ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Szanowni Państwo! ORLEN Laboratorium zaprasza do składania ofert na realizację niżej wyspecyfikowanej usługi: 1. Sprzedaż 1 sztuki automatycznego aparatu do wykonywania badań lepkości kinematycznej, zgodnego z wymaganiami norm PN-EN ISO 3104 oraz ASTM D 445: możliwość wykonywania pomiaru lepkości cieczy przezroczystych i nieprzezroczystych zakres pomiarowy od 0,5 do minimum 1500 mm 2 /s możliwość wykonywania badań w zakresie temperatur: od 20 o C do 150 C (z zapewnieniem pomiaru w temperaturach: 20 C; 40 o C; 50 o C; 60 C; 80 o C, 100 o C, 135 C i 150 o C), możliwość wykonywanie oznaczeń lepkości w dwóch temperaturach jednocześnie aparat wyposażony we wzorcowane kapilary oraz wzorcowane czujniki temperatury autosampler / automatyczny podajnik (na minimum 10 próbek) umożliwiający podawanie próbek do obu kanałów jednocześnie system automatycznego mycia kapilar możliwość zaprogramowania kryterium: czas przepływu przez kapilarę - dłuższy niż 200 s aparat powinien wyświetlać, oprócz wyniku lepkości z dokładnością do minimum czterech cyfr znaczących, stałą lepkościomierza, czas przepływu oraz temperaturę oznaczenia aparat pracujący jako samodzielna jednostka lub sterowany przez zewnętrzny komputer z odpowiednim oprogramowaniem - dostarczony przez Oferenta. 2. Dostawę, wniesienie, ustawienie, instalację oraz uruchomienie aparatu w Pracowni. 3. Sprawdzenie poprawności działania aparatu poprzez: sprawdzenie rozkładu temperatur za pomocą wzorcowanych czujników lub termometrów będących w posiadaniu Dostawcy; wynik rozkładu musi być zgodny z wymaganiami norm PN-EN ISO 3104 oraz ASTM D 445; kryterium poprawności wskazań temperatury: dla zakresu temperatur od 20 do 100 C wahania temperatury w stosunku do wartości zadanej na całej długości kapilary nie mogą przekraczać ±0,02 C; natomiast dla wartości temperatur wyższych niż 100 C - odchylenie od zadanej wartości nie może przekraczać ±0,05 C sprawdzenie za pomocą certyfikowanych materiałów odniesienia będących własnością użytkownika w każdej temperaturze badania; kryterium poprawności zgodnie z normami PN-EN ISO 3104 oraz ASTM D 445
wykonanie podwójnego badania dla dwóch różnych próbek standardowo badanych w Pracowni na każdym ze stanowisk; kryterium poprawności powtarzalność zgodna z normami PN-EN ISO 3104 oraz ASTM D 445. 4. Przeszkolenie personelu w zakresie obsługi, kalibracji, bieżącej konserwacji i przeglądów urządzenia (tzw. szkolenie standardowe/instalacyjne). Szkolenie potwierdzone certyfikatem dla osób uczestniczących w szkoleniu. 5. Dostawę wymaganej dokumentacji: - certyfikatu zgodności z normami PN-EN ISO 3104 oraz ASTM D 445 - świadectw wzorcowania potwierdzających stałe kapilar, wystawione przez akredytowaną jednostkę - świadectw wzorcowania czujników temperatury w temperaturach: 20 C; 40 o C; 50 o C; 60 C; 80 o C, 100 o C, 135 C i 150 o C, wystawione przez akredytowaną jednostkę - instrukcji obsługi oryginalnej wraz z tłumaczeniem w języku polskim w wersji papierowej i elektronicznej - podstawowej i niezbędnej dokumentacji technicznej - karty gwarancyjnej - dokumentu poświadczającego dopuszczenie do stosowania na terenie Unii Europejskiej (CE). 6. Podpisanie protokołu odbioru urządzenia przez użytkownika i Dostawcę potwierdzającego powyższe. UWAGA: Zamawiający dopuszcza możliwość przetestowania oferowanego aparatu. I. OFERTA POWINNA SKŁADAĆ SIĘ Z TRZECH CZĘŚCI (każda w oddzielnej kopercie): A. Części formalnej, która powinna zawierać następujące dane potwierdzone odpowiednimi dokumentami: 1. Nazwa Firmy, adres, telefon, fax. 2. Nazwiska osób reprezentujących firmę w zakresie sporządzonej oferty. 3. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku spółek prawa handlowego lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych. W przypadku daty odpisu/zaświadczenia wcześniejszej niż data sporządzenia oferty, dodatkowo wymagane jest oświadczenie, że od dnia wydania odpisu/zaświadczenia na dzień sporządzenia oferty nie wprowadzono żadnych zmian. 4. Decyzje w sprawie nadania numeru identyfikacji podatkowej NIP. 5. Oświadczenie o nie zaleganiu z opłacaniem składek ZUS. 6. Oświadczenie o braku zaległości podatkowych z US. 7. Przedstawienie oświadczenia, iż w stosunku do oferenta nie zostało wszczęte: - postępowanie egzekucyjne, - nie zachodzą warunki do otwarcia w najbliższym czasie postępowania układowego lub upadłościowego, - postanowienie sądowe zabraniające prawa do zarządzania i rozporządzania majątkiem. 8. Kopię ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty, gwarantującego pokrycie ewentualnych strat wyrządzonych podczas realizacji zleconej usługi. Dokumenty określone w pkt. 5 i 6 nie mogą być opatrzone datą wcześniejszą niż 3 m-ce w stosunku do dnia złożenia oferty. B. Części technicznej, która powinna zawierać: 1. Datę sporządzenia oferty; 2. Dane techniczne oferowanego aparatu - wymagany szczegółowy opis odpowiadający na wymagania przedstawione w niniejszym Zaproszeniu do złożenia oferty; 3. Przedstawienie informacji w zakresie: - wymaganych podłączeń w miejscu instalacji, cieczy do łaźni oraz rozpuszczalników do mycia kapilar - warunków pracy, wymagań środowiskowych i lokalowych do bezpiecznej pracy aparatu i osób go obsługujących, Strona 2/5
- okresu gwarancji na kompletny aparat wraz z warunkami realizacji napraw gwarancyjnych, w tym przedstawienie propozycji karty gwarancyjnej, preferowana gwarancja minimum 24 miesiące, - czasu reakcji serwisu na zgłoszoną awarię, w tym czas w jakim usługa serwisowa zostanie zrealizowana z uwzględnieniem dostaw niezbędnych części, - autoryzowanego serwisu na terenie RP wraz z danymi: adres, telefon, mail, - potwierdzenia dostępności części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych na okres min 10 lat, - czas oczekiwania na dostawę materiałów eksploatacyjnych od momentu ich zamówienia, - listy użytkowników oferowanego aparatu, - dokumentacji poświadczającej dopuszczenie do stosowania oferowanego aparatu na terenie Unii Europejskiej certyfikat CE, - możliwości przetestowania oferowanego aparatu przez przyszłego użytkownika, - okresu ważności oferty w części technicznej nie krótszy niż 50 dni od ostatecznej daty złożenia oferty. 4. Przedstawienie oświadczenia, że: - oferowany aparat spełnia wymagania techniczne zgodnie z zapisami w niniejszym Zaproszeniu do złożenia oferty, - oferowany aparat zostanie dostarczone z kompletnym wyposażeniem, które po dostarczeniu, zainstalowaniu i uruchomieniu będzie gotowy do pracy zgodnie z przeznaczeniem wg powyższych specyfikacji, bez żadnych dodatkowych zakupów inwestycyjnych, z wyłączeniem materiałów eksploatacyjnych, - oferowany aparat będzie fabrycznie nowy, nieużywany, taki które nie było przedmiotem wystaw i prezentacji, - po stronie Dostawcy będzie: dostarczenie aparatu do użytkownika (Pracownia zlokalizowana na terytorium RP), ubezpieczenie i ryzyko związane z dostawą do momentu podpisania protokołu odbioru, transport do użytkownika pojazdem odpowiednio dobranym do wymiarów i ciężaru aparatu, w tym pojazdem wyposażonym w windę techniczną (jeśli wymagane), - pełna usługa sprzedaży, dostarczenia i uruchomienia aparatu zostanie zrealizowana zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w niniejszym Zaproszeniu do złożenia oferty. C. Części finansowej, która powinna zawierać: 1. Cenę za oferowany aparat z niezbędnym wyposażeniem z rozbiciem na ceny jednostkowe za poszczególne elementy wchodzące w jego skład, uwzględniającą realizację usługi zgodnie z wymaganiami niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty. 2. Termin realizacji usługi, w tym przedstawienie harmonogramu dostawy, uruchomienia i przeszkolenia personelu. 3. Formę i warunki płatności (termin, kurs waluty jeśli wymagany; preferowane: płatność liczona od daty wpływu faktury). 4. Koszty usług serwisowych (rh, dojazd i inne). 5. Okres ważności oferty w zakresie części finansowej nie krótszy niż 50 dni od daty złożenia oferty. II. WARUNKI PRZYJĘCIA OFERTY Warunkiem przyjęcia oferty jest sporządzenie jej w formie papierowej, pisemnej w języku polskim, zabezpieczonej przed zdekompletowaniem oraz podpisanej przez osoby upoważnione. Wszystkie zapisane strony oferty muszą być parafowane przez Oferenta oraz kolejno numerowane. Ewentualne poprawki w ofercie winny być sygnowane przez osoby podpisujące ofertę wraz z właściwymi pieczątkami. Dokumenty i załączniki będące kopiami winny być na każdej stronie opatrzone napisem za zgodność z oryginałem oraz być sygnowane przez osoby podpisujące ofertę wraz z właściwymi pieczątkami. Strona 3/5
Ofertę należy dostarczyć w kopercie z napisem OFERTA LEPKOŚCIOMIERZ, która powinna zawierać trzy koperty: 1. kopertę z napisem OFERTA LEPKOŚCIOMIERZ Część formalna zawierającą wersję papierową części formalnej, 2. kopertę z napisem OFERTA LEPKOŚCIOMIERZ Część techniczna zawierającą wersję papierową części technicznej, 3. kopertę z napisem OFERTA LEPKOŚCIOMIERZ Część finansowa zawierającą wersję papierową części finansowej. Nie dopuszcza się złożenia oferty w formie elektronicznej przesłanej na adres e-mailowy. Tak sporządzona kompletna oferta, zawierająca oddzielne opisane i zamknięte koperty z częścią formalną, techniczną i finansową, winna być dostarczona w jednej opisanej i zamkniętej kopercie do dnia 17.10.2016 do godz. 15:00, do Kancelarii obsługującej ORLEN Laboratorium lub do siedziby Spółki w Płocku, (ORLEN Laboratorium S.A. ul. Zglenickiego 40K, 09-411 Płock). Na kopercie należy podać nazwę, dokładny adres Oferenta oraz tytuł OFERTA LEPKOŚCIOMIERZ. W przypadku otrzymania oferty po godz. 15:00 dnia 17.10.2016 nie będzie ona uwzględniona w postępowaniu zakupowym. III. INFORMACJE DODATKOWE W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji związanych z przedmiotem Zaproszenia do złożenia oferty, prosimy o kontakt z Agatą Budziło tel. 24 256-51-42, 695-100-479, agata.budzilo@orlen.pl lub Moniką Machulską- Niździńską tel. 24 256-81-39, 605-199-292, monika.machulska@orlen.pl. Otwarcie ofert Części formalnej i Części technicznej nastąpi w dniu 18.10.2016 o godz. 10:00 w siedzibie ORLEN Laboratorium w obecności Komisji bez udziału Oferentów. IV. UWAGI DOTYCZĄCE PRZYJĘCIA ORAZ OCENY OFERTY Oferty oceniane będą wg kryteriów określonych przez Komisję. 1. Kryteria obligatoryjne: 1.1. spełnienie wymagań formalnych 1.2. zgodność przedmiotu oferty z wysłanym Zaproszeniem do złożenia oferty. 2. Kryteria oceny oferty i wyboru dostawcy: 2.1. ocena warunków finansowych cena z uwzględnieniem warunków płatności. Firmy, które przedstawią oferty nie podlegające odrzuceniu zostaną zaproszone do dalszych negocjacji. W przypadku przedłożenia oferty niekompletnej Oferent zobowiązany będzie do jej uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Brak uzupełnienia oferty przez Oferenta w wyznaczonym terminie spowoduje jej automatyczne odrzucenie. Ponadto Komisja może zobligować Oferenta do uzupełnienia oferty o dodatkowe dokumenty/informacje w wyznaczonym terminie. Niedostarczenie przez Oferenta w wyznaczonym terminie wymaganej przez Komisję dokumentacji spowoduje automatyczne odrzucenie oferty. V. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO ORLEN Laboratorium S.A. nie jest związana postanowieniami ustawy o zamówieniach publicznych i jako Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - swobodnego wyboru Dostawcy według przyjętych kryteriów oceny, a tym samym do odrzucenia oferty bez podania przyczyny (w części lub w całości), Strona 4/5
- unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, - prowadzenia dalszych negocjacji techniczno-cenowych. Ponadto ORLEN Laboratorium S.A. zastrzega sobie prawo do odstąpienia od ustalonych kryteriów wyłącznie w przypadku pojawienia się istotnych okoliczności, mających wpływ na interes i dobro Zamawiającego. ORLEN Laboratorium S.A. zastrzega, iż w przypadku akceptacji złożonej oferty, Oferent zostanie poinformowany w formie pisemnej. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo zwrotu poniesionych kosztów. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tytułu odrzucenia jego oferty lub nie wybrania oferty. Nie przewiduje się trybu odwoławczego od dokonania wyboru Dostawcy. Zainteresowani będą powiadomieni o wyniku postępowania zakupowego w terminie do 60 dni od wyznaczonej daty składania ofert. VI. UWAGI DODATKOWE 1. W ORLEN Laboratorium S.A. został wdrożony System Zarządzania Środowiskiem i BHP wg normy PN-EN ISO 14001 i PN-N 18001, którego celem jest utrzymanie zgodności z obowiązującym prawem środowiskowym i BHP oraz stały postęp w dziedzinie zmniejszania uciążliwości Spółki dla środowiska. Dokumentem wiodącym Systemu jest Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 2. W ORLEN Laboratorium podczas wykonywania prac obowiązują przepisy wewnętrzne w zakresie BHP, Zarządzenia Kompleksowego Systemu Prewencji PKN ORLEN S.A. lub Zarządzenia Kompleksowego Systemu Prewencji ANWIL S.A. w tym Zarządzeń dotyczących wydawania zezwoleń jednorazowych, do których przestrzegania Dostawca jest zobowiązany. 3. Wszyscy pracownicy zatrudnieni podczas realizacji tego zadania przez Dostawcę będą posiadać kwalifikacje i uprawnienia oraz będą posiadać stosowne szkolenia BHP (w tym uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy na terenie PKN ORLEN S.A. lub ANWIL S.A.) 4. Osoby pracujące na terenie Zakładu Produkcyjnego PKN ORLEN S.A. zobowiązane są do przestrzegania wewnętrznych zasad o ruchu osobowym zgodnie z Zarządzeniem 8/DG/2016 z dnia 11.05.2016, natomiast osoby pracujące na terenie Zakładu Produkcyjnego ANWIL S.A. zobowiązane są do przestrzegania wewnętrznych zasad o ruchu osobowym zgodnie z Zarządzeniem 24/2015 z dnia 18.05.2015. 5. Osoby pracujące na terenie Laboratorium zobowiązane są do zapoznania się z Instrukcją Bezpieczeństwa dla osób przebywających na teranie Laboratorium nr GB/1/2015 lub w przypadku Laboratoriów znajdujących się na terenie ANWIL S.A. zobowiązani są do zapoznania się z Instrukcją Bezpieczeństwa dla osób przebywających na terenie Laboratorium we Włocławku nr BHP/01/15. 6. Firma prowadząca prace jest wytwórcą odpadów powstałych podczas wykonywania usługi, w związku z tym zobowiązana jest do zagospodarowania wytworzonych odpadów zgodnie z Ustawą o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 (Dz. U. 2013, poz. 21). 7. Dostawca ma obowiązek zgłaszania do osoby odpowiedzialnej za odbiór usługi ilości i rodzaju wytworzonych odpadów podczas realizacji zleconej usługi. 8. Dostawca ma obowiązek zgłaszania do osoby odpowiedzialnej za odbiór usługi będącej przedmiotem zamówienia zdarzeń potencjalnie wypadkowych lub wypadków pracowników oraz awarii środowiskowych, które powstały podczas jej realizacji. 9. Dostawca ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty, gwarantującego pokrycie ewentualnych strat wyrządzonych podczas realizacji dostawy/usługi. Złożenie oferty do niniejszego Zaproszenia jest jednoznaczne w akceptacją przez Zleceniobiorcę warunków realizacji dostaw na teren PKN ORLEN S.A. / ANWIL S.A., w tym: - przestrzegania wewnętrznych zasad BHP; - przestrzegania wewnętrznych zasad o ruchu osobowym zgodnie z Zarządzeniem 8/DG/2016 z dnia 11 maja 2016 (PKN ORLEN S.A.) lub Zarządzeniem 24/2015 z dnia 18 maja 2015 (ANWIL S.A.), - zawarcia umowy z ORLEN Ochroną Sp. z o.o., która umożliwi ruch osobowy i materiałowy na terenie Zakładu Produkcyjnego PKN ORLEN S.A. lub Zakładu Produkcyjnego ANWIL S.A., - ponoszenia wszelkich opłat wynikających z realizacji dostawy, w tym opłat związanych z odbyciem niezbędnych szkoleń BHP, opłat związanych z utrzymaniem kart identyfikacyjnych, czy też opłat za wjazd pojazdem na teren PKN ORLEN S.A/ANWIL S.A. * Na życzenie jesteśmy w stanie dostarczyć Państwu wszelkie dodatkowe informacje wynikające z realizacji dostaw na terenie PKN ORLEN S.A./ANWIL S.A. w wersji elektronicznej na wskazany adres e-mailowy. Strona 5/5