywaniem kupna lub sprzedaży należy podchodzić z największą rzetelnością. Ani ASSA ABLOY, ani jej pracownicy nie powinni dawać ani przyjmować prezentów, gratyfikacji lub ofert rozrywkowych, które mogłyby mieć wpływ na decyzję pracownika lub klienta. Małe podarunki, akty gościnności i przyjmowanie na siebie drobnych kosztów są w relacjach biznesowych bardzo powszechnym i naturalnym zjawiskiem. Przy odpowiednio ostrożnym podejściu i na umiarkowaną skalę może to być akceptowalne, wyjątkiem są jednak sytuacje, w których takie postępowanie może zostać odebrane jako nielegalna próba wpłynięcia na transakcję biznesową. Więcej pomocnych informacji znajdziecie Państwo w dziale Polityka antykorupcyjna w ASSA ABLOY (ASSA ABLOY Anti-Bribery Policy) oraz treści związanych z tym tematem procedur. Oszustwo ASSA ABLOY nie akceptuje oszustwa w żadnej jego formie. Dokumenty i raporty Rzetelność ASSA ABLOY w zakresie przechowywania dokumentów i systemów raportowania, w tym raportów i systemów elektronicznych, ma pierwszorzędne znaczenie. Pracownicy muszą zachować szczególną ostrożność i dokonać wszelkich starań, aby dokumenty były poprawnie przygotowane i przejrzane, zarówno jeśli chodzi o dokumenty do użytku wewnętrznego jak i zewnętrznego. Konflikt interesów Należy unikać konfliktów interesów pomiędzy pracownikiem a firmą. Jeśli taki konflikt ma miejsce, pracownik musi natychmiast poinformować o tym swojego managera. Sytuacje konfliktowe obejmują: aktywność biznesową poza firmą; osobiste korzyści finansowe; korzystanie z wiedzy służbowej lub innych tajnych informacji dla korzyści osobistych; zatrudnienie blisko spokrewnionych osób; kupno lub sprzedaż usług/produktów blisko spokrewnionym osobom. 7
Załącznik I: Zgłoszenie naruszenia przepisów Jestem świadkiem incydentu, który może być sprzeczny z zasadami Kodeksu postępowania firmy ASSA ABLOY. Opis potencjalnego lub rzeczywistego incydentu sprzecznego z zasadami Kodeksu postępowania: Imię i nazwisko oraz dane do kontaktu (nieobowiązkowo): Prosimy przesłać zgłoszenie na adres e-mail: code@assaabloy.com Lub, jeśli nie jest to możliwe, na adres pocztowy: Code of Conduct function ASSA ABLOY AB Box 70340 SE-107 23 Stockholm, Szwecja
ASSA ABLOY to globalny lider w obszarze kompleksowych systemów zabezpieczeń budynków, zaangażowany w spełnianie potrzeb użytkownika końcowego w zakresie bezpieczeństwa i wygody. www.assaabloy.com ASSA ABLOY AB (publ) Adres pocztowy: P.O. Box 70340, SE-107 23 Stockholm, Szwecja Adres do odwiedzin: Klarabergsviadukten 90 Telefon: +46(0)8 506 485 00 Faks: +46(0)8 506 485 85 Nr rej.: SE.556059-3575 Siedziba spółki: Sztokholm, Szwecja www.assaabloy.com 10