Wprowadzenie Łatwepłace.pl jest to internetowe oprogramowanie płacowe, które można używać za pomocą dowolnej przeglądarki takiej jak Internet Explorer, Mozilla Firefox itp. Na naszą stronę internetową można zalogować się z dowolnego komputera, który ma dostęp do Internetu. Do pracy z Łatwepłace nie jest potrzebna instalacja jakiegokolwiek oprogramowania bądź specjalne umiejętności obsługi komputera. Koszt zrobienia jednego odcinka płacowego to 7.50 PLN + VAT i obejmuje on także przechowanie danych, wprowadzanie zmian i aktualizacje. Na kolejnych stronach można dowiedzieć się, jakie kroki należy wykonać, żeby zostać naszym nowym klientem. Życzymy sukcesów w pracy z Łatwepłace. W razie jakichkolwiek pytań, zawsze możesz otrzymać nasze wsparcie za pośrednictwem poczty e-mail: info@latweplace.pl Oprogramowanie łatwepłace jest własnością firmy Łatwe Place Sp. Z o.o.. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 1
Spis treści Bezpłatna wersja próbna... 3 Jak zostać klientem Łatwe Płace Sp. z o.o.?... 4 W jaki sposób uzyskać pomoc w używaniu Łatwepłace?... 7 Jak wprowadzić dane dotyczące swojej firmy bądź swoich klientów?... 8 Księgowanie... 10 Jak wprowadzić dane pracowników?... 11 Jak zrobić kalkulację wynagrodzenia za dany miesiąc?... 12 Jak przetransferować dane do systemu księgowego?... 14 Kolejne kroki po zaksięgowaniu listy płac... 15 Twoje konto w łatwepłace.pl... 16 Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 2
Bezpłatna wersja próbna Możesz łatwo sprawdzić bezpłatnie, jak działają Łatwepłace, logując się na naszej stronie internetowej www.latweplace.pl. Kliknij na zakładkę Jak utworzyć konto? i postępuj zgodnie z instrukcją. Pamiętaj, aby zachować użytkownika i hasło, ponieważ te dane będą Ci potrzebne do uzyskania dostępu do konta. Pierwsze połączenie daje Ci dostęp do konta testowego, gdzie możesz wypróbować oprogramowanie Łatwepłace. W programie możesz wypełniać pola dotyczące Twoich danych osobowych, wprowadzać dane pracowników, wprowadzać elementy płac oraz tworzyć i przeglądać różne raporty. Jeżeli nie będziesz chciał korzystać dłużej z oprogramowania Łatwepłace, twoje wpisy zostaną usunięte z naszego systemu po 30 dniach. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 3
Jak zostać klientem Łatwe Płace Sp. z o.o.? Jeśli chcesz zarejestrować się na stronie latweplace.pl, jako klient naszej firmy, musisz najpierw zaakceptować warunki korzystania z oprogramowania. Radzimy wydrukować warunki handlowe i oczywiście przeczytać je zanim zostaną zatwierdzone. Otwórz zakładkę Konto i wybierz z menu Ogólne warunki umowy. Następnie kliknij na Pobierz plik PDF. Jeżeli akceptujesz warunki korzystania z latweplace.pl, wciśnij przycisk Dalej. Teraz musisz wprowadzić informacje o posiadaczu konta. Jest to firma, dla której Łatwe Płace Sp. z o.o. będzie wystawiać faktury za korzystanie z oprogramowania. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 4
Jeśli dane zostaną wprowadzone, strona powinna wyglądać następująco: Teraz wybierz przycisk Dalej i pojawi się następujące okno: Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 5
Żeby zatwierdzić ostatecznie warunki użytkowania oprogramowania, zaznacz pole Przeczytane i zaakceptowane a następnie przycisk Dalej. Na ekranie pojawi się kolejne okno: Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 6
Zasady i warunki użytkowania systemu zostały już zatwierdzone. Następnie kliknij przycisk Zakończ. Za każdym razem, kiedy będziesz chciał zobaczyć, od kiedy używasz oprogramowania, możesz kliknąć na Ogólne warunki umowy. Teraz możesz rozpocząć pracę z oprogramowaniem Łatwepłace i przystąpić do tworzenia listy płac. W jaki sposób uzyskać pomoc w używaniu Łatwepłace? Istnieje wiele sposobów, żeby otrzymać pomoc z naszej strony: Jak zostać klientem? Pierwszy i najważniejszy sposób to szczegółowe zapoznanie się niniejszą instrukcją. Pomoże Ci ona w założeniu firmy i wprowadzeniu pracowników, a także w przygotowaniu pierwszej kalkulacji wynagrodzeń dla pracowników. Pomoc online Małe zakładki Pomoc - w razie wątpliwości dotyczącej któregoś okna, możesz kliknąć na przycisk z napisem Pomoc znajdujący się w dolnym rogu każdego ekranu. Znajdują się tam wyjaśnienia dotyczące zakładki, którą wypełniasz. Pomoc można znaleźć również poprzez klikniecie na zakładkę Pomoc, gdzie jest link do sekcji FAQ. Nazwy poszczególnych pozycji - klikając na nazwy pól do wypełniania (w kolorze niebieskim, np. osoba kontaktowa) możesz także znaleźć informacje pomocne w wypełnieniu danego miejsca. Forum latweplace.pl posiadają forum, na którym można zadawać pytania. Kliknij na zakładkę Pomoc potem Tematy a następnie wybierz Nowy. Prosimy o wpisywanie pytań jak najbardziej precyzyjnie, żebyśmy mogli szybko i dokładnie odpowiedzieć. Video - na stronie internetowej www.youtube.com znajdują się filmy instruujące, w jaki sposób korzystać z naszego systemu. Proszę zwrócić uwagę, że pomoc, jest użyteczna w przypadku obsługi oprogramowania łatwepłace.pl. W celu uzyskania odpowiedzi na kwestie prawne lub podatkowe, prosimy skierować to pytanie do księgowego bądź do właściwych urzędów. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 7
Jak wprowadzić dane dotyczące swojej firmy bądź swoich klientów? Możesz skonfigurować swoje konto dla jednego lub kilku klientów. Informacje o kliencie zawierają dane firmy takie jak adres, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer Regon i inne ważne dane. Dane każdej firmy muszą zostać wypełnione. Po zapisaniu danych i wciśnięciu przycisku Nowy, pojawi się nowa pusta, zakładka gdzie możesz wprowadzić dane kolejnej firmy. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 8
Po wprowadzeniu danych dotyczących firmy, należy przejść do zakładki Ustawienia firmy. Data startu systemu ma bardzo duże znaczenie. Tutaj można określić, od kiedy chcesz wydrukować pierwszą listę płac. W tym samym miejscu istnieje możliwość wpisania Stawki własnej ubezpieczenia wypadkowego, jeżeli jest ona inna niż Stawka ubezpieczenia wypadkowego domyślna. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 9
Następnie przejdź do kolejnych zakładek (Ustawienia firmy, Integracja z FK, itp. ) i uzupełnij niezbędne dane. Pamiętaj, aby wprowadzanie w każdym oknie danych zakończyć za pomocą przycisku Zapisz. Po wypełnieniu wszystkich zakładek dotyczących firmy, przejdź do zakładki Księgowanie. Księgowanie Przed wprowadzeniem danych dotyczących pracowników zaleca się wprowadzenie daty pierwszego okresu, za który wygenerujemy listę płac W zakładce Księgowanie klikamy na Okresy i wprowadzamy okres, za który przygotowujemy płace, z datą księgowania na ostatni dzień danego miesiąca. Następnie klikamy na przycisk Zapisz. Należy pamiętać, że daty te muszą być zgodne z datą rozpoczęcia użytkowania systemu. Wszystkie odcinki płacowe muszą być generowane w porządku chronologicznym, bez przerw. Teraz możesz przystąpić do wprowadzania pracowników. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 10
Jak wprowadzić dane pracowników? W zakładce Dane osobowe wprowadź dane pracownika. Im bardziej szczegółowo je wypełnisz tym łatwiej będzie wydrukować Świadectwo Pracy dla danego pracownika, w razie potrzeby. Po wprowadzeniu danych wciśnij przycisk Zapisz a następnie wybierz przycisk Nowy. Pojawi się nowe okno, w którym możesz wprowadzić dane następnego pracownika. Po wprowadzeniu danych pracowników przejdź do wypełniania pozostałych rejestrów. Zwróć proszę uwagę na zakładkę Bilans otwarcia : Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 11
Tą zakładkę należy wypełnić, gdy: Zaczynasz używać system w połowie roku. Należy wprowadzić dane z poprzedniego okresu, żeby oprogramowanie Łatwepłace mogło policzyć wszystkie składniki wynagrodzenia za następne miesiące poprawnie. Przyjmujemy nowych pracowników, którzy wcześniej pracowali w innym miejscu. Należy uzupełnić dane dotyczące np. nieobecności, korzystając ze Świadectwa Pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia. Zakładki nie musimy wypełniać, gdy: Używaliśmy oprogramowania Łatwepłace w poprzednim roku i dane są aktualne od pierwszego dnia bieżącego roku. Przyjmujemy nowego pracownika, który nigdzie wcześniej nie pracował i to jest jego pierwsza praca. Po wypełnieniu zakładek dotyczących pracowników, należy przejść do zakładki Kalkulacja wynagrodzeń. Jak zrobić kalkulację wynagrodzenia za dany miesiąc? W zakładce Kalkulacja wynagrodzeń wpisujemy wszystkie dane dotyczące wynagrodzenia pracowników, stałe bądź za dany okres, za który przygotowujemy płace (Płaca zasadnicza, nadgodziny, dodatki stałe itp.). Prawa część ekranu Płaca zasadnicza pokazuje obliczenie wynagrodzenia danego pracownika. Tutaj możesz zobaczyć jak będzie wyglądała kwota do wypłaty, w wyniku wprowadzonych danych. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 12
Jeżeli stosunek pracy z danym pracownikiem zostanie rozwiązany w ciągu miesiąca a nie z końcem miesiące, w pozycji Wynagrodzenie brutto należy wpisać kwotę, która zostanie wypłacona, jako wynagrodzenie za okres przepracowany w danym miesiącu. Pole Podst.skł.na ubezp.społ.-urlop wychowawczy używamy jedynie w przypadku pracownicy przebywającej na urlopie wychowawczym, za którą składki społeczne opłaci Budżet Państwa. Po wypełnieniu danych dotyczących wynagrodzeń, przechodzimy do księgowania wynagrodzeń i generowania raportów. Zanim zaczniemy księgować proszę sprawdzić, czy wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie, gdyż po wykonaniu księgowania nie będzie możliwe ich poprawienie w systemie. Księgujemy wybierając odpowiednie okres: od pierwszego dnia miesiąca, do ostatniego dnia miesiąca. Data księgowania przypada na ostatni dzień danego okresu. Po wypełnieniu wszystkich pól, wybieramy przycisk Księguj. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 13
Jak przetransferować dane do systemu księgowego? W kolejnej zakładce, Eksport do FK możemy wybrać jak ma wyglądać księgowanie. Tutaj można wyeksportować dane do system księgowego bądź wydrukować, w jaki sposób płace powinny zostać zaksięgowane. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 14
Kolejne kroki po zaksięgowaniu listy płac Po zaksięgowaniu listy płac możesz wydrukować wszystkie niezbędne raporty. W zakładce Raporty znajduje się lista płac, karta przychodów i wynagrodzeń, paski z wypłaty, raporty zawierające dane do wypełnienia deklaracji ZUS (ZUS RCA, RSA, DRA), tutaj też możesz przetransferować te raporty automatycznie do Płatnika. W tym samym miejscu możesz także wydrukować PIT11 dla swoich pracowników, za poprzedni rok kalendarzowy bądź na prośbę pracownika odchodzącego z Twojej firmy. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 15
Twoje konto w łatwepłace.pl Po otwarciu konta Twoje saldo wynosi 0,00 złotych. Nowy bilans pojawi się po upłynięciu bezpłatnego okresu testowego i wygenerowaniu odcinków płac. Będzie on wynosił ilość odcinków pomnożoną przez 7.50 PLN + 23% VAT. Przykład: dla 10 odcinków wypłaty wydano: 10 x 7.50 +23%= 92.25 PLN Faktura wyniesie 92.25 PLN, płatne przelewem w ciągu 7 dni kalendarzowych na konto Łatwe Place Sp. Z o.o.. Jeżeli w tym terminie należność nie wpłynie na niniejsze konto, Twoje konto na łatwepłace.pl zostanie zablokowane. Oznacza to, że będziesz mógł jedynie przeglądać wcześniej zapisane informacje, nie będziesz mógł ich zmieniać, wprowadzać nowych danych a także generować nowych raportów. Żeby płatność dotarła do nas jak najszybciej, dokonaj przelewu bankowego na następującego odbiorcę: Odbiorca: Łatwe Płace Sp. Z o.o. Adres: Al. Wojska Polskiego 11, 01-524 Warszawa Numer konta: PL65 1440 1101 0000 0000 1444 6524 Nazwa banku: Nordea Bank Polska S.A. Opis: podaj numer widniejący na fakturze. Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 16
Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 17
Z a c z n i j p r a c ę z ł a t w e p ł a c e S t r o n a 18