RADY 2/3. Porozumienie zmieniające rodzaj lub warunki umowy o pracę Ewa Drzewiecka Spis treści 1. Komentarz... 1 1.1. Co można zmienić porozumieniem... 1 1.2. Tryb i forma porozumienia... 2 1.3. Porozumienie a wypowiedzenie zmieniające... 3 1.4. Granica porozumienia zmieniającego... 4 1.5. Porozumienie zmieniające a ustawa o zwolnieniach grupowych... 4 2. Wyjaśnienia do wzorów... 5 2.1. Porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę... 5 2.2. Zmiana rodzaju umowy i jej warunków... 7 2.3. Potwierdzenie dokonanej zmiany... 7 3. Wzory... 8 Wzór A: Porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę... 8 Wzór B: Porozumienie zmieniające rodzaj i warunki umowy o pracę... 9 Wzór C: Potwierdzenie porozumienia zmieniającego warunki umowy o pracę... 10 1. Komentarz 1.1. Co można zmienić porozumieniem Dopuszczalność porozumienia zmieniającego wynika z interpretacji przepisów o rozwiązywaniu umowy o pracę za porozumieniem stron (art. 30 1 ust. 1 KP). Jeżeli strony mogą rozwiązać umowę za porozumieniem stron, to mogą ją również tym sposobem zmodyfikować. Dokument zawierający porozumienie zmieniające może mieć różną nazwę, np. awans płacowy, aneks do umowy, porozumienie pracodawcy i pracownika o zmianie umowy. Porozumieniem można zmienić: rodzaj umowy (np. z umowy na czas nieokreślony na umowę na czas określony), warunki płacy wynikające z umowy (wzór A), każdy z warunków pracy wynikający z umowy, np. zmiana rodzaju pracy, miejsca pracy, wymiaru etatu (wzór A), jednocześnie rodzaj umowy i jej warunki (wzór B). kwiecień/maj 2013 1
RADY 2. Pozostawanie w zatrudnieniu PRZYKŁAD Skutkiem porozumienia zmieniającego może być: obniżenie albo podwyższenie wynagrodzenia, zmiana stanowiska, np. ze specjalisty ds. marketingu na starszego specjalistę ds. marketingu, inne miejsce wykonywania pracy, zmiana wymiaru czasu pracy, zmiana limitu godzin pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku, wprowadzenie nowych uprawnień pracownika, np. korzystanie z pakietu medycznego, pozbawienie pracownika przyznanych dodatkowych uprawnień. Zmiany mogą być zarówno na korzyść, jak i niekorzyść pracownika. Awans płacowy czy stanowiskowy to porozumienia zmieniające dotychczasowe warunki na lepsze. Natomiast w razie pogorszenia się sytuacji finansowej zawierane są aneksy obniżające płace. 1.2. Tryb i forma porozumienia Forma porozumienia Porozumieniem można zmienić każdą umowę o pracę, w każdym czasie i każdemu pracownikowi, nawet szczególnie chronionemu. Aby było wiążące, obydwie strony muszą na nie przystać. Z propozycją zawarcia porozumienia może wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik. Pracownik musi wyrazić zgodę na zawarcie porozumienia, inaczej nie jest ono skuteczne. W razie braku zgody, zmianę do stosunku pracy wprowadza się wypowiedzeniem zmieniającym, które jest znacznie mniej korzystne dla pracodawcy. Forma pisemna porozumienia zmieniającego jest obowiązkowa (art. 29 4 KP). Dotyczy to zarówno zmian na korzyść, jak i niekorzyść pracownika. Należy podkreślić, że porozumienie pisemne, zawarte odrębnie z każdym pracownikiem, jest wymagane także wtedy, gdy zmiany dotyczą całej załogi, np. obniżka wynagrodzenia. W praktyce funkcjonowania firm zdarza się, że zmiana już obowiązuje, ale jeszcze nie zostało zawarte porozumienie na piśmie. Niekiedy podpisuje się wówczas dokumenty ze wsteczną datą, co może prowadzić do nieporozumień. Tymczasem porozumienie zostało już zawarte, ale w formie ustnej czy dorozumianej, gdyż np. pracownik otrzymał już podwyżkę albo pracuje na nowym stanowisku. W takim przypadku strony mogą podpisać oświadczenie potwierdzające zawarcie porozumienia (wzór C). 2 kwiecień/maj 2013
2/3. Porozumienie zmieniające rodzaj lub warunki umowy o pracę RADY 1.3. Porozumienie a wypowiedzenie zmieniające Zasadniczą różnicą między porozumieniem a wypowiedzeniem zmieniającym jest zgoda pracownika na zaproponowane zmiany. Brak zgody oznacza, że pracodawca, który zamierza np. obniżyć wynagrodzenie czy zmienić wymiar etatu lub miejsce pracy, musi wypowiedzieć pracownikowi warunki pracy lub płacy (art. 42 KP). Porozumienie zmieniające Można zmienić rodzaj umowy, np. z umowy na czas nieokreślony w umowę na czas określony. Można zmienić warunki pracy lub płacy, czyli treść umowy. Zawiera się je oddzielnie z każdym pracownikiem. Nie stosuje się przepisów o wypowiadaniu umów o pracę, czyli: forma pisemna jest wskazana na ogólnych zasadach (art. 29 4 KP), jej brak powoduje jedynie trudności dowodowe, w żadnym przypadku nie ma obowiązku podawania przyczyny uzasadniającej, w żadnym przypadku nie ma obowiązku konsultacji z zakładową organizacją związkową, nie stosuje się okresów wypowiedzenia, zmiana może nastąpić w dowolnie wybranym momencie. Zawsze można zmienić warunki pracownikom szczególnie chronionym. Pracownik może wyjątkowo odwołać się do sądu pracy, jeżeli powoła się na przepisy KC o tzw. wadach oświadczeń woli takich jak: błąd, groźba, podstęp, brak świadomości (art. 82 88 KC w zw. z art. 300 KP). Ciężar dowodu spoczywa wówczas na pracowniku. Porozumienie zmieniające W żadnym wypadku nie można zmienić rodzaju umowy. Można zmienić warunki pracy lub płacy, czyli treść umowy. Warunki płacy lub pracy wypowiada się oddzielnie każdemu pracownikowi. Stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, czyli: forma pisemna jest obowiązkowa. Jej brak nie powoduje nieważności wypowiedzenia, ale jego wadliwość skutkującą przegraną w sądzie w razie odwołania się pracownika od wypowiedzenia, pogorszenie warunków z umowy na czas nieokreślony wymaga konkretnej i rzeczywistej przyczyny uzasadniającej, która podlega kontroli sądu jej brak albo wskazanie nieodpowiedniej skutkuje przegraną pracodawcy w sądzie, pogorszenie warunków umowy na czas nieokreślony wymaga konsultacji z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową. Brak konsultacji skutkuje przegraną pracodawcy w sądzie, należy stosować okresy wypowiedzenia tak, jak w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę. Wyjątkowo można zmienić warunki pracownikom szczególnie chronionym, np. przy stosowaniu ustawy o zwolnieniach grupowych. Należy pouczyć pracownika o prawie odwołania się do sądu pracy. Pracownik zawsze może z niego skorzystać. kwiecień/maj 2013 3
RADY 2. Pozostawanie w zatrudnieniu Porozumienie zmieniające W razie braku zgody pracownika na nowe warunki, nie dochodzi do zawarcia porozumienia zmieniającego. Masowe porozumienia zmieniające odbywają się w tym samym trybie, co pojedyncze porozumienia zmieniające. Porozumienie zmieniające W razie braku zgody pracownika na nowe warunki umowa o pracę rozwiązuje się. Ponadto, jeżeli do wypowiedzenia doszło z przyczyn niedotyczących pracownika, ma on prawo do odprawy z ustawy o zwolnieniach grupowych (dotyczy to pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników). Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, który dokonuje masowych wypowiedzeń zmieniających z przyczyn niedotyczących pracownika, ma obowiązek stosować procedurę zwolnień grupowych (wyrok SN z 17.5.2007 r., III BP 5/07). Z powyższego wynika, że zawarcie porozumienia zmieniającego jest zdecydowanie bardziej korzystne dla pracodawcy niż wypowiedzenie zmieniające. 1.4. Granica porozumienia zmieniającego Porozumienie zmieniające nie może doprowadzić do pogorszenia sytuacji pracownika w porównaniu z najniższym poziomem gwarantowanym przez przepisy prawa pracy. Zgodnie z art. 18 1 KP, postanowienia umów o pracę nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Te przepisy to nie tylko Kodeks pracy, inne ustawy i rozporządzenia, ale także postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania, premiowania. Niedopuszczalne Udzielenie pracodawcy zgody na decydowanie o terminie urlopu bezpłatnego pracownika. Obniżenie wynagrodzenia poniżej dolnych widełek przewidzianych w regulaminie wynagradzania na danym stanowisku. Zrzeczenie się przez pracownika nagrody jubileuszowej albo premii. Zakaz zrzeczenia się wynagrodzenia (art. 84 KP) obejmuje jego wszystkie składniki. Dopuszczalne Obniżenie wynagrodzenia do dolnych widełek. Pracodawca znajdujący się w trudnej sytuacji finansowej może zawrzeć ze związkami lub przedstawicielami pracowników porozumienie o zawieszeniu przepisów dotyczących premiowania (art. 9 1 KP). Po zawarciu takiego porozumienia nie musi wypłacać premii i nie są potrzebne dodatkowe porozumienia zmieniające. 1.5. Porozumienie zmieniające a ustawa o zwolnieniach grupowych Należy podkreślić, że w żadnym wypadku porozumienie zmieniające nie wiąże się z koniecznością wypłacenia odprawy czy dodatku wyrównawczego dla 4 kwiecień/maj 2013
2/3. Porozumienie zmieniające rodzaj lub warunki umowy o pracę RADY pracowników szczególnie chronionych. Ponadto procedury z ustawy o zwolnieniach grupowych nie stosuje się w razie masowych porozumień zmieniających (inaczej jest przy wypowiedzeniach zmieniających), np. w razie zgody całej załogi na obniżenie pensji. Jednak w takiej sytuacji należy pamiętać o tym, aby zawrzeć odrębnie porozumienie zmieniające z każdym pracownikiem. W praktyce stosowania ustawy o zwolnieniach grupowych pojawia się też inny problem. Wiąże się on z tym, że przepisów tej ustawy nie stosuje się, gdy umowy o pracę: na czas określony, na czas zastępstwa, na czas wykonania określonej pracy i na okres próbny rozwiązały się z upływem czasu, na który były zawarte. Warunkiem stosowania ustawy o zwolnieniach grupowych jest bowiem rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy, z przyczyn niedotyczących pracowników. Ze względu na niestosowanie ustawy w powyższych sytuacjach, niekiedy pracodawcy zmuszają pracowników do zawierania porozumień zmieniających, których skutkiem jest zmiana umowy na czas nieokreślony w umowę na czas określony z terminem końcowym wskazanym przez pracodawcę. Pracownik co do zasady nie ma prawa odwołania do sądu pracy od zawartego porozumienia zmieniającego. Jednak, ze względu na odpowiednie stosowanie przepisów Kodeksu cywilnego o tzw. wadach oświadczeń woli (art. 300 KP), pracownik może uchylić się od skutków zawartego porozumienia i domagać się odprawy przed sądem, jeżeli wykaże, że wyraził zgodę w wyniku groźby, podstępu czy błędu. 2. Wyjaśnienia do wzorów 2.1. Porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę Przedstawiony wzór dotyczy zmiany warunków umowy o pracę. Porozumienie można nazwać aneksem do umowy. Pkt 1. Należy wpisać rodzaj umowy np. umowa na czas nieokreślony, umowa na czas określony oraz datę zawarcia zmienianej umowy. Jeśli umowa została zawarta w inny sposób niż pisemnie, a następnie potwierdzona na piśmie, należy wpisać datę faktycznego zawarcia umowy, a nie jej potwierdzenia. Następnie po słowach w zakresie należy podać warunki, jakie strony zamierzają zmienić, np. w zakresie wynagrodzenia, w zakresie obowiązków pracownika, w zakresie czasu pracy. Ponadto, w dalszej części pkt 2 powinny zostać wymienione nowe warunki, zaakceptowane przez pracownika i pracodawcę. Nowe warunki należy wpisać w sposób niebudzący wątpliwości, tak jak w umowie o pracę. Jeśli pracodawca i pracownik nie zamierzają zmienić rodzaju umowy o pracę, a jedynie jej warunki, po słowach dotychczasowe warunki należy wpisać: umowy o pracę na... zawartej w dniu... i postępować, jak podano przy opisie tego fragmentu w pkt 1. kwiecień/maj 2013 5
RADY 2. Pozostawanie w zatrudnieniu Jeżeli zmiana warunków umowy ma polegać na wprowadzeniu nowych uprawnień pracowniczych, wówczas pkt 1 powinien mieć brzmienie: 1. Pracodawca i pracownik wprowadzają w pkt... umowy o pracę na... zawartej w dniu... następujące uprawnienie(a) pracownika:... (opis) albo: 2. Pracodawca i pracownik wprowadzają do umowy o pracę na... zawartej w dniu... pkt...: (opis) Jeżeli zmiana warunków umowy ma polegać na pozbawieniu pracownika dodatkowych uprawnień, wówczas pkt 1 powinien mieć brzmienie: 1. Pracodawca i pracownik skreślają pkt... umowy o pracę na... zawartej w dniu... albo: 2. Pracodawca i pracownik decydują o pozbawieniu pracownika następującego uprawnienia(ń) pracownika:..., określonych w pkt... umowy o pracę na... zawartej w dniu... Porozumienie należy zawrzeć także w razie zmiany wyłącznie jednego punktu umowy o pracę. Pkt 2. W tym punkcie podaje się datę, od której będą obowiązywały zmiany. Datą, od której będą obowiązywały zmiany może być dzień zawarcia niniejszego porozumienia albo dzień późniejszy, dowolnie wybrany przez pracodawcę i pracownika. Jak wspomniano wyżej, nie obowiązują żadne okresy wypowiedzenia. PRZYKŁAD 18.2.2013 r. kadrowa wezwała kilku pracowników i po wyjaśnieniu sytuacji pracodawcy zaproponowała w jego imieniu obniżenie od 18.2.2013 r. wynagrodzenia za pracę. Każdy z pracowników wyraził zgodę na piśmie. Począwszy od 18.2. każdemu z nich przysługuje niższe wynagrodzenie. W razie, gdy strony porozumienia ustalą, tak jak we wzorze, że nowe warunki obowiązują od..., kolejna ich zmiana, np. powrót do poprzednich będzie wymagała zawarcia kolejnego porozumienia, bądź w razie braku zgody pracownika wypowiedzenia zmieniającego. Jednak strony mogą dokładnie wskazać termin obowiązywania zmiany, np. od 1.2.2013 r. do 31.12.2013 r. Wówczas, po upływie takiego okresu, automatycznie obowiązują poprzednie warunki. Jak wskazano wyżej, porozumienie należy zawrzeć na piśmie, jednak ustne też jest ważne. W takiej sytuacji kadrowa może sporządzić notatkę służbową, w której opisze treść porozumienia oraz poda informację, od kiedy ono obowiązuje. W celach dowodowych wskazane byłoby, aby notatkę podpisał pracownik, którego porozumienie dotyczy. Możliwe jest także wydanie przez pracodawcę i pracownika wspólnego oświadczenia o zawarciu danego dnia porozumienia o treści przedstawionej w oświadczeniu. 6 kwiecień/maj 2013
2/3. Porozumienie zmieniające rodzaj lub warunki umowy o pracę RADY Jeśli pracodawca i pracownik nie zamierzają zmienić rodzaju umowy o pracę, a jedynie jej warunki, wówczas w tym punkcie należy pominąć fragment: Nowy rodzaj umowy i. Pkt 3. Należy wpisać datę zawarcia umowy, która została zmieniona niniejszym porozumieniem. Jest to postanowienie potwierdzające, że zamiarem stron i celem porozumienia była zmiana wybranych elementów treści umowy o pracę, które zostały wskazane w pkt 2. Porozumieniem można zmienić jednocześnie rodzaj umowy oraz całą jej treść. Wówczas pkt 4 nie będzie potrzebny. Pkt 4. Punkt 4. nie jest konieczny, decyzja o jego umieszczeniu należy do stron. Strony porozumienia (pracodawca i pracownik) powinny złożyć swoje podpisy. 2.2. Zmiana rodzaju umowy i jej warunków Przedstawiony wzór dotyczy zmiany rodzaju umowy i jej warunków. Porozumienie można nazwać aneksem do umowy. W pkt 1 należy wpisać rodzaj umowy, jaka została zawarta (i obecnie zostanie zmieniona) oraz datę jej zawarcia oraz nowy, zmieniony rodzaj umowy. Następnie wskazuje się, na czym polega zmiana warunków pracy lub płacy i postępuje zgodnie z komentarzem do wzoru A. 2.3. Potwierdzenie dokonanej zmiany Wzór C należy zastosować w sytuacji, gdy zmiana już obowiązuje, ale nie zostało zawarte porozumienie w formie pisemnej. W takim przypadku strony powinny potwierdzić zmianę dowolnie wybranego dnia. Następnie w piśmie wskazuje się, co zostało zmodyfikowane i od kiedy obowiązują nowe warunki. kwiecień/maj 2013 7
WZÓR A...... (oznaczenie pracodawcy) (miejscowość, data) POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WARUNKI UMOWY O PRACĘ zawarte w dniu... między... (imię i nazwisko pracownika) a... (imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy) 1. Pracodawca i pracownik zmieniają dotychczasowe warunki umowy o pracę... zawartej w dniu... w zakresie... na nowe warunki:... 2. Nowe warunki obowiązują od dnia... 3. Pozostałe warunki umowy o pracę zawartej w dniu... nie ulegają zmianie. 4. Niniejsze porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla pracodawcy i pracownika....... (podpis pracownika) (podpis pracodawcy)...... (oznaczenie pracodawcy) (miejscowość, data) 8 kwiecień/maj 2013
WZÓR B POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE RODZAJ I WARUNKI UMOWY O PRACĘ zawarte w dniu... między... (imię i nazwisko pracownika) a... (imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy) 1. Pracodawca i pracownik zmieniają rodzaj umowy o pracę na... zawartej w dniu... na umowę o pracę na... 2. Pracodawca i pracownik zmieniają dotychczasowe warunki pracy/pracy i płacy* w zakresie...... na nowe warunki... 3. Nowy rodzaj umowy i nowe warunki obowiązują od dnia... 4. Pozostałe warunki umowy o pracę zawartej w dniu... nie ulegają zmianie. 5. Niniejsze porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla pracodawcy i pracownika....... (podpis pracownika) (podpis pracodawcy) * wybrać odpowiednią opcję kwiecień/maj 2013 9
WZÓR C...... (oznaczenie pracodawcy) (miejscowość, data) POTWIERDZENIE POROZUMIENIA ZMIENIAJĄCEGO WARUNKI UMOWY O PRACĘ Pracodawca i pracownik zgodnie oświadczają, że zawarli porozumienie zmieniające umowę o pracę z dnia... o następującej treści: 1. Pracodawca i pracownik zmienili dotychczasowe warunki umowy o pracę w zakresie...... na nowe warunki:... 2. Nowe warunki obowiązują od dnia... 3. Pozostałe warunki umowy o pracę z dnia... nie ulegają zmianie. Niniejsze oświadczenie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla pracodawcy i pracownika....... (podpis pracownika) (podpis pracodawcy) 10 kwiecień/maj 2013