WO.IV PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzędu Gminy Ropa

MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO.IV.431-9-11 PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzędu Gminy Ropa Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy Ropa, Ropa 733, 38-312 Ropa. Kierownikiem kontrolowanej jednostki w okresie objętym kontrolą był Pan Jan Morańda, wybrany na stanowisko Wójta Gminy Ropa w dniu 12 listopada 2006 r. w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z późn. zm.), ponownie wybrany na to stanowisko w trybie cyt. ustawy w dniu 22 listopada 2010 r. Kontrolę przeprowadzili w dniu 7 czerwca 2011 r. upoważnieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: 1) w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk: Elżbieta Obtułowicz Kierownik Oddziału do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upoważnienia WO.IV.0030-67-11 z dnia 30 maja 2011 r., 2) w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych: Dariusz Okoński starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi, nr upoważnienia WO.IV.0030-66-11 z dnia 30 maja 2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 5-8] Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. Przedmiotem kontroli była realizacja spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności oraz dowodów osobistych. Kontrola obejmowała ponadto weryfikację informacji o liczbie spraw dotyczących realizacji zadań zleconych w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz ewidencji ludności i dowodów osobistych, prowadzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r., przekazanych przez Urząd Gminy Ropa na potrzeby obliczenia dotacji W trakcie kontroli sprawdzono także wykonanie zaleceń pokontrolnych sformułowanych przez Wojewodę Małopolskiego w wyniku poprzedniej kontroli Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. Zastępcami Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ropie była Pani Teresa Tomaszkiewicz powołana na to stanowisko Uchwałą Rady Gminy w Ropie Nr XXIII/102/93 z 28 grudnia 1993 r. i Pani Ewa Wantuch

powołana na to stanowisko Uchwałą Rady Gminy w Ropie Nr X/69/95 z 18 września 1995 r. Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.), zwanej w dalszej części protokołu p.a.s.c., funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ropie pełnił w okresie objętym kontrolą Wójt Gminy, Pan Jan Morańda. W 2010 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Ropie sporządzono ogółem: - 5 aktów urodzenia, - 33 akty małżeństwa, - 14 aktów zgonu. Akty stanu cywilnego sporządzone zostały w księgach stanu cywilnego, pismem ręcznym. Księga urodzeń zawierała akty z lat 2007-2010. Księgi małżeństw i zgonów założone zostały w roku 2010. Akty sporządzono starannie i czytelnie. Daty urodzenia małżeństwa i zgonu wpisywano do aktów stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie: dzień, miesiąc, rok. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były odrębnie dla każdego rodzaju aktów stanu cywilnego sporządzonych w roku kalendarzowym objętym kontrolą. Powyższe było zgodne z treścią 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego w dalszej części protokołu rozporządzeniem MSWiA. Zamknięcia ksiąg stanu cywilnego i otwarcia na rok następny dokonywano przez zamieszczenie stosownych adnotacji na następnej stronie danej księgi po ostatnim sporządzonym akcie w danym roku kalendarzowym. Skontrolowano wszystkie akty urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzone w księgach z roku 2010. Stwierdzono, że pod każdym aktem umieszczano pieczątkę z imieniem i nazwiskiem oraz pełnioną funkcją osoby sporządzającej ten dokument. Wykonano zatem zalecenie zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego nr DG.VIII.0931-4-04 z 16 czerwca 2004 r., polegające na umieszczaniu na aktach stanu cywilnego pieczątki z imieniem i nazwiskiem oraz pełnioną funkcją osoby sporządzającej ten dokument, stosownie do wymogów 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Akty urodzenia w okresie objętym kontrolą sporządzone zostały w trybie szczególnym na podstawie decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ropie o wpisaniu treści zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg stanu cywilnego. Stosowana była właściwa pisownia nazwisk, dat w aktach stanu cywilnego. Nazwy miejscowości położonych za granicą, poza jednym przypadkiem opisanym w dalszej części protokołu, wpisywano zgodnie z zapisem zawartym w 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA, tj. w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Do akt zbiorowych włączono zagraniczne odpisy aktów urodzeń wraz z tłumaczeniami dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych na język polski, decyzje o wpisaniu aktów zagranicznych do polskich ksiąg stanu cywilnego, a także w przypadku wydania sprostowania i uzupełnienia treści aktów załączano decyzje o sprostowaniu i uzupełnieniu wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę ich wydania. 2

Kontrola aktu urodzenia nr 1/2010 oraz dokumentów zbiorowych wykazała, że zarówno w akcie, jak i decyzji nieprawidłowy zapis miejsca urodzenia dziecka Wiedeń. Zgodnie z treścią 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać w nawiasie nazwę państwa, zatem w sporządzonych dokumentach powinno być wpisane Wien. W rubryce Uwagi aktu nr 1/2010 zamieszczono informację o treści: Akt sporządzono na podst. dec. Kier. USC w Ropie z dnia 2.06.2010 r. nr 1/2010 w oparciu o art. 73 ust. 1 prawo o aktach stanu cywilnego. Zawarta w rubryce Uwagi informacja jest niepełna, gdyż nie zawiera pełnego oznaczenia decyzji administracyjnej, która stanowiła podstawę prawną sporządzenia aktu. W rubryce Uwagi wpisuje się adnotacje nie mające wpływu na stan osoby, której akt dotyczy, informują one jednak o dokonanych poprawkach, podstawie i okolicznościach sporządzenia aktu, udziale osób w postępowaniu, powiązaniu aktu z innymi aktami dotyczącymi tej samej osoby. Dlatego też zapisana w rubryce informacja powinna być pełna i rzetelna. Podobny zapis w rubryce Uwagi zamieszczony został w akcie urodzenia nr 3/2010. W zakresie rejestracji małżeństw skontrolowano wszystkie akty wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów małżeństw zawieranych w formie określonej w art. 1 2 k.r.o. stwierdzono, iż nie na każdym zaświadczeniu przekazywanym do Urzędu Stanu Cywilnego w Ropie stanowiącym podstawę sporządzenia aktu małżeństwa zawartego w formie wyznaniowej ze skutkami cywilnymi odnotowano datę wpływu zaświadczenia do Urzędu. Data wpływu nie została odnotowana na zaświadczeniach stanowiących podstawę sporządzenia aktów małżeństwa nr 1/2010, 3/2010, 4/2010, 6/2010, 15/2010, 16/2010, 17/2010, 18/2010, 28/2010. Taki sposób przyjmowania zaświadczeń uchybia przepisom art. 8 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) oraz art. 16 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) gdyż uniemożliwia ustalenie czy został zachowany pięciodniowy ustawowy termin przekazania przez osoby duchowne zaświadczenia do urzędu stanu cywilnego. Zgodnie bowiem z art. 8 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy, duchowny przekazuje do urzędu stanu cywilnego zaświadczenia stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa przed upływem pięciu dni od zawarcia małżeństwa. Na podstawie art. 16 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego, akt stanu cywilnego sporządza się w dniu w którym dokonano zgłoszenia zdarzenia powodującego sporządzenie aktu chyba, że ustawa dopuszcza możliwość sporządzenia aktu stanu cywilnego w innym terminie. Stwierdzić także należy, że dokonano uzupełnienia brakujących dat wpływu na zaświadczeniach z roku 2003. Zalecenie zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego nr DG.VIII.0931-4-04 z 16 czerwca 2004 r. polegające na przestrzeganiu obowiązku umieszczania daty wpływu na zaświadczeniach stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa, wynikającego z art. 8 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego (j.t. z 1964 r. Dz. U. Nr 9, poz. 234 z późn. zm.), jak również uzupełnienie brakujących informacji o dacie wpływu na zaświadczeniach z roku 2003 zostało zrealizowane jedynie częściowo. Kontrola aktów zgonu oraz akt zbiorowych wykazała, że zgłoszenia zgonów dokonywane były najpóźniej w terminie 3 dni od dnia zgonu i przez osoby do tego upoważnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. Akty zgonów sporządzano w dniu zgłoszenia 3

zgonu. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu każdorazowo znajdowały się karty zgonu. Na podstawie kontroli dokumentacji zgromadzonej w teczkach aktowych 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego oraz w teczce aktowej 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą większość podań o wydanie odpisów złożona została bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Ropie. Kontrola wykazała, że odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., określającego krąg osób upoważnionych do występowania z wnioskiem. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców, a także podstawę żądania wydania odpisu aktu lub też interes prawny podmiotów wnioskujących o wydanie odpisów. Odbiór dokumentu przez wnioskodawcę potwierdzany był podpisem na podaniu. Dokumentacja dotycząca zmian w aktach stanu cywilnego przekazywanych do organów ewidencji ludności oraz organów wydających dowody osobiste prowadzona była formie rejestru odpisów aktów stanu cywilnego oraz zawiadomień przekazywanych do właściwych organów ewidencji ludności i organów wydających dowody osobiste. Poddano kontroli dokumentację spraw dotyczących wpisywania treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego (sprawy nr USC 5150/4/2010, USC 5150-6/2010, USC 5150-7/2010). W przypadku decyzji o wpisaniu zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego powoływano w treści decyzji jako podstawy prawne: art. 73 ust. 1 oraz art. 104 k.p.a. W wyniku kontroli stwierdzono, że jeżeli wnioski w sprawie wpisania zagranicznych aktów urodzenia dzieci składane były przez jednego z rodziców, to nie zawiadamiano drugiego z rodziców dziecka o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie. Powyższe stanowiło naruszenie art. 61 4 k.p.a. zgodnie z którym o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Uchybiało to również zasadzie czynnego udziału strony w postępowaniu wyrażonej w art. 10 k.p.a., który stanowi, że organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania. W przypadku decyzji nr USC 5135/1,2/2010 dotyczących sprostowania treści aktu nr 196/1948 i aktu małżeństwa nr 32/1969 urodzenia jako podstawy prawne powołano art. 104 k.p.a. oraz art. 28 p.a.s.c. Analiza akt postępowania wykazała, że sprawy USC 5135/1,2/2010 zostały wszczęte na wniosek tej samej osoby. W wydanej przez Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ropie decyzji dotyczącej sprostowania błędu figurującego w akcie małżeństwa nr 32/1969 dokonano odręcznej poprawki znaku sprawy, zmieniając nr decyzji z USC.5135-1/10 na USC.5135-2/10. Jednocześnie w aktach sprawy brak było zawiadomienia drugiego z małżonków o prowadzonym postępowaniu administracyjnym. Powyższe stanowiło naruszenie art. 61 4 k.p.a. oraz art. 10 k.p.a. Wyjaśnić należy, że błędny numer decyzji nie pozbawia pisma charakteru decyzji administracyjnej, to jednak stanowi wadę, która powinna zostać usunięta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Możliwość taką stwarza zaś przepis art. 113 1 k.p.a., w myśl którego organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. [Dowód: akta kontroli str. 17-28] 4

Wszystkie skontrolowane decyzje zostały wydane w terminach określonych w art. 35 k.p.a. i zawierały pouczenie o przysługującym prawie odwołania się do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ropie. W 2010 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Ropie zarejestrowano 1 sprawę z zakresu zmiany imion i nazwisk. Wnioski zostały złożone zgodnie z właściwością miejscową. W każdym przypadku podanie zawierało dane osoby, której zmiana dotyczyła, nazwisko na jakie miała nastąpić zmiana oraz uzasadnienie. Do wniosków załączano odpis zupełny aktu urodzenia wnioskodawczyni oraz inne dokumenty uzasadniające zmianę nazwiska. Osoby ubiegające się o zmianę imienia lub nazwiska przedstawiały do wglądu dokumenty stwierdzające tożsamość. W decyzji powołano jedynie art. 4 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414), a pominięto art. 12 cyt. ustawy, który stanowi o właściwości miejscowej kierownika urzędu stanu cywilnego. W aktach sprawy brak było dowodu przekazania decyzji do Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach, gdzie sporządzony był akt urodzenia wnioskodawczyni. W aktach sprawy zmiany nazwiska brak było także zaświadczenia o dokonanej zmianie. W aktach nie zamieszczono dowodu przekazania zaświadczenia do właściwej z uwagi na miejsce pobytu stałego wnioskodawczyni organu ewidencji ludności oraz organu który wydał dowody osobiste. [Dowód: akta kontroli str. 29-38] W okresie objętym kontrolą sprawy prowadzone były w następujących teczkach aktowych: 5130 Rejestracja urodzeń, 5131 Rejestracja małżeństw przesłanie dokumentów zbiorowych, 5131-1 Rejestracja małżeństw, 5132 Akta zbiorowe do aktów zgonu, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego 5150 Wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego, 5139 Ustalenie pisowni brzmienia imion i nazwisk 5133 Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą, 5135 Postępowania i decyzje w sprawie sprostowania i uzupełnienia aktów s.c., 5140 Odpisy zupełne aktów s.c., 5141 Odpisy skrócone aktów s.c., 51332 Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca, 5133-1 Rejestr zgłoszeń zapewnień, 5153 Statystyka urodzeń małżeństw i zgonów, Nie wszystkie teczki aktowe prowadzono zgodnie z Instrukcją kancelaryjną wprowadzoną rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) zwanej dalej: Instrukcją kancelaryjną. W szczególności stwierdzono, że tytuły teczek nie odpowiadały tytułom z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Według oświadczenia Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ropie zmiana i rozbudowa wykazu akt nastąpiła bez zarządzenia Wójta Gminy Ropie uzgodnionego z dyrektorem właściwego oddziału archiwum państwowego. Urząd Stanu Cywilnego w składa się z 1 pomieszczenia usytuowanego na piętrze budynku Urzędu Gminy w Ropie. W jednym pokoju znajduje się stanowisko pracy 5

Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i równocześnie przyjmowane są strony. Księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczęcie są przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. Urząd nie posiada odrębnej sali ślubów. Uroczystości organizowane są w gabinecie Wójta Gminy Ropa. II. Ewidencja ludności i dowody osobiste Sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych prowadzone były przez Panią Teresę Tomaszkiewicz - inspektora. Pani Teresa Tomaszkiewicz zastępowana była przez Panią Ewę Wantuch - inspektora. Wyjaśnień kontrolującemu udzielała Pani Teresa Tomaszkiewicz. Badaniami kontrolnymi objęto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), udostępnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludności i dowodów osobistych, prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a także prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. Urząd w okresie objętym kontrolą prowadził ewidencję ludności w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkańców, zbioru danych byłych mieszkańców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy. Zbiór danych stałych mieszkańców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkańców w obowiązującym układzie terytorialnym z uwzględnieniem podziału według miejscowości i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkańców w systemie kartotecznym również był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały się i nie zameldowały w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały się na stałe za granicę, karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące prowadzony był w formie kartoteki ułożonej ze zgłoszeń meldunkowych w obowiązującym porządku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujących obowiązek zameldowania na ten pobyt, czyli zgodnie z przepisem 28 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.). W systemie teleinformatycznym ewidencja ludności prowadzona była w oparciu o program firmy TECHNIKA. Stwierdzono, iż zastosowany w Urzędzie program do 6

prowadzenia ewidencji ludności spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, określonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). W dniu 31 grudnia 2010 r. w Gminie Ropa zameldowanych było 5302 stałych mieszkańców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesiące zameldowanych było 50 osób. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie przyjęto 47 zgłoszeń pobytu stałego oraz 52 zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 50 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęło: 79 odpisów skróconych aktów urodzenia, 39 odpisów skróconych aktów małżeństwa i 37 odpisów skróconych aktów i Administracji o nadanie lub wymianę numeru PESEL. Wszystkie powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacja odbywała się także w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Postępowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzeżeń. Poddano kontroli odpisy skrócone aktów urodzenia o numerach: 1255/2010, 1283/2010, 1294/2010, 1296/2010, 1309/2010 wydane przez USC w Gorlicach. Stwierdzono, że do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia służące do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolując wyrywkowo: 10 zgłoszeń pobytu stałego, 10 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz 10 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące pod względem poprawności ich wypełnienia, stwierdzono, że zgłoszenia te w większości zawierały wymagane wpisy. Jednakże w 3 przypadkach na zgłoszeniach tych brak było nazwiska małżonka oraz jego nazwiska rodowego, w 12 przypadkach nie wpisano miejsca urodzenia oraz w 6 przypadkach nie podano daty ważności dokumentu stwierdzającego tożsamość. Również w oparciu o powyższe zgłoszenia meldunkowe sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że zgłoszenia te zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Kontrolowany Urząd przekazywał do Wojewody Małopolskiego informacje dotyczące zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych. Do kontroli terminowości przekazywania ww. informacji wytypowano przesyłki z okresu: 2.11-16.11.2010 r. oraz 17.12-30.12.2010 r. ustalając, iż został zachowany 5-dniowy termin przekazywania tych danych do czego obliguje przepis 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu 7

przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). Kontrolowany Urząd sporządzał i przekazywał do Urzędu Skarbowego w Gorlicach wykazy zmarłych mieszkańców gminy. Do kontroli terminowości przekazywania danych do Urzędu Skarbowego w Gorlicach wytypowano 4 odpisy skrócone aktów zgonu o niżej wymienionych numerach: 707/2010, 716/2010 wydane przez USC w Gorlicach oraz 13/2010 oraz 14/2010 wydane przez Urząd Stanu Cywilnego w Ropie. Kontrola wykazała, że informacje o zgonie mieszkańca gminy przekazywano w terminie określonym przepisem art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.). Kontrolowany Urząd zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu. Okazane do kontroli dokumenty (między innymi zgłoszenia pobytu stałego oraz zgłoszenia pobytu czasowego przyjęte w okresie od 6.12 do 17.12.2010 r.) zostały sprawdzone pod względem terminowości wysyłania ww. zawiadomień. Kontrola wykazała, że zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany zostały wysłane do wojskowego komendanta uzupełnień w terminie określonym przepisem 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480 z późn. zm.). W okresie objętym kontrolą przed Wójtem Gminy Ropa nie toczyło postępowanie administracyjne w sprawach meldunkowych. się żadne Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Urząd posiadał 1 zestaw komputerowy do realizacji dowodów osobistych. Kartę dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) w dniu kontroli posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie przyjęto 300 wniosków o wydanie dowodu osobistego. Do wymiany pozostało jeszcze 12 książeczkowych dowodów osobistych (stan na dzień kontroli). Według oświadczenia pracownicy liczba ta dotyczyła osób, które przebywają poza granicami kraju. Dane zawarte we wnioskach o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdującymi się w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie takiego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o niżej wymienionych numerach formularzy: E 0859743, E 0859744, E 0859745, E 0859746. Stwierdzono, że wnioski te zostały przyjęte prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca 8

nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty był unieważniany i zwracany wnioskodawcy zgodnie z 22 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzędu za pośrednictwem Komendy Powiatowej Policji w Gorlicach. W kontrolowanym okresie w jednym przypadku Wójt Gminy Ropa, będąc właściwym do wydania dowodu osobistego, otrzymał wnioski o wydanie dowodu osobistego od innego organu w celu jego realizacji. Sprawy ta przechowywana była w teczce aktowej znak: OSO.5126 Dokumentacja dotycząca pośrednictwa w wydaniu dowodów osobistych. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 4 koperty dowodowe wydanych dowodów osobistych (ATE 219467, ATE 519468, ATE 966132, ATG 311077) pod względem kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych. Ustalono, że dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna. Na podstawie ww. dowodów osobistych sprawdzono aktualizację danych w gminnym zbiorze meldunkowym, stwierdzając, iż stosowne czynności w tej materii zostały wykonane prawidłowo. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.) - oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego. W okresie objętym kontrolą Urząd na żądanie otrzymał z innych urzędów gmin w celu połączenia dokumentacji 61 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 34 koperty dowodowe. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzędu wpłynęło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej wezwanie to umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Wszystkie operacje związane z obiegiem dokumentacji, unieważnianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w związku z wymianą i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zarówno w systemie teleinformatycznym jak i w systemie kartotecznym. W okresie objętym kontrolą zostało zgłoszonych w Urzędzie 36 utrat dowodów osobistych. W sprawach tych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, wydane zostały przez Urząd stosowne zaświadczenia. Zawiadomienia wraz z dowodami osób zmarłych (w sytuacji gdy osoba zawiadamiająca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej) przesyłane były z urzędów stanu cywilnego i na ich podstawie dowody osób zmarłych unieważniano w SOO 9

(w przypadku dokumentów nowego wzoru) lub kasowano w ewidencji kartotecznej (w przypadku książeczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. przechowywany był kopercie dowodowej. W wyniku kontroli odpisów skróconych aktów zgonu o numerach: 7/2010, 42/2010 wydanych przez USC w Gorlicach oraz 28/2010 wydanego przez USC w Ropie stwierdzono, że dowody osobiste osób zmarłych unieważniono w systemie SOO niezgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt. 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, który stanowi, że dowód osobisty podlega unieważnieniu z dniem zgonu jego posiadacza. Dowody osobiste osób zmarłych unieważniane były z datą późniejszą, co spowodowało naruszenie powyższego przepisu. Formularze do wydania dowodów osobistych, jako druki ścisłego zarachowania, oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkańcom Gminy Ropa, a także karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w sejfie. W trakcie kontroli stwierdzono wykonanie zalecenia pokontrolnego zawartego w wystąpieniu Wojewody Małopolskiego z dnia 16 czerwca 2004 r., znak: DG.VIII.0931-4-04 bowiem informacje dotyczące zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych przekazywano z zachowaniem 5-dniowego terminu [ 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996)]. III. Weryfikacja ilości prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania ilości spraw prowadzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r., dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zadeklarowanych przez Urząd Gminy Ropa z faktyczną ilością prowadzonych spraw. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowiącej załącznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano następujących ustaleń szczegółowych. Urząd Stanu Cywilnego: 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgony) ilość spraw zadeklarowana: 53 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 53 Sprawdzono ilość aktów sporządzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. księgach stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw, zgonów (4 akty urodzenia, 31 aktów małżeństwa, 18 aktów zgonu). 2. Wydawanie decyzji administracyjnych (decyzje na podstawie art. 28, 34, 35, 36, 70,73, 87 p.a.s.c. oraz art. 4 k.r.o.) ilość spraw zadeklarowana: 13 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 13 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw dotyczących wpisywania do polskich ksiąg stanu cywilnego treści aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą na podstawie art. 73 p.a.s.c. przechowywanych w teczce aktowej 5150 Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego, oraz sprostowania i uzupełnienia aktów 10

stanu cywilnego na podstawie art. 28 i 36 p.a.s.c. przechowywanych w teczce aktowej 5135 Postępowania i decyzje w sprawie sprostowania-uzupełnienia a.s.c., 51332 Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem ust. terminu. 3. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojęzycznych) ilość spraw zadeklarowana: 136 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 136 Ustalenia oparto na podstawie dokumentacji z teczek aktowych 5140 odpisy zupełne aktów s.c., 5141 odpisy skrócone aktów s.c., 4. Wydawanie zaświadczeń (o dokonanych w księgach wpisach lub ich braku) ilość spraw zadeklarowana: 0 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 5. Inne czynności kierownika USC (zaświadczenia na podstawie art. 71 p.a.s.c, zezwolenia wydane na podstawie art. 4¹ k.r.o. oświadczenia o uznaniu dziecka, oświadczenia o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, oświadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, oświadczenia o zmianie nazwiska dziecka na podstawie art. 51 p.a.s.c., sporządzanie wzmianek dodatkowych, sporządzanie przypisków w aktach stanu cywilnego, przekazywanie zawiadomień do innych usc celem sporządzenia przypisków) ilość spraw zadeklarowana: 161 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 161 Zweryfikowano na podstawie dokumentacji zawartej w teczce aktowej 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego. 6. Decyzje w sprawie imion i nazwisk: ilość spraw zadeklarowana: 0 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 7. Wnioski o nadanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie ilość spraw zadeklarowana: 0 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 8. Zawiadamianie organów ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego (z wyłączeniem spraw dotyczących zmian imion i nazwisk) ilość spraw zadeklarowana: 164 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 164 Ustalono na podstawie rejestru odpisów aktów stanu cywilnego i zawiadomień przekazywanych do ewidencji ludności. Ewidencja ludności/dowody osobiste Weryfikację oparto na podstawie prowadzonych w Urzędzie w okresie od 1 lipca 2009 roku do 30 czerwca 2010 roku teczek aktowych: OSO.5112 Wykaz osób zmarłych dla urzędów skarbowych, OSO.5113 Zgłoszenia meldunkowe dotyczące zameldowania i wymeldowania, OSO.5118 Udostępnienie danych osobowych, 11

OSO.5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów i urzędów, OSO.5121 Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych, OSO.5125 Informacje, zawiadomienia, zaświadczenia z zakresu wydania dowodu osobistego, OSO.5126 Dokumentacja dotycząca pośrednictwa w wydaniu dowodów osobistych, oraz na podstawie przeliczonych zgłoszeń meldunkowych, odpisów aktów stanu cywilnego, wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydanych zaświadczeń oraz otrzymanych zawiadomień o utracie tych dokumentów. W wyniku kontroli stwierdzono rozbieżności pomiędzy zadeklarowaną ilością spraw i faktyczną ilością załatwionych spraw. W części V tabeli DOWODY OSOBISTE w pozycji 1 Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego zadeklarowano 263 zdarzenia, a winno być 251. W pozycji 2 Wydawanie dowodów osobistych zadeklarowano 244 zdarzenia, a winno być 233. Natomiast w pozycji 3 Przyjmowanie zgłoszeń o kradzieży lub zagubieniu dowodu, unieważnienie dowodów osobistych zadeklarowano 150 zdarzeń, a winno być 92. Wyjaśnienia dotyczące opisanych wyżej rozbieżności zawarte są w wyjaśnieniach Wójta Gminy Ropa. [Dowód: akta kontroli str. 15-16] Na tym kontrolę zakończono. Informację o niniejszej kontroli problemowej wpisano do książki kontroli Urzędu Gminy Ropa pod poz. 2. Poprzez zamieszczenie w protokole niżej wymienionych pouczeń kontrolujący informują o przysługującym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złożenia kontrolującym przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzeżeń co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjaśnienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał się z treścią protokołu. Do ustaleń zawartych w protokole wniesiono/ nie wniesiono 1 ) zastrzeżeń. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano Wójtowi Gminy Ropa. Kontrolujący Kontrolowany Kierownik Oddziału Starszy Inspektor Wojewódzki WÓJT (-) mgr Elżbieta Obtułowicz (-) mgr Dariusz Okoński (-) Jan Morańda Kraków, 28 CZE. 2011 Ropa 12.07.2011 1 Niepotrzebne skreślić 12