Marcin Walczyński mgr filologii angielskiej doktorant Instytutu Filologii Angielskiej UWr. gabinet: 403, ul. Kuźnicza 22, IFA UWr. e-mail: englishlinguist@o2.pl skype: marcinwalus PODSTAWY OBSŁUGI EDYTORA TEKSTU WORD 1. WSTĘP Niniejszy przewodnik ma na celu przedstawienie podstawowych funkcji edytora tekstu WORD. W przewodniku tym omówione zostaną podstawowe operacje, które należy wykonać, by dokument, który piszemy wyglądał przejrzyście i schludnie. Bardzo często bowiem nie bierzemy pod uwagę tego, jak nasz dokument jest sformatowany, licząc tylko i wyłącznie na to, że wykładowca (czy inna osoba, do której kierujemy nasze pismo) będzie zwracać uwagę jedynie na treść. Większość osób jest wzrokowcami, dlatego też wygląd dokumentu jest bardzo ważny, bo właśnie po nim zazwyczaj osoba czytająca ocenia przedkładającego dane pismo. W niniejszym przewodniku omówione zostaną następujące zagadnienia: ustawienie strony, tabulatory, akapity, formatowanie teksu, numerowanie, statystyka wyrazów itp. W przewodniku tym bardzo często będziemy odnosić się do ikon. Oto jak wygląda standardowy pasek z ikonami: Większą ilość ikon można dodać poprzez ścieżkę: Widok -> Paski narzędzi 2. USTAWIENIE STRONY Bardzo często pisząc jakiś dokument musimy odpowiednio ustawić stronę. Dobrze jest, gdy dana strona ma równe marginesy, numerację, czasami nagłówek i stopkę. 2.1. USTAWIENIE STRONY Należy postępować według wskazanej ścieżki: Plik -> Ustawienie strony 1
Wypełniamy wymagane pola. Dobrym posunięciem jest wypełnienie pól marginesów prawego i lewego taką samą cyfrą. Otrzymamy wtedy równy dokument. Możemy też pozostawić miejsce na oprawę, co jest szczególnie przydatne, gdy piszemy pracę licencjacką, magisterską czy inną, która musi być zbindowana bądź oprawiona. 3. USTAWIENIE DOKUMENTU PRZED I W CZASIE PISANIA 3.1. USTAWIENIE TABULATORÓW Co to jest tabulator? Tabulator jest narzędziem WORDA, który ułatwia nam przesuwanie fragmentów tekstu w taki sposób, by nie robić tego klawiszem spacji. Jest to szczególnie ważne w pracy tłumacza, ponieważ większość firm tłumaczeniowych rozlicza się ze swoimi tłumaczami na podstawie statystyki wyrazów, a konkretnie znaków. Każda spacja liczona jest jako znak, i dlatego, by nie oszukiwać potencjalnych pracodawców lub klientów, należy stosować tabulator. Tabulator jest bardzo przydatny w tłumaczeniach przysięgłych gdzie, celem zabezpieczenia dokumentu przed dopisaniem czegokolwiek do niego, używa się tzw. znaków wiodących. Ustawione tabulatory na linijce wyglądają w następujący sposób: Jak ustawić tabulatory, a więc także znaki wiodące (najlepiej wcześniej zaznaczyć na czarno cały tekst, jeśli chcemy, by te same tabulatory występowały w całym tekście): Format -> Tabulatory W miejsce Położenie tabulatorów wpisujemy odległość, do której chcemy, by był ustawiony znak wiodący. Następnie zaznaczamy Wyrównanie (zazwyczaj wyrównujemy do prawej) oraz Znaki wiodące. W tłumaczeniach przysięgłych często występują znaki wiodące oznaczone numerem 3. Przykładowy tekst ze znakami wiodącymi wygląda w następujący sposób: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
Ustawienie tabulatora nie jest jednoznaczne z tym, że w naszym dokumencie pojawią się znaki wiodące. Po wypełnieniu tabelki tabulatorów, należy po zakończonym wersie nacisnąć przycisk TAB (dwie strzałki, każda w inną stronę). Tabulator służy nam także do wyrównywania tekstu. Jeśli chcemy uzyskać poniższy efekt: Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx YYYYYYYYYYYYY YYYYYYYYYYYYY YYYYYYYYYYYYY A więc wyrównanie wszystkich linii: YYYYYYYYYYYYY, zaznaczamy na czarno cały tekst, który pierwotnie wygląda w następujący sposób: Xxxxxxxxxxxxx YYYYYYYYYYYYY Xxxxxxxxxxxxx YYYYYYYYYYYYY Xxxxxxxxxxxxx YYYYYYYYYYYYY Następnie, gdy tekst jest wciąż zaznaczony na czarno, ustawiamy na linijce w odpowiednich miejscach, czarne kreski tabulatorów, a następnie przed każdą z linii: YYYYYYYYYYYYY, ustawiamy kursor i naciskamy TAB. 3.2. USTAWIENIE AKAPITÓW I ODSTĘPÓW MIĘDZY LINIAMI (TZW. INTERLINIA) Dosyć często proszeni jesteśmy o to, by nasz tekst był np. z podwójnymi odstępami. Jak to zrobić? Na pewno nie robimy tego za pomocą ENTERa!!! Wobec tego: Format -> Akapit Ustawiamy odstępy między wierszami, na np. podwójne. Otrzymujemy wtedy widoczne odstępy między wierszami tekstu takie, jak poniżej: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3
Należy pamiętać także o ustawieniu odstępów między poszczególnymi akapitami tekstu. Nie należy tych odstępów robić poprzez naciskanie przycisku ENTER, bowiem odstępy między akapitami ustawiamy w formularzu: Odstępy: Przed: (przed danym akapitem), Po: (danym akapicie). Jeśli zaczynamy pisać nasz tekst, i nie formatujemy go w międzyczasie poprzez ustawianie odpowiednich odstępów między akapitami i liniami, komputer sam automatycznie będzie powielał raz ustawione parametry. Tak wyglądają odstępy między akapitami, nie zrobione za pomocą klawisza ENTER: 3.3. WYRÓWNANIE TEKSTU Bardzo często tekst lepiej wygląda, gdy jest wyrównany. Możemy to zrobić w bardzo prosty sposób: zaznaczamy dany tekst lub jego fragment, a następnie wybieramy jeden ze sposób wyrównania. Możemy wyrównać tekst do lewej: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Możemy wyrównać tekst do środka: Możemy wyrównać tekst do prawej: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Możemy tekst tzw. wyjustować (czyli wyrównać w taki sposób, żeby był on równy z obu stron) [niniejszy dokument jest wyjustowany ]. 4
3.4. STOSOWANIE KOLUMN W TEKŚCIE Stosowanie kolumn w tekście jest bardzo popularne, szczególnie w artykułach prasowych. Jest to też bardzo prosta operacja w WORDzie. Zaznaczamy tekst, który chcemy zrobić w kolumnach (należy pamiętać, że zaznaczony musi zostać ostatni znak tekstu, nic poza nim ponieważ nastąpią wtedy problemy z kolumnami). Naciskamy ikonę opcji kolumn, wybieramy sobie ilość kolumn, i nasz tekst pojawi się w kolumnach. Wielkości i rozmiary kolumn ustawiamy sobie suwakami na linijce. 3.5. NUMEROWANIE STRON Dokumenty składające się z większej ilości stron często wymagają ponumerowania. Jest to również bardzo prosta czynność: Wstaw -> Numery stron Pojawi się nam następujący formularz, który po wypełnieniu automatycznie ponumeruje strony danego dokumentu: 3.6. SPRAWDZANIE ILOŚCI ZNAKÓW Wymaga się czasami od nas napisanie pisma, które ma odpowiednią ilość znaków. Oczywiście absurdem byłoby liczenie tych znaków to za nas zrobi komputer. Narzędzia -> Statystyka wyrazów 5
3.7. PRZYPISY W tekstach czasami musimy podać źródło, lub jakąś inną informację, która dopełnia treść tekstu. Wykorzystujemy do tego opcje przypisów. Dany przypis możemy uzyskać poprzez naciśnięcie litery j + Alt. Tworzy się wtedy automatycznie przypis, który możemy dowolnie wypełnić tekstem. W dole strony pojawia się wtedy następujący obraz: 3.8. UNIKANIE PODWÓJNYCH SPACJI Bardzo często nie zauważamy, że w danym fragmencie tekstu zrobiliśmy podwójną spację, choć w ogóle nie była ona potrzebna. Jak więc sprawdzić to, czy nasze spacje są pojedyncze? Klikamy następujący znak: W naszym tekście pojawią się wtedy kropki i znak, który oznacza koniec akapitu / odstęp zrobiony ENTERem. Tekst z kropkami oznaczającymi spacje i znakiem będzie wyglądał w następujący sposób: 6
Każde dwie kropki obok siebie oznaczają, że zrobiona została podwójna spacja. Oczywiście na wydruku znaków tych nie będzie widać służą one jedynie temu, by usunąć podwójne spacje oraz widzieć, gdzie zaczyna się, a gdzie kończy dany akapit. 4. ZAKOŃCZENIE Mam nadzieję, że ten krótki przewodnik po podstawowych funkcjach WORDa będzie pomocny w pisaniu prac na komputerze. Mam również nadzieję, że nie jest on skomplikowany, i że na jego podstawie praca z edytorem tekstu WORD będzie zdecydowanie łatwiejsza, a przez to teksty i dokumenty napisane z użyciem wyżej omówionych funkcji będą schludne i będą się dobrze prezentować. 7